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La Lettre des Achats - Janvier 2020 N°289
Janvier 2020

Secteur Public

Enquête

Centrales d’achats : les fournisseurs trouvent à qui parler

Les fournisseurs trouvent à qui parler

Témoignage

Frédéric Laval - Directeur commercial - Papeteries Pichon
« La quête de l’innovation a inversé le rapport de force »

Par Véronique Pierron

Les fournisseurs trouvent à qui parler

Les centrales d’achat publiques se sont développées dans un monde où les petites collectivités n’avaient plus les moyens de lancer seules, des appels d’offres. Dans cette globalisation, les fournisseurs entrés d’abord à tâtons ont fini par y voir des opportunités : simplification, référencement de leurs produits et surtout un dialogue bien plus important, en adéquation avec les enjeux que les nouveaux marchés supposent.

«Aujourd’hui, le dialogue avec les centrales d’achat publiques est plus fort car les enjeux sont devenus plus importants », déclare Yannick Leylde, responsable territorial grands comptes publics chez Engie Entreprises&Collectivités. Pour les énergéticiens en effet, l’année 2015 marque l’arrêt des tarifs réglementés de l’électricité pour les sites ayant une puissance supérieure à 36kVA, avec comme conséquences, une grande volatilité sur les tarifs et en corollaire, leur augmentation. Des bouleversements qui ont donc imposé plus d’intelligence au niveau de la compétence d’achat, amenant Engie à resserrer son partenariat avec les centrales d’achat publiques. Coopération indispensable car les petites collectivités n’ont pas à titre individuel, la taille suffisante pour intéresser les fournisseurs d’électricité. « Nous avons donc décidé de concentrer nos efforts et d’intensifier nos relations avec les centrales d’achat publiques, explique Yannick Leylde. Nous les avons accompagnées à l’instar d’Approlys qui a lancé fin 2015, des appels d’offres pour ses centaines d’adhérents. Ces centrales ont autant besoin de nous que nous avons besoin d’elles ».
Ainsi, avec 250 millions d’euros d’engagements et 25 % de croissance, la centrale d’achat Approlys Centr’Achats dans le Val de Loire, est née en 2015 du constat que les collectivités et organisations publiques n’avaient pas toutes les moyens de lancer seules des appels d’offres (voir la LDA n°231). Si le paysage de l’achat public est chapeauté par le mastodonte Ugap qui affiche en 2019 plus de 4 milliards d’euros de volume d’achats, 22 000 clients et 700 fournisseurs, d’autres groupements se sont installés en région. C’est le cas de Capaqui Ampa en Nouvelle Aquitaine qui, créée en 2011, comptabilise 1 650 adhérents et 80 fournisseurs ou encore de l’Amca créée en 2016 pour la métropole d’Amiens qui compte 190 marchés actifs pour 145 fournisseurs. « Ces organisations vont faire converger leurs besoins avec nos compétences et offrir un marché intéressant à leurs adhérents, en mettant à leur disposition des solutions performantes, tant en ingénierie de prix qu’en services associés », précise Yannick Leylde.

Le dialogue, épicentre de la relation


Ainsi, collaborer avec une centrale d’achat change le rythme des échanges qui sont plus importants, même au quotidien. « Compte tenu de notre chiffre d’affaires qui s’élève pour 2019 à 32 millions d’euros, le dialogue est l’épicentre de notre relation avec l’Ugap », observe Aurélien Bône, directeur commercial de Socamel Technologies, spécialisé dans la distribution de repas dans les collectivités. « Même si nous conservons les mêmes parts de marché, cette coopération est facilitatrice car les intérêts des différentes parties convergent », précise-t-il. Même constat pour le fabricant de bicyclettes Arcades cycles qui vend des flottes de vélos dans 120 villes en France et 169 dans le monde. « Travailler avec une centrale d’achat fait changer de nature le dialogue car au lieu de répondre aux appels d’offres des villes, nous établissons une relation de partenariat dans la durée », explique son président, François Lucas. « L’Ugap est aussi impliqué que nous pour que les affaires se fassent », ajoute-t-il.
Isabelle Machado directrice de La Quincaillerie Picarde, n’est pas tout à fait du même avis, même si elle admet « ne pas pouvoir se passer du volume d’affaires apporté par les centrales d’achat qui représente entre 5 et 10 % du chiffre d’affaires de l’entreprise ». La Quincaillerie Picarde est titulaire de deux lots du marché acquisition et livraison de fournitures auprès de l’Amca, la centrale d’achat de la métropole d’Amiens. Elle objecte que « Si aujourd’hui, globalement, la relation fournisseur client ne change pas, les choses bougent tout de même pour le client, objecte-t-elle. Nous ne pouvons pas répondre à leurs besoins spécifiques et dans ces cas précis, déroger au référencement pour travailler en direct est le plus simple ».
Malgré tout, les fournisseurs estiment que passer par de tels groupements facilite la programmation des carnets de commandes en proposant de répondre à un appel d’offres global plutôt qu’à des dizaines, voire des centaines, élaborés par les collectivités. « L’Ugap nous apporte une sécurité juridique, ajoute François Lucas. Elle nous offre aussi plus de simplicité en produisant un appel d’offres tous les quatre ans alors qu’avant nous répondions aux villes de manière individuelle ».

Construire un partenariat


Consciente que ces partenariats avec leurs fournisseurs sont indispensables à leur croissance, les groupements établissent des procédures d’échanges avec eux. « Le dialogue est la clé de la réussite et nous l’avons mis en place tout au long de la vie du marché, de sa préparation à sa fin », confirme Julie Tomas, directrice de Capaqui Ampa. Ainsi, la centrale d’achat de Nouvelle Aquitaine dont le chiffre d’affaires s’élevait en 2018 à 21 millions d’euros, accorde beaucoup d’importance au sourçage et rencontre ses fournisseurs pour parler métier, réalité du marché et du terrain. Même souci de performance pour la Métropole d’Amiens qui a organisé avec la CCI, une réunion où les directeurs achats de chaque collectivité venaient présenter leur prévisionnel de commandes à un an, à des fournisseurs potentiels qui exposaient leurs contraintes et difficultés. Une expérience que la métropole programme de mettre en place au sein de l’Amca, sa centrale d’achat. « Il est indispensable d’agir en amont de l’acte d’achat lui-même pour offrir une visibilité aux fournisseurs potentiels », souligne Benoît Mercuzot, vice-président chargé des finances et de l’innovation d’Amiens Métropole,
De son côté, l’Ugap œuvre à des relations très étroites avec ses fournisseurs. « Nous nous plaçons dans une relation amont et avant de lancer un appel d’offres, nous rencontrons plusieurs fournisseurs pour vérifier que le business est bien en adéquation », explique Wilfried Boudas, directeur achats de l’Ugap. L’un des secrets de la réussite de la centrale est la co-prescription. « L’objectif est de produire des appels d’offres reflétant les activités de chaque métier, précise Wilfried Boudas. Nous échangeons avec ces fournisseurs pour identifier la meilleure façon de présenter leurs produits, pour être le plus possible en adéquation avec le marché ». Approlys essaie d’anticiper le plus possible, en mettant le prévisionnel d’achats de la région à disposition des fournisseurs. « Les fournisseurs peuvent se préparer car ils ont une visibilité à trois ans, observe Fabrice Picardi, directeur d’Approlys Centr’Achats. Au-delà de ces programmations, nous rencontrons nos fournisseurs stratégiques (80 % de la valeur) très régulièrement pour évoquer leurs besoins, ce qu’ils attendent de nous et les activités sur lesquelles ils vont se développer ».

Accompagner les entreprises pour qu’elles performent


Un dialogue qui a induit un accompagnement plus poussé par certaines centrales d’achat. Benoît Mercuzot évoque en effet des craintes émanant des fournisseurs pour qui « la commande publique est à la fois un mystère et une voie potentiellement dangereuse en raison notamment des délais de paiements et de la dématérialisation des factures. Souvent, ils ne comprennent pas notre manière de fonctionner ». Les procédures d’accompagnement développées par ces organisations sont destinées à rendre les fournisseurs plus performants et à développer l’éventail de leurs produits et services. C’est en tout cas ce qu’a expérimenté Socamel Tehchnologies, qui a mis en place avec l’Ugap, des solutions de location de matériel. « Lors de l’appel d’offres public, le client a la possibilité, soit d’acheter le matériel, soit de le louer, explique Aurélien Bône. Ces solutions nous donnent beaucoup d’agilité ».
Capaqui Ampa de son côté, met sa stratégie au service de la préservation du tissu économique local. « C’est un juste équilibre entre les économies d’échelles et l’intérêt que nous portons aux entreprises du territoire, remarque Julie Tomas. Ainsi, nous essayons toujours d’anticiper nos programmes d’achats pour nos fournisseurs ». Ce fut le cas par exemple, lorsque la région Aquitaine a voté le remplacement des chaises meublant les salles de restauration des organismes publiques, écoles ou hôpitaux, par des sièges plus légers afin de réduire la pénibilité des équipes de nettoyage. « Une enquête a été faite pour estimer le nombre de chaises à remplacer et cela a permis à notre fournisseur de programmer et d’anticiper sa production », ajoute Julie Tomas.
Même objectif de protection de la production locale en centre Val de Loire. Approlys Centr’Achats a été confrontée à la problématique d’une filière alimentaire de la région dont les prix de vente avaient augmenté en raison de circonstances directement liées au réchauffement climatique. Tant et si bien qu’il revenait moins cher d’aller se pourvoir sur des marchés étrangers. « Nous procédons à un travail avec la filière alimentaire locale de manière à pouvoir approvisionner les lycées et collèges de la Région, quitte à payer un peu plus cher, explique Fabrice Picardi. Une vraie centrale d’achats doit pouvoir accompagner les entreprises pour qu’elles performent. Nous nous plaçons dans une conception de pur partenariat ».

Dangers et vertus de la massification


Toutefois, les fournisseurs restent sur leurs gardes car le risque de massification induit par ces groupements n’est pas facile à gérer. « La principale peur est liée à la déshumanisation et à la délocalisation des marchés, observe Isabelle Machado. Nous avons eu des exemples de marchés attribués à des entreprises externes à la région d’Amiens dont nos clients se plaignent car le service de proximité est inexistant ». La Quincaillerie Picarde travaillait elle-même avec la centrale d’achat Cap’Oise Hauts de France et, même si elle admet que « se passer de ce chiffre d’affaires est difficile », elle explique aussi qu’avec « une centrale d’achat trop importante, dépanner nos clients à l’instant T est impossible ».
Toutefois, certaines organisations ont conscience de leur statut de mastodonte et des complexités que cette taille peut engendrer. Ainsi, l’Ugap « analyse chaque marché fournisseur avant de lancer une nouvelle offre, afin de confirmer que son positionnement de centrale nationale lui permettra d’y trouver sa place, analyse qui nous a amenés par le passé, à renoncer à traiter certains marchés », précise Wilfried Boudas. Ce fut le cas des espaces verts que l’Ugap ne traite que pour la région Île de France car pour le reste du territoire, les collectivités clientes souhaitent passer par des micros marchés locaux. Même si elle a des inconvénients, la globalisation est toutefois source d’opportunités. D’abord pour le fournisseur qui profite d’un référencement pour ses produits et s’épargne des réponses en cascade à des appels d’offres. Ensuite les collectivités sont gagnantes car « les volumes consommés par la région ont des effets de leviers dont bénéficient toutes les collectivités », souligne Julie Tomas.
Certains fournisseurs en font une stratégie, à l’instar d’Arcades Cycles qui propose de passer par l’Ugap même lorsqu’il démarche les villes de façon individuelle. « C’est une manière d’offrir une autre solution d’achats et pour nous, c’est plus simple car passer par une centrale est plus rapide et lorsque le produit est référencé, les appels d’offres sont bien maîtrisés », précise François Lucas. Une vision partagée par ces groupements si l’on en croit Benoît Mercuzot qui conclut que « le fournisseur doit ressortir gagnant en raison des volumes et de la visibilité sur les marchés que lui offre la centrale d’achats ».
Portraits

Yannick Leylde

Responsable territorial grands comptes publics, Engie Entreprises&Collectivités

" Ces centrales ont autant besoin de nous que nous avons besoin d’elles "



Isabelle Machado

Directrice, quincaillerie Picarde

" Avec une centrale d'achat trop importante, dépanner nos clients à l'instant T est impossible "

Par Véronique Pierron

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