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La Lettre des Achats - Septembre 2014 N°230
Septembre 2014

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Enquête

L’information à la source d’un achat intelligent

Données fournisseurs : l’information à la source d’un achat intelligent

Témoignages

Emmanuel Serrurier - Directeur général France - Informatica
« Les données fournisseurs sont en constante évolution »

Isabelle Poeydebat - Responsable adjoint à la direction des achats - Immobilière 3F
« Mesurer et piloter la performance de nos fournisseurs stratégiques »

Par François Le Roux

L’information à la source d’un achat intelligent

La capacité à gérer finement ses données fournisseurs constitue l’une des clefs de la performance achats. Mais à défaut d’être rare, l’information fournisseur est une denrée qui coûte cher. A l’opposé l’absence de données fiables peut se révéler lourde de conséquences pour les achats…, voire l’entreprise !

L’optimisation de la relation fournisseur est devenue déterminante pour l’accroissement des marges des entreprises. Mais cette gestion active des achats demande de fortes capacités d’adaptation et d’anticipation… à un monde en mutation accélérée. A l’heure de l’intelligence économique, l’information est ainsi devenue un enjeu stratégique de la performance de l’entreprise et des achats.
« Avoir les plus beaux systèmes informatiques du monde ne sert à rien, s’ils véhiculent des informations erronées » avertit toutefois Hicham Abbad Andaloussi, directeur associé de KLB Group. Aujourd’hui, une entreprise double son capital informationnel tous les 72 jours, alors qu’il a fallu 15 ans, de 1990 à 2005 pour voir doubler l’information des entreprises. Le défi est désormais d’organiser, de structurer la donnée, pour détenir une information de qualité, source de profit. Or, « seule une entreprise sur cinq est capable de valoriser son capital informationnel » indiquait dès 2011 une étude intitulée Qualité des données de PWC-Micropole-EBG.

Une gestion des données fournisseurs balbutiante


« La gestion des informations fournisseurs a explosé depuis deux ans. Les entreprises ont compris qu’elle constitue un préalable nécessaire pour mieux acheter. Mais le chantier est de taille » explique Gérard Dahan, directeur EMEA d’Ivalua (13,05 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2013), dont le SRM représente 25 % de l’activité du groupe, en comptant d’une part la gestion de la l’information fournisseurs et d’autre part du portail fournisseurs.
D’autant que les données fournisseurs ne constituent pas encore une priorité. « Les dépenses de SRM restent le parent pauvre de l’entreprise. La première préoccupation demeure le client, avec des budgets avant tout consacrés à la CRM. Les dépenses pour le sourcing représentent 1 % des budgets dédiés à la gestion des clients, 10 % dans le meilleur des cas » ajoute André Martinie, président de Provigis, plate-forme de référencement de fournisseurs (groupe Freelance.com) qui revendique un chiffre d’affaires de 1 million d’euros en 2013 (45 millions d’euros de chiffre d’affaires pour la maison-mère, Freelance.com).
Le défi pour les achats est d’autant plus délicat à gérer, qu’au-delà de leur volume croissant, les données fournisseurs vivent et sont en perpétuelle évolution. « Nous sommes dans un monde où la masse de données explose. Tous les jours des entreprises se créent ou disparaissent, fusionnent… A l’intérieur de ces entreprises, les gens changent et avec eux les contacts… Par ailleurs les données fournisseurs sont éparpillées au travers de multiples ERP et autres systèmes. Rares sont les données centralisées et homogènes. Un même fournisseur peut ainsi être identifié par différentes appellations ou codifications au sein d’une même entreprise selon les départements, sites, ou pays, idem pour les produits… » explique Hicham Abbad Andaloussi.
« Les 250 plus grands groupes français s’articulent généralement autour d’une multitude de filiales à l’échelle internationale. Chacune dispose dans bien des cas de son propre ERP, donc de sa propre base de données fournisseurs. A l’échelle des maisons mères de ces groupes, cela représente des centaines de bases de données et des centaines de milliers de fournisseurs sans référentiel commun » confirme Jérôme Naslin, président d’Easypics, société de business intelligence en traitement des contenus, tout en indiquant avoir observé « une rotation annuelle des données fournisseurs de l’ordre de 30% ».

Doublons, obsolescence, fragilités non détectées


L’état des lieux des bases de données fournisseurs montre en effet que, à ce jour, leur qualité n’est pas toujours à même de favoriser l’optimisation des process achats. « Les diagnostics qualité produits par Altares/D&B montrent que, en moyenne, les référentiels fournisseurs des organisations achats comportent les défauts suivants : 13 % de doublons, 5 à 7 % de fournisseurs inactifs et 13 à 17 % de fournisseurs avec un fort risque de défaillance dans les douze prochains mois » indique Pascal Chenais, directeur commercial et marketing Altares-D&B. « Les bases fournisseurs que nous qualifions comptent en moyenne 30 % de données erronées, et nous constatons les difficultés rencontrées par les donneurs d’ordres pour nous adresser un véritable référentiel fournisseur à jour » confirme Emmanuel Poidevin, président fondateur d’e-Attestations.com, solution logicielle de conformité réglementaire des fournisseurs (600 000 euros de chiffre d’affaires en 2013 et 75 % de croissance attendu en 2014).
Si la tâche paraît immense, le coût d’une absence ou d’une mauvaise gestion des données fournisseurs n’est pas sans impact sur la performance de l’entreprise à court et plus long terme. « Des pertes se chiffrant en millions d’euros peuvent être le fruit d’un infime dysfonctionnement en matière de gestion des dépenses fournisseur ou de leurs interactions au sein même d’une entreprise » avertit Emmanuel Serrurier, directeur général Informatica France, fournisseur indépendant de solutions d’intégration de données (948,2 millions de dollars de chiffre d’affaires en 2013). « Nous vivons dans un environnement en constante évolution. Le risque est donc d’entrer dans un schéma «garbage-in, garbage-out» : une mauvaise information à la source, entraîne une mauvaise prise de décision. Il faut au contraire s’assurer une information pertinente et synchrone, intégrant les changements de réglementation, ou encore l’éventuelle faillite d’un fournisseur pour ne pas mettre en péril son activité » ajoute Emmanuel Poidevin.

Une nécessité stratégique et… réglementaire


Les conséquences sur les revenus, la performance et la compétitivité de l’entreprise sont de fait unanimement pointées du doigt. « La mauvaise gestion des données peut entraîner une multitude de dysfonctionnements, du non-respect des délais de règlement des fournisseurs (ce qui est sanctionné financièrement par la LME), à la non-réclamation par exemple des remises de fin d’année en passant par la construction de stratégies fondées sur des logiques erronées. Elle peut également être synonyme de perte de crédibilité vis-à-vis de ses partenaires extérieurs mais également en interne. Autant d’erreurs qui ont un coût direct ou indirect », souligne Hicham Abbad Andaloussi.
Les raisons d’investir dans les données fournisseurs sont également liées au renforcement des contraintes réglementaires. Sous peine de sanctions, les donneurs d’ordres sont par exemple obligés de contrôler tous les trois à six mois la validité de pièces légales de leurs fournisseurs comme le K-Bis, les attestations URSSAF... « Les entreprises ont notamment une obligation de vigilance vis-à-vis de leurs fournisseurs. En cas de travail dissimulé d’un prestataire, leur responsabilité peut être engagée à la fois sur le plan juridique et financier » alerte Emmanuel Poidevin.
Pour disposer d’une information de qualité mise à jour en temps réel, les entreprises n’ont d’autres choix que de faire appel à des prestataires. Lesquels valident l’information interne existante et la complètent par une information certifiée. « L’enrichissement des données et leur mise à jour est un enjeu majeur. Pour ce faire, il est vital de comparer l’information interne avec des sources d’information externes comme Altares, Coface, BVD… », confirme Gérard Dahan.

Données comptables, légales, RSE…


Trois grands types de données intéressent actuellement plus particulièrement les entreprises dans le cadre de l’optimisation de la gestion de leurs fournisseurs. Les données financières et comptables, référencées par des producteurs de big data comme Altares, Coface, Bureau Van Dick, Creditsafe ou Score3…, et les informations légales, délivrées par des sociétés comme Attestation Légale, e-Attestations, MyProcurement ou Provigis…, mais aussi les informations relatives à la responsabilité sociétale des entreprises, avec des prestataires comme Vigeo, EcoVadis ou GMI…
Plus généralement, l’ambition est de parvenir à une gestion transversale de l’information et ne pas se cantonner aux informations propres aux activités achats. « Au sein de l’entreprise, tous les processus – achats ou non – sont en interaction et doivent de facto, une fois juxtaposés, procurer une source d’informations fiables de nature à prendre les décisions contextuelles les plus appropriées », indique Ludovic Granese, fondateur de Myprocurement, plate-forme d’achat et e-sourcing communautaire BtoB.

Un référentiel unique pour toute l’entreprise


Dans tous les cas, la gestion des données fournisseurs doit être consolidée sur la base d’un référentiel commun à toute l’entreprise pour être efficace. « C’est le seul moyen d’être en capacité de disposer d’une visibilité totale et permanente de ses fournisseurs et d’en retirer de la valeur ajoutée. Les départements achats ont ainsi la possibilité de vérifier auprès de qui ils achètent, quand, pour quels montants… Cela permet par exemple de comparer ce qui a été acheté avec ce qui avait été budgété…» insiste Gérard Dahan.
Pour disposer d’une information homogène, différents types de retraitements peuvent être nécessaires. « Les éditeurs d’e-achat commercialisent des logiciels avec des briques de données. Notre travail est complémentaire, détaille le président d’Easypics, Jérôme Naslin. Nous récupérons toutes les bases de données fournisseurs de nos clients pour n’en faire qu’une seule. Nous traitons la donnée, grâce à une méthode optimisée, et qui est propre : l’alliance du traitement humain et de l’apprentissage par intelligence artificielle. Les traitements de données par algorithme ne remplissent cette tâche qu’à 30 ou 40%. La main de l’homme reste essentielle pour totalement requalifier une base de données ».

Connaître et comparer pour mieux choisir


De fait, au-delà de la nécessité de disposer d’une information de qualité, générer de la valeur ajoutée est devenu vital. L’heure est donc au retraitement de l’information et à son analyse pour accroître sa capacité d’évaluation. Les données brutes ne suffisent plus. « Au-delà du sourcing et de la robustesse financière des fournisseurs, deux nouvelles demandes émergent. La première se concentre sur des indicateurs sectoriels, pour comparer les performances de ses fournisseurs. Quid d’un fournisseur qui affiche un chiffre d’affaires en croissance de 10 % quand ses concurrents affichent une progression de 40 % ? En second lieu, nous sommes sollicités pour surveiller les fournisseurs de rang 2, 3,… afin de mieux anticiper les risques et piloter pro-activement la relation avec les fournisseurs de rang 1 », déclare Pascal Chenais.
La donnée est ainsi au centre de la culture de la performance. « Une bonne gestion des données fournisseurs permet d’augmenter sa capacité à qualifier et homologuer de nouveaux fournisseurs. Pour créer, modéliser et personnaliser son propre workflow de référencement, il faut avoir à sa disposition un ensemble d’indicateurs permettant de contrôler à tous moments les événements du marché, l’état de ses indicateurs de performance et de mettre en évidence les inducteurs de points bloquants de ses processus achats », affirme Ludovic Granese, tout en ajoutant que si l’apport des données externes est crucial, il faut également être en capacité de générer de l’analyse en interne : « Il est important de pouvoir réaliser la notation de ses fournisseurs en interne, en fonction de sa propre réalité métier et/ou opérationnelle pour prendre des décisions adaptées ».
Pour les entreprises, les gains liés à la gestion des données fournisseurs sont multiples et loin d’être anodins. L’analyse des dépenses est en particulier un fantastique levier d’optimisation des processus achats. « Cela peut générer des économies d’échelle considérables, en mutualisant des achats jusqu’ici réalisés entité par entité. Un autre avantage est de rationaliser son panel de fournisseurs ou de l’enrichir » explique Gérard Dahan, tout en citant également : « L’analyse des fournisseurs peut révéler une trop forte dépendance vis-à-vis d’une unique entreprise pour une famille de produits, ou pointer du doigt la fragilité financière d’un fournisseur stratégique. C’est un outil essentiel à la gestion du risque. La gestion des données fournisseurs génère enfin des gains sur le terrain administratif, même s’ils sont plus difficiles à quantifier ».

Une gestion coûteuse à hiérarchiser


Si la gestion des données fournisseurs est stratégique et permet de dégager d’importants gains de compétitivité, elle est néanmoins onéreuse. « Mettre à jour l’information à un prix compétitif est un véritable défi. Les budgets sont souvent prohibitifs ou à la portée des seules grandes entreprises » avertit André Martinie. Mais comme le souligne Hicham Abbad Andaloussi « Maintenir la qualité de ses données peut coûter cher, voire très cher, mais ne disposer de données que de piètre qualité ou erronées peut se révéler infiniment plus dommageable ».
Avant de foncer tête baisser et de rechercher l’excellence dans la gestion de ses données fournisseurs, il convient toutefois de se poser des questions, comme le confirme Hicham Abbad Andaloussi : « Requalifier une base de données coûte des sommes considérables à l’échelle d’une grande entreprise. Avant de lancer un tel projet, il est donc essentiel d’avoir une réflexion d’ensemble sur ses objectifs et priorités. Il faut notamment s’interroger sur la pertinence de remettre à plat toutes les informations contenues dans ses bases de données ou seulement certaines. Faut-il se limiter à ses fournisseurs stratégiques par exemple ? Faut-il suivre et traiter toutes les catégories de fournisseurs avec le même degré d’information ? »
Disposer d’une information abondante et de qualité apparaît en définitive encore comme un lointain idéal, d’autant qu’aucun standard n’existe en matière de gestion des données fournisseurs. « Les éditeurs qui proposent des prestations de gestion de bases de données, tels que Ivalua ou Ariba, s’adaptent tout naturellement à la demande de chacun de leurs clients. Cette grande souplesse est tout à leur honneur, mais elle ne permet pas de dégager un standard commun à l’ensemble des entreprises pour qualifier les données financières et commerciales… des fournisseurs. Il y a autant de religions que d’acteurs. Il faudrait mettre en place une charte de bonnes pratiques orientée vers l’établissement d’une norme » souligne André Martinie. « Pour parvenir à un standard international, une bonne pratique serait de référencer ses clients par le biais du numéro de registre du commerce de leur pays d’origine, à l’image du numéro Siren ou Siret en France. Cela a le double avantage de structurer sa base de données fournisseurs à l’échelle internationale et de l’assoir sur un référentiel ayant une valeur juridique » conclut Jérôme Naslin. 


Portraits


Gérard Dahan
, directeur des achats, Ivalua
"Les entreprises ont compris que la gestion des informations fournisseurs constitue un préalable nécessaire pour mieux acheter"




Jérôme Naslin
, directeur des achats, président, Easypics
"Nous avons observé une rotation annuelle des données fournisseurs de l’ordre de 30%"



Emmanuel Poidevin
, Président,e-Attestations.com
"Nous constatons les difficultés rencontrées par les donneurs d’ordres pour nous adresser un véritable référentiel fournisseur à jour"




Ludovic Granese
, président, Myprocurement
"Une bonne gestion des données fournisseurs permet d’augmenter sa capacité à qualifier et homologuer de nouveaux fournisseurs"

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