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La Lettre des Achats - Novembre 2014 N°232
Novembre 2014

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Enquête

Une ressource clef pour la professionnalisation

RH achats : une ressource clef pour la professionnalisation

Témoignages

Alix Pluzanski - Global Business HR Procurement - Sanofi
« Faire coïncider les objectifs RH du groupe et les spécificités du métier »

Nicolas Kourim - PDG - Big Fish
« Dans 20 % des organisations, les RH sont directement intégrées aux achats »

Par François Le Roux

Une ressource clef pour la professionnalisation

La compétition entre les directions achats pour recruter les meilleurs talents et les maintenir à la pointe du métier passe par une collaboration étroite avec les ressources humaines. La gestion du capital humain est d’ailleurs indispensable pour permettre à la fonction d’essaimer en interne.

A l’heure de la culture du résultat, les directions achats doivent s’appuyer largement sur les ressources humaines pour mener à bien l’ambition d’épauler l’acheteur dans sa montée en qualification. Certaines entreprises ont même été jusqu’à créer un poste de RH spécifique aux achats. « Le fait d’avoir une présence RH directement implantée dans nos locaux facilite grandement la compréhension de notre métier et donc de nos besoins. La communication avec les différents services RH, comme le recrutement, la formation… sont simplifiés et les temps de réaction plus courts. Pour le bien-être de nos équipes, c’est également important de rendre les RH accessibles » confirme Christophe Monceaux, responsable du département fonctionnel des achats à la Société Générale (6,2 milliards d’euros d’achats et 300 personnes aux achats).
La proximité entre les équipes achats et RH est en tout cas de plus en plus recherchée. « Le groupe GDF Suez [19 milliards d’euros d’achats et 1 200 personnes aux achats, Ndlr.] est composé d’un grand nombre d’entités, disposant chacune d’un responsable assurant la gestion RH (recrutement, formation, mobilité…) de leur équipe achat. Cette structure favorise des liens forts entre les RH et les patrons achats » explique Séverine Foulley, responsable animation RH filière achat. Elle travaille avec une autre personne au sein de du département animation RH de la filière achats et toutes deux font partie des effectifs de la direction des achats groupe.

Les achats prescripteurs des RH et vice-versa


Quelle que soit la structure retenue, la première mission des RH et des managers achats est de traiter les besoins de recrutement de la fonction achats à l’échelle du groupe, avec une gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC). L’objectif est notamment de régler en amont, au regard de la pyramide des âges, les questions relatives à l’évolution des effectifs ou à d’éventuelles pertes de savoir-faire. Pour être efficace, cette gestion doit impliquer la direction des ressources humaines, mais également les responsables opérationnels et l’encadrement de proximité et même, au-delà, les représentants du personnel.
Le rôle des RH et des managers achats est d’ailleurs complémentaire à plus d’un titre. « La collaboration entre la RH et les achats est essentielle, notamment en cas de recours à un cabinet de recrutement. Il est vital d’établir un cahier des charges très précis. Par ailleurs dans le cadre des recrutements réalisés pour nos propres équipes, les RH s’appuient bien souvent sur les réseaux de connaissances des acheteurs. Ils leur permettent d’emblée de cibler des individus aux solides compétences à la fois techniques et commerciales » détaille Pascal Droulez, directeur des achats pour l’énergie, l’immobilier et les services support du groupe STMicroelectronics.
La collaboration ente les fonctions RH et achats est d’autant plus naturelle que c’est deux fonctions ont dans leur pratique et dans leur positionnement dans l’entreprise de grandes similitudes. Toutes deux sont des fonctions supports qui doivent travailler avec l’ensemble de leur groupe, dont elles ont la capacité d’acquérir une vision à 360° et toutes les deux sont rompues aux négociations délicates, les achats avec les fournisseurs, les responsables RH avec les partenaires sociaux.
Il arrive d’ailleurs qu’un directeur achats donne un tour nouveau à sa carrière en prenant un poste de directeur des ressources humaines ; comme cela s’est produit dernièrement chez Technicolor (David Chambeaud), ou encore chez Arc International (Patrick Raffin).

Affiner l’évaluation des candidats


Tout comme les acheteurs doivent voir au-delà du prix, l’apport des RH consiste notamment à dépasser le seul critère des compétences opérationnelles. « Pour les recrutements internes comme externes, les RH veillent aux compétences comportementales des acheteurs. Ils doivent avoir des capacités de travail en équipe, être des forces de proposition afin notamment de remettre en question s’il le faut l’existant… » insiste Eve Joret, HR Business Partner pour la direction des achats chez Société Générale. Déléguée aux achats avec pour mission de couvrir le périmètre achats France, cette dernière est rattachée, d’un point de vue organisationnel, à la direction des ressources humaines.
Facteur non négligeable, cette proximité avec les RH permet aussi de décharger les achats de la gestion administrative des recrutements pour pleinement se concentrer sur leur métier d’acheteur. « Au-delà du repérage, le processus de recrutement incombe ensuite totalement aux RH. Les ressources humaines ont formalisé des protocoles d’embauche à l’échelle du groupe, avec des tests, des entretiens… identiques à l’ensemble des métiers, dont les achats » souligne Pascal Droulez.
Dans le cadre de ces recrutements, la volonté de privilégier des compétences en interne est largement mise en avant. « En matière d’évolution de carrière, les passerelles pour les achats se font essentiellement avec les métiers de la vente ou les métiers techniques, de la production ou de la R&D. Ces passerelles sont à double sens, en particulier entre les acheteurs et les vendeurs » constate Pascal Droulez, tout en appuyant sur la capacité des achats à essaimer les talents : « Nous privilégions les mobilités internes mais recrutons des acheteurs juniors en externe si nous n’avons pas les compétences en interne. Puis, nous développons en interne leurs compétences. En définitive, les achats bénéficient au sein du groupe d’une forte reconnaissance et sont une véritable pépinière pour les autres métiers ».
Pour sa part, Christophe Monceaux indique : « nos acheteurs restent globalement en poste entre trois et quatre ans. Sur les 20 % en mobilité, un tiers postule généralement à un deuxième poste d’acheteur en interne, un tiers évolue vers du management de proximité toujours au sein de la direction achats et le dernier tiers choisit de rejoindre un autre métier au sein du groupe ».

Vendre la fonction achats en interne


Pour créer des vocations en interne, un important travail de communication autour de la fonction achats est souvent mis en œuvre. « Au sein de Claas Tractor [887 millions d’euros d’achats et 36 personnes aux achats, Ndlr.], nous communiquons amplement sur les réalisations de la fonction achats pour lui donner un maximum de visibilité. Lors des conventions managers nous présentons nos projets au groupe. Dans le mensuel interne, nous explicitons également nos réalisations avec nos fournisseurs » souligne Stéphane Prudhomme, directeur adjoint aux achats chez Claas Tractor France, tout en indiquant que « une fois par an, nous organisons le Supplier Day, avec l’élection de l’acheteur de l’année et de la meilleure équipe achats. Notre dernier lauréat a d’ailleurs été promu au niveau groupe, évoluant ainsi de plusieurs échelons dans l’organisation ».
Plus généralement, l’interaction entre les métiers est recherchée. Elle reste un excellent outil d’optimisation de la performance achats. « Notre collaboration avec les RH nous a amené à repenser l’organisation de travail de nos équipes achats. Pour favoriser les échanges, nous avons adapté nos bureaux en « open space » avec des pôles regroupant des acheteurs et du personnel de la R&D » indique Stéphane Prudhomme.
« Les ressources humaines contribuent à augmenter l’attractivité de la filière et à réduire le turnover, en structurant les parcours d’acheteurs et les passerelles vers d’autres fonctions de l’entreprise, ou par exemple en participant au montage de cycles de formation ou d’université achats » résume François Collineau.

La formation, levier des compétences achats


Qu’il s’agisse de recrues internes ou externes, la formation est l’autre pilier de la collaboration entre les RH et les achats. « Dans le cas des recrutements en interne, la connaissance des produits et de notre organisation est par définition déjà acquise. Pour les RH, il convient de s’assurer de la montée en compétences du collaborateur, le cas échéant en recourant à des modules de formation. Dans le cas des recrutements externes, l’enjeu est inverse. Les RH ayant ciblé des compétences, l’objectif est cette fois de familiariser le nouvel arrivant avec nos produits et la politique du groupe. Toute personne entrant chez Claas passe ainsi par une formation de trois jours au sein de la Claas Academy qui permet au collaborateur de se familiariser avec les produits Claas, de plonger dans les technologies spécifiques aux tracteurs et de conduire des tracteurs » explique Stéphane Prudhomme, et de préciser : « Pour les formations relatives à la négociation, à l’analyse financière, au management ou la communication..., nous avons recours à des organismes externes. »
L’implication du duo RH et achats évolue de fait selon les compétences à apporter. « Le plan de développement des compétences de chaque acheteur est défini chaque début d’année lors des entretiens annuels avec son manager. A cet effet, les RH proposent un catalogue de formations commun à l’ensemble des entités du groupe, permettant d’améliorer son efficacité personnelle, son niveau en langues, sa communication… De plus, les jeunes acheteurs peuvent bénéficier de formations opérationnelles spécifiques auprès d’organismes spécialisés, sur les techniques de négociation avancée, la conduite d’enchères électroniques ou le SRM… » déclare Eve Joret (Société générale. Et de préciser : « Pour les acheteurs confirmés, opérant sur des fonctions transverses, comme l’animation de la relation avec les fournisseurs stratégiques, ou nos grands clients internes, les RH proposent par ailleurs des modules avancés de formation sur le travail en mode projet, l’évolution en milieu multiculturel, permettant de développer des compétences stratégiques. »
Cette complémentarité est confirmée par François Collineau : « Lorsque CKS travaille sur l’élaboration de cycles certifiants achats (formations de dix à quinze jours réparties sur trois à six mois), nous retrouvons quasi systématiquement ce binôme direction des ressources humaines direction achats. Les directions achats sont en l’occurrence en première ligne. Elles jouent le rôle de maître d’ouvrage, tandis que les ressources humaines apportent leur expertise dans la conception du dispositif : définition des cibles, validation du dispositif de certification avec l’école partenaire, constitution du budget… »

Des formations systématiques et récurrentes


Les efforts consacrés au développement des compétences des acheteurs sont, de l’avis général, essentiels. Les formations doivent ainsi être perpétuellement renforcées et adaptées. Pour l’entreprise, les bénéfices sont à la fois palpables sur le terrain des performances individuelles et collectives. « Depuis juin, nous avons élargi l’offre de notre académie achats. Cinquante nouveaux modules en e-learning sur les compétences métier ont été mis en ligne à la disposition de nos acheteurs. Sur un an et en fonction de sa place dans l’organisation, chaque acheteur devra valider un parcours spécifique. Notre académie achats est amenée à évoluer et va accueillir très prochainement un nouveau module sur la stratégie d’achat en huit étapes et également des formations en présentiel destinées aux managers achats de pays pour développer leurs soft skills et en particulier leurs capacités d’influence... » souligne Alix Pluzanski, Global Business HR Procurement chez Sanofi. Rattachée en hiérarchiquement à la direction des ressources humaines et fonctionnellement au directeur des achats, elle travaille en mode matriciel avec les RH des différents pays et régions.
La volonté est plus globalement d’en faire bénéficier l’ensemble des équipes achats, à tout niveau. « Dans le cadre de sa transformation, fin 2013, la filière achats-approvisionnements a mis en place le passeport achats avec trois objectifs : partager les enjeux du groupe, sa stratégie et mieux comprendre la contribution de la filière achats approvisionnements à la transformation du groupe ; donner les moyens à chacun de s’approprier la politique, les méthodes et processus achats pour être plus performant et plus agile dans l’exercice de ses fonctions ; renforcer et développer les compétences de chacun dans un positionnement en business partner. L’ensemble des acheteurs du groupe est concerné. Cette formation débute par deux jours de présence physique et se poursuit en e-learning autour de 60 modules. Quatre sessions de la formation Passeport achats ont déjà eu lieu concernant 350 personnes environ » confirme Séverine Foulley (GDF Suez).

Une forme de coaching interne


Nicolas Kourim, PDG du cabinet de recrutement et de formation Big Fish, estime que la relation entre les RH et les achats est encore appelée à évoluer. Les RH pourraient s’apparenter à un coach pour les acheteurs. « Ces dernières années, la volonté de bâtir des organisations «apprenantes» commence à occuper une place prépondérante dans les objectifs des RH. Jusqu’ici, les décisions venaient d’en haut et s’imposaient au bas de la pyramide. Désormais, il s’agit de dynamiser et de responsabiliser les équipes, dans un élan allant du bas vers le haut... Pour ce faire, chaque salarié est appelé à utiliser son DIF (droit individuel à la formation), devenir un entrepreneur de ses compétences, de sa propre carrière… La RH joue le rôle de coach. Pour les acheteurs, le défi consiste à mieux communiquer au sein de l’organisation, à augmenter leur visibilité. A l’image des efforts demandés aux fournisseurs en matière de productivité, de R&D..., L’acheteur doit devenir une force de proposition en interne et se positionner comme un partenaire d’affaires respecté et recherché. »
L’optimisation de la gestion du capital humain au sein des achats constitue un excellent accélérateur de performance pour la fonction et par extension pour la compétitivité de l’ensemble de l’entreprise. À l’heure ou peu de directions achats voient leurs budgets recrutement croître, c’est surtout une mesure indispensable.


Portraits


Christophe Monceaux
, responsable du département fonctionnel des achats, Société Générale
" Avoir une présence RH directement implantée dans nos locaux facilite la compréhension de notre métier et de nos besoins "



Pascal Droulez
, directeur des achats énergie, immobilier et services support, STMicroelectronics
" Les achats bénéficient au sein du groupe d’une forte reconnaissance et sont une véritable pépinière pour les autres métiers "



Stéphane Prudhomme
, directeur achats adjoint, Claas Tractor France
" Notre collaboration avec les RH nous a amené à repenser l’organisation de travail de nos équipes achats "



Séverine Foulley
, responsable animation RH filière achat, GDF Suez
" Quatre sessions de la formation Passeport achats ont déjà eu lieu concernant 350 personnes environ "

Par François Le Roux

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