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La Lettre des Achats - Septembre 2014 N°230
Septembre 2014

Secteur Public

Enquête

Prestations intellectuelles
Une dépense encore difficile à évaluer

Par Jean Chabod-Serieis

Prestations intellectuelles

Une dépense encore difficile à évaluer

C’est une famille d’achat particulièrement vaste et diversifiée. L’acheteur public ne pourra la dominer que s’il détermine des critères objectifs pour évaluer la qualité des offres et s’il ne perd pas de vue l’objectif de maîtrise de la dépense.

Définir le périmètre des prestations intellectuelles n’est pas chose facile : le conseil, la formation, l’informatique, l’intérim, la communication mais aussi les prestations d’avocats, de commissaires aux comptes, de juristes, de supports aux ressources humaines. Si les prestations intellectuelles s’opposaient simplement à la production, ce serait une famille achat facile à cerner. Mais que faire par exemple des logiciels, ou encore des modules d’e-learning (formation à distance) qui sont bel et bien matériels ? Par tradition et commodité, ce sont donc les directions achat qui ont défini et circonscrit cette famille et qui lui ont donné, sinon une cohérence, au moins une logique.
Le périmètre même des responsables achats de prestations intellectuelles n’est pas identique d’une entreprise à l’autre, d’un organisme public à l’autre : certaines directions achats vont englober les prestations informatiques quand d’autres laisseront la main aux DSI (directions des systèmes d’information) ; certaines vont couvrir la formation et de l’intérim quand d’autres confieront cette mission aux ressources humaines. Pour une direction des achats, prendre ces prestations dans son périmètre peut représenter une source de développement et de professionnalisation.

Informatique : la famille la plus achetée et la plus maîtrisable


Au SAE (Service des achats de l’Etat), les achats informatiques sont séparés des autres prestations intellectuelles et un acheteur dédié s’y consacre, quand le reste des prestations intellectuelles est géré par un autre acheteur, Sabiha Benouchene. La raison n’est pas financière. « Nous séparons ce qui relève de l’informatique et le reste, explique-t-elle, parce que la technicité demandée n’est pas la même. Nos interlocuteurs sont les DSI auprès desquelles il faut pouvoir revendiquer une certaine forme de spécialisation. » Les achats de prestations intellectuelles au SAE se répartissent principalement entre le conseil (800 à 900 millions d’euros), l’informatique (500 à 600 millions d’euros), la formation (200 millions d’euros) et la communication (130 millions d’euros).
Au regard du chiffre d’affaires respectif de chaque activité en France, les achats informatiques s’imposent nettement, suivis de la formation et du conseil (voir encadré en page 45). « Certains réduisent les prestations intellectuelles à l'informatique parce que c›est la famille la plus achetée, mais aussi la plus facilement maîtrisable, juge François Tourrette, qui dirige le BRAPI (Benchmark des responsables achats de prestations intellectuelles), un club de réflexion réunissant des acheteurs spécialisés dans les prestations intellectuelles, dont quelques entreprises ou organismes publics importants (la RATP, le Pôle emploi, l’IFP, la Banque de France, la Caisse des Dépôts, la Ville de Paris et l’Ugap). Il est plus facile de définir les compétences attendues d’un ingénieur ou d’un développeur que celles d’un consultant en ressources humaines. Les compétences du développeur sont notamment identifiées par le Cigref, une association de grandes entreprises du numérique. C’est possible aujourd’hui mais ça ne l'a pas été pendant vingt ans »

Conseil et formation : la définition de la qualité avant tout


En 2014, les achats de conseil et de formation semblent au même niveau que les achats informatiques en 1995 : dans le flou complet. « Il est très difficile de juger au préalable la qualité d’un cabinet, regrette Marc Logie, responsable achats de prestations intellectuelles à la RATP [qui gère 90 millions d’euros d’achats sur un peu plus de 2 milliards d’euros d’achats pour le groupe au total, Ndlr.]. La relation intuiti personae a beaucoup d’importance. L’offre du marché fournisseurs n’est pas lisible : on a l’impression que tout le monde sait tout faire et on a du mal à comprendre les prix proposés, qui peuvent varier de 1 500 d’euros et 3 500 d’euros en taux journalier moyen (TJM) pour un associé. Au fil du temps cependant, les taux commencent à converger. Le TJM d’un consultant avec cinq ans d’expérience se situe par exemple la plupart du temps entre 900 à 1 000 d’euros. »
Pour établir un cadre, la RATP a procédé en plusieurs étapes. D’abord, une pré-sélection pour le référencement des fournisseurs est fondée sur des études de cas en formation ou en conseil. Lors du dernier renouvellement du référencement, 200 sociétés ont ainsi répondu en proposant des solutions aux cas proposés. Les meilleures ont été reçues en soutenance puis sélectionnées pour quatre ans. Ensuite – comme dans beaucoup de directions achats – le critère qualité a été revu à la hausse. Sur l’achat d’un produit, dont la conception/fabrication répond généralement à des standards, normes et labels, ce critère qualité atteint en moyenne 25 % de la note finale. Il passe à 60 % pour le conseil et la formation, le critère prix étant ramené à 40 %. La qualité est mesurée selon la satisfaction des clients internes, la compétence des consultants (méthodologie, force de proposition, initiative, anticipation), la qualité des livrables (pertinence, clarté), le respect des délais, le transfert de savoir-faire auprès du personnel RATP (autonomie acquise, etc.) et la relation avec les consultants.
L’étude de la qualité est aussi l’occasion pour l’acheteur de remplir ses objectifs RSE (responsabilité sociétale des entreprises). « Ce qui est le plus important pour l’acheteur qui achète du conseil, de la formation ou des prestations de communication, c’est la formation des consultants du fournisseur et de ses sous-traitants, insiste François Tourrette. Nous regardons donc si le fournisseur y consacre un budget important. L'acheteur, dans son évaluation,ne doit pas s’arrêter au minimum légal parce que la raison d’être d’une société de service, c’est de former ses équipes et de proposer des gens qualifiés. » Marc Logie renchérit : « l’aspect social est particulièrement important quand dans la sélection d’un cabinet de conseil, car ce qui nous importe, c’est que les consultants soient formés régulièrement aux nouvelles technologies, et qu’ils actualisent leurs connaissances. Les critères de sensibilité au handicap, à l’égalité hommes/femmes et à lutte contre les discriminations ont aussi leur importance. »

Les carences méthodologiques et culturelles du secteur public


Parmi les raisons de l’incompréhension entre le marché et les acheteurs, il y a de toute évidence un problème d’offre, comme le confirme Jean-Pierre Pellé, directeur chez Argon consulting (co-auteur en 2014 d’une étude sur le marché du conseil), qui estime que « les acheteurs ont du mal à s’y retrouver et à faire une segmentation, puisque tous les cabinets font un peu de tout. » Stratégie, innovation, conduite du changement, ressources humaines, optimisation des coûts : faites votre choix. Mais du côté de la demande, les acheteurs publics souffrent peut-être eux aussi de carences. La première est méthodologique : le référencement est-il la meilleure façon de quadriller un marché dont l’essentiel de l’offre est sur-mesure et non pas sur étagère ? La RATP répond à ce problème en impliquant les prescripteurs directement dans le montage des référencements. Un point sur lequel tous les acheteurs publics ne sont pas aussi avancés, notamment dans les collectivités territoriales.
L’autre carence est culturelle : les méthodes achat – notamment la pratique de la négociation – ne font pas encore l’unanimité dans le secteur public. « L’achat de conseil est l’un des plus complexes à faire évoluer dans les ministères, remarque Hervé Le Du, responsable de l’achat des prestations intellectuelles au SAE. Nous les accompagnons pour qu’ils entrent dans une démarche professionnelle et que le choix du prestataire ne se cantonne pas à l’équation prescripteur plus juriste. L’acheteur doit intervenir dès la définition du besoin. »

Il manque une vision d’ensemble


Le responsable souligne que cette transformation des mentalités – et des pratiques – est plus aisée dans les achats mutualisables tels que les fournitures ou même la formation, souvent centralisée dans les RH. « C’est beaucoup plus difficile dans le conseil parce qu’on ne peut pas mutualiser : dans les ministères, tout le monde achète du conseil, à tous les niveaux. Nous faisons en sorte que les directions se concertent, mais nous ne pouvons pas faire d’appels d’offres interministériels. Il faut donc professionnaliser la démarche achat à l’intérieur même de chaque ministère. » Le SAE a développé un outil logiciel de gestion achat (baptisé ODA), qui permettra prochainement d’affiner les sous-segments de conseil selon la nature de la prestation. « L’outil nous informe sur les montants de dépense et la nature de la prestation, mais ne nous dit pas encore qui précisément a acheté, à quel niveau de hiérarchie, etc. Il manque une vision d’ensemble des ces achats qui sont encore unitaires », regrette-t-il.
Les ministères progressent pas à pas, chacun à sa vitesse. Certains sont plus avancés. Sabiha Benouchene cite deux exemples de bonnes pratiques : « le ministère des finances – conscient que les petits cabinets n’ont pas la force de frappe des grands – a développé une plate-forme qui permet aux toutes petites structures de conseil d’avoir plus facilement accès aux appels d’offres du ministère. Parallèlement, plusieurs ministères ont développé chacun une plate-forme de gestion des formations, recensant les besoins, les plannings, les relations avec les écoles, les centres de formation, les catégories formées, etc. C’est un outil de gestion pour la DRH dont peuvent se servir les autres directions, pour du reporting par exemple. »

Conseil : des achats de VIP pour VIP


« Les achats de conseil sont des achats de VIP pour des VIP », estime François Tourrette. « Ce sont des achats haut de gamme, avec des taux journaliers moyens élevés. Ils sont destinés aux directeurs, aux chefs de département, avec une grande diversité de spécialités. Ils vont se développer autant dans le privé que dans le public, mais le coût est élevé et les acheteurs publics sont plutôt en période de réduction des coûts. »
L’achat de conseil est encore considéré – même par les grands comptes – comme un achat utile à court terme, parfois à moyen terme, rarement à long terme, dans un objectif de réduction des dépenses. C’est une des conclusions de Jean-Pierre Pellé. « La plupart des directions des achats ne considèrent pas encore le conseil comme un outil de maîtrise de la dépense. Or, certains d’entre eux qui ont approfondi leurs achats de conseil soutenu par une direction générale volontaire, c’est indispensable – ont atteint en trois ans un pilotage efficace, des économies déjà visibles et un taux de couverture en net progrès. »
Un point distingue le secteur public dans l’achat de prestations intellectuelles, selon François Tourrette : la qualité des cahiers des charges, dictés par les contraintes du Code des marchés publics. « Le Code présente des avantages, estime-t-il. Dans le secteur privé, certaines entreprises ont des difficultés à exprimer leurs besoins et le cadre d’un cahier des charges exigeant et complet, dans des termes compréhensibles par tous, est nécessaire, surtout dans l’achat de conseil. » Utile quand on sait que 80 % de la performance achat est réalisée avant même la rédaction du cahier des charges.


Informatique, conseil, formation : les trois poids lourds
Poids lourd incontestable des prestations intellectuelles : le marché informatique, qui représente 49,2 milliards d’euros, selon le Syntec, le syndicat professionnel du secteur, répartis entre le conseil et les services (61 %), l’édition de logiciels (21 %) et le conseil en technologies (18 %). Les prestataires sont essentiellement les ETN (entreprises du secteur numérique, ex-SSII).
Le deuxième plus gros marché est la formation professionnelle dont le chiffre d’affaires est de 13,1 milliards d’euros selon la Dares (ministère du Travail), répartis entre près de 60 000 prestataires dont le quart sont des formateurs individuels. Le troisième est le conseil, qui représente en France environ 4,8 milliards d’euros (Syntec). C’est un marché concentré sur de grands cabinets (dont le chiffre d’affaires est supérieur à 50 millions d’euros) puisque 17 % d’entre eux maîtrisent 75 % du marché, selon l’étude Argon.

Portraits


Marc Logie
, responsable achats de prestations intellectuelles, RATP
"L’offre du marché fournisseurs n’est pas lisible : on a l’impression que tout le monde sait tout faire"





François Tourrette
, fondateur de BRAPI
"Ce qui est le plus important, c’est la formation des consultants du fournisseur et de ses sous-traitants"




Hervé Le Du
, responsable achat des prestations intellectuelles SAE
"L’achat de conseil est l’un des plus complexes à faire évoluer dans les ministères"

Par Jean Chabod-Serieis

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