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La Lettre des Achats - Mars 2019 N°280
Mars 2019

Marchés

Enquête

Travaux : du gros œuvre dans les directions achats

Du gros œuvre dans les directions achats

Le marché des travaux publics en France : sortie de crise !

Témoignage

Diana Perisin - Responsable achat du département de la maîtrise d’ouvrage des projets - RATP
« Il est important d’acculturer un nouvel entrant à nos enjeux financiers et techniques »

Par Jean Chabod-Serieis

Du gros œuvre dans les directions achats

Après dix ans de crise, le marché repart. Cette reprise s’accompagne pour les acheteurs de plusieurs problèmes : recomposition du marché fournisseurs, tension sur certaines spécialités de travaux, carnets de commande pleins et risque de consultations infructueuses. Les directions achats y voient l’occasion de se restructurer, tant dans leur organigramme que dans leurs processus et leurs modes de contractualisation. Tour d’horizon avec trois directions remodelées ou en cours de remodelage.

«Après une décennie de crise où le chiffre d’affaires a reculé de 25 %, le secteur des travaux publics connaît une embellie en 2017. Il affiche ainsi une croissance de 4,4 % en volume pour un chiffre d’affaires de 38,6 milliards d’euros en France. » Dix ans de crise et un chiffre d’affaires entamé d’un quart : c’est le bilan de la FNTP, la Fédération nationale des travaux publics, qui constate que le marché se relève doucement. Et à peine relevé, le voilà qui se tend déjà, notamment en Ile-de-France où s’accumulent les projets de travaux tous azimuts dans le cadre du Grand Paris : routes, terrassements, travaux électriques, voies ferrées de la RATP et de la SNCF, ouvrages d’art, sondages et forages, travaux souterrains, etc. « Malgré la reprise, c’est un marché tendu », constate Maud Collignon, directrice d’une des quatre agences Construction chez Immobilière 3F, autrement dit la responsable des constructions neuves dans le 92 et le 94 (entre 700 et 800 logements sociaux mis en chantier par an). « Certaines entreprises restent fragiles : plusieurs petites structures mono-métier ont fermé, puis des moyennes, et maintenant nous voyons même des entreprises générales fermer. Cela s’explique notamment par l’augmentation conséquente des matières premières : certaines entreprises avaient signé des marchés il y a plusieurs années, à une époque où les prix des matières premières étaient plus bas. »

Korian : 43 sites à rénover en même temps…


« Le marché reprend depuis cinq mois, après une période difficile », renchérit Guillaume Penigault, le directeur achats Investissements du pôle Rénovation de Korian, réseau européen de maisons de retraite médicalisées, de cliniques spécialisées, de résidences services, de soins et d’hospitalisation à domicile. « Les entreprises de travaux – qui ont besoin de visibilité dans la gestion de leurs plannings et de leur plan de charge d’employés – voient la réouverture simultanée de plusieurs devis et la contractualisation de plusieurs marchés. Nous, les acheteurs, devons donc rapidement capter leur planning de charge encore libre, voire être prioritaire. C’est pourquoi nous avons bâti un planning précis de nos 43 sites à rénover : chaque fournisseur sait sur quel site il sera mobilisé, quels corps de métier seront impliqués, pour quelle période de travail, etc. »
Pour cela, la direction achats insère dans ses contrats cadres des pièces marché spécifiques, et bien connues des acheteurs travaux : le CCAP (cahier des clauses administratives particulières, qui définit le périmètre du marché : sous-traitance, vestiaire, horaires, nuisances sonores, assurances, garanties de parfait achèvement, délais de paiement, levées de réserve, etc.) et le CCTP (cahier des clauses techniques particulières, qui précise le degré de qualité attendu dans le produit livré). La bonne application de ces deux cahiers des clauses est contrôlée par un chargé de travaux.

avec des contraintes très particulières…


Si ces cahiers des clauses sont connus de tous les acheteurs, ils revêtent chez Korian une importance particulière due à la spécificité des travaux : des interventions tous corps de métier dans des établissements de santé type maisons de retraite, dans lesquels les résidents vivent pendant la durée des travaux. Autrement dit, les conditions de travail sont strictes : ne pas faire de bruit dans la journée, ne pas faire de poussière, ranger le matériel chaque soir, travailler en présence de personnes fragiles, avec parfois des pathologies graves, difficilement déplaçable pendant la rénovation de leur chambre. Des conditions que respectent les 11 entreprises de travaux et les 32 fournisseurs d’équipements référencés par Korian.
Le directeur achats (50 millions d’euros d’achats annuels) de Korian est un ancien de chez Accor Hotel et spontanément la comparaison hôtel/Ehpad (Établissement d›hébergement pour personnes âgées dépendantes) lui vient : « dans un hôtel, les entreprises cloisonnent un demi-palier et interviennent dans 25 chambres à la fois. Dans un Ehpad, la chambre appartient au résident, parfois depuis des années, il l’a décorée, il est chez lui. Nous sommes très vigilants à créer le moins de perturbations possibles pour les résidents. Nos taux d’occupation nous obligent à ne rénover que quatre chambres à la fois. » Conséquences : des délais de chantier plus longs, des exigences particulières que toutes les entreprises ne sont pas capables de supporter.
« C’est notamment le rôle de l’acheteur de vérifier que l’entreprise prend en compte la typicité de notre secteur qui est très forte, insiste Guillaume Penigault. Les fournisseurs doivent être très flexibles, c’est pourquoi nous travaillons beaucoup avec des locaux : 50 kilomètres maximum de nos sites, avec une agence située à côté du chantier. Travailler par lots de quatre chambres exige de ne pas perdre de temps sur la logistique. »

... et des achats organisés en direction multi-compétences


Restons encore un instant chez Korian, dont les achats travaux se sont totalement restructurés il y a six mois, avec pour objectif d’optimiser ces achats pour le projet de rénovation de 43 établissements représentant 70 millions d’euros d’investissement sur deux ans. Un nouveau concept de chambre, baptisé "chambre Boost" est déployé dans les Ehpad concernés. Terme du projet : 2020. « Notre organisation – effective depuis six mois – est atypique, explique celui qui a été également acheteur chez Bouygues Construction pendant cinq ans : ma direction réunit plusieurs profils qui constituent autant de briques : un acheteur Capex spécialisé, une design manageuse, un programmiste, des chefs de projet travaux et des chargés d’approvisionnement. Regrouper ces activités dans une même direction a du sens : des synergies se créent entre l’acheteur Capex qui confirme ce qu’il met dans le contrat avec le chef de projet travaux, vérifie le design avec la design manageuse, reçoit les remontées terrain avec les opérationnels, etc. »
En regroupant les compétences autour de l’acheteur, Guillaume Penigault accélère les décisions. « Lorsque je veux référencer une entreprise de mobilier, je peux facilement mettre autour de la table les membres de mon équipe qui auront la vigilance de regarder – de façon complémentaire – si le fauteuil a les bons accoudoirs pour se relever facilement, ou s’il y a les bonnes roulettes pour que l’équipe de soin puisse bouger le fauteuil. Le segment des travaux et aménagements constitue un milieu technique où l’acheteur doit être entouré d’experts. »

1 001 Vies Habitat : les achats de travaux revus de A à Z…


Chez le bailleur social d’Ile-de-France 1001 Vies Habitat (ex-Le Logement Français), le changement d’approche des achats est tout récent. Et la restructuration a été profonde : la direction des achats – rattachée au pôle Performance financière – est née à l’été 2018, centralisant tous les acheteurs – une dizaine – qui étaient auparavant répartis dans les filiales et les directions métier (voir notre interview dans la LDA N°271). La part des travaux représente 100 millions d’euros (hors construction) des 350 millions d’euros de dépense annuelle. « Pour les achats de travaux, nous voulions changer de paradigme, contextualise Yann Schenowitz, le directeur des achats. Avant, chaque opération était travaillée comme une opération unique : il fallait recommencer toute la procédure d’appel d’offres à chaque fois. Désormais, nous envisageons les achats de Travaux (que nous appelons "Réhabilitation patrimoine") dans leur ensemble, ce qui change la façon dont nous appelons les fournisseurs et travaillons avec eux. »
Yann Schenowitz et son équipe ont voulu exploiter au maximum les possibilités du code des marchés publics auquel est soumis 1001 Vies Habitat (86 000 logements). « Nous avons modélisé l’ensemble de nos achats de travaux par corps d’état, puis nous avons lancé un appel à candidature pour référencer et choisir des entreprises pour l’ensemble de nos implantations, sur une période de quatre ans, avec des prix négociés. Nous avons ainsi arrêté d’analyser chaque opération, car cela impliquait quasiment un appel d’offres par opération. Nous référençons désormais des entreprises qui deviennent nos partenaires pour quatre ans. » Des possibilités de sortie sont aménagées dans les contrats, « mais la logique est d’atteindre les quatre ans et d’engranger ainsi la connaissance sur nos achats de travaux ». L’art de mêler habilement référencement et code des marchés publics.

... et une exploitation poussée du code des marchés


Mais attention, selon la typologie des entreprises et des besoins, les consultations demeurent. « Prenons l’exemple des travaux électriques, reprend celui qui a été directeur des achats de Loxam, et chez Véolia ; supposons que j’ai référencé sept entreprises ; en dessous d’un certain montant, je les sollicite l’une après l’autre ; au-dessus du seuil, je fais un appel aux sept pour connaître leur meilleure offre. Bien sûr, un prix plancher a été fixé dans le contrat-cadre qui me lie à chacune ; mais elles peuvent passer en dessous de ce prix selon l’opération ; c’est prévu dans le contrat-cadre. Selon les opérations, nous nous sommes aperçu que les entreprises pouvaient optimiser leur prix par rapport à ce qui avait été négocié dans le contrat, par rapport au volume notamment. » Aujourd’hui, plus de 60 fournisseurs et autant de contrats cadres sont référencés, tous corps de métier confondus.
Plus qu’une contrainte, le code des marchés publics est pour Yann Schenowitz une opportunité dans ce cas : « c’est l’ordonnance de 2016 qui nous a poussés à nous réorganiser, pour mieux utiliser le code, créer des partenariats. C’est ainsi que nous avons passé du temps avec les prestataires et les bureaux d’études. »
Immobilière 3F : les achats en soutien du chef de projet opérationnel…
« Pour moi qui viens du privé, raconte Karen Simon, la directrice des achats d’Immobilière 3F (1,2 milliard d’euros d’achats dont 70 % de travaux), il est toujours étonnant, du fait d’une simple application du CMP, qu’un maître d’ouvrage puisse sélectionner le prestataire pour un appel d’offres ouvert à plusieurs millions d’euros sans même l’avoir rencontré ! Il faut amener de l’humain dans les échanges, favoriser les négociations pour assurer une compréhension partagée du cahier des charges et des enjeux ; ce n’est pas toujours facile lorsque les chefs de projets construction gèrent de nombreux dossiers en parallèle. »
Pour les travaux de construction neuve, le 1er bailleur social de France (250 000 logements) mobilise des « chefs de projet opérationnels », chargés de lancer l’appel d’offres, d’analyser les offres, de piloter les études de conception, de planifier la livraison. Leur profil peut varier, de l’architecte au juriste en passant par l’ingénieur. « A chaque étape du processus achat, la direction des achats soutient ces véritables chefs d’orchestre, résume Karen Simon : nous définissons et mettons à leur disposition le cadre (procédures, doctrine et process) ainsi que les outils de gestion et d’optimisation d’appels d’offres, par exemple ; le binôme achat en charge de l’organisation des CAO (commissions d’appel d’offres) vérifie avec eux le respect des procédures et de la politique achats de 3F, et apporte ses conseils. »

et les appels d’offres infructueux dans le viseur


Pour le groupe Immobilière 3F, le principal risque dans un appel d’offres de travaux reste qu’il s’avère infructueux : qu’aucune entreprise répondante ne satisfasse les critères. Avec les tensions qui naissent sur le marché des travaux et de la construction, ce risque prend de plus en plus de place, « notamment chez les plaquistes et les entreprises de serrurerie-métallerie, donne-t-elle en exemple : beaucoup ont mis la clé sous la porte et nous nous retrouvons avec trop peu de fournisseurs », précise Karen Simon.
A l’avenir, la directrice des achats réfléchit donc, avec les équipes opérationnelles, à de nouvelles formes de consultations incluant par exemple des procédures concurrentielles avec négociation. « Pour prévenir les appels d’offres infructueux, nous voulons développer des modalités nouvelles de contractualisation, notamment la création d’accords-cadres ou encore de nouvelles façons d’allotir. » Et Maud Colligon de préciser que le groupe pratique depuis plusieurs années les marchés de travaux en conception-réalisation : « nous marions dans le même contrat une équipe de maîtrise d’œuvre (un architecte et un bureau d’étude) à une entreprise générale de travaux. Ils travaillent ensemble depuis la conception jusqu’à la fin des travaux. Cela nous préserve du risque de dépassement des délais et prévient le risque d’appel d’offres infructueux. Cela offre aussi au maître d’ouvrage une meilleure visibilité sur les coûts, parce que l’entreprise s’engage sur un coût dès le départ, avant même que le permis de construire ne soit déposé. »
Immobilière 3F recourt au marché en conception-réalisation sur un quart de ses projets de constructions neuves, « car il faut atteindre une certaine taille de projet et une certaine complexité technique. »
Enfin, Karen Simon précise que pour améliorer son sourcing, la direction des achats réfléchit à la création d’un portail fournisseur, qui sera à la fois un outil de sourcing professionnel pour les équipes achat et une plateforme d’échange avec les entreprises. D’autres pistes concernent la simplification des procédures de passation de marché : « Certaines entreprises peuvent être découragées à la simple idée de répondre à un marché avec autant de règles, confie-t-elle. Nous allons étudier toutes les pistes de simplification pour éviter la redondance des documents demandés, promouvoir l’utilisation des coffres forts numériques, par exemple. »

« Aux fournisseurs de proposer, à nous de prendre le risque »


Avec ces trois exemples – Korian, 1001 Vies Habitat et Immobilière 3F – se dessine une fonction achat résolue à s’adapter au marché de travaux et d’aménagement. Voire à complètement redéfinir son organigramme, ses procédures et ses modes de contractualisation. Et en face, les fournisseurs font-ils suffisamment preuve d’innovation ? « J’espère que la prise en compte de l’innovation s’améliorera, à la fois côté fournisseurs et côté donneurs d’ordres, suggère Yann Schenowitz, acheteur depuis 20 ans, dont près de 15 ans sur le segment travaux, entre autres. A eux de proposer, à nous de prendre le risque. J’attends par exemple une innovation technique sur les matériaux ; je vois certains matériaux inutilisés en France alors qu’ils le sont en Allemagne. Et puis, dans les travaux, la tendance est au rallongement des délais ; donc toute innovation qui irait dans le raccourcissement des délais (préfabrication, structures en kits, etc.) me conviendrait. »
De son côté, Guillaume Penigault, qui analyse le marché depuis dix ans, voit deux évolutions dans l’attitude des donneurs d’ordres, qui ont contribué à faire évoluer et progresser l’offre des fournisseurs : « D’abord la logique made in France s’est beaucoup développée, remarque-t-il. Et puis la prise en compte de la RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) a émergé. » Dans cette logique, Korian travaille avec Ecovadis qui propose un service de notation RSE des entreprises. « Ils auditent nos fournisseurs référencés, incluant les fournisseurs de niveau 2. En dessous d’une certaine note, le fournisseur ne peut pas travailler directement avec nous : Ecovadis propose un plan de progression avec des actions préconisées qu’il doit mettre en œuvre dans les huit mois. » La relation bipartite devient alors tripartite.
Portraits

Guillaume Penigault
Directeur achats Investissements du pôle Rénovation, Korian


" Nous travaillons beaucoup avec des locaux : 50 kilomètres maximum de nos sites, avec une agence située à côté du chantier "



Yann Schenowitz
Directeur des achats, 1001 Vies Habitat


" Nous avons modélisé l’ensemble de nos achats de travaux par corps d’état "



Karen Simon
Directrice des achats, 3F Immobilier


" Il faut amener de l’humain dans les échanges, favoriser les négociations pour assurer une compréhension partagée du cahier des charges et des enjeux "

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