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La Lettre des Achats - Avril 2004 N°116
Avril 2004

Marchés

Dossier

Imprimantes

Article

Les acheteurs jouent la carte du service

Prestataires
Les fabricants se positionnent sur le service

L’implication des acheteurs
Un travail partagé

Sodexho Alliance
Rationaliser avant l’externalisation

Un marché fournisseurs encore éclaté

Produits de fonctionnement industriel
Un référencement commun pour réduire les coûts

Distribution industrielle
L’e-business au secours d’un marché fragmenté

Témoignages

Sylviane Monnier Responsable du référencement fournisseurs, BNP Paribas groupe
“ Le coût à la page ou l’externalisation n’étaient pas viables ”

Jean-Jacques Lang Directeur des achats corporate, SI et télécoms, Alcatel
“ Le service achats a joué un rôle de catalyseur ”

André Haziza Responsable des achats, BNP Paribas Épargne
“ Un seul fournisseur, une référence unique ”

Christophe Mallet-Monceau Responsable des achats, NRJ Group
“ Les achats interviennent en support ”

Éric Duarte Directeur des achats hors production, Belron
“ Travailler la discipline en interne avant d’externaliser ”

Richard Gabry Responsable des achats, WoltersKluwer
“ Dans un groupe de presse, la culture papier est très forte ”

Stéphane Lebarbier Directeur des achats, Astra Zeneca
“ 45 % de gains sans changement de prestataire ”

Gérald Benchetrit Responsable des achats média, télécoms et informatique, Volkswagen
“ Nous avons supprimé les trois-quarts de nos imprimantes ”

Points-clés

Imprimantes
Les cinq points-clés

Fournitures industrielles
Les cinq points-clés

Fournitures industrielles

Interviews

Laurent Chevallier - Responsable des achats hors production, - Aventis
« Utiliser les mêmes leviers de négociationque pour les achats de production »

Axel Jardin - Responsable du service achats, - Stratinor
« Rationaliser et standardiser nos achatsavec un catalogue interne dédié »

Marc Lamendour - Responsable de marchés achats, - KeyMRO
« Réduire le nombre de distributeurs plutôt que le nombre de marques »

Par la rédaction

Fournitures industrielles

Les cinq points-clés

1Travailler le besoin en amont

Pour les fournitures industrielles, l’élaboration d’une stratégie formalisée passe par la fixation d’objectifs économiques et qualitatifs. Outre la mesure des consommations de l’entreprise, il est donc nécessaire de poser les bonnes questions aux clients internes en amont, lors de l’expression du besoin, à savoir essentiellement lors de l’achat de l’équipement initial. À ce stade, il est conseillé de bien clarifier le besoin pour procéder à son optimisation, en imposant par exemple le fabricant de certains composants qui seront à renouveler. C’est également à ce stade que l’on peut réfléchir, avec les clients internes, à standardiser ou à substituer des produits. Dans un souci d’efficacité, il est judicieux de considérer de grandes masses et de ne pas aborder les différentes références dans un premier temps. Ce qui amènera à travailler de manière synthétique auprès du distributeur pour obtenir un gain réel.

2 Établir le processus de commande

Comme nous l’avons signalé, la famille des fournitures industrielles comporte parfois des milliers d’articles. Lorsque l’achat est récurrent, soit la grande majorité des articles, un premier axe de travail se dégage : il s’agira d’établir une gestion des stocks et la définition d’un seuil de réapprovisionnement pour simplifier et automatiser le renouvellement. Pour ces mêmes articles, un autre axe, complémentaire au précédent, comportera la création en interne d’un catalogue dédié, associé à l’autorisation donnée aux prescripteurs et utilisateurs de commander en direct chez le distributeur. Ces deux objectifs, qui vont demander un travail important, supposent de s’engager sur le long terme avec le ou les distributeurs choisis, ce qui peut donner à l’acheteur un bon levier de négociation.

3 Consulter largement le marché fournisseurs

Sur ce segment, le marché fournisseurs est atomisé, entre fabricants et distributeurs. Lors de la mise en place d’un contrat et de son renouvellement – le fabricant étant plus ou moins déterminé et figé –, on analysera la qualité des services des différents distributeurs. L’objectif est de faire un choix qui repose sur la garantie du respect du délai ou bien sur la création de stocks tampons ou de sécurité afin de diminuer les risques de rupture. Pour les fournitures critiques ou sensibles, on peut prévoir dans le contrat des clauses d’astreinte et de réactivité, avec éventuellement des bonus-malus. Lorsque l’entreprise a plusieurs sites industriels, un autre critère de sélection du distributeur serait de jouer la double carte de la centralisation et de la proximité en prenant un fournisseur à l’implantation nationale. La centralisation supposera un interlocuteur et un contrat uniques, tandis que les relations se feront avec les agences de voisinage. Pour des volumes importants dans une marque, l’un de nos contacts suggère également des contrats tripartites client-fabricant-distributeur.

4 Mettre en place un catalogue

Lorsque l’acheteur est en charge des fournitures industrielles, l’un de ses objectifs est d’offrir aux clients internes de commander en direct chez le distributeur sélectionné. L’une des solutions est alors de créer un catalogue interne qui peut prendre différents formats. Comme nous l’avons vu, lorsque l’achat ou l’approvisionnement est récurrent, une des éventualités est de mettre à disposition un extrait condensé du catalogue fournisseur ; il ne comprendra que les articles pour lesquels il existe un besoin dans la société. Si la récurrence ne porte pas sur le produit à renouveler mais sur le ou les fabricants, il est possible d’installer en interne la totalité du catalogue, avec un tarif dédié et négocié avec le distributeur. Un dernier cas reste à examiner : le référencement des marques et/ou produits de substitution. Aux catalogues décrits précédemment, il est judicieux d’ajouter, si les marchandises achetées l’autorisent, les fabricants et leurs fournitures de remplacement. Un tableur, couplant besoins internes et références fabricants/fournisseurs, sera une bonne approche de ce catalogue, avant le lancement de réalisations plus sophistiquées. Il s’agira par exemple de recourir à un système d’e-procurement qui peut d’ailleurs se construire en interne ou directement à partir de la solution proposée par le fournisseur. Ces outils permettent aussi de renforcer le suivi des consommations, avec un reporting et un historique optimisés.

5 Impliquer prescripteurs et utilisateurs

Des centaines de marques sont généralement représentées lors de l’achat de fournitures industrielles. De plus, très souvent, les fabricants n’autorisent pas l’achat en direct et imposent aux clients leur politique de commercialisation qui définit comme intermédiaire le distributeur. Ce qui, pour les fournisseurs, peut multiplier les points d’entrée dans l’entreprise. Pour rationaliser au mieux cette famille d’achats et contenir l’inflation des références, il faut participer avec le prescripteur à la définition du besoin pour travailler à la fois sur les produits et les marques mais aussi sur le panel de distributeurs et de fabricants. L’implication lors de la création du cahier des charges laisse aussi la possibilité de standardiser la pièce de renouvellement ou de définir des pièces de substitution, et ce en accord avec les parties impliquées. Ensuite, il faut impliquer le client interne tout le long de la chaîne de valeur achats, jusqu’au choix final du fournisseur : il aura ainsi moins la tentation d’aller se fournir ailleurs. C’est également ensemble que sera fait le choix d’une éventuelle externalisation de tout ou partie de la gestion des fournitures industrielles.

Par la rédaction

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