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La Lettre des Achats - Avril 2004 N°116
Avril 2004

Marchés

Dossier

Imprimantes

Article

Les acheteurs jouent la carte du service

Prestataires
Les fabricants se positionnent sur le service

L’implication des acheteurs
Un travail partagé

Sodexho Alliance
Rationaliser avant l’externalisation

Un marché fournisseurs encore éclaté

Produits de fonctionnement industriel
Un référencement commun pour réduire les coûts

Distribution industrielle
L’e-business au secours d’un marché fragmenté

Témoignages

Sylviane Monnier Responsable du référencement fournisseurs, BNP Paribas groupe
“ Le coût à la page ou l’externalisation n’étaient pas viables ”

Jean-Jacques Lang Directeur des achats corporate, SI et télécoms, Alcatel
“ Le service achats a joué un rôle de catalyseur ”

André Haziza Responsable des achats, BNP Paribas Épargne
“ Un seul fournisseur, une référence unique ”

Christophe Mallet-Monceau Responsable des achats, NRJ Group
“ Les achats interviennent en support ”

Éric Duarte Directeur des achats hors production, Belron
“ Travailler la discipline en interne avant d’externaliser ”

Richard Gabry Responsable des achats, WoltersKluwer
“ Dans un groupe de presse, la culture papier est très forte ”

Stéphane Lebarbier Directeur des achats, Astra Zeneca
“ 45 % de gains sans changement de prestataire ”

Gérald Benchetrit Responsable des achats média, télécoms et informatique, Volkswagen
“ Nous avons supprimé les trois-quarts de nos imprimantes ”

Points-clés

Imprimantes
Les cinq points-clés

Fournitures industrielles
Les cinq points-clés

Fournitures industrielles

Interviews

Laurent Chevallier - Responsable des achats hors production, - Aventis
« Utiliser les mêmes leviers de négociationque pour les achats de production »

Axel Jardin - Responsable du service achats, - Stratinor
« Rationaliser et standardiser nos achatsavec un catalogue interne dédié »

Marc Lamendour - Responsable de marchés achats, - KeyMRO
« Réduire le nombre de distributeurs plutôt que le nombre de marques »

Par la rédaction

Sodexho Alliance

Rationaliser avant l’externalisation

Après une première démarche de rationalisation de son parc de copieurs, Sodexho, spécialiste de la restauration et des services, étudie maintenant la possibilité d’externaliser la gestion complète de ses imprimés. Dans cet objectif, service achats et DSI travaillent en commun pour définir un modèle opérationnel pour l’ensemble du groupe. D’ores et déjà, au moins 30 % de réduction des coûts sont attendus.

L’an dernier, Sodexho a lancé un appel d’offres pour renouveler les photocopieurs de ses structures régionales sur les trois années à venir. « Pour construire notre cahier des charges, nous avons notamment étudié les consommations des photocopieurs libre service de notre siège et des entités régionales », explique Joëlle Labadie, responsable des achats non alimentaires. Les statistiques précises des fournisseurs ont permis de faire le constat suivant : la plupart des matériels libre service étaient sur-dimensionnés, avec une capacité de 2 000 à 3 000 copies par jour pour une consommation constatée de 500 à 700 copies. Le nombre de photocopies a notamment baissé avec l’usage de l’e-mail et du scanner. « Pour l’appel d’of-fres, nous avons décidé de réduire notre référencement à quatre matériels (couleur et noir et blanc) avec les versions connectées. Nous avons ensuite associé à ce projet la direction informatique pour rationaliser et contrôler les demandes d’équipements (imprimantes, fax et copieurs) dans nos entités », reprend la responsable achats. Ce service est en effet chargé de gérer et de valider toutes les commandes. Il a ainsi intégré les photocopieurs connectés ou non dans le suivi du parc et des commandes de matériel informatique.

Vers l’externalisation

Dans l’intervalle, la DSI groupe a étudié une autre hypothèse : l’externalisation totale de la gestion du document et de l’image sur un périmètre défini de 200 utilisateurs. Ce schéma deviendrait le modèle transposable à toutes les structures françaises. La direction des achats est associée à cette démarche ainsi que le responsable des services généraux. Le but est de réunir autour de la table tous les acteurs concernés et utiles à la rédaction du cahier des charges. « Nous recensons ensemble tous les coûts liés à l’impression en y intégrant les imprimantes, les fax, les photocopieurs et les consommables. Quatre prestataires nous aident à la consolidation de nos dépenses et au calcul du TCO ; ils vont nous proposer une offre définitive dans les semaines à venir. Les modèles économiques présentés montrent une diminution des coûts d’impression d’environ 30 %. Compte tenu de ces résultats nous poursuivons actuellement notre étude sur un périmètre plus large de 1 000 utilisateurs pour obtenir des économies encore supérieures », détaille Joëlle Labadie.
Pour diminuer l’impact des coûts de reprise du parc à l’avenir, Sodexho s’efforce d’accélérer la rationalisation de ses équipements : par exemple, la direction informatique déconseille l’installation d’imprimantes personnelles et oriente vers le centre de reprographie les demandes d’imprimantes départementales pour l’impression A3. Dans la même optique, pour les copieurs, Joëlle Labadie a imposé que tous les loyers arrivent à échéance au même moment en 2006 et 2007, pour la totalité du parc. Il est à noter que dans cette étude, nous n’ont pas été intégrés les restaurants où ce modèle d’externalisation n’est pas adaptable.

Des appareils de proximité

« Nous sommes soutenus par la direction générale car la mise en œuvre de ce projet a un véritable impact sur les habitudes de travail au quotidien de l’ensemble des collaborateurs. Certains le vivront comme une révolution et d’autres comme une évolution : les premiers contestant le retrait d’appareils de proximité, et les seconds étant surtout intéressés par les technologies plus performantes à leur disposition », constate Joëlle Labadie. L’hypothèse a été émise que quelques utilisateurs conservent une imprimante personnelle de proximité. « Nous comptons faire le choix d’appareils multifonctions couleur et noir et blanc adaptés à la production de documents des différents services. Un équipement est prévu pour un groupe de vingt personnes au plus et doit se trouver à moins de vingt mètres des utilisateurs. Chaque utilisateur sera connecté à plusieurs équipements pour pallier les indisponibilités éventuelles du matériel », conclut-elle.
Le prestataire retenu aura la mission de déployer, de gérer, d’adapter, de maintenir le matériel. Il aura aussi à assurer la relation avec l’utilisateur en le formant et en lui permettant d’accéder rapidement aux réponses qu’il attend, via l’intranet par exemple. La facturation détaillée par utilisateur et par service a été retenue. Cette externalisation devrait mise en œuvre en France puis proposée aux principaux pays.

Joëlle Labadie (44 ans, BTS de diététique) a commencé sa carrière comme diététicienne, notamment pour Sodexho Alliance dès 1991. Sept ans après, elle a été nommée responsable produits et nutrition de la filiale santé, poste avec un rôle d’interface entre la direction des achats et les établissements. En septembre 2000, elle est devenue responsable des marchés non alimentaires à la direction des achats (voyages, tenues professionnelles, négociations pour la DSI, prestations de maintenance).

Sodexho Alliance France
Restauration et services
Chiffre d’affaires : 1,2 milliard d’euros
Effectif : 25 000 personnes
Effectif achats : 50 personnes

Par la rédaction

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