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La Lettre des Achats - Septembre 2003 N°109
Septembre 2003

Management

Dossier

Achats hors production

Autres articles

Achats hors production
Pour mieux s’imposer, les acheteurs passent à la vitesse supérieure

Systèmes d’information
Finaliser la liaison entre e-procurement et ERP

Externalisation des achats hors production
L’outsourcing gagne du terrain en Europe

L’externalisation en Europe
L’infogérance et les services administratifs au premier rang

Observatoire de l’externalisation
La grande métamorphose de l’externalisation donne le premier rôle aux acheteurs

Observatoire de l’externalisation
Externalisation : les 10 points à surveiller lors de la contractualisation

Secteur public
Les acheteurs du public professionnalisent leurs achats

Dépenses publiques
Des économies, mais comment ?

Acheteurs-services généraux
Qui prendra la main ?

Externalisation
Menace ou opportunité pour les services généraux ?

Étude American Express-AT Kearney
Comment réduire les coûts indirects liés aux voyages

Services généraux et services achats
Les fournisseurs optent pour un mariage de raison

Témoignages

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“ J’ai visité toute la France pour sensibiliser les réseaux à la culture achats ”

Philippe Compagnon, directeur des achats, La Française des Jeux
“ Nous devons adapter notre stratégie aux différents types d’achats ”

Nicolas Mathieu, directeur de la stratégie achats, Groupe Bayard Presse
“ Le problème des achats généraux reste l’application des contrats-cadres ”

Interviews

Jean-Pierre Lau, directeur des achats hors production, Alcatel
“ Nous devons sans cesse démontrer notre efficacité ”

Jacques Chambre, directeur des achats hors production, Thales
“ Avec l’externalisation, l’acheteur devient un "supplier relationship manager" ”

Christian Campion - directeur des achats hors production - Général Electric System Europe
“ Développer les groupes de travail pour multiplier les leviers d’achat ”

Ignacio Sanguesa, directeur des achats, Telefónica
“ Suivre un tableau de bord adapté ”

Hans-Hermann Grundmann, directeur des achats, Bayer Polymers
“ Nous avons gagné en termes de mobilisation de ressources et de matériels ”

Points-clés

Les dix points-clés

Par Laurence Mizrahi

Secteur public

Les acheteurs du public professionnalisent leurs achats

En élargissant la zone d’application des marchés « sans formalité », la prochaine version du Code des marchés publics pourrait bouleverser la vie des acheteurs de l’État et des collectivités, notamment pour ce qui concerne les achats généraux. Mais déjà, dans ce domaine comme sur d’autres segments d’achats, les acheteurs multiplient les initiatives pour réduire les coûts, en s’inspirant des méthodes du secteur privé, en regroupant leurs achats ou encore en recourant au commerce électronique.

Le décret qui va peut-être1 s’ajouter dans les prochains mois au Code actuel des marchés publics pourrait marquer un tournant dans l’histoire des achats publics, en particulier pour les fournitures courantes – elles représenteraient environ 15 % de l’ensemble des achats publics. Le secteur public nomme ainsi « toutes les fournitures non spécifiques de la personne publique », telles que les fournitures de bureau, le mobilier, les produits d’entretien, les véhicules, certains matériels informatiques ou des consommables usuels com-me l’essence pour les véhicules, le fuel pour les chaudières, les denrées alimentaires, les équipements de cuisine, etc. « Ce qui revient à peu de chose près aux achats généraux du secteur privé », estime Gabriel du Plessis, responsable du secteur public au sein du prestataire d’enchères électroniques SynerDeal.

Des marchés sans formalités

Tandis que jusqu’à présent, du fait des règles du Code des marchés publics, beaucoup de ces achats de fournitures courantes étaient réalisés par voie d’appels d’offres, une majorité d’entre eux pourrait, à la suite du futur décret, se passer de toutes formalités. Au travers de cet amendement, il serait en effet question de relever le seuil2 des marchés dits « sans formalité » de 90 000 euros HT aujourd’hui à 240 000 euros HT3 dans le cas des marchés incombant aux collectivités territoriales, soit six fois plus qu’il y a trois ans, et à 155 000 euros HT3 pour les marchés passés par l’État. « De quoi faire basculer la quasi-totalité des marchés de fournitures courantes dans la catégorie "sans formalité" », estime Gabriel du Plessis. Et du même coup, bouleverser la vie des acheteurs qui ne se verront plus imposer, pour leurs marchés n’excèdant pas 240 000 euros, de « procédures formalisées ». Ils pourront notamment choisir de procéder ou non par appel d’offres. En dessous de ce seuil, les acheteurs publics auront également la possibilité de négocier leurs marchés.
Il faut en effet souligner que la négociation, qui est un acte fondamental pour les acheteurs du secteur privé, se révèle formellement interdite aux acheteurs publics dans le cas des procédures par appels d’offres. Autant dire qu’au travers de cette réforme, le secteur public change radicalement d’orientation en matière d’achats. Jusqu’à présent, le rôle des acheteurs publics était de respecter les procédures. Ils auront maintenant à négocier.

Quelle place pour l’appel d’offres ?

Il n’est pas non plus certain par ailleurs que le relèvement des seuils soit fatal à la procédure classique d’appels d’offres. Jean-Christophe Nguyen Van Sang, directeur de l’informatique et des achats au conseil général de la Moselle, compte bien continuer à utiliser cette procédure pour ses achats de fournitures. « Tout en profitant de la souplesse apportée par la réforme en matière de négociation », précise-t-il. Et celui-ci d’insister sur les avantages des appels d’offres. « Bien utilisés, ils constituent un excellent outil d’achat. Beaucoup d’entreprises privées recourent d’ailleurs à cette solution pour leurs achats, affirme-t-il. Mais attention : tout réside dans la précision du cahier des charges. Celui-ci doit être très clair sur les attentes de l’acheteur et les critères sur la base desquels seront comparées les offres », explique Jean-Christophe Nguyen Van Sang. « Plus le cahier des charges est précis sur les besoins de l’acheteur et clair sur les règles du jeu, mieux les candidats savent à quelle sauce ils vont être mangés et mieux ils affinent leurs offres », ajoute de son côté Gabriel du Plessis. De là à penser que la phase de négociation soit inutile, tout ayant été précisé dès le début dans le cahier des charges, il n’y a qu’un pas que certains inconditionnels de l’appel d’offres n’hésitent pas à franchir.
Cela dit, comme le souligne Jean-François Vion, juriste et formateur au sein de la société de conseil APCP, les services achats n’ont pas toujours la compétence technique ou la visibilité pour définir leurs besoins aussi précisément qu’il le faudrait. D’où l’intérêt de pouvoir revenir lors d’une phase de négociation sur certains points. La négociation sera « un plus », explique Philippe Maraval, directeur des achats centraux, hôteliers et alimentaires de l’Assistance publique des hôpitaux de Paris (AP-HP), qui regroupe les 45 hôpitaux de la région parisienne. Pour cet inconditionnel des appels d’offres, « L’amendement permettra, par exemple, en cas d’appels d’offres jugés infructueux par la commission, d’entamer des négociations à partir des offres reçues en modifiant au besoin le cahier des charges. Ce n’est pas possible aujourd’hui : nous sommes contraints de relancer la procédure depuis le début, ce qui est lourd ».

Des pistes d’économies multiples

Mais les collectivités n’ont pas attendu la réforme en cours pour chercher à faire des économies. Le conseil général de l’Oise pratique depuis déjà plusieurs années les enchères inversées pour obtenir de meilleurs prix dans le cadre de ses achats par appels d’offres. Autorisée par le Code des marchés publics depuis septembre 2001, mais seulement pour les marchés de fournitures, cette procédure permet « une mise en concurrence dynamique » d’un panel de fournisseurs sélectionnés à partir des réponses faites à l’appel d’offres, tout en respectant l’interdiction de négocier. « L’acheteur public fixe un prix de départ légèrement supérieur à celui de l’offre la plus élevée puis laisse les fournisseurs faire leurs propositions », explique Gabriel du Plessis dont la société SynerDeal est un des principaux fournisseurs de plates-formes pour réaliser ces enchères. « Le choix final s’effectue sur la base d’un calcul prenant en compte les prix proposés et les taux de pénalité de chaque fournisseur établis à partir de leur offre initale. De ce fait, ce n’est pas forcément le fournisseur avec le prix le plus bas qui remporte l’enchère mais celui dont l’offre présente le meilleur rapport qualité-prix », souligne Gabriel du Plessis. Grâce à cette méthode, qui, soulignons, maintient l’acheteur dans une position de « spectateur », conformément aux règles du Code des marchés publics, le conseil général de l’Oise est parvenu tout récemment à réaliser, sur un marché de micro-ordinateurs, une économie de 17 % par rapport au prix historique.
Le conseil général de l’Oise n’en est pas à sa première expérience en matière d’enchères inversées. Cette solution a également été retenue pour un marché de fournitures de bureau d’un montant de 600 000 euros. L’économie réalisée s’est élevée cette fois-ci à 35 %. « Mais attention, il ne faut pas croire que c’est une solution facile. Elle demande d’entreprendre en amont un travail de fond pour que les produits soient en tout point comparables. Ainsi, dans le cas de nos achats de fournitures de bureau, nos acheteurs ont sélectionné dans chacun des catalogues des fournisseurs retenus, des produits équivalents (agrafeuses, stylos, gommes, calculettes, etc.), soit environ 350 références différentes sur un total de 5 000 à 6 000 références par catalogue… Mais le résultat en vaut la peine », déclare Didier Loth, directeur adjoint du conseil général de l’Oise.
Pour ce dernier, une autre façon très efficace de réaliser des économies réside dans le regroupement des achats de même nature au sein d’une même collectivité. « Nous avons par exemple regroupé nos achats de fuel et d’essence. Les 80 collèges du département ont de leur côté regroupé leurs achats de fournitures.

Regrouper les achats

La formule peut être facilement déclinée pour toutes les sortes de fournitures courantes », assure Didier Loth. Le conseil général de la Moselle mise lui aussi sur le regroupement de ses achats pour réduire ses coûts. « Nous avons depuis déjà longtemps rassemblé au sein d’un même service tous les achats relatifs aux services dépendants du département (collèges, services sociaux, routes, administration du conseil général, etc.) », déclare Jean-Christophe Nguyen Van Sang.
L’AP-HP a elle aussi centralisé tous les achats généraux de ses établissements – c’est-à-dire tout sauf les médicaments et les équipements médicaux. « À l’exception toutefois des achats de services en nettoyage, transports sanitaires et gardiennage », précise Philippe Maraval. « Ils sont laissés à la responsabilité des établissements, car dans leur domaine, le contrôle de la bonne exécution des services achetés est essentielle », précise ce dernier. Les regroupements intercollectivités peuvent également conduire à des économies très significatives. Certains ne datent pas d’aujourd’hui comme le Sipperec par exemple, qui coordonne les commandes en matière de services télécoms de quelque 72 collectivités et établissements de la région parisienne. Le Sipperec, qui vient de lancer son troisième appel d’offres en cinq ans dans ce domaine, estime avoir permis à ses adhérents de réaliser des économies de 25 % en 1999 et de 38 % en 2002 et 2003.

Le recours à l’Ugap

Beaucoup de collectivités territoriales, d’établissements publics et de services de l’État font également appel à l’Ugap, l’Union des groupements d'achats publics, pour l’achat d’une partie de leurs fournitures courantes (véhicules, mobiliers, fournitures de bureau, matériels informatiques, équipements médicaux, matériels de cuisine, de nettoyage, matériels éducatifs et scolaires) et de leurs services (nettoyage, gardiennage, maintenance, etc.). « Établissement public industriel et commercial, rattaché au ministère de l'Éducation nationale et au ministère des Finances, l’Ugap fonctionne comme une centrale d'achats mais sans but lucratif. Elle est soumise aux mêmes charges fiscales et sociales qu'une société commerciale. Elle acquiert, par appels d'offres, les fournitures et services pour le compte des collectivités et organismes publics. Elle ne perçoit aucune subvention et s'autofinance en prélevant une marge de fonctionnement », explique Jean-Paul Rouffignac, son directeur des achats. En 2002, avec 96 728 commandes, elle a pu ainsi réaliser un chiffre d’affaires de 425 millions d’euros dont 40 % dans le secteur des véhicules.
Pour Jean-Paul Rouffignac, l’intérêt de la solution réside dans la réduction des prix par l'effet de volume produit par le groupement des commandes. Dans le domaine des véhicules légers, l’Ugap annonce une économie pour ses clients d'environ 30 % par rapport aux tarifs publics des constructeurs. Selon Didier Loth, la part de l’Ugap dans la commande publique de fournitures, tous produits confondus, serait d’environ 10 %. Un chiffre moyen qui peut cependant être très différent suivant la fourniture considérée, la part de marché de l’Ugap atteignant par exemple 40 % pour le mobilier scolaire selon Jean-Paul Rouffignac.
Certains établissements du service public commencent également à regarder du côté des techniques d’achat du secteur privé pour réduire leurs dépenses. Ainsi, à l’AP-HP, Philippe Maraval reconnaît qu’il incite ses 40 acheteurs à maîtriser la structure des coûts, à affiner leur panel de fournisseurs et à pratiquer la conception à coût objectif. « Nous nous efforçons également de réduire le nombre de nos fournisseurs. Nous l’avons déjà diminué de 50 % entre 1998 et 2001 », note Philippe Maraval. Pour autant, ce dernier est très attaché à la procédure par appel d’offres qu’il utilise pour plus de 95 % de ses achats généraux. « La définition des besoins et leur transcription dans le cahier des charges sont essentielles. Il compte à mon avis pour plus 60 % dans la réussite et l’efficacité d’un achat tous critères confondus ».

 

Appels d’offres

Issy-les-Moulineaux en avance sur 2005
La ville d’Issy-Les-Moulineaux s’est lancée dans la passation de marchés publics électroniques en effectuant pour la première fois un appel d’offres restreint et dématérialisé pour des fournitures de mobilier et différents équipements. Toute la procédure s’est faite par voie électronique : le retrait du cahier des charges par les entreprises, les offres et les enchères inversées. L’innovation ne s’arrête pas là puisque les résultats sont très satisfaisants. La ville aurait aussi réalisé des économies importantes. Elle amorce déjà l’objectif européen de 2005 où les demandes faites à l’administration et les procédures des marchés publics devront être dématérialisées. L’utilisation d’opérateurs électroniques doit cependant être améliorée afin de trouver le prestataire le plus efficace pour la passation d’offres et pour les enchères. Issy-les-Moulineaux franchit une étape importante puisque la dématérialisation concernera désormais tous les appels d’offres de la ville.(1) Les termes de la nouvelle réforme du Code des marchés publics sont toujours en discussion, notamment pour les marchés de travaux. Il est prévu, en principe, que le décret réformant le Code des marchés publics soit publié au mois de septembre. La dernière révision du Code date de 2001.
(2) Dans le Code des marché publics, la détermination de la procédure d’achat à appliquer dépend principalement du montant annuel du marché par famille de produits.
(3) Les discussions restant ouvertes, ces montants peuvent encore être modifiés.

Sondage
Comment lemétier d’acheteur public va-t-il évoluer ?
Si l’on en croit les sondages effectués par le site Achatpublic.com (ex localmundi.fr, voir en page 39), les acheteurs publics des collectivités seraient plutôt favorables à l’augmentation de leur degré de responsabilité et à l’incursion des nouvelles technologies dans leur métier. Il semblerait toutefois que, par manque d’informations, certains hésitent encore à se prononcer clairement sur leurs intentions. Cependant, les applications concrètes de ces nouvelles technologies semblent être encore très confidentielles.
Question 1 : Êtes-vous favorable à l’éventuel relèvement du seuil des marchés sans formalités à 240 000 euros ?
Oui 81 % ; non 18 % ; ne sait pas 1 % (1 379 votants).
Question 2 : Envisagez-vous de publier vos dossiers de consultations en ligne d’ici la fin de l’année ?
Oui 69 % ; non 25 % ; ne sait pas 6 % (221 votants).
Question 3 : Êtes-vous favorable à une formation nationale diplômante d’acheteurs publics ?
Oui 11 % ; non 89 % ; (1 553 votants).
Question 4 : Êtes-vous prêts à utiliser une plate-forme d'enchères inversées pour optimiser vos achats de fournitures courantes ?
Oui 3 % ; non 2 % ; ne sait pas 95 % (1 276 votants).
Question 5 : La carte d'achats expérimentée par Bercy devrait être généralisée l'année prochaine. Envisagez-vous de l'utiliser ?
Oui 3 % ; non 2 % ; ne sait pas 95 % (420 votants).
Acheteurs publics

Une formation à repenser
Si le droit à la négociation est plus souvent perçu par les acheteurs comme une autorisation à revenir désormais sur le cahier des charges, le volet économique reste déterminant et à la base de la nouvelle réforme. Pour le président de l’association des acheteurs des collectivités territoriales (AACT), de gros efforts de formation seront indispensables pour s’y adapter. « Nous avons besoin de développer notre sens économique », reconnaît Christian Durant. « Aujourd’hui, en raison des risques pénaux encourus par les acheteurs et du formalisme des marchés publics, les acheteurs ont surtout des compétences juridiques », avoue-t-il. Et Xavier de la Guérivière, juriste de formation, tout récemment nommé responsable des marchés publics à la mairie de Neuilly-sur-Seine, de confirmer qu’il consacre l’essentiel de son temps à des questions juridiques. « Beaucoup d’entre nous se sont formés sur place au Code des marchés publics et aux questions juridiques, acheter ne représentant souvent qu’une partie de notre activité », précise Christian Durant, également responsable des achats à la mairie de Besançon. Ceci expliquant peut-être cela, il n’existe toujours pas de formation nationale diplomante d’acheteur public, « pas plus d’ailleurs que de statut hiérarchique correspondant à la fonction », regrette Christian Durant. De nombreuses formations continues sont en revanche disponibles pour se familiariser avec le Code des marchés publics comme, par exemple, le DESS de l’université de Poitiers créé en 1999 et dirigé par Stéphane Braconnier. « Nos formations reposent encore essentiellement sur l’apprentissage des règles juridiques qui gouvernent le Code des marchés publics », reconnaît ce dernier. L’Association des acheteurs des collectivités territoriales entend, elle, corriger le tir en proposant dès maintenant, dans son programme de formation continue, des thèmes beaucoup plus économiques, comme l’analyse des besoins, la négociation et la structure de coûts.

Fournitures courantes et services

Qui achète pour qui dans les collectivités ?
Si les marchés publics présentent un formalisme extrême sur le plan des procédures – en tout cas jusqu’à maintenant –, ils semblent en revanche ne pas obéir à des règles très strictes en termes d’organisation. Ainsi, suivant les collectivités territoriales, les achats de fournitures courantes et de services sont réalisés soit directement par les utilisateurs, soit par des services « achats » dont le périmètre d’action peut toutefois être très variable. À la mairie de Neuilly-sur-Seine par exemple, le service achats se charge principalement des fournitures de bureau, des produits d’entretien et du mobilier pour tous les établissements de la ville, à l’exception des écoles primaires. Il ne se préoccupe pas, en revanche, d’acheter des véhicules ou des voyages. En principe, les établissements publics locaux (collèges, lycées, hôpitaux) et nationaux (aéroports) sont en charge de leurs propres achats de fournitures courantes et dépendent des collectivités pour leurs investissements (du conseil général pour les collèges et du conseil régional pour les lycées). Cela dit, le département ou la région peuvent également se charger de regrouper les besoins des établissements qui dépendent d’eux et se charger d’acheter une partie de leurs fournitures. Contrairement aux « établissements publics », les établissements comme les écoles primaires, les piscines, certains musées ou centres sportifs ne disposent pas en principe, de « personne morale » pour acheter. Ils dépendent donc de la mairie pour leurs achats ou du département s’ils sont rattachés à plusieurs communes. Il ne semble pas exister, non plus, de règles en matière de regroupements des achats : tandis que les hôpitaux de Paris, de Lyon et de Marseille par exemple, disposent respectivement de centrales d’achats, les autres se préoccupent chacun de leurs besoins.

Négociation
Une liberté encadrée
La liberté laissée aux acheteurs de ne pas négocier sous le seuil des 240 000 euros ne devrait pas rimer avec anarchie. Car formalisés ou non, les marchés devront continuer à respecter les principes fondateurs du Code des marchés publics. Ainsi, selon Jean-François Vion, juriste et formateur au sein de la société de conseil APCP, le décret précisera sûrement qu’une publicité adéquate et une mise en concurrence restent dans tous les cas souhaitables pour la bonne conduite et la transparence de la procédure d’achat. Le décret devrait préciser l’organisation de la publicité en dessous des seuils d’appels d’offres et même probablement fixer le montant à partir duquel la publicité sera obligatoire. Et la publicité devra être réfléchie en fonction du montant du marché : un affichage en mairie pourrait par exemple suffire dans le cas des faibles montants. « Il faut bien comprendre que le risque pénal de délit de favoritisme reste lui entier pour les acheteurs, qu’il existe ou non une obligation de procédure. Les acheteurs devront donc se montrer encore plus prudents et rigoureux que dans le cadre d’un marché formalisé, assure Jean-François Vion. Sans compter que les marchés sans formalité devraient faire l’objet d’un contrôle accru ».
Pour Jean-François Vion, il sera de ce fait indispensable à chaque collectivité d’établir son propre code en matière de marchés sans formalité de façon à limiter les dérives possibles. Ce que confirme Didier Loth, directeur adjoint du conseil général de l’Oise. « Ce n’est pas parce qu’il n’y aura plus de formalités qu’il faudra faire n’importe quoi. Au contraire, il est indispensable de continuer à respecter l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures. Chaque collectivité devra mettre en place des procédures internes et s’y conformer. Comme par exemple consulter pour chaque marché un nombre minimum de devis », insiste ce dernier. Christian Durant, qui préside l’Association des acheteurs des collectivités territoriales (AACT), partage lui aussi ce point de vue. « Cette évolution est très positive pour les acheteurs parce qu’elle élargit leur champ d’action et les responsabilise. Mais elle va exiger un gros travail de réflexion sur l’organisation à mettre en place en interne », constate-t-il.

Achatpublic.com
Un nouveau site pour l’achat public
La Caisse des dépôts et consignations, l’Ugap, France Télécom, Dexia-Crédit Local et le Groupe Moniteur ont créé, en mars 2003, la société anonyme Achatpublic.com. Ce site internet a pour objectif de renseigner et d’assister les administrations publiques dans leur passage en ligne. L’aide concerne les procédures à suivre et les formalités juridiques. Achatpublic.com offre permet aussi de réaliser un appel d’offres électronique et de procéder à son suivi. Achatpublic.com s’inscrit dans la volonté de développer les procédures administratives électroniques en France, tout en renforçant le principe de l’égalité des territoires et la volonté européenne d’ouverture à la concurrence. Enfin, Achatpublic.com s’est doté d’un Comité d’orientation pour le développement de l’achat public électronique (Codape) composé d’une vingtaine de personnalités chargées d’émettre des recommandations sur l’état de la dématérialisation des achats publics français.

Par Laurence Mizrahi

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