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La Lettre des Achats - Novembre 2020 N°298
Novembre 2020

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Reportage

Audencia Nantes, Axys Consultants
Un nouvel observatoire pour se repérer dans la jungle des SI Achats

Par François Constant et Erwan Clorennec

Audencia Nantes, Axys Consultants

Un nouvel observatoire pour se repérer dans la jungle des SI Achats

Confrontées à la complexité du marché des systèmes d’information Achats, comment les organisations achats peuvent-elles décider d’une stratégie digitale adaptée à leurs enjeux ? La practice Performance et digitalisation des achats d’Axys Consultants et la chaire « Achats et innovation digitale » d’Audencia Business School à Nantes ont élaboré un nouveau modèle de classification multisources (utilisateurs, éditeurs, intégrateurs, tests). Douze startups ont été identifiées dans un premier temps. Premières conclusions attendues pour le 1er trimestre 2021.

La dynamique économique actuelle fait souvent référence à la quatrième révolution industrielle (Industrie 4.0), qui reflète la tendance vers une automatisation, une numérisation et une utilisation accrue des nouvelles technologies digitales au sein des organisations. Les moteurs de l’industrie 4.0 sont doubles, à savoir le « client-pull » et le « technology-push ». D’un côté, la demande de développement de produits aux cycles plus courts, le besoin de collaboration accrue entre acteurs, l’obligation de gestion efficace des ressources et la nécessaire flexibilité au sein de la chaîne d’approvisionnement plaident en faveur de la quatrième révolution industrielle. De l’autre côté, les développements technologiques, comme l’IoT, le traitement de données volumineuses (big data), le blockchain et l’intelligence artificielle (IA) poussent vers l’industrie 4.0.
Cette révolution a un impact particulièrement fort sur les Achats car cette fonction peut être considérée comme un détecteur précoce des changements radicaux à venir prochainement. L’évolution de l’industrie 4.0 incite les organisations achats à moderniser des SI Achats pour faire progresser leur performance. Leur caractère stratégique a été mieux compris au cours de la dernière décennie. Le bon choix d’un SI Achats apporte un avantage concurrentiel à l’entreprise et, en ce sens, revêt une dimension de choix stratégique.

Une offre complexe et fragmentée


Or, même les organisations les plus matures peinent à identifier des solutions répondant précisément à leur besoin dans la jungle des éditeurs de SI Achats concurrents. Au vu du nombre de SI Achats présents sur le marché, comment y voir clair depuis l’offre des grands éditeurs aux startups offrant des solutions prometteuses et plus agiles mais aux fonctionnalités limitées ? L’absence de modèle établi pourévaluer et classer les solutions en fonction de leur maturité « Industrie 4.0 » n’aide pas les décideurs achats à faire le meilleur choix.
L’enjeu est donc de taille. Il s’agit d’apporter un angle de vue original sur les facteurs de choix d’un SI Achats, à l’attention des décideurs achats, des futurs utilisateurs, ou des DSI. La raison d’être de cet observatoire est d’identifier les atouts, limites et contraintes des SI Achats, en s’affranchissant des sur-promesses marketing, pour pouvoir mettre régulièrement à disposition des décideurs une vision objective du marché.
La fragmentation du marché est telle que les directeurs achats peinent souvent à s’y retrouver parmi les grandes tendances : d’une part les ERP transactionnels qui investissent toujours pour renforcer leur offre en matière d’approvisionnement, d’autre part les offres de suites complètes qui permettent de traiter le sourcing et les activités transactionnelles et enfin les solutions achats spécialisées provenant de startups, moins connues, qui adressent une partie uniquement du processus achat, mais de façon experte.

Voilà pourquoi il est légitime de se demander :
- Comment choisir un SI Achats adapté aux besoins de mon organisation achats ? z
- Quelles sont les différences voire les nuances entre les SI Achats disponibles sur le marché ?
- Comment obtenir une classification objective loin du déclaratif des éditeurs ?

Des modèles de classification existent déjà


Classifier les SI Achats nécessite de décrire, de normer et de comparer ces systèmes. Le but pratique pour les décideurs achats est d’avoir une vision comparative des solutions existantes, afin de faire le bon choix, en toute connaissance de cause, avant d’investir dans une solution.
Les modèles de maturité ou les matrices quadrant sont des instruments adéquats pour un tel exercice. Ils sont couramment utilisés pour identifier des caractéristiques communes entre des suites logicielles ou des systèmes d’information. Ces modèles comportent souvent deux axes, afin d’affecter une position selon deux grandes dimensions critiques.
En plus de fournir l’image statique d’une situation donnée, les modèles de classification sont censés fournir un guide dynamique pour faire progresser la maturité de son organisation achats jusqu’au niveau désiré, via l’acquisition d’un SI Achats. Chaque élément du modèle peut être évalué par une liste de caractéristiques représentatives et ensuite positionné sur un diagramme dont le but est la représentation visuelle du résultat et la comparaison des solutions entre elles. Cette démarche nécessite donc une importante collecte de données pour chacun des éléments considérés.
Concernant les SI Achats, des modèles de classification existent déjà (Forester, Gartner, Spend Matters ou encore Capgemini). Certains de leurs critères se recoupent. Cependant, aucun de ces modèles n’est vraiment irréprochable. Leur principale limite étant le manque de transparence sur l’attribution des notes. Ils ne mettent pas en évidence les performances objectives des solutions. Les notations sont souvent fondées principalement sur les déclarations des vendeurs et ne reflètent pas la vitalité du marché des SI Achats.

Nécessité d’établir un nouveau modèle


Notre démarche consiste à construire notre propre modèle, en corrigeant cette faiblesse. La neutralité et l’objectivité d’une classification de SI Achats doivent être crédibles pour que les décideurs achats puissent se reposer sur un outil d’aide à la décision fiable. Ceci passe par la diffusion sans filtre de la liste des critères. Un modèle classifiant des SI doit être représentatif de la richesse et de la vitalité d’un segment de marché. Dans le domaine des SI Achats, de nombreuses solutions émergent partout dans le monde : la dynamique des nouveautés est flagrante en Inde par exemple. Cette vitalité est historiquement forte aux États-Unis mais ralentit, alors que nous constatons que de nombreuses startups émergent et proposent des solutions innovantes. Nous sommes convaincus de l’intérêt de mettre en valeur cette vitalité, ce que les modèles existants font peu.
Les modèles existants présentent souvent les performances des SI Achats d’un point de vue éditeur, diffusant beaucoup de sur-promesses. Un décideur achat doit aller au-delà des déclarations des éditeurs pour savoir si une fonction affichée est objectivement performante, et pour envisager comment ces solutions ont été construites. Ce besoin d’objectivité impose de considérer de multiples sources pour affecter une note à chaque solution (utilisateurs, éditeurs, intégrateurs, voire tests).
Enfin, un modèle de classification des SI Achats doit être pertinent et correspondre aux enjeux actuels et futurs des organisations achats, dans une logique métier, mais aussi d’alignement avec la stratégie de l’entreprise. Les critères de classification des SI Achats doivent couvrir l’ensemble des activités d’une organisation achats, du sourcing jusqu’à transaction, via le SRM et l’alignement stratégique. Cette évaluation exhaustive de la couverture fonctionnelle est nécessaire pour venir enrichir la connaissance des SI Achats considérés.

Proposition d’un nouveau modèle de classification


Notre modèle répond donc à trois objectifs principaux :
Construire un modèle qui sera mis à jour dans la durée, pour s’inscrire dans une logique de surveillance des tendances du marché.
Établir un langage clair et compréhensible par les décideurs achats, souvent non-experts des systèmes d’informations.
Apporter une connaissance objective (qualité/défauts) des différentes solutions, en se fondant sur une notation venant de multiples sources pour révéler les atouts, limites et contraintes des solutions répertoriées
La création de ce nouveau modèle s’est déroulée en deux temps. D’abord, la consultation d’un cabinet de conseil en management expert du choix et de l’intégration de SI Achats, Axys Consultants, via une série d’interviews de consultants experts. Les missions qui sont confiées à Axys Consultants portent souvent sur l’accompagnement de ses clients dans la recherche du SI Achats apportant le meilleur avantage compétitif, le mieux aligné sur les attentes du client. Son expérience, le nombre de projets conduits et la vision du marché qu’ont les consultants ont permis de développer les fondements de ce nouveau modèle.
Ensuite, la sphère académique et notamment les publications les plus récentes relatives à l’industrie 4.0 ont complété la démarche. Des ouvrages comme Knowledge Management and Industry 4.0 (Bettiol et al., 2020), mais aussi des articles tels que Making sense of the impact of the internet of things on Purchasing (Legenvre et al., 2019 ont permis de développer le modèle. Enfin, des liens étroits entre la chaire Audencia « Achats et Innovation digitale » et la chaire de Twente University « Chair of Technology Management » ont contribué à identifier les dernières avancées académiques en matière d’impact de l’industrie 4.0 sur les fonctions achats.
Il a résulté de ces travaux d’investigation terrain et de recherche académique la mise en évidence d’un certain nombre de critères nécessaires à l’évaluation d’un SI Achats.
Ces critères ont été organisés selon trois axes majeurs :
La couverture fonctionnelle : le SI Achats doit refléter les besoins opérationnels actuels et futurs de l’organisation, ce qui semble une évidence. Les fonctions de bases couvrent le processus achats, du sourcing au suivi de la transaction, et le management de la relation fournisseur. Mais de nouvelles fonctions apparaissent, comme le scouting des innovations, l’automatisation du tracking des factures, la robotisation des achats non critiques, etc. Ces fonctions doivent être prises en compte dans notre évaluation. La difficulté est d’intégrer les dimensions industrie 4.0, ce qui apporte la vision des organisations de demain.
La facilité d’usage et d’intégration : le SI Achats doit être analysé sous l’angle des utilisateurs, avec les dimensions de facilité d’usage, de facilité d’intégration, de maintenance, de formation, de mises à jour, etc. Nous évaluons ici sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques du client notamment eu égard aux évolutions rapides de l’industrie 4.0. Cette dimension inclut notamment le niveau de customisation aux systèmes existant du client, la facilité d’utilisation au quotidien pour un acheteur utilisateur (ergonomie de l’interface par exemple), la vitesse d’intégration aux systèmes existant dans l’entreprise (ERP divers comme SAP, autres SI Achats, etc.), la puissance du service support, etc.
La stratégie technologique : le SI Achats doit être évalué sous l’angle de sa performance technologique, dans le sens où la puissance du moteur qui l’anime doit être connue et évaluée. Cette troisième dimension jugée critique dans le choix d’un SI Achats reflète la sophistication du SI Achats en matière de technologie, d’innovation et des algorithmes embarqués. Il s’agit là d’évaluer le cœur du SI Achats, pour vérifier la performance des caractéristiques énoncées par le vendeur de la solution. Les critères évalués sont principalement la capacité de la solution à prédire des situations futures, à utiliser de l’intelligence artificielle pour piloter certaines tâches, à analyser des données complexes (analyse prédictive et prescriptive), à offrir un niveau élevé de sécurité dans le traitement des données.

Q1/2021, première publication du modèle : douze SI Achats


La première publication du modèle ciblera douze SI Achats existant sur le marché, dont la particularité est qu’ils sont tous édités par des startups, et peu connus par la plupart des directeurs achats. Notre objectif étant de démontrer le dynamisme de ce marché de SI Achats, le meilleur angle de vue est de pointer les projecteurs sur des solutions jugées prometteuses par bon nombre d’experts, mais encore émergentes. C’est toujours à l’extérieur du cadre que l’on trouve les plus belles pépites, et nous souhaitons partager cela avec vous.
Le fait de cibler les solutions de ces douze startups, et non pas les solutions les plus courantes, permet aussi de s’affranchir de l’immense littérature vantant les promesses des acteurs en place. Cette littérature parvient difficilement à cacher les influences diverses dont sont imprégnés les multiples articles à leur sujet. Tester notre modèle sur douze solutions peu connues, c’est miser sur des informations fiables, quelquefois apportées par les entrepreneurs eux-mêmes.
L’agilité et la facilité de contact avec les acteurs de ces startups seront un atout pour notre évaluation des solutions. Nous accéderons ainsi au regard croisé des clients utilisateurs, des intégrateurs et des observateurs externes (experts). Il est important de valider cette première évaluation par de multiples sources, pour challenger les promesses des éditeurs, par un approfondissement de la matière disponible.
L’ajout des solutions plus connues sera fait dans un second temps, lors d’un recensement plus exhaustif. Ceci fera l’objet de publications régulières, une fois que la valeur ajoutée de notre modèle aura été validée. Notre volonté est donc de nous inscrire dans la durée pour faire en sorte que ce modèle s’enrichisse progressivement et que, à terme, on passe au crible non seulement le top 10 mais aussi le top 20, le top 50 des SI Achats.
Dans cette première évaluation, nous excluons donc la présence d’un SI Achats, dès l’instant où il n’y a qu’une seule source d’information disponible (souvent celle de la communication institutionnelle de l’éditeur). Le croisement du feed-back des clients utilisateurs, des consultants intégrateurs, voire des résultats d’un test de la solution constitueront les piliers de notre modèle. Chaque SI Achats sera passé au crible de l’évaluation multi-source, afin de challenger les promesses de l’éditeur. L’intégration d’un nouveau SI Achats dans notre évaluation émanera également plusieurs sources rendant la qualité de notre évaluation irréprochable. Ce niveau de maturité sera atteint progressivement.
Portraits

François Constant

Directeur du programme Msc in Supply Chain & Purchasing Management, Audencia



Erwann Clorennec

Directeur associé, Axys Consultants


Les douze startups sélectionnées :



https://www.axiscope.com/


https://levadata.com/




marketdojo.com



www.mirakl.fr/


Par François Constant et Erwan Clorennec

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