Publicité
La Lettre des Achats - Juillet - Août 2019 N°284
Juillet - Août 2019

Support

Enquête

Outils collaboratifs : les Achats dans l’ère du collaboratif

Les Achats dans l’ère du collaboratif

Témoignages

Jean-Charles Guillet - Responsable Open Innovation - Total
« Plus de 1 500 collaborateurs sont enregistrés sur la plateforme »

Alexis Renard - PDG - Mailjet
« Désormais, les échanges d’information se font en temps réel »

Par François Le Roux

Les Achats dans l’ère du collaboratif

Du travail en mode projet avec la R&D au simple dialogue entre acheteurs ou partage d’informations avec les fournisseurs, les Achats sont entrés dans l’ère du collaboratif. Mais entre les plateformes dédiées Microsoft Teams, Slack, Workplace by Facebook ou encore Google Hanghout Chat, pour les plus connues, les usages et fonctionnalités varient. Des acteurs spécialisés dans le collaboratif achats ont également vu le jour. Face à cette pléiade de solutions, les directions achats devront d’abord veiller à analyser la nature de leurs besoins collaboratifs pour choisir chaussure à leur pied.

Maîtriser l’information de bout en bout du process achats, pour réagir plus vite face aux risques et mieux appréhender les opportunités de sourcing et de réduction de coûts est une nécessité. Mais détenir l’information ne suffit pas. Dans l’entreprise agile, elle doit être partagée. Les plateformes collaboratives B2B développées par Microsoft, Google ou encore Facebook constituent la clé de voûte de ce partage hautement stratégique pour les Achats qui dépasse cela dit le seul cadre d’une fonction. Les véritables maîtres d’œuvre sont à chercher du côté de la DSI et de la direction de la communication.
Par chance ou nécessité, l’époque est au collaboratif. Toutes les entreprises s’équipent. Selon le bureau d’études américain Spiceworks, qui a interrogé plus de 900 responsables d’entreprises en Amérique du Nord et en Europe, les petites entreprises sont 58 % à utiliser les plateformes collaboratives au quotidien. Cette proportion grimpe à 61 % pour les moyennes entreprises, pour culminer à 70 % pour celles comptant plus de 500 salariés (voir l’étude Business Chat Apps in 2018 : Top Players and Adoption Plans). Le collaboratif est appelée à un avenir florissant, avec un marché des messageries estimé à 16 milliards de dollars en 2025, en croissance annuelle de 9,5 %, selon l’institut Research and Markets.

Des écosystèmes collaboratifs tout en un


Sur ce marché prometteur, les géants tels que Microsoft et Google entendent proposer un écosystème collaboratif global, intégrant notamment une plateforme collaborative et un réseau social d’entreprise. « Utilisé aujourd’hui par plus de 500 000 organisations, Microsoft Teams se positionne comme le hub de la collaboration pour la gestion de projet. En tant que réseau social d’entreprise (RSE), Yammer se destine pour sa part aux échanges communautaires, sans forcément être dans une urgence de délais » explique Carole Benichou, directrice Microsoft 365 au sein de la firme de Redmond. Les champs d’application de ces deux outils sont d’ailleurs bien dissociés au sein des entreprises comme le souligne Odile Valette, directrice innovation et digital à la direction des achats de Legrand, en charge depuis un an de représenter la direction achats dans tous les sujets de digitalisation du groupe : « Yammer et Teams sont complémentaires. La temporalité de ces deux outils est différente. Nous utilisons Yammer pour l’animation de communautés dédiées mais aussi pour créer de l’interaction plus facilement entre les collaborateurs. Teams est véritablement un outil de travail en groupe. Nous échangeons des messages mais également des comptes rendus et documents de travail. »
Loin de limiter leur offre à une juxtaposition de solutions complémentaires, la volonté d’éditeurs globaux est d’offrir un écosystème « tout en un » connecté avec une suite bureautique désormais baptisée logiciels de productivité. Avec sa messagerie Hangouts Chat, sa solution de visioconférence Hangouts Meet et sa suite d’applications G Suite, qui compte plus de cinq millions d’entreprises abonnées, Google souligne en l’occurrence l’importance de disposer d’outils compatibles pour fluidifier les échanges. « L’ensemble de notre suite de collaboration est née dans le cloud. Nos utilisateurs peuvent travailler sur un même document à plusieurs, en temps réel, quel que soit l’endroit ou l’appareil utilisé » souligne Jonathan Hadida, EMEA Product Marketing Lead chez Google Cloud, tout en citant l’exemple des réunions de travail où une personne est désignée pour en faire le compte rendu : « dans la majorité des cas, ses notes sont plus ou moins complètes et restent sujettes à son interprétation… Avec G Suite, c’est une partition collégiale. Un document partagé est créé. Et tout le monde y intègre instantanément ses notes avec in fine une seule version ».
Toutes les étapes de la collaboration peuvent plus généralement être réalisées à partir du même univers collaboratif. « Avec une intégration totale à Office 365, Teams permet de gérer l’avant, le pendant et l’après d’un meeting. Cela va de la simple prise de notes avec OneNote aux échanges en audio ou visioconférences avec des personnes internes ou externes, en passant par le travail sur un document Sharepoint ou des échanges de rapports statistiques et dashboards avec Power BI » ajoute Carole Benichou.

L’e-mail n’est pas mort


Face aux acteurs globaux Microsoft et Google… mais également la plateforme collaborative Slack, qui revendique 10 millions d’utilisateurs quotidiens actifs, répartis dans 150 pays, et indique être utilisé par 600 000 organisations, le monde du collaboratif affiche une grande richesse avec une galaxie d’acteurs indépendants, notamment français comme BlueMind, société qui développe une messagerie d’entreprise collaborative OpenSource 100 %, ou encore eXoplatform, qui propose des outils simplifiant les échanges d’informations synchrones et asynchrones, à l’image de Facebook avec son Wall et Messenger. « eXo Platform est centré sur l’utilisateur. Notre logique se rapproche plutôt de Facebook Workplace, qui va pousser des contenus et des informations contextuelles vers l’usager dans un fil d’actualités. Notre objectif est de nous adapter à la problématique de chaque client pour favoriser l’engagement de l’employé dans l’entreprise et l’adoption de sa culture » déclare Benjamin Mestrallet, CEO et fondateur d’eXo Platform, société qui affiche une croissance de plus de 20 % par an et compte entre 150 et 200 clients du secteur public et du privé pour sa version entreprise payante, quand la version gratuite a été téléchargée plus de 100 000 fois.
Concurrencé par la multiplication des nouveaux modes d’échange collaboratifs, l’e-mail cherche par ailleurs à se réinventer. Il reste de fait le mode de communication numéro 1 en entreprise, 99 % des sondés de l’étude de la société Spiceworks indiquant toujours l’utiliser. La startup californienne Front, créée par deux Français et comptant plus de 5 000 clients B2B, développe en particulier une application e-mail collaborative qui aide les équipes à travailler plus efficacement ensemble. « Front permet à une entreprise de centraliser tous ses canaux de communication dans un seul outil, de l’e-mail aux messages échangés via les réseaux sociaux, par SMS, chats, Facebook ou Tweeter avec des clients, des prospects ou des personnes en interne » détaille Martin Duhamel, directeur commercial EMEA chez Front.
« Avec Front, les e-mails sont immédiatement contextualisés. À la réception du message d’un fournisseur, les informations pertinentes relatives à ce fournisseur, comme son profil et les produits sourcés avec ces fournisseurs…, sont automatiquement remontées de votre SRM ou de votre ERP. Vous avez aussi la possibilité de solliciter un membre des fonctions support ou vos collègues des Achats pour vous aider à formuler une réponse, en toute confidentialité vis-à-vis du destinataire » indique Martin Duhamel.

Le collaboratif achats en plein essor


Le monde des Achats a également développé des univers collaboratifs propres, venant compléter l’offre des SI achats, notamment dans le sourcing. Fondée en 2015 à Boston par un français, Fabrice Saporito, Koble (voir La Lettre des Achats n°259) se focalise ainsi sur la « Supplier Discovery » ou découverte des fournisseurs. « Notre plateforme est dotée d’outils simplifiant le sourcing et permettant par tchat d’échanger directement avec les représentants des sociétés identifiées pour en optimiser la qualification… » déclare Emmanuel Lebot, vice-président Global Sales chez Koble tout en soulignant les avantages générés de la solution Koble qui compte à ce jour 11 millions de sociétés sur son application, dont 10 millions aux États-Unis, le solde se répartissant entre l’Europe et l’Asie : « les gains achats se situent dans la réduction du temps de recherche d’information, - ce qui peut représenter des milliers d’heures par an - et par l’utilisation en mobilité, avec des réductions du temps et coût d’achat pouvant aller jusqu’à 20 %. Avec notre application mobile, les échanges gagnent en outre en agilité et réactivité ».
Sur ce créneau du sourcing collaboratif, la concurrence est relativement disparate. « Face à notre offre agnostique sur le plan géographique et des catégories de produits et services référencés, il existe essentiellement des solutions Enterprise SaaS, Ariba, Coupa, des annuaires horizontaux comme Yellow Pages, ou verticaux, à l’image de Capterra spécialisée dans l’IT » explique Emmanuel Lebot, alors que la startup Goodwease a pour sa part stoppé son activité dans le sourcing collaboratif pour se recentrer sur le conseil.
Autre créneau du collaboratif achats, l’open innovation, est également en pleine effervescence. Historiquement, l’open innovation s’est déclinée autour de l’innovation avec les collaborateurs. Cela reste le cœur du marché. Yoomap, Hype, Ayno, Humanperf ou encore Startup Flow en constituent les figures de proue. Vient ensuite l’innovation collaborative avec des partenaires extérieurs, où sont encore présents Yoomap et Startup Flow. Plus récemment, le segment de l’innovation avec les clients s’est développé autour d’éditeurs comme Braineet et Fanvoice, qui progressivement s’orientent aussi vers l’innovation avec les collaborateurs internes. « Nombre de plateformes commencent à émerger sur le marché de l’open innovation. Il existe des acteurs généralistes mais beaucoup d’outils sont centrés sur une partie du process ou certaines fonctionnalités. Ecdys OpenLab dépasse pour sa part le simple stade de l’idéation. Notre vocation est de piloter le parcours complet de l’innovation depuis la phase d’exploration, de génération d’idées jusqu’au concept » explique Sylvie Gomy, ancienne directrice des achats de Clarins désormais associée chez Ecdys OpenLab, qui compte une quinzaine de clients et quatre en phase de démarrage.

Des processus d’innovation raccourcis


Pour les grands acteurs de l’open innovation, la vocation de leurs logiciels est de centraliser dans un seul outil toutes les informations relatives à l’innovation, qu’elles soient vers l’interne ou l’externe. C’est notamment le cas de Yoomap avec ses solutions SMI et SURM. « Notre logiciel Système de Management des Idées est un outil de co-construction de l’innovation « intrapreneurial ». L’objectif est que tous les collaborateurs de toutes les entités d’un groupe, y compris à l’étranger, apportent des réponses aux besoins d’autres collaborateurs ou de l’entreprise. SMI facilite cette démarche en gérant toutes les étapes du processus d’innovation du dépôt de l’idée jusqu’à son déploiement. Notre logiciel SURM est un CRM de partenaires innovants. Il permet aux entreprises de suivre et qualifier leur relation avec leurs partenaires extérieurs, startup, PME ou ETI. Le but est de formaliser une offre en partenariat et de mettre en place des projets avec ces derniers », explique Mathieu Lafaye, directeur général et cofondateur de Yoomap (une centaine de clients et plus de 10 000 utilisateurs).
C’est dans cet esprit que le spécialiste des solutions électrique Legrand a opté pour la solution Startup Flow pour bâtir la colonne vertébrale technologique de la stratégie open innovation du groupe. « I-Hub (plateforme Startupflow) permet de partager les contacts des collaborateurs avec l’écosystème d’innovation du groupe : startups, PME innovantes, associations, académiques, il nous permet aussi de suivre l’avancement de nos relations avec cet écosystème et de qualifier précisément les compétences et les organisations susceptibles d’être intéressées par ces dernières grâce aux tags que nous avons prédéfinis. Chaque collaborateur peut notamment choisir de suivre plus particulièrement des prestataires ou sélectionner les tags pour lesquels il souhaite avoir un retour d’information régulier » détaille Odile Valette, tout en précisant que « pour ses premiers pas avec les early adopters, I-Hub compte d’ores et déjà une base de 204 prestataires. Notre objectif n’est pas forcément de l’ouvrir aux 22 000 adresses mails nominatives référencées au sein de Legrand. Nous visons avant tout des collaborateurs actifs pour véritablement enrichir la plateforme ».

SI Achats et plateformes collaboratives se connectent


Cet intérêt pour les plateformes collaboratives réside dans le fait que le processus d’innovation est sensiblement raccourci. « SURM assure à nos clients d’importants gains de temps dans la relation avec leurs partenaires extérieurs et de la visibilité. Chaque acteur peut être évalué par les collaborateurs. Cela permet d’immédiatement cibler les startups en adéquation avec chaque projet. Le processus d’innovation est ainsi optimisé. L’objectif des grandes entreprises n’est plus de multiplier les POC avec une multitude de startups mais de cibler quelques projets pour s’assurer de leur industrialisation » avance Mathieu Lafaye. Le retour sur investissement est par ailleurs rapide. « Les coûts d’utilisation des plateformes d’open innovation sont modiques par rapport aux enjeux. On ne parle pas en centaines de milliers d’euros comme pour un ERP mais en milliers d’euros. Le ROI peut être assuré en une année, voire avec un seul grand projet » indique Sylvie Gomy, tout en précisant : « Malgré un intérêt affiché des Achats pour l’innovation, peu de directeurs achats utilisent à ce jour des plateformes d’open innovation en dehors de grands groupes comme Schneider Electric et GRDF qui commencent à s’équiper… Les applications possibles au sein d’une direction achats sont pourtant multiples : appel à projets startups ou fournisseurs, boite à idées interactive, management du sourcing startups, trophées innovation fournisseurs. Elles permettent aussi de redynamiser le potentiel d’innovation des fournisseurs déjà existants d’une entreprise, en travaillant plus en profondeur sur des projets d’analyse de la valeur ou de design to cost ».
L’efficacité de ces solutions d’open innovation réside également dans leur capacité à se connecter avec l’écosystème collaboratif de leur entreprise. « Startup Flow s’intègre facilement avec les solutions collaboratives comme Office 365, Yammer ou Workplace de Facebook. Chez certains clients, nous sommes déjà connectés à leur réseau social d’entreprise comme Yammer ou Workplace pour faciliter les échanges et commentaires entre collaborateurs. Nous travaillons par ailleurs à notre intégration avec Microsoft Teams » détaille Ghislain de Juvigny, cofondateur et CEO de Startup Flow, dont le chiffre d’affaires récurrent a été multiplié par trois sur l’année écoulée et qui compte une cinquantaine de clients dont Renault Nissan Mitsubishi, Orange, JC Decaux, Accor, la Société Générale, HSBC, Nestlé. Du côté de Legrand, l’ambition est également de constituer un écosystème complet. « Notre plateforme iHub pourrait à terme être connectée à un portail ouvert pour enrichir notre écosystème d’informations externes ou permettre à de nouveaux partenaires de nous solliciter. Il n’est pas exclu de nous connecter également à des solutions de sourcing comme Silex. Avec Startup Flow, nous avons déjà évoqué la possibilité d’avoir un accès direct à une scaleup spécialisée dans la mesure de la qualité des startups Earlymetrics » (voir la LDA n°253), explique Odile Valette, tout en ajoutant : « I-Hub et notre SI achats Jaegger étant complémentaires, nous avons prévu de mettre en place, à terme, une synchronisation entre les deux solutions ». Dans l’entreprise agile, l’information sera globale et l’ensemble des systèmes d’information
interconnectés. 
Portraits

Odile Valette
Directrice innovation et digital, Legrand

" Nous utilisons Yammer pour l’animation de communautés dédiées mais aussi pour créer de l’interaction plus facilement entre les collaborateurs "



Carole Benichou
Directrice Microsoft 365

" Utilisé par plus de 500 000 organisations, Microsoft Teams se positionne comme le hub de la col­laboration pour la gestion de projet "



Jonathan Hadida
EMEA Product Marketing Lead,
Google

" Nos utilisateurs peuvent travailler sur un même document à plusieurs, en temps réel, quel que soit l’endroit ou l’appareil utilisé "



Martin Duhamel
Directeur commercial EMEA, Front

" Front permet à une entreprise de centraliser tous ses canaux de communication dans un seul outil, de l’e-mail aux messages échangés via les réseaux sociaux, par SMS, chats..."



Ghislain de Juvigny
Cofondateur et CEO de Startup Flow

" Startup Flow s’intègre facilement avec les solutions collaboratives comme Office 365, Yammer ou Workplace de Facebook "




Sylvie Gomy
Associée, Ecdys

" Les coûts d’utilisation des plateformes d’open innovation sont modiques par rapport aux enjeux "






















Par François Le Roux

Le dernier numéro

Dernier numéro

N°288 - Décembre 2019

Le catalogue

Le catalogue Silex

Nos partenaires

Retrouvez la revue en format tablette

Apple store Google Play