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La Lettre des Achats - Avril 2006 N°138
Avril 2006

Management

Dossier

RH achats : Comment développer les compétences des acheteurs ?

Les articles

RH achats : Comment développer les compétences des acheteurs ?

Équipes multiculturelles aux achats
Une internationalisation à petits pas

Lafarge
Du sur mesure international pour les achats

Acheteurs français à l'étranger
Expatriation ou embauche locale ?

ERP et achats : Un outil fonctionnel mais pas encore stratégique

DS Smith Kaysersberg
Achats et éditeur d’ERP main dans la main

Schneider Electric
L'e-sourcing en marge de l'ERP

Témoignages

Daniela Hahn, directrice développement achats pour Lafarge
« Des profils types ont été mis en place »

Philippe Cortale, responsable stratégie management métier achats, PSA
« Définir les perspectives d’évolution de carrière »

Claudine Grimaud, responsable des ressources humaines du département des achats et de la logistique, RATP
« Proposer un programme de formations »

Zita Patonai, responsable des ressources humaines, Schneider Electric
« Évaluer les possibilités de développement »

Daniel Hian-Cheong, directeur de la gouvernance et des programmes réseau achats, Sanofi Aventis
« Gérer la mobilité des acheteurs »

Margot Huurneman, responsable du service achats, Vilmorin
« Le retour d’information est un apport majeur »

Olivier Crespin, chef de projet, Apave Parisienne
« L'e-procurement de notre ERP nous satisfait à 95 % »

Pia Zimmermann, directrice des achats, DaimlerChrysler France
« Avoir une vue d'ensemble sur nos achats »

Jean-Jacques Camps, DSI du pôle grande industrie Europe et de l'activité ingénierie européenne, Air Liquide
« Une règle : pas de facture sans commande »

ERP et achats : Un outil fonctionnel mais pas encore stratégique

Points-clés

Les cinq points-clés

Les dix points-clés

Par Sylvain Chanourdie schanourdie@lettredesachats.fr

ERP et achats : Un outil fonctionnel mais pas encore stratégique

Longtemps cantonnés à la supply chain, les modules achats des ERP ont laissé de multiples éditeurs métiers couvrir la totalité du cycle d’achat. Résultat, ils sont aujourd’hui des outils d’approvisionnement. Dans cette fonction, l’ERP satisfait les directions des achats, moyennant un important effort d’initialisation. Sur l’e-sourcing et le décisionnel achats en revanche, les ERP doivent faire leurs preuves. Un challenge de taille car les directions des achats ont eu le temps d’apprécier leur autonomie sur ce type d’outils.

Les ERP couvrent-ils tous les besoins informatiques des achats ? En jouant un peu sur les mots, la réponse sera laconique : non, car les ERP s’adressent avant tout à des approvisionneurs. Historiquement rattachés aux outils de GPAO, les modules « achats » les plus utilisés se rangent plus volontiers dans les fonctionnalités de supply chain management que dans celles liées à l’achat stratégique, récemment apparues au travers des outils de gestion de la relation fournisseurs (SRM, supplier relationship management).
Notre panel de directeurs des achats interrogés dans ce dossier le confirme : leur usage de l’ERP touche en premier lieu les approvisionnements destinés à la production. Isabelle Bailly, directrice des achats du fabricant d’emballages DS Smith Kaysersberg, résume les deux grands avantages de l’ERP comme outil d’approvisionnement électronique : « Il permet à l’acheteur de collecter des données bien plus précises et plus fiables qu’avec les méthodes traditionnelles. Ensuite, il assure la diffusion des conditions d’achat négociées par l’acheteur et leur application. On ne peut plus passer d’appels de livraison dans les usines en dehors de ce qui a été négocié par les achats ».
Cantonner les ERP à des outils d’approvisionnement ne manquerait pas de faire réagir les éditeurs d’ERP. Cela fait maintenant plusieurs années que leur offre couvre, du moins sur le papier, la totalité du cycle d’achat, depuis l’expression du besoin jusqu’à la réception, voire la facturation électronique. L’objet de ce dossier n’est cependant pas de comparer des offres difficilement comparables… d’autant plus que dans la pratique, une entreprise ne basculera pas vers un éditeur d’ERP pour les avantages de son module SRM. Surtout, si la lutte sur le créneau des achats stratégiques est vive entre les éditeurs d’ERP, il s’agit aussi pour eux de rattraper le terrain perdu face aux éditeurs métiers.
Dans cette course à la séduction des services achats, les ERP ont déjà quasiment remporté la première manche, celle de l’approvisionnement et de son volet « ergonomique », l’e-procurement. Cette dernière fonctionnalité est apparue parallèlement au développement des places de marché b to b horizontales et verticales. Les éditeurs d’ERP offrent des modules d’e-procurement pouvant s’interconnecter avec ces plates-formes – c’est parfois leur seul rôle –, soit carrément les remplacer en intégrant les catalogues dans le système d’information. Mais ces modules, proposés par les éditeurs d’ERP depuis le tournant des années 2000, rencontrent des avis plus contrastés dans les directions des achats. La décentralisation de la commande et l’interface très conviviale promises par l’e-procurement demandent en effet un important travail de préparation des données. La plupart des témoignages font état d’une charge de travail plus importante que prévue sur la définition d’une nomenclature.

L’e-procurement entre dans les mœurs

Illustration avec l’Apave Parisienne : « Les catégories d’achats retenues étant celles du plan comptable, les utilisateurs de l’outil d’e-procurement perdaient du temps avec cette classification. Grâce aux retours des utilisateurs, une table de correspondance entre catégories d’achats et codes comptables a été mise au point et intégrée dans l’outil une fois pour toutes », se souvient Olivier Crespin, chef de projet lors de la mise en place de l’ERP e-Business Suite d’Oracle. Même anticipé, ce préalable à l’automatisation de l’approvisionnement peut rester invisible à d’autres fonctions de l’entreprise : « Le travail laborieux sur les classifications est parfois mal reconnu par le management de l’entreprise et pourtant, il est fondamental car structurant », note Stéphane Paillot, directeur des achats du groupe Bel, qui s’exprime en l’occurrence sur la mise en œuvre d’un ERP dont les problématiques sont très voisines de celles d’un module d’e-procurement.
Mais cela ne remet pas en cause l’utilité de l’outil. Et l’ergonomie reste un critère de choix et pas seulement pour les utilisateurs finals. DaimlerChrysler France en fait « la démonstration par l’absurde » en utilisant le module MM, prévu pour traiter les achats de production, pour ses achats indirects. Verdict : « L’information existe dans l’ERP mais sa restitution selon les critères souhaités prend du temps. S’il est facile d’obtenir des volumes d’achats calculés en quantité, rentrer dans les détails est plus long, par exemple pour les volumes d’achats par article. Il existe sur le marché des applications plus conviviales », admet Pia Zimmermann, la directrice des achats France du concessionnaire automobile. Un propos à nuancer selon le secteur d’activité et la structure des approvisionnements.
La taille de l’entreprise, conditionnant généralement l’existence d’une fonction achats, intervient aussi dans le débat. Pour l’éditeur du segment des grosses PME Qualiac, le module achats de son progiciel peut même contribuer à créer la fonction : « Ce module été acquis par près de 90 % de nos clients. Grâce à ses fonctionnalités statistiques sur les volumes de dépenses, nombre d’entreprises s’aperçoivent de l’intérêt d’une fonction achats », observe Thierry Ceyras, directeur marketing produits et services. Loin de cette vision idyllique, certains apportent un bémol sur la capacité de l’informatique à changer les mauvaises habitudes des approvisionneurs, soulignant que fixer des règles peut être plus efficace que recourir à un outil pour éviter les achats dissidents. DHL France a choisi pour sa part une méthode radicale : « Nous canalisons les "achats sauvages" en impliquant les fournisseurs avec une "No purchase order no pay policy" », lance Martial Valente, directeur des achats. En d’autres termes, les fournisseurs ne sont pas payés si la commande a été passée en dehors de l’outil d’e-procurement.

Un retard sur l’e-sourcing

L’autre grand volet achats des ERP, l’e-sourcing, laisse beaucoup plus à désirer sur le terrain commercial. Les éditeurs d’ERP reconnaissent qu’ils ont un retard à rattraper face aux éditeurs dédiés aux achats, malgré leurs avantages sur l’aspect collaboratif. Les témoins utilisateurs d’ERP cités dans ce dossier le confirme : pour l’e-sourcing, ils passent le plus souvent par une plate-forme d’un éditeur métier. Schneider Electric, lancé dans un plan d’ERP global, estime sans ambages « qu’en dehors de la base fournisseurs, les fonctionnalités d’e-sourcing de l’ERP n’apportent pas autant de valeur ajoutée que la plate-forme SourcingParts pour nos processus de consultation », relève le responsable des systèmes d’information achats pour la France, Joël Aznar. Le cas n’est pas isolé puisque DaimlerChrysler et DHL passent également par un éditeur tiers pour l’e-sourcing.
Le fabricant de semences Vilmorin se satisfait cependant des fonctionnalités d’e-sourcing de son ERP pour passer des appels d’offres. Il faut ajouter que Margot Huurneman, la responsable des achats a des besoins d’e-sourcing spécifiques : « Finalement, dans notre métier où la recherche représente une bonne part de l’activité, l’outil internet nous sert davantage que l’e-sourcing classique pour identifier de nouveaux fournisseurs », relève-t-elle. Ce témoignage n’est pas anecdotique, il vient rappeler sur le sujet que les services achats n’ont pas nécessairement un besoin impératif de modules achats complets. D’où le succès d’éditeurs de logiciels de gestion de projets achats. Olivier Routtier, directeur des systèmes d’information achats de Bouygues Telecom, développe son choix d’un éditeur métier : « Nous avons été frappés par l’éventail des solutions disponibles sur le marché, une quinzaine depuis l’ERP jusqu’à la brique fonctionnelle. Mais beaucoup d’acteurs issus des places de marché restent focalisés sur des solutions transactionnelles. Or, nous étions à la recherche d’une solution légère, dont la souplesse nous permettrait de coller à nos besoins à partir d’une feuille blanche. eFront répondait à ce cahier des charges ».
Un autre domaine fait le succès des éditeurs métiers face aux géants de l’ERP : le décisionnel achats. L’application connue aussi sous le nom de "business intelligence" a un succès d’autant plus franc que d’autres fonctions de l’entreprise l’utilisent, entre autres pour mesurer leurs performances. Là encore, notre panel d’entreprises témoins traduit cette réalité. Jean-Jacques Camps, DSI du pôle grande industrie et de l’activité ingénierie européenne d’Air Liquide, explique pourquoi un éditeur métier s’est imposé pour le décisionnel achats : « Le reporting et l’analyse se font à travers un outil commun, Business Objects, car il autorise le travail sur des outils différents (ERP, GMAO, facturation, etc.) », justifie-t-il. La transversalité des outils métier constitue un important facteur de succès. Qu’en sera-t-il à l’avenir, dans un paysage où les ERP vont s’unifier ? Premier élément de réponse chez Schneider Electric : « Des applications décisionnelles pourraient à terme être intégrées dans un ERP global », anticipe Joël Aznar.
Le succès relatif des outils dédiés semble toutefois faire fi des inconvénients d’une situation multi-prestataires. Pour DS Smith Kaysersberg, Isabelle Bailly résume l’intérêt d’un module ERP par rapport aux outils de prestataires spécialisés : « Un prestataire unique réduit les frais de maintenance et simplifie la relation. Du point de vue informatique, l’ajout du module nous a évité de revoir les interfaces avec les autres bases de données de l’ERP. Ensuite, la mise à jour des modules s’effectue de concert. En outre, la solution de Qualiac coûte moins cher que les solutions alternatives ». Pas de souci d’interfaçage, mise à jour simplifiée, coûts compétitifs, beaucoup d’arguments plaident en faveur du modèle intégré. Et pourtant…
Le choix entre le module de l’ERP ou un éditeur métier représente à ce jour une des préoccupations des directions des achats. L’enjeu est double : opter pour l’outil qui conviendra le mieux à ses besoins et faire valoir ses choix auprès de la direction générale. Sur ce dernier point, la fonction achats n’a plus de difficulté à se faire entendre en matière d’outils. Véronique Jourdain, responsable avant-vente d’Oracle, observe qu’en consultation, « Les directeurs des achats connaissent précisément le cahier des charges et tiennent le budget. Le couple direction des achats-DAF est de plus en plus présent, la DSI étant à leur service ». Pour Schneider Electric France, Joël Aznar apporte une nuance faisant écho aux différents témoignages de ce dossier : « Le choix de l’éditeur métier n’est pas uniquement celui de la direction des achats. Il s’agit d’utiliser au mieux l’outil en minimisant les développements spécifiques ».
Du côté des outils dédiés pour les approvisionnements, la marge de manœuvre des achats sera assez réduite : les ERP sont des projets menés à l’échelle d’un groupe. Or, le sens de l’histoire des systèmes d’information va vers l’unification des ERP qui les composent. En soi, les achats en tirent des bénéfices comme les autres fonctions. Joël Aznar peut en témoigner : « La centralisation des achats de Schneider Electric France ne s’est pas accompagnée d’une unification de nos systèmes d’information. Dès lors, il est difficile d’avoir une vision commune sur les données achats de base, réparties dans une vingtaine d’ERP autonomes », reconnaît-il. Selon les cas, les filiales auront droit à une certaine autonomie vis-à-vis de leurs achats indirects. Passer par une place de marché reste un bon moyen de contourner un parc hétérogène d’ERP.
Sur l’e-sourcing, un ERP imposé par la maison-mère ou par la direction générale sera moins contraignant pour les directions des achats. Le socle de l’e-sourcing demande moins d’échanges avec la base de données de l’ERP et, de ce fait, se prête plus facilement au recours à un éditeur dédié achats. Les directions des achats ne s’en privent pas. Les résultats de notre enquête menée sur les 200 premières grandes entreprises françaises montraient un taux d’équipement en e-sourcing de 47 %, bien au-delà des ventes des éditeurs d’ERP (voir La Lettre des Achats n° 135 de janvier 2006). Autre avantage de l’éditeur métier, d’après Schneider Electric, la mise en œuvre d’un outil d’e-sourcing peut se faire en douceur tandis que le déploiement d’un module ERP ressemble à un « big bang ».
La juste place de l’ERP dans la panoplie des applications d’e-achat reste en suspens. Stéphane Paillot de Bel penche en faveur de l’ERP comme outil principal : « Les outils achats dédiés peuvent être un complément intelligent de l’ERP mais ne peuvent pas le remplacer. Il y a eu trop souvent un effet de mode autour des outils d’e-sourcing et d’e-procurement, sans que les fondamentaux liés à l’ERP soient vraiment traités ». Passés les « effets de mode », les grands éditeurs d’ERP ont effectivement accompli de réels progrès ces trois dernières années sur l’ensemble du cycle d’achat. Ils ne parlent plus de ROI mais de réponse à une problématique achats. Aux yeux des DSI, l’intégration de leurs fonctionnalités va dans le sens de l’efficacité. Mais tous les services achats sauront-ils – ou voudront-ils – tirer le profit maximal de leur ERP ? Les applications dédiées aux achats ont encore de beaux jours devant elles.

Modules SRM
Après l’e-procurement, opération séduction sur l’e-sourcing
Parmi les éditeurs du marché grands comptes, trois des principaux acteurs sur les achats, Oracle, SAP et SSA (qui a repris Baan), proposent tous des fonctionnalités de gestion de la relation fournisseurs. Du côté d’Oracle, Véronique Jourdain, responsable avant-vente, affirme que « L’offre purchasing est au cœur de notre ERP. Dans l’offre Oracle comme dans celle de PeopleSoft, l’intégration est totale avec les fonctionnalités finances-comptabilité. Autour, les modules d’e-procurement et d’e-sourcing couvrent tous les besoins des acheteurs ». Pour SAP, « Notre offre SRM représente déjà 10 % de notre revenu de licences globales et croît régulièrement. Sur son volet e-procurement, l’offre SRM est déjà largement installée, auprès de 60 à 70 entreprises. Sur l’e-sourcing, nous comptons un certain nombre de clients dont PSA », explique le directeur du support avant-vente France, Jacques Libeyre.
Des offres achatsintégrées
SSA se fait fort d’avoir « des fonctionnalités achats intégrées "nativement" à l’ERP, y compris l’e-sourcing », comme le met en avant Christian Benoit, consultant avant-vente. Toutefois, si une offre complète est bel et bien disponible, il reste à la vendre. L’allemand SAP, qui reconnaît pour sa part « une croissance très lente du marché de l’e-sourcing », veut jouer un rôle éducatif auprès des directions des achats. L’éditeur allemand met à leur disposition des plates-formes de test en ligne de son offre. Jacques Libeyre de SAP demeure convaincu du succès à venir : « Nombre de nos clients ont gelé leur choix d’outils d’e-sourcing. Ils devraient à présent être séduits par la dernière version de notre application ». Une opinion d’ailleurs partagée par Oracle.


En 2005, les éditeurs de progiciels ont tiré 500 millions d'euros de la vente de licences et de la maintenance applicative, soit 14 % du marché français des applications de gestion. Un marché en croissance estimée entre 8 % et 9 % selon Pierre Audouin Consultants. La part des revenus dus aux modules d'appro et à la gestion de la relation fournisseurs est difficile à évaluer. Parmi les éditeurs d'ERP en pointe sur l'offre achats, SAP et SSA estiment sa part autour de 10 % de leur chiffre d'affaires. Oracle ne fournit pas de données.

Par Sylvain Chanourdie schanourdie@lettredesachats.fr

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