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La Lettre des Achats - Septembre 2003 N°109
Septembre 2003

Management

Dossier

Achats hors production

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Pour mieux s’imposer, les acheteurs passent à la vitesse supérieure

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Externalisation des achats hors production
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L’infogérance et les services administratifs au premier rang

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Qui prendra la main ?

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Menace ou opportunité pour les services généraux ?

Étude American Express-AT Kearney
Comment réduire les coûts indirects liés aux voyages

Services généraux et services achats
Les fournisseurs optent pour un mariage de raison

Témoignages

Terry Davis, directeur des achats et des moyens généraux, Schindler France
“ J’ai visité toute la France pour sensibiliser les réseaux à la culture achats ”

Philippe Compagnon, directeur des achats, La Française des Jeux
“ Nous devons adapter notre stratégie aux différents types d’achats ”

Nicolas Mathieu, directeur de la stratégie achats, Groupe Bayard Presse
“ Le problème des achats généraux reste l’application des contrats-cadres ”

Interviews

Jean-Pierre Lau, directeur des achats hors production, Alcatel
“ Nous devons sans cesse démontrer notre efficacité ”

Jacques Chambre, directeur des achats hors production, Thales
“ Avec l’externalisation, l’acheteur devient un "supplier relationship manager" ”

Christian Campion - directeur des achats hors production - Général Electric System Europe
“ Développer les groupes de travail pour multiplier les leviers d’achat ”

Ignacio Sanguesa, directeur des achats, Telefónica
“ Suivre un tableau de bord adapté ”

Hans-Hermann Grundmann, directeur des achats, Bayer Polymers
“ Nous avons gagné en termes de mobilisation de ressources et de matériels ”

Points-clés

Les dix points-clés

Par Adèle Naudy anaudy@lettredesachats.fr

Services généraux et services achats

Les fournisseurs optent pour un mariage de raison

Services généraux et achats : coordination ou cohabitation ? Comment appréhender leur rôle spécifique sur le fonctionnement et les évolutions des achats généraux ? Pour faire le point, un regard extérieur peut s’avérer nécessaire. Une fois de plus, nous avons décidé de passer de l’autre côté de la barrière et d’interroger les fournisseurs. Témoins plus ou moins subjectifs, ils éclairent, sous un angle nouveau, les relations entre services généraux et achats. Ces deux acteurs peuvent ainsi agir séparément ou de concert selon la répartition des tâches instaurée dans l’entreprise.

Directrice de la communication et du développement du Proseg, Jacqueline Constant a pu constater qu’une nouvelle catégorie de visiteurs a investi le salon consacré aux achats généraux. « Depuis sa création il y a dix ans, les acheteurs sont, chaque année, de plus en plus présents. Ils constituent aujourd’hui 30 % du visitorat ». Antoine Lainé, directeur commercial d’Exprimm Bouygues (multiservices et externalisation) peut en témoigner à sa manière : « Une forme de leadership a été prise par les achats sur les services généraux ». Pascal Poussineau, directeur commercial de SVP Transport, adopte le même point de vue : « Les services généraux ont perdu de leur pouvoir. Les entreprises du secteur bancaire par exemple ont structuré leurs achats et leur ont donné du poids. Dans les grandes entreprises, des plates-formes ont été mises en place avec des achats bien maîtrisés ». Au bénéfice, bien sûr, des services achats.
La plupart des fournisseurs déclarent que leurs interlocuteurs sont à la fois les services généraux et le service achats. Chacun, s’il possède des compétences propres, agit également sur une aire commune.

Un périmètre partagé

Ces zones franches, les directeurs commerciaux sont plus enclins à les remettre aux services généraux. Mais comment tracer la frontière permettant de délimiter les attributions du service achats de celles des services généraux ? Les fournisseurs se sont fait une idée de la position assignée à chacun et prônent une certaine division des tâches, où le rôle des uns et des autres serait bien circonscrit. En outre, les services achats ont incontestablement évolué. Les fournisseurs sont plus ou moins aptes à admettre ces mutations et espèrent qu’elles ne jouent pas en leur défaveur.
Pour les fournisseurs, le travail entre service achats et services généraux s’inscrirait dans une « collaboration » où ces derniers se succéderaient selon les étapes de l’acte d’achat. Antoine Lainé d’Exprimm Bouygues résume ainsi l’ensemble des propos recueillis, en avançant que les fournisseurs ont « d’abord affaire aux services généraux, puis aux achats ». Les services généraux auraient, de leur côté, la mainmise sur le sourcing et la création de panels fournisseurs. Ils auraient ainsi à intervenir plus en amont du processus, définissant au préalable les besoins et établissant le cahier des charges. Cependant, pour certains fournisseurs, le cahier des charges peut déjà être attribué aux achats et la majorité d’entre eux considère que c’est à partir de la négociation que les achats peuvent entrer en jeu. Cette première amorce se poursuivrait par la contractualisation. Les achats devraient donc avoir un rôle en aval des services généraux, ciblé sur la conclusion des contrats.

Des acheteurs focalisés sur les prix…

Si les fournisseurs ont en tête un schéma classique de la répartition des tâches entre services généraux et achats, ils envisagent différemment l’avenir des acheteurs. Ainsi, pour certains fournisseurs, les achats mériteraient de se cantonner à leur rôle : celui d’acheteurs. « Les acheteurs intelligents ont l’intelligence de s’en remettre aux services généraux », estime Patrick Girard, directeur commercial de Soft Ads (équipement audiovisuel). Parole abrupte qui démontre que les fournisseurs ont souvent une vision négative de l’acheteur focalisé sur le prix. Ce que confirme Marc Rocagel, directeur commercial de Novarchive (archivage) : « L’aspect financier devient de plus en plus dominant, ce qui constitue un danger ». Dans certains cas, l’acheteur laisserait même un cadeau empoisonné aux services généraux : le lourd héritage du contrat. Car les fournisseurs s’accordent à dire que l’obsession du prix conduit à des erreurs dont peuvent pâtir les services généraux chargés du suivi. « S’il y avait une révolution, les achats devraient être partie prenante des suivis », confirme a contrario Antoine Lainé d’Exprimm Bouygues. Cette affirmation présente l’autre vision de la place des services achats, leur réclamant d’être plus prospectifs. Ils pourraient élargir leur champ d’action et combler ainsi les lacunes tant décriées. Cela signifierait qu’ils seraient investis dans le suivi des contrats ou interviendraient plus en amont du processus.

Une collaboration à optimiser

De ce fait, les fournisseurs reprochent aux acheteurs de n’intervenir que dans la passation du contrat et de ne pas avoir une réelle connaissance des besoins. Ce raisonnement peut sembler assez paradoxal. En effet, ils demandent aux acheteurs de se contenter des prix et de leur négociation, mais les griefs formulés concernent justement leur vision limitée de l’ensemble du processus. Ces mêmes fournisseurs préféreraient ainsi s’entretenir avec les services généraux qui posséderaient une connaissance globale du sujet. Ceux-ci sont considérés comme plus concernés, demandeurs et impliqués. Mais faire intervenir davantage les services achats signifierait-il un recul des services généraux ? Il s’agirait plus certainement d’une évolution dans la coordination jusqu’alors instaurée. Impliquer davantage les achats permettrait de conférer plus de cohérence à l’ensemble des contrats passés. Il ne faut toutefois pas généraliser la propension des fournisseurs à souhaiter le maintien de ce découpage des tâches et à contester la place grandissante des achats. Au regard de certains, les services généraux seraient aujourd’hui dans une fonction presque d’audit, avec un rôle consultatif. Mais il n’est pas encore d’actualité de les reléguer au placard. Ils conservent une place importante, notamment pour la prise de décision.
Outre cette dualité d’acteurs, les fournisseurs déclarent avoir un regard plutôt positif sur le fonctionnement interne, entre services généraux et service achats. Attention aux propos langue de bois et aux paroles bienveillantes pour ne pas s’attirer les foudres des clients. De l’extérieur, on ne souhaite pas savoir s’il existe des conflits internes. Les tensions ressenties par le passé, semblent s’être estompées. Les « conflits de chiens et chats » ou les batailles entre services ont perdu de leur intensité. Désormais, les fournisseurs souhaitent travailler avec des entreprises cohérentes, parlant d’une même voix.

Deux acteurs indissociables

Les services généraux et les achats peuvent-ils travailler de façon harmonieuse ? Si des dysfonctionnements subsistent, les fournisseurs maintiennent que le travail ne peut être fait qu’ensemble, par la concertation et la coordination. Gilles Mauvois, directeur commercial de Water Logic France (distributeur de boissons) souligne que la clé reste la communication en interne. Pascal Poussineau de SVP Transport précise : « Il n’y a pas d’incohérence dans le fonctionnement entre services achats et services généraux. Il faut néanmoins effectuer des réglages car chacun a tendance à camper sur ses positions ». Éviter de travailler en situation de cloisonnement peut permettre de gagner en cohésion face aux fournisseurs. « L’acheteur ne doit pas être en conflit interne ; les deux fonctions ne s’opposent pas, elles sont complémentaires », précise à ce sujet Patrick Girard de Soft Ads. Considérés comme deux corps de métiers différents, services généraux et achats ne sont pas vus comme des concurrents. « Leur statut n’est pas comparable et leurs tâches sont bien définies. Ils sont, en quelque sorte, de mèche », ajoute même Gilles Mauvois.
Les points de vue restent variables d’un secteur d’activité à l’autre et rien ne permet d’affirmer que les achats prennent le pas sur les services généraux. D’une manière générale, les fournisseurs n’imaginent pas d’évolution des uns au détriment des autres. S’il y a des modifications, elles seront surtout qualitatives. Le but sera d’optimiser le travail commun entre services généraux et achats. Un retrait des services généraux du domaine des achats hors production n’est, pour l’instant, pas concevable. Chacun occupe une place précise et les règles sont déjà bien ancrées. La relation avec les fournisseurs est donc gérée à deux et ne semble pas pouvoir être envisagée autrement.

Par Adèle Naudy anaudy@lettredesachats.fr

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