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La Lettre des Achats - Avril 2014 N°226
Avril 2014

Support

Enquête

Travailler mieux, pour gagner plus

Dématérialisation

La montée en puissance du SaaS

Témoignages

Dominique Etourneau - Directeur des achats - Aéroports de Paris
« Nous visons le 100 % dématérialisé »

Solange Ligeret - Secrétaire générale - Apeca
« La carte d’achats est source d’économies substantielles »

Par François Le Roux

Travailler mieux, pour gagner plus

Loin des slogans, la dématérialisation des processus achats s’accompagne de véritables ambitions : entrer dans l’ère de l’« entreprise étendue », réduire les coûts et parvenir à une meilleure compétitivité. La volonté est de construire une démarche achat efficace, en s’appuyant sur une gestion intelligente de l’information à toutes les étapes du Purchase to Pay. La clé du succès réside toutefois dans l’adaptation des modes de travail des achats.

Dans un contexte économique marqué par une pression concurrentielle croissante, l’entreprise pour se développer est condamnée à travailler toujours mieux, plus vite et à moindre coût. Pour parvenir à un management pérenne des coûts, la dématérialisation apparaît de plus en plus comme un des outils incontournables d’optimisation de la fonction achat. 78,5% des entreprises ont mis en place en 2013 une ou plusieurs solutions de dématérialisation du processus comptabilité-fournisseurs, soit 15 % de plus qu’en 2012, selon le 5ème baromètre européen « Dématérialisation – Finance » d’Itesoft et de la société d’audit Mazars. Les solutions mises en œuvre génèrent des économies significatives avec un ROI rapide.

De substantielles réductions de coûts


Historiquement, les entreprises ont commencé par les solutions de dématérialisation simples, comme la numérisation de factures papiers, avec ou sans saisie informatique. La dématérialisation des factures fournisseurs apparaît en tout cas toujours comme une priorité pour 79 % des entreprises interrogées dans le cadre de l’étude d’EY (ex-Ernst&Young) publiée en février dernier, en collaboration avec Dimo Gestion. Les entreprises y trouvent trois principaux bénéfices : la réduction des coûts administratifs, la suppression des frais d’affranchissement et de mises sous pli et la réduction des délais de traitement et de paiement.
« L’automatisation de la facture génère globalement une économie de 60 % sur son coût de traitement par rapport à un processus manuel. A cela, il faut ajouter les coûts intangibles, comme les risques accrus d’erreurs de traitement qui sont inhérents au traitement manuel et à l’utilisation du papier » explique Eric Bussy, Directeur Marketing et Product Management chez Esker. Le cabinet Arthur D. Little estime ainsi que le coût global d’une facture papier reçue est de 13,8 euros et celui d’une facture électronique de 4 euros.

Des avantages qualitatifs


L’optimisation des coûts n’est toutefois pas toujours la principale motivation des projets de dématérialisation. Les gains sont également qualitatifs. L’entreprise a par exemple la garantie que sa facture arrive directement au bon endroit. « Pour nous, Le coût n’est pas son principal atout. Son apport se fait en premier lieu ressentir au niveau de la rapidité d’exécution des processus de traitement. Les temps consacrés aux classements et aux recherches ont diminué, pour un gain total estimé à quatre jours par mois. Les tâches à faible valeur ajoutée sont ainsi limitées à leur strict minimum. La fiabilité dans le traitement de données est en outre accrue » indique Jacques Sinou, direction comptable et services généraux  chez Saretec.
« Nous n’utilisons plus de documents papiers. Les bénéfices en termes d’archivage sont colossaux, sachant qu’une procédure d’achat peut remplir plusieurs dizaine de classeurs et que nous avons une obligation d’archivage de plus de 10 ans, en tant qu’établissement semi-public » surenchérit Dominique Etourneau, directeur des achats chez Aéroports de Paris.
Plus que la dématérialisation, c’est l’automatisation des processus qui permet des optimisations. « Nous avons une comptabilité analytique très développée. Les factures des téléphones portables font par exemple plusieurs dizaines de pages pour l’ensemble de notre société. Pour optimiser notre processus de dématérialisation, nous avons choisi l’application Invoice de Dimo Gestion. Au lieu de scanner ces factures d’une grande complexité, nos fournisseurs nous envoient directement des fichiers formatés à notre demande. L’importation des données est donc automatisée. Les gains en termes de temps sont encore accrus » souligne Jacques Sinou.

L’objectif du 100 % dématérialisé


Mais loin de se cantonner à la seule dématérialisation des factures fournisseurs…, l’ambition est de l’aveu général d’étendre ce schéma à l’ensemble de la chaîne achat. « Pour optimiser les processus achats, il faut aller au-delà de la seule dématérialisation de la commande ou de la facture. Il faut gérer de manière électronique l’ensemble du processus, et ceci depuis l’expression du besoin, afin de parvenir à une traçabilité et visibilité complètes » estime Eric Bussy, directeur marketing et product management chez Esker.
Au-delà des économies dégagées à chaque étape du processus achat, d’importantes synergies peuvent en effet être générées en rapprochant et recoupant les informations collectées tout au long du processus Purchase to Pay. « Les applications de dématérialisation du processus achat communément appelées applications P2P permettent de s’assurer que la demande d’achat est correctement constituée, en ligne avec la politique d’achat de l’entreprise – le fournisseur et les articles commandés sont autorisés et le prix correspond aux conditions négociées… Ces applications garantissent aussi que la demande d’engagement est validée par les personnes ayant autorité à le faire. Et avant de régler, elles apportent aussi la confirmation que la marchandise a bien été réceptionnée, qu’elle correspond aux attentes du demandeur » détaille Eric Bussy.
La question est alors de savoir par où commencer ? En la matière, il n’y a pas de règle qui prévale. Chaque entreprise, a ses propres procédures, ses propres contraintes, son propre marché… Elle devra cibler en premier lieu les processus papier les plus complexes et chronophages. Dans ces cas, la dématérialisation et son automatisation auront un sens à la fois en termes de rentabilité et de productivité.
« Nous menons notre dématérialisation étape par étape, tout en ayant une vue d’ensemble du chemin à parcourir. De la formulation du besoin, c’est-à-dire la commande, au règlement, toutes les étapes d’un achat sont potentiellement concernées par la dématérialisation » indique Guy Moraly, directeur adjoint à la direction déléguée aux achats et l’innovation du CNRS. Quelle que soit la taille de l’entreprise, quelle soit publique ou privée, cette volonté d’avancée pas à pas et de capitaliser sur l’expérience acquise est toujours mise en avant. Il paraît contreproductif, voire dangereux, d’attaquer de front la dématérialisation des achats dans sa globalité.
Cette prudence est de rigueur même dans les plus grandes structures. « Notre processus de dématérialisation a été appréhendé sous un angle relativement classique. Nous avons commencé par les achats récurrents, en ciblant dans un premier temps les commandes puis les factures. 95 % de nos commandes récurrentes sont aujourd’hui dématérialisées et plus de 80 % de nos factures, avec des gains importants » argumente Philippe Monteux, directeur des achats chez Airbus Helicopters, tout en soulignant : « Nous travaillons également à la dématérialisation de notre processus de sourcing ainsi que la gestion des contrats, de l’appel d’offres jusqu’à sa finalisation. Pour cela nous nous appuyons sur une solution Airbus groupe « eProc » dont le moteur est le progiciel Ariba ».

Plusieurs outils interopérables


L’offre de solutions technologiques étant abondante et variée, la dématérialisation des processus achats passe par une forte implication de la DSI, surtout que les processus achats intègrent des données provenant de systèmes hétérogènes. L’interopérabilité entre les solutions logicielles est donc vivement recherchée.
Le choix du prestataire peut en outre modifier le coût de ce type d’investissement. « Nous avons retenu Esker car sa solution de dématérialisation était compatible avec notre système comptable Cegid. Nous n’avons pas eu à engager de frais dans le développement d’une interface », confirme Bruno Mortreuil, DSI de la société Ollandini, spécialisée dans le tourisme.
De fait, « plus de 15 % des entreprises se servent de plusieurs ERP et 15 % à la fois d’un module achats et d’une ou plusieurs plates-formes d’e-procurement pour les processus achats » selon le 5ème baromètre européen « Dématérialisation – Finance » d’Itesoft et Mazars, tout en indiquant par ailleurs que « 82 % des sondés considèrent comme important que la solution de dématérialisation soit suffisamment agile pour gérer des applicatifs hétérogènes ».
Il convient ainsi d’être sélectif. « Nous avons visé l’excellence. Nous avons choisi de prendre le meilleur des outils de dématérialisation dans chaque spécificité, puis au fil du temps de les interconnecter. Nous n’avons pas souhaité retenir une plate-forme multifonction. Elle aurait peut-être su tout faire, mais tout un peu moins bien » souligne à ce sujet Dominique Etourneau, Directeur des achats chez Aéroports de Paris.

Une organisation à haute valeur ajoutée


Mais la dématérialisation n’est pas simplement un saut technologique. Elle engendre une mutation organisationnelle, non seulement de la fonction achat mais comptable…, qu’il ne faut pas sous-estimer. Au contraire, un accompagnement au niveau humain, en interne comme auprès des fournisseurs, est largement recommandé. L’objectif est en effet que toutes les parties prenantes dans un acte d’achat puissent, par exemple, consulter en temps réel sur un serveur les étapes d’une négociation… et ne pas percevoir la dématérialisation comme source d’exclusion.
La dématérialisation vise au contraire une plus grande diffusion de l’information au sein de l’entreprise. Palier cet éventuel déficit était au centre du processus d’élargissement de la dématérialisation de la facturation au CNRS. Avec la centralisation des factures au niveau du nouveau service central du traitement de la dépense, installé à Nancy, le risque était que chaque laboratoire, jusqu’ici destinataire des factures, subisse une perte d’information préjudiciable à son fonctionnement optimal.
Guy Moraly, du CNRS insiste ainsi sur le fait qu’au-delà de l’aspect technologique « il faut également réfléchir à l’impact sur les process et les personnes. Un des soucis du laboratoire serait de perdre de l’information contenu dans la facture. C’est pour cela que même si le support papier disparaît, la facture en ligne doit rester accessible ».
Pour les équipes achats et comptables, la dématérialisation permet en outre de se dégager des tâches à faible valeur ajoutée, pour se consacrer par exemple au renforcement de la relation fournisseur. Sans compter, comme le souligne Jacques Sinou, les avantages pour les organisations multi-sites, éclatée par nature : « Avec la dématérialisation, nous bénéficions d’une vue centralisée, plus rationnelle. Nous sommes en mesure d’agréger le traitement et la validation de nos factures entre nos différents sites ».

Une relation fournisseur « gagnant-gagnant »


Intégrer ses fournisseurs aux projets de dématérialisation est justement une des clés de l’optimisation des processus achats. « La dématérialisation est un processus gagnant-gagnant, pour l’acheteur et le fournisseur. Les fournisseurs sont sensibles au fait de pouvoir disposer de documents dématérialisés qui leur permettent également de réaliser des économies » souligne Guy Moraly.
Outre l’avantage qu’elle leur procure en matière de transparence, la dématérialisation permet aussi le paiement plus rapide des factures et une meilleure visibilité sur leur trésorerie.
Dans la cadre de l’amélioration global de leurs processus achats, un nombre croissant d’entreprises mettent d’ailleurs à disposition de leurs fournisseurs un portail sécurisé. « L’objectif est de disposer d’un véhicule de communication unique, offrant un accès à l’ensemble de nos plates-formes, d’e-Procurement, d’e-Sourcing, d’e-SupplyChain… Dans un premier temps, nos fournisseurs pourront y déposer toutes leurs données contractuelles, ce qui permettra une mise à jour automatique de nos bases de données… A l’avenir, l’objectif est de gérer toutes les données techniques de nos produits : spécifications, fiches sécurités, prix, quantités minimales de commandes… » explique Philippe Monteux, directeur des achats chez Airbus Helicopters.
L’ambition du géant de l’aéronautique va au-delà de la simple relation avec ses fournisseurs. Avec la dématérialisation, il souhaite plus généralement fédérer l’ensemble de son secteur d’activité autour de bonnes pratiques. « Initialement portée par notre solution propriétaire Sup@irWorld, la dématérialisation de nos commandes repose désormais sur l’application AirSupply de SupplyOn. Cette solution a été entendue à l’ensemble du groupe Airbus. En passant par un prestataire extérieur, reconnu à l’échelle européenne, notre ambition est d’instaurer des standards communs en matière de dématérialisation des commandes à l’ensemble du secteur de l’aéronautique européenne, en association avec nos homologues : Thales, Zodiac, Safran ou Liebherr. Les retombées seront palpables en termes de réactivité, de réduction des coûts et de  rationalisation des échanges » ajoute Philippe Monteux.

Un BFR optimisé


Les projets de dématérialisation sont bien plus que de simples machines à gagner en productivité sur les coûts. Ces solutions permettent plus fondamentalement de développer les ventes et les marges. « La dématérialisation a permis d’optimiser la gestion de notre trésorerie. Nous avons en particulier fluidifié le circuit d’approbation et limité les retards. De la réception de la facture jusqu’à son règlement,  tout est centralisé, donc traçable. En cas de retard, les relances sont effectuées par mail dès l’alerte donnée » observe Jacques Sinou de Saretec.
Une nouvelle étape de la dématérialisation pourrait être franchie, avec la montée en puissance de la signature électronique. Les flux dématérialisés devraient s’accroître avec l’adoption croissante de ce mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. Les pouvoirs publics ont en l’occurrence un rôle moteur. D’ores et déjà, la législation européenne a en effet créé un cadre légal harmonisé à la mise en œuvre des signatures électroniques au sein des pays membres de l’Union européenne.
Au CNRS, les avantages de la signature électronique sont en tout cas déjà analysés. « La prochaine étape de dématérialisation passera par l’expérimentation de la signature électronique pour signer et notifier électroniquement des documents ou valider en ligne des actes de gestion et notamment les marchés, mais aussi leurs actes d’exécution. Ce sera aussi un gain en termes de mobilité pour nos collaborateurs. Nous sommes aussi très attentifs à la sécurité nos opérations de gestion. La dématérialisation et donc l’augmentation de transactions en ligne doit aussi s’accompagner de  toutes les garanties en termes de sécurité » avance Guy Moraly.
Le souhait de Philippe Monteux de parvenir à « l’entreprise étendue » se met visiblement peu à peu en place. Et de résumer : « Cela passe par une communication et une synchronisation parfaites, mais aussi  la mise en place de standards pour structurer la collaboration avec nos fournisseurs et partenaires. L’entreprise étendue est l’outil de demain, pour parvenir à une meilleure compétitivité et productivité ».

Par François Le Roux

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