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La Lettre des Achats - Avril 2004 N°116
Avril 2004

Marchés

Dossier

Imprimantes

Article

Les acheteurs jouent la carte du service

Prestataires
Les fabricants se positionnent sur le service

L’implication des acheteurs
Un travail partagé

Sodexho Alliance
Rationaliser avant l’externalisation

Un marché fournisseurs encore éclaté

Produits de fonctionnement industriel
Un référencement commun pour réduire les coûts

Distribution industrielle
L’e-business au secours d’un marché fragmenté

Témoignages

Sylviane Monnier Responsable du référencement fournisseurs, BNP Paribas groupe
“ Le coût à la page ou l’externalisation n’étaient pas viables ”

Jean-Jacques Lang Directeur des achats corporate, SI et télécoms, Alcatel
“ Le service achats a joué un rôle de catalyseur ”

André Haziza Responsable des achats, BNP Paribas Épargne
“ Un seul fournisseur, une référence unique ”

Christophe Mallet-Monceau Responsable des achats, NRJ Group
“ Les achats interviennent en support ”

Éric Duarte Directeur des achats hors production, Belron
“ Travailler la discipline en interne avant d’externaliser ”

Richard Gabry Responsable des achats, WoltersKluwer
“ Dans un groupe de presse, la culture papier est très forte ”

Stéphane Lebarbier Directeur des achats, Astra Zeneca
“ 45 % de gains sans changement de prestataire ”

Gérald Benchetrit Responsable des achats média, télécoms et informatique, Volkswagen
“ Nous avons supprimé les trois-quarts de nos imprimantes ”

Points-clés

Imprimantes
Les cinq points-clés

Fournitures industrielles
Les cinq points-clés

Fournitures industrielles

Interviews

Laurent Chevallier - Responsable des achats hors production, - Aventis
« Utiliser les mêmes leviers de négociationque pour les achats de production »

Axel Jardin - Responsable du service achats, - Stratinor
« Rationaliser et standardiser nos achatsavec un catalogue interne dédié »

Marc Lamendour - Responsable de marchés achats, - KeyMRO
« Réduire le nombre de distributeurs plutôt que le nombre de marques »

Par la rédaction

Imprimantes

Les cinq points-clés

1 Travailler l’impression en équipe

La première étape d’un programme de rationalisation des coûts d’impression passe par la création d’un groupe de travail entre les services traditionnellement responsables de l’achat ou de la gestion des outils d’impression (imprimantes, photocopieurs, consommables), à savoir les services généraux et la direction informatique. Le service achats peut constituer un catalyseur entre ces départements pour éviter les conflits. Il doit les réunir pour déterminer les objectifs et les modalités du projet.

2 Réaliser un état des lieux

Les acheteurs doivent recenser les dépenses d’impression, le nombre d’imprimantes, de photocopieurs, de consommables, mais aussi analyser l’emplacement des différents outils pour mieux préparer le plan de rationalisation. Comprendre comment l’on recourt à ces appareils conduit à retirer ceux qui sont sous-utilisés et à ajouter des machines aux endroits où la consommation est importante, afin d’éviter des pannes à répétition.

3 Identifier les besoins des clients internes

Les utilisateurs doivent être associés au projet pour connaître leurs attentes et comprendre la typologie des documents imprimés. Cette démarche donne la possibilité de déterminer la technologie à adopter (couleur, monochrome, vitesse). Par exemple, les commerciaux ont souvent besoin d’imprimantes couleur, ce qui est dû aux caractéristiques de leur profession. De même, dans un souci de confidentialité, certains services, comme les ressources humaines, ne peuvent faire l’impasse d’une imprimante personnelle.

4 Diminuer le nombre d’imprimantes

Les imprimantes individuelles, pratiques par leur proximité, coûtent cher, surtout si elles sont nombreuses et de marques diverses. Elles doivent être supprimées, en adoptant des appareils multifonctions davantage partagés. En un seul dispositif, ils offrent plus de fonctionnalités : imprimante, copieur, scanner, voire fax. Outre les réductions de coûts qu’ils apportent, les multifonctions peuvent compenser la perte de l’imprimante individuelle chez les utilisateurs par le nombre de services rendus. Mais il faut prendre garde à ne pas les positionner trop loin des collaborateurs, sous peine d’accroître les coûts cachés liés aux déplacements. Autre avantage du retrait de l’imprimante personnelle : les collaborateurs impriment moins de documents inutiles car ils doivent se déplacer pour récupérer leurs impressions.

5 Recourir au coût à la page ou à l’externalisation

Le coût à la page permet de réduire les coûts, puisque l’entreprise n’a pas à stocker les consommables ou à gérer la maintenance par à-coup – tout étant inclus dans le prix payé à la page. L’installation, la formation, la location ou l’extension de garantie peuvent être également incluses. Toutefois, il convient d’être prudent si le prestataire propose une consommation déterminée préalablement : il est difficile de prévoir le nombre d’impressions sur plusieurs mois. D’autre part, selon la taille et la composition du groupe, il peut être intéressant d’externaliser la gestion du parc : le fournisseur s’occupe alors de changer les machines selon la croissance ou la décroissance de l’entreprise. Un bémol : à l’échelle mondiale, la réactivité des fournisseurs n’est pas uniforme.

Par la rédaction

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