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La Lettre des Achats - Septembre 2020 N°296
Septembre 2020

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Enquête

Facturation électronique : le mouvement s’accélère

Facturation électronique : le mouvement s’accélère

Témoignage

Xavier Jegard - Directeur comptable consolidation fiscalité - Eramet
« La crise a joué un rôle d’accélérateur dans le basculement vers la facture électronique »

Par Véronique Pierron

Facturation électronique : le mouvement s’accélère

Moins de papier pour plus de rapidité et d’économies… Ce trio gagnant des directions achats est en train de devenir celui de leurs fournisseurs depuis la crise sanitaire. Aujourd’hui, 76 % des entreprises sont équipées d’une ou plusieurs solutions de facture électronique et même si elles ne sont pas employées à 100 %, ces solutions se développent, portées notamment par les grands éditeurs.

La facture électronique a le vent en poupe… La faute au Covid 19. Les éditeurs font leur compte. Romain Chauvet, directeur produit Emea chez Determine estime qu’il y a « un avant Covid et un après Covid ». « Nous avons fait une enquête auprès de nos clients sur le nombre de factures dématérialisées, reçues avant et depuis la crise et nous constatons une nette accélération de l’utilisation des factures e-mail pdf, ainsi qu’un intérêt grandissant pour les projets d’automatisation du traitement de ces factures », relate-t-il. Même constat chez Tradeschift au regard des flux entre directions achats et fournisseurs. « Nos clients existants ont doublé l’utilisation de la facture électronique et leurs fournisseurs se sont beaucoup plus connectés à la plateforme », observe Bruno Laborie, directeur des alliances EMEA de Tradeschift.

Un besoin des fournisseurs né du confinement


Dans le même temps, certaines entreprises se sont réorganisées en urgence. C’est le cas d’Axéréal, une coopérative agricole et agroalimentaire française regroupant 13 000 agriculteurs adhérents qui a proposé à tous ses fournisseurs de remplacer l’envoi de leurs factures papier par un envoi e-mail avec PDF attaché. « La généralisation temporaire du télétravail a été un véritable levier d’accélération de cette digitalisation qui était attendue par nos équipes en interne et nos fournisseurs », précise Karl Martins, responsable SI fonctions supports chez Axéréal. La crise a joué un rôle d’accélérateur dans la coopérative puisque la dématérialisation des factures de frais généraux vient d’être mise en place alors qu’elle était en réflexion depuis quelques mois. Cela représente 10 000 à 15 000 factures de frais généraux à traiter tous les ans dont 95 % étaient encore au format papier.
« Tout a été mis en œuvre rapidement car nos fournisseurs, déjà en demande, ont été confrontés à un vrai besoin avec la crise sanitaire. Aujourd’hui, 70 % de nos fournisseurs nous envoient des factures dématérialisées, alors que 30 % restent au format papier », explique Franck Elsener, responsable du service achats indirects chez Axéréal.
Rajoutons à cette urgence, le fait que les directions achats ont été confrontées à de graves problèmes d’approvisionnements pendant la période de confinement où chercher des fournisseurs a signifié aller vers plus de digitalisation. « Les directions achats ont été obligées d’être réactives car elles ont pris tout en charge et ont été en première ligne sur les masques, le gel et la digitalisation », souligne Patrick de Coucy, directeur général France et Benelux de Jaggaer, avant d’ajouter : « Certaines prétendent avoir gagné deux ans sur la conduite du changement ».

Les grands éditeurs, tête de proue de la facture électronique


Selon le baromètre « Dématérialisation des factures » de Best Practices et Generix Group, 76 % des entreprises sont équipées d’une ou plusieurs solutions de facture électronique et parmi elles 72 % se sont équipées au cours des trois dernières années. La crise n’a pas conduit à l’annulation de projets comme le note Vincent de Poret, responsable du développement commercial EMEA chez SAP Ariba. « Les directions achats avaient besoin de faire des économies et globalement les projets de digitalisation, notamment ceux de facturation électronique, ont été repoussés au second semestre », précise-t-il. Aujourd’hui, ce sont les grands éditeurs qui proposent aux directions achats des solutions de facturation électronique – logiciels de gestion ou mise en place de plateformes – pour gérer la relation fournisseurs.
Coté startups, si actives en général sur l’ergonomie et la dématérialisation, elles ne proposent pas de solutions aux directions achats mais se sont tournées vers des propositions à destination des TPE, startups, associations, auto-entrepreneurs. En général ce sont des outils de gestion commerciale. C’est le cas de la startup Wuro. Angèle Benard, assistante de gestion pour le groupe Awelty dont fait partie Wuro, s’explique : « Des solutions comme SAP Ariba sont spécialisées dans la gestion des fournisseurs, le strategic sourcing, les achats, la gestion financière, ce ne sont pas des logiciels de gestion d’entreprise tels que Wuro ».

Des solutions nouvelles pour les PME et ETi


Quoi qu’il en soit, les processus pour mettre en place des systèmes complets de dématérialisation et de gestion des factures et des contrats sont encore destinés aux grandes entreprises. Chez Ivalua, Pierre Conquet, vice-président gestion de produits, estime travailler avec « des entreprises de rang 1 à plus d’un milliard d’euros de chiffre d’affaires et des entreprises de rang 2 à 80 millions d’euros de chiffre d’affaires » mais ajoute toutefois : « Nous commençons à travailler avec des ETI en rang 3 ».
Des solutions adaptées à des entreprises plus petites commencent ainsi à émerger comme SAP DSN, conçue par Ariba, qui s’adapte aux ETI et aux PME. Factomos,  créée en 2011, a développé des solutions adaptées aux ETI et surtout aux PME. « Nous avons mis en place une solution intermédiaire qui s’adapte à tous les grands éditeurs car aujourd’hui l’heure n’est plus à la concurrence acharnée mais plutôt au partenariat et à la collaboration et pour nous, c’est un objectif stratégique », remarque Andrés Gleixner, son cofondateur.

Mettre en place un projet d’entreprise


Le passage à la facturation électronique présente de nombreux intérêts : gains de productivité, diminution des risques d’erreurs de saisie, de double paiement, ou encore de déclaration de TVA. Elle permet l’automatisation du rapprochement comptable et du reporting et une réduction des délais de paiement. Ce qui en fait nécessairement un projet transverse dans l’entreprise, initié par la direction générale, avec le support de la DSI et de la DAF.
Lorsque Nokia rachète Alcatel-Lucent en 2017, le nouveau groupe s’est retrouvé face à un dilemme. « Nous étions soudain face à deux entreprises de tailles similaires avec deux systèmes d’information très différents, explique Pascal Fouquier, directeur de projet commercial chez Nokia. « Devait-on garder le meilleur des deux systèmes, notamment pour la facturation électronique et la gestion des fournisseurs, ou faire table rase ? », poursuit-il. Le groupe a choisi de remettre à plat le système. « Les directions achats ont été déterminantes dans ce choix car elles tentaient de réduire les coûts et la facture électronique permet de faire des économies, précise Pascal Fouquier. Notre objectif est d’être rapidement à 60 % de sans contact humain pour les factures ».

Nokia : un déploiement sur cinq ans dans 120 pays


Un objectif ambitieux pour un groupe (23 milliards d’euros de chiffre d’affaires) qui règle plus d’un million de factures par an pour un volume d’achats de 13 milliards d’euros. Le secteur étant très concurrentiel et les achats très impactés par la concurrence, le groupe a choisi de mettre en place une visibilité commandes, contrats et factures. Pascal Fouquier admet pourtant qu’au départ « il a fallu batailler avec le management pour le convaincre que l’instauration de la facturation électronique améliorait l’efficacité opérationnelle ».
Finalement, la DSI s’est mise en mode projet pour mettre la nouvelle solution de plateforme en place en six mois avec un déploiement sur cinq ans dans 120 pays. Un objectif qui sera atteint en fin d’année. « Aujourd’hui, environ 14 000 de nos fournisseurs sont inscrits sur la plateforme alors que nos 500 grands fournisseurs y sont depuis le départ car également fournisseurs de nos grands concurrents », souligne Pascal Fouquier.
Ces systèmes de facturation électroniques sont surtout déployés sur les achats indirects comme la bureautique ou les fournitures car la dématérialisation est plus facile. C’est le cas chez Axéréal. « Nous avons mis en place notre solution de facturation électronique sur les achats indirects et dans ce cadre, nous n’avons pas été obligés de nous mettre en mode projet », précise Franck Elsener.

Montée en gamme des acheteurs et des fournisseurs


Chez Nokia, Pascal Fouquier prévoit « une évolution sur les achats directs qui sont déjà en ERP ». Un travail de fonds car l’une des vertus de la facturation électronique est d’aller dans le sens du respect des délais de paiements. Nokia en a fait un de ses deux principaux indicateurs sur la dématérialisation des factures, l’autre étant le nombre de factures sans traitement manuel. Un paramètre qui permet de faire baisser les coûts car l’automatisation du traitement des factures conduit à la suppression de postes dans l’entreprise comme « le coursier qui apporte les factures papier au service comptable », note Pascal Fouquier. Il va plus loin et à l’instar de la majorité des entreprises, estime que « la digitalisation est un moyen de faire monter en valeur les compétences des directions achats car en ne répondant plus directement aux préoccupations du fournisseur sur sa facture ou son paiement qu’il peut suivre en temps réel sur la plateforme, l’acheteur peut se consacrer à des tâches à valeur ajoutée comme la négociation ».
La capacité des fournisseurs à adopter des solutions de facturations électroniques peut aussi s’avérer un critère de choix dans le cadre d’une démarche de rationalisation de sa base fournisseurs. C’est notamment un exercice auquel s’est adonné Axéréal comptabilisant plus de 4 000 fournisseurs et qui s’est appuyé sur la mise en place de la plateforme, pour diviser ses fournisseurs de moitié soit un objectif de 2 000 fournisseurs actifs. « Nous avions beaucoup trop de fournisseurs et notre objectif était d’optimiser la base fournisseurs en la réduisant », observe Franck Elsener. La facturation électronique est ainsi devenue l’un des critères de choix de nos fournisseurs car au début de chaque appel d’offres nous précisions que c’est une condition du référencement et il est rare que les fournisseurs nous disent non ».

Quand la loi s’en mêle…


Au-delà de la crise sanitaire, ces projets de dématérialisation des factures seront de plus en plus nombreux dans les années à venir. En France en effet, la généralisation de la facture électronique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA est prévue pour 2023. En Europe, certains Etats membres l’ont déjà imposée, que ce soit pour les échanges B2C ou B2B. C’est le cas de l’Italie où le gouvernement impose 100 % de factures électroniques depuis le 1er janvier 2015, l’objectif étant de faciliter la collecte de la TVA. Il ne faut toutefois pas oublier que la facture électronique est déjà ancienne dans les grands groupes dont le précurseur a été Carrefour. « L’objectif pour les Achats était de forcer les fournisseurs à envoyer cette facturation mais il fallait qu’ils s’équipent de leur côté et le coût que représentait cet équipement a longtemps été un frein à la facture électronique », remarque Bruno Laborie.
Aujourd’hui, les systèmes sont bien plus souples que ceux par EDI (échange de données informatisées). Signée ou non, la facture PDF est plébiscitée par les fournisseurs pour sa simplicité mais elle a besoin d’être outillée pour être traitée, c’est-à-dire que le client doit mettre en place un système OCR pour convertir un document PDF en fichier MS Word afin d’en extraire les données automatiquement. Les coûts de traitement et les taux d’erreurs restent, dans ce cas, relativement élevés, pour une extraction souvent limitée à l’entête et au pied de la facture. Contrairement à l’EDI dont le taux d’erreur est nul pour une acquisition à 100 % des données contenues dans la facture.
« Ces deux solutions de factures dématérialisées – la facture électronique via PDF et la facture structurée ou EDI – peuvent se comparer à un chèque et à un virement, souligne Andrés Gleixner. Dans le cas de la facture structurée, il est impossible de prétendre ne pas avoir reçu la facture ».
Aujourd’hui, les factures PDF emportent encore largement la mise, avec 58 % d’utilisation chez les fournisseurs, soit 57 % de plus qu’en 2018, les solutions de systèmes à système – ou EDI – où les fournisseurs génèrent leurs factures sur la plateforme du client sont en recul de 12 % par rapport à 2018 et représente 66 % des factures dématérialisées.
Portraits

Bruno Laborie
Directeur des alliances EMEA, Tradeschift

" Nos clients existants ont doublé l’utilisation de la facture électronique et leurs fournisseurs se sont beaucoup plus connectés à la plateforme "




Vincent de Poret

Responsable du développement commercial EMEA, SAP Ariba

" Globalement les projets de digitalisation, notamment ceux de facturation électronique, ont été repoussés au second semestre "




Andrè Gleixner

Cofondateur, Factomos

" Nous avons mis en place une solution intermédiaire qui s’adapte à tous les grands éditeurs "



Pascal Fouquier

Responsable de projet commercial, Nokia

" Aujourd’hui, environ 14 000 de nos fournisseurs sont inscrits sur la plateforme, alors que nos 500 grands fournisseurs y sont depuis le départ "

5 idées à retenir
- Avec le confinement, l’intérêt des fournisseurs s’est mué en besoin et a fait naître des projets de dématérialisation des factures.
- Dans les grandes entreprises le déploiement de l’e-facturation est un projet complexe aux incidences multiples qui peut prendre plusieurs années.
- Les grands éditeurs sont à la manœuvre sur ces projets complexes, mais une offre plus large commence à se développer pour les PME.
- E-facturation et rationalisation de la base fournisseurs vont de pair. L’adoption est un critère de sélection des fournisseurs et il faut nettoyer la base fournisseurs avant de lancer leur enrôlement.
- Parmi les coûts cachés, il ne faut pas sous-estimer celui du développement des interfaces nécessaires à la bonne communication entre les différents systèmes d’information.

Par Véronique Pierron

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