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La Lettre des Achats - Septembre 2014 N°230
Septembre 2014

Secteur Public

Reportage

Les fournisseurs innovants entrent au musée

RMN-GP : les fournisseurs innovants entrent au musée

Témoignage

Partenaire externe : Ludovic Labidurie - PDG de Néolux LED Lighting Solutions
« Effectuer un travail d’éducation auprès des prescripteurs »

Par Trécan Guillaume

Les fournisseurs innovants entrent au musée

Afin d’aider la Réunion des musées nationaux-Grand Palais (RMN-GP) a apporté à ses publics des services modernes et efficaces, tout en optimisant ses coûts d’exploitation, la direction des achats mise sur les fournisseurs innovants. Tour d’horizon en trois projets.

La direction des achats de la Réunion des musées nationaux-Grand Palais (RMN-GP) s’inscrit résolument dans l’objectif affiché par le gouvernement de consacrer 2 % du montant de la commande publique nationale aux entreprises innovantes. Pour cet établissement qui gère deux musées : Le Grand-Palais et le musée du Luxembourg, qui collabore avec une vingtaine de musées partenaires à Paris et en province, organise une vingtaine d’expositions par an, édite des ouvrages d’art et commercialise des produits dérivés, l’innovation est en effet une nécessité opérationnelle.
« Le préjugé qui collerait à l’univers muséal une image poussiéreuse ne reflète en rien la réalité de nos activités, cadre la directrice adjointe des achats de la RMN-GP, Ahlem Hamdi. Qu’il s’agisse de l’organisation des expositions, de l’édition, qui vit notamment la transformation numérique, ou encore de la gestion de nos 40 boutiques, qui fait aussi de nous des commerçants et, à ce titre, nous conduit à nous adapter à la révolution du commerce en ligne, les métiers avec lesquels nous travaillons sont tous fortement impactés par l’innovation. Ils présentent également des niveaux d’exigence très élevés qui nous obligent à rechercher en permanence des solutions spécifiques. » Une simple tasse à café sur laquelle était reproduite la Joconde a ainsi nécessité plusieurs essais de peintures avec un fournisseur, afin que les teintes utilisées correspondent aux attentes de l’établissement.

Des cartons d’invitation dématérialisés


En ces temps de restrictions budgétaires (les opérateurs de l’Etat étant censé générer 300 millions d’économies par an, voir La Lettre des Achats n°225), l’innovation est un moyen bien identifié par les prescripteurs de sauvegarder leurs missions tout en réduisant les coûts. « Le redesign to cost est un des éléments de motivation pour adopter des innovations », confirme Ahlem Hamdi, dont les équipes ont placé ce thème au cœur de leurs échanges avec les prescripteurs. C’est par exemple d’une discussion avec le service communication sur ses besoins pour l’année suivante qu’est partie, en 2012 l’idée de remplacer partiellement les cartons d’invitation aux vernissages par des invitations dématérialisées avec QR code.
La RMN-GP organise une cinquantaine d’événements  privés par an pour dévoiler ses expositions à des publics restreints. Ce qui signifie pour chaque vernissage jusqu’à 10 000 cartons à faire imprimer, à mettre sous pli et à expédier, soit des coûts directs et indirects importants, qui sont globalement divisés par dix avec l’adoption de l’invitation dématérialisée. « Sans compter que gérer l’accueil de manière efficace et fluide apporte évidemment des bénéfices en termes d’image », ajoute Ahlem Hamdi.
Ce co-développement s’est fait dans la continuité du marché de gestion de la base de contacts des relations publiques, avec l’éditeur qui en avait la charge. En interne, outre la direction de la communication, le projet a mobilisé la direction des systèmes d’information et, en externe, en plus de l’éditeur, des graphistes qui se sont appliqués à ce que l’invitation électronique soit esthétiquement à la hauteur des anciens cartons. Différents acteurs coordonnés par l’acheteur en charge du projet, dont le savoir-faire métier s’est exprimé au niveau de l’expression du besoin et de sa transposition dans un cahier des charges. En tout le projet a pris trois à quatre mois de travail, avant sa première application concrète en avril 2013.

Audioguides sur smartphones


Il s’avère évidemment plus compliqué de faire adopter une solution technologiquement en rupture, ne serait-ce que parce qu’un appel d’offres public ne peut désigner une solution de manière trop précise au risque de basculer dans le favoritisme, ou encore parce qu’une entreprise innovante préfèrera réserver sa solution à un donneur d’ordres plus prompt à décider. C’est notamment ce qu’a fait la société smArtapps, concepteur d’applications d’audioguides sur smartphone, qui s’est tournée vers le musée Jacquemart André pour populariser sa solution, avant d’investir des musées publics.
La direction des achats de la RMN-GP n’a pas pour autant déserté le champ de l’innovation de rupture et elle l’a démontré dernièrement en invitant le concepteur français d’une solution d’éclairage novatrice à présenter plusieurs produits aux prescripteurs de la RMN-GP. Dans son show-room du quartier latin, la société Neolux LED Lighting Solutions a ainsi fait une démonstration du système Light Fidelity (dit LI-Fi), une technologie qui permet de transmettre des informations (tout comme en wi-fi) à travers un faisceau lumineux. Une solution qui permet, en éclairant une œuvre, de transmettre à celui qui la contemple des informations en texte, image ou vidéo pour enrichir sa compréhension.
Etaient invités des prescripteurs de la RMN-GP, chefs de projet, responsables de l’économat global des événements et des fournisseurs susceptibles de référencer ce type de solutions, scénographes, sociétés de production, éclairagistes… ainsi que des confrères du SAE, avec lesquels les acheteurs de la RMN-GP travaillent en permanence.

Un peu plus que de la lumière


« Nous avons organisé cet événement pour éveiller l’attention des prescripteurs sur une solution innovante, porteuse d’économies – dont cette société n’est pas le seul détenteur – pour qu’ils l’intègrent ensuite dans leur démarche a apriori. Ce type de manifestation permet aussi de faire en sorte que les fournisseurs soient moteurs des changements. Le service achats ne peut pas en porter seul la dynamique », témoigne Richard Garcia, acheteur co-organisateur de cet événement « Les achats innovants sont essentiels pour la pérennisation des expositions car ils sont un moyen de mieux maîtriser les coûts importants liés à leur production. Tout le monde a à l’esprit que préserver le projet culturel passe par la mise en œuvre de nouvelles solutions, notamment celles qui permettront de réduire les consommations énergétiques », poursuit-il. Elles représentent en moyenne 25 à 30 % du coût des installations scénographiques d’une exposition. Les prescripteurs ne s’y sont d’ailleurs pas trompés et ont répondu présent lors de cet événement.
Le plus compliqué était peut-être de convaincre le fournisseur lui-même, bien conscient que son effort ne débouchera pas immédiatement sur un contrat. Mais il sait aussi que, par leur taille et l’intérêt que représentent les contrats publics en termes de références, le jeu en vaut la chandelle.


En chiffres
RMN-GP
Etablissement culturel public
Chiffre d’affaires : 123,7 millions € (hors subvention de l’Etat)
Effectif total : 1 060 personnes
Montant des achats : plus de 70 millions € soit 200 marchés passés à l’année
Effectif achats : 12 personnes dont 6 acheteurs

La feuille de route des innovations 2014 de la RMN-GP
Accueil du public : Dispositifs d’affichage des informations dans les expositions, outil de gestion la relation client, outil de gestion des visites de conférence, audioguides interactifs, exposition virtuelle à destination du public scolaire
Impression : application d’impression publications en ligne
Numérisation : systèmes de numérisation des fonds photographiques, applications pour l’initiation à l’art en ligne, techniques de personnalisation des produits dérivés
Sécurité : systèmes de comptage des visiteurs, systèmes de protection des œuvres exposées, systèmes de sécurité incendie pour le Grand Palais
Energie et environnement : éclairage des expositions temporaires
IT télécoms : application numérique « photothèque universelle », équipements et applications destinées aux collaborateurs, applications pour les usagers du Grand Palais, développement e-commerce et magasins connectés, réalisation de modèles en 3D dans le cadre du projet « France Collections », outils informatiques de gestion des espaces du Grand Palais
Transport, logistique et bâtiment : mobilier ergonomique pour les librairies et boutiques, équipements de manutention de marchandises

Par Trécan Guillaume

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