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La Lettre des Achats - Décembre 2020 N°299
Décembre 2020

Management

Chroniques

Software As A Service
Maîtriser les coûts associés au SaaS un vrai défi pour les directions achats !

SI Achats
Une adoption en souffrance

Achats responsables
Prestations intellectuelles : un peu de RSE dans la relation

Par la rédaction

Software As A Service

Maîtriser les coûts associés au SaaS un vrai défi pour les directions achats !

La consommation des « Software-as-a-service » (SaaS) augmente à l’instar des autres services Cloud (IaaS et PaaS). Les éditeurs ont accéléré et facilité la fourniture de fonctionnalités métiers générant des tensions sur la chaine de décision et de contrôle. Selon le cabinet Blissfully, la dépense liée aux produits SaaS par entreprise a augmenté de 50 % en 2019. Des centaines d’applications débarquent dans le Système d’Informations (SI) souvent sans avoir été challengées par la direction achats.

Les éditeurs de SaaS proposent des offres pléthoriques pour tous les besoins de l’entreprise avec une capacité de mise en production très agile :
- Collaboratif (Teams, Slack),
- Customer Relationship Management « CRM » (Salesforce, Hubspot),
- Gestion des ressources humaines (ADP, Workday, LinkedIn),
- Service Client (ServiceNow, ZenDesk) etc.

Les directions Achats sont en réaction sur la majorité des dépenses SaaS. En effet, les directions métiers adoptent des solutions innovantes et profitent de démarches de co-construction : du partenariat « Win-Win »… Une fois ces solutions adoptées, la couverture fonctionnelle s’étend. Les tensions apparaissent lors du renouvellement avec des augmentations de prix unitaire pouvant aller jusqu’à 80 %.
Ces augmentations unilatérales et démesurées sont poussées par des actionnaires qui exigent une croissance linéaire que seul le monde du software connaît : une croissance à deux chiffres !

Comment les directions Achats maîtrisent-elles ces nouveaux usages et dépenses ?


Les directions Achats doivent mettre en place une stratégie spécifique afin de maîtriser les usages et dépenses du SaaS afin de :
- Garantir le respect des standards IT
- Veiller aux enjeux opérationnels (Usages, perspectives de croissances ou décommissionnements, etc.)
- Faire respecter la politique sécurité et RGPD
- Maîtriser les enjeux financiers
- D’après nos experts, des recherches indiquent que 30 à 40 % des dépenses liées aux applications SaaS sont « gaspillées ». Ces dépenses superflues prennent les formes suivantes :
- Canaux d’achats multiples
- Duplication de produits SaaS similaires
- Licences inutilisées (par exemple, l’utilisateur a quitté la société)
- Licences sous-utilisées

Nous pouvons estimer que 89 % des anciens salariés ont toujours accès à une application SaaS (source Gartner), que les grandes entreprises possèdent en moyenne 15 fois plus d’applications SaaS qu’elles ne le pensent (source Cisco) et enfin que 30 % des SaaS payés mensuellement ne sont pas utilisés (source Gartner).
En mettant en place un mécanisme robuste de gestion de la demande afin de maîtriser les différents engagements, les directions IT et Achats auront une meilleure connaissance des usages présents et futurs, ce qui permettra de rationaliser leur panel et optimiser les renouvellements et négociations.
Pour chaque solution inventoriée, il est important de challenger les usages avant un potentiel renouvellement de contrat :
- Qui sont les utilisateurs de l’application ? Le nombre d’utilisateur est-il stable ?
- Quelles sont les métriques ? Une solution comparable existe-t-elle au sein de l’entreprise ?
- Quel est le niveau de satisfaction des utilisateurs ?
- Toutes les fonctionnalités sont-elles utilisées ?
- Le support est-il sollicité ?
- Quelles sont les clauses de sortie et de transférabilité des données ?
En fonction des informations collectées, des économies peuvent être générées à court terme :
- Par le biais d’une renégociation (par exemple, une baisse du prix unitaire dans le cas d’une augmentation du nombre d’utilisateurs)
- À la suite d’une réduction du volume/périmètre
- Après l’arrêt de la solution ou au remplacement de celle-ci (par exemple si une solution comparable moins onéreuse existe dans l’entreprise)

Le contrôle des usages permet aussi de limiter les risques de non-conformité (car oui, il est possible d’être non-conforme en SaaS) et ainsi d’éviter des coûts non-maîtrisés en cas de demande de régularisation ou d’audit de la part de l’éditeur. La non-conformité peut résulter de connexions par des utilisateurs non-autorisés (utilisateur générique et non utilisateur nommé), d’un dépassement du nombre de connexions à la plateforme ou du nombre d’API journalier etc.

Le graal serait d’obtenir de l’éditeur un paiement à l’usage réel de sa solution


La direction Achats et la direction des systèmes d’informations doivent travailler de concert afin de gérer la demande, les catalogues que ce soit pour les nouveaux contrats ou les renouvellements. Par sa position, la fonction achats est un excellent canal de centralisation et de pilotages des échanges avec les éditeurs.
La fonction achats se positionne en véritable business partner afin de coordonner les directions métiers, SI, juridiques, sécurité, etc. en vue de sécuriser les engagements avec les éditeurs.
À titre d’exemple :
- La direction SI urbanise l’implantation d’un SaaS dans son environnement
- La direction Juridique veille à la protection des intérêts de la société durant la contractualisation
- La direction sécurité assure la souveraineté du SI et le respect des réglementations RGPD

La mise en place d’une stratégie de gestion adaptée au Software-As-A-Service permet de mieux gérer les risques et coûts associés mais aussi d’assurer que les applications soient utilisées de manière responsable, sécurisée et conforme aux règles dictées par l’éditeur. L’entreprise doit disposer d’une vue d’ensemble des logiciels SaaS auxquels les différentes directions ont souscrit et challenger régulièrement les besoins et les usages des différentes solutions pour garder les dépenses sous contrôle.

Guillaume Geudin – Elée
Responsable du Pôle Performance Achats
guillaume.geudin@elee.fr








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