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La Lettre des Achats - Juin 2002 N°96
Juin 2002

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Indice OC2E
Edifrance prend le pouls du commerce électronique

Biens de grande consommation
L’e-sourcing, vitrine de CPGmarket.com

Conférence Ingenico
L’horizon s’éclaircit pour la carte d’achat

Edifixio
Un nouveau portail pour gérer les achats de sacs papier et d’informatique

L’organisation achats
Une organisation en cascade plutôt qu’une structure unifiée

Par Guillaume Pommereau gpommereau@lettredesachats.fr

Conférence Ingenico

L’horizon s’éclaircit pour la carte d’achat

Organisée par Ingenico, fournisseur de transactions sécurisées, la journée du 30 avril dernier voulait répondre à une question : la carte d’achat va-t-elle enfin rencontrer son public ? Oui, ont répondu sans hésitations Europay International, le GIE Service Purchasing de Visa et American Express. Oui, ont répondu avec plus de circonspection des utilisateurs de la carte, lors d’un débat animé par François-Charles Rebeix, directeur de la publication de La Lettre des Achats, dont nous vous présentons le compte rendu.

Dès l’origine, la carte d’achat a été promise au succès qu’elle a connu dans les pays anglo-saxons. En France en revanche, l’accueil a été pour le moins mitigé, même si la situation pourrait rapidement changer. « Si le système a été lent à se développer entre 1996 et 2000, il connaît maintenant une croissance exponentielle », explique Patrick Deplaix, responsable e-commerce au sein du fournituriste industriel Radiospares. Ce que ne dément pas Jean Stouls, responsable e-commerce au sein de Guilbert, pour qui les « flux n’ont vraiment été importants qu’à partir de 1999 ». Au sein de Guilbert, on compte 2 865 cartes actives pour 21 grands comptes. Chez Radiospares, ce sont 400 cartes qui sont gérées pour 28 grands comptes. Du côté des utilisateurs de la carte, l’engagement est aussi de mise, avec bien souvent des objectifs partagés.

Des résultats à la hauteur des attentes

Pour Daniel Delacour, directeur des achats de Thales Avionics, la mise en place de la carte d’achat, déployée en 2001, répondait à une double problématique : « Tout en restant à effectifs constants, il fallait apporter une réponse au mécontentement des clients internes pour des besoins de petit montant, avec une nécessité de réactivité importante, alors qu’il fallait souvent beaucoup de temps pour obtenir les produits ». Pour Florent Picq, acheteur pilote au sein de La Poste, « il s’agissait d’orienter les utilisateurs vers de nouveaux outils, vers un mode de gestion plus moderne et plus simple. Cette démarche, lancée fin 1999 sur deux sites, a été menée parallèlement à la restructuration de la filière achats du groupe ». Pour Sophie Martin, responsable du projet carte d’achat au sein du groupe Astrium, « l’objectif était de simplifier le processus de commande de petits achats urgents, d'acquérir une meilleure réactivité dans l'approvisionnement et de réduire le coût d'acquisition en déléguant aux clients internes l'acte et la validation de l'approvisionnement ». À l’heure actuelle pour Astrium, ce process couvre les lignes de produits achats généraux, informatiques et industriels.
Et les résultats sont là. Pour Daniel Delacour, « la carte d’achat a contribué à réduire le nombre de fournisseurs, de 3 500 en 1995 à 1 500 en 1999. Mais si elle a aidé à franchir un pas dans ce domaine, elle n’a pas été l’élément clé décisionnel », souligne-t-il. Pour Astrium, le coût administratif de traitement de la commande a été divisé par trois. « La carte d’achat reste complémentaire du système nominal et se développe en ouvrant la plate-forme fournisseurs et en augmentant le nombre de titulaires », souligne Sophie Martin. Du côté des fournisseurs, les gains sont également présents. Pour Patrick Deplaix de Radiospares, « Le coût de la commande hors produit est passé de 90 à 30 euros, en liant e-procurement et carte d’achat. Autre gain qui fait consensus : la satisfaction des clients internes devant le temps gagné et la simplification des processus. Plus largement, l’objectif est aussi de sortir du périmètre défini de la carte. « Parmi les petits montants d’achat à très fort flux, nous avons intégré les sociétés d’intérim depuis le début de l’année. Les ressources humaines utilisent aussi le système pour la formation », explique Daniel Delacour.

Des obstacles incontournables

Mais si la carte d’achat est une source indéniable de gains pour ses utilisateurs, elle n’en impose pas moins un certain nombre de contraintes. La mise en place des process impliqués par la carte demande du temps. En général implantée sur un premier site pilote, elle l’est ensuite sur plusieurs sites et chaque étape impose un dispositif d’accompagnement pour allouer des budgets, définir des autorisations, des délégations et rencontrer la hiérarchie concernée. Et par la suite, tout changement lié à l’implantation du système ou à son évolution entraîne aussi une réflexion approfondie sur les processus. La mise en place de la carte d’achat suppose de changer la culture de l’entreprise, notamment pour le management intermédiaire qui perd une partie de son pouvoir. Car la carte suppose que les contrôles ne sont plus faits a priori mais a posteriori, ce qui induit que le personnel soit responsabilisé et motivé. Et il n’est pas si simple d’imposer ce type de changement… En outre, il s’agira aussi de convaincre les services comptables, avec un message à faire passer : la carte d’achat vise à réduire les tâches administratives et donc clairement les effectifs.
Il reste de plus à convaincre les fournisseurs : « Nous avons perdu 6 à 7 mois dans le déploiement pour pouvoir affilier les fournisseurs qui n’étaient pas très intéressés par le système », explique Daniel Delacour. À l’origine, poursuit-il, c’est notre prestataire qui était chargé de leur affiliation. Ensuite, nous nous s’y sommes mis à deux avant de leur imposer la carte ».

Quelles adaptations pour les fournisseurs ?

Outre Guilbert et Radiospares, nombre de fournisseurs ont pourtant inclus la carte d’achat dans leurs offres. Ce que confirme Adeline Boukhalfa, responsable relations clientèle au sein Lavoisier (maison d’édition, agence d’abonnement et librairie) : « la carte d’achats nous permet d’être référencés parmi les fournisseurs. Cependant, si elle présente des avantages indéniables, elle a aussi, pour les fournisseurs, quelques inconvénients. Pour un petit fournisseur comme Lavoisier, qui regroupe un effectif de 110 personnes, il y a une commission prise sur les transactions par le prestataire », poursuit-elle. À cela, il convient d’ajouter le coût de la saisie de données pour le paiement – la dématérialisation des factures n’est pas encore réalisée. « Il y a également un coût en termes de temps de mise en place avec les prestataires et avec le client qui tâtonne et qu’il faut accompagner. Il ne faut pas négliger toutes ces étapes, reprend Adeline Boukhalfa. Il faut aussi prendre garde au fait qu’avec la carte d’achat, nous n’avons pas affaire à des acheteurs professionnels ou à des personnels qui ont l’habitude d’acheter mais à des acheteurs plus occasionnels. Avec ces derniers, il y a en quelque sorte une phase de reconnaissance. Pour les petits fournisseurs, il faut regarder la carte d’achat comme un plus pour la clientèle », conclut-elle. Ce que confirme Jean Stouls pour Guilbert : « pour le fournisseur, il y a des process internes à mettre en place. C’est à Guilbert de gérer et de rentrer les informations qui nous permettent de reconnaître les clients, d’enregistrer leur profil et leur numéro de carte. Il y a aussi la mise à jour des données à réaliser : date de validité, changement de carte, évolution des autorisations, etc. ». En effet, il faut que chaque commande du client soit autorisée par le prestataire des cartes utilisées, avec des systèmes spécifiques à chaque carte, sans interface avec le système Guilweb de commandes en ligne par exemple. « La commande livrée, il faut également que nous effectuions une télécollecte auprès du prestataire de la carte pour que celui-ci nous transmette le règlement. Enfin, une fois que nous avons récupéré les paiements, il faut les intégrer et les rapprocher dans nos systèmes d’information », poursuit Jean Stouls. Et ce problème est commun à tous les fournisseurs : selon les trois prestataires de carte d’achat, auxquels on peut aussi ajouter Carte Bleue, les solutions techniques sont différentes. « De plus, les outils mis à la disposition des fournisseurs ne sont pas assez développés, ou c’est à nous de les développer. Il manque par exemple un outil pour les autorisations automatiques ou pour gérer la population des possesseurs de cartes. Le retour sur investissement, s’il paraît net pour l’acheteur, l’est moins pour le fournisseur », conclut-il.

Le passage en ligne

Une autre préoccupation des utilisateurs, et plus particulièrement des fournisseurs, est de conjuguer commerce électronique et carte d’achat. Pour Patrick Deplaix de Radiospares, « La carte d’achats sera à l’aval de l’e-procurement, pour le paiement. En effet, nos clients commandent par internet et paient par carte d’achat, voire par Carte Bleue pour des particuliers. C’est une valeur ajoutée en plus. Avec, peut-être, une redondance dans les workflows d’approbation des deux systèmes », ajoute-t-il. Jean Stouls de Guilbert le confirme : « la carte d’achat sera un élément fédérateur promis à un bel avenir si l’on arrive à la globalisation des process ». Du côté des acheteurs, les attentes sont les mêmes. Au sein de Thales Avionics, les choses sont déjà avancées : « Lorsque l’utilisateur passe une commande en ligne, il remplit un champ qui correspond à son numéro de compte et envoie la commande. Ce système, valable avec Guilbert et Radiospares depuis le début de l’année, va être étendu à l’ensemble des fournisseurs concernés par la carte d’achat », explique le directeur des achats. Les objectifs 2002 sont ambitieux avec 4,5 millions d’euros d’achats, 12 500 commandes pour 65 000 transactions, 30 fournisseurs et 350 cartes visés. Les évolutions vont parfois plus loin : « Outre la mise en place de l'e-procurement, coupler carte d’achat et carte à puce permettra une utilisation pour des achats de matériels lors des missions à l'étranger. Ce système pourra concerner certaines cartes, pour un laps de temps donné, avec une sécurisation des dépenses par un process spécifique à déployer », explique Sophie Martin pour Astrium. « Le système est en amélioration constante, l'objectif actuel est d'automatiser tout le process en interne depuis l'acte d'achat jusqu'à la comptabilisation et de transférer la gestion de chaque carte à la comptabilité et non plus aux titulaires. Ainsi, il y aura une totale traçabilité des actes et de la gestion et une simplification sur le process d'achat », conclut-elle. Preuve que la carte d’achat a de beaux jours devant elle si elle sait s’adapter aux attentes des fournisseurs et des acheteurs. La balle est dans le camp des prestataires.

Les participants en chiffres
Thales Avionics
Systèmes et équipements aéronautiques
Chiffre d’affaires : 791 millions d’euros
Effectif : 4 469 personnes
Montant des achats : 450 millions d’euros
Astrium
Fabrication de satellites, filiale d’EADS
Chiffre d’affaires 2001 : 1,9 milliard d’euros
Effectif UAC (unité achats et composants) : 134 personnes
Montant des achats :   223,766 millions d’euros
Montant des achats par carte d’achat 2001 : 1 345 321 euros
44 titulaires de la carte d’achat en interne avec 25 fournisseurs et deux centrales d’approvisionnements
La Poste
Chiffre d’affaires : 17,028 milliards d’euros
Effectif : 320 000 personnes
Montant des achats : 3,5 milliards d’euros pour La Poste, 4,5 milliards d’euros pour le groupe
Guilbert
Fournituriste
Chiffre d’affaires 2000 :   3,185 milliards d’euros
Effectif : 1 785 personnes
Radiospares
Fournituriste industriel
Chiffre d’affaires : 1,25 milliard d’euros
Effectif : 4 300 personnes
Lavoisier
Maison d’édition, agence d’abonnement et librairie
Chiffre d’affaires : 27,551 millions d’euros
Effectif : 110 personnes
Minefi Le secteur public au secours de la carte d’achat
Comme aux États-Unis et au Royaume-Uni, c’est sûrement du secteur public que viendra l’avenir de la carte d’achat. En effet, c’est le ministère de l’Économie, des Finances et de l’Industrie qui a lancé la carte sur neuf sites pilotes en France. Pour Charles Simonnet, chef de projet carte et monétique au sein du Minefi, présent lors de la journée Ingenico, l’objectif est de traiter des opérations d’achat de petits montants, en tenant compte de deux particularités : la diversité et les règles de la sphère publique, avec notamment un grand nombre de collectivités locales et des processus de commande et de règlement très codifiés. « Les achats publics de petits montants représentent les deux tiers des actes de commande, de facturation, de paiement mais seulement 4 % de la valeur des achats, explique Charles Simonnet. Il y a en effet de très nombreux achats de petits montants et ces derniers représentent une charge importante. Et souvent, ce qui coûte le plus cher, c’est l’acte d’achat lui-même ».
La carte d’achat répond aussi à une double nécessité de concentration et de déconcentration de l’achat. « En effet, il faut travailler à une professionnalisation de l’achat public, à une meilleure coordination, à une standardisation plus avancée des achats, en même temps qu’à une plus grande déconcentration de l’achat en termes de délégation budgétaire et de délégation de commandes », explique Charles Simmonet. Avec un parti pris : la délégation du droit de commande est source de simplification et de responsabilisation. Il faut convaincre, prendre le temps d’expliquer, parce que le concept de délégation n’est pas évident à faire accepter. « En effet, nous introduisons la notion de budget et de crédit ; c’est à l’agent public de gérer et d’utiliser les crédits ».
Un outil standardisé
Deux conditions s’imposent pour faciliter une large utilisation de la carte. Tout d’abord, l’outil doit être standardisé entre les différents systèmes existants. D’où le rôle des opérateurs bancaires pour unifier les offres, les diffuser auprès des fournisseurs et accompagner ces derniers. Le marché doit donc encore se structurer. De plus, l’achat doit pouvoir être fait dans un magasin, en face à face ou sur internet. La carte est donc aussi un outil de paiement. Autre condition qui s’impose : il faut parallèlement un large réseau d’acceptation pour respecter le principe de la liberté d’accès à la commande publique. « La sensibilisation à l’achat de proximité est essentielle, notamment pour les collectivités locales », explique Charles Simonnet. Enfin, la carte d’achat doit se présenter comme un outil de dématérialisation de factures, ce qui n’est pas encore le cas à l’heure actuelle.
Le projet serait gagnant pour tous : « outre la simplification des process et l’allègement des tâches matérielles, nous aurions aussi une action de proximité qui favoriserait la présence des agents publics sur le terrain plutôt qu’en front office », ajoute Charles Simonnet. Argument ultime : la carte d’achat oblige l’administration à être beaucoup plus stricte dans ses délais de paiement des fournisseurs, avec pour objectif d’obtenir un délai fixe et non plus variable.

Par Guillaume Pommereau gpommereau@lettredesachats.fr

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