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La Lettre des Achats - Septembre 2003 N°109
Septembre 2003

Management

Dossier

Achats hors production

Autres articles

Achats hors production
Pour mieux s’imposer, les acheteurs passent à la vitesse supérieure

Systèmes d’information
Finaliser la liaison entre e-procurement et ERP

Externalisation des achats hors production
L’outsourcing gagne du terrain en Europe

L’externalisation en Europe
L’infogérance et les services administratifs au premier rang

Observatoire de l’externalisation
La grande métamorphose de l’externalisation donne le premier rôle aux acheteurs

Observatoire de l’externalisation
Externalisation : les 10 points à surveiller lors de la contractualisation

Secteur public
Les acheteurs du public professionnalisent leurs achats

Dépenses publiques
Des économies, mais comment ?

Acheteurs-services généraux
Qui prendra la main ?

Externalisation
Menace ou opportunité pour les services généraux ?

Étude American Express-AT Kearney
Comment réduire les coûts indirects liés aux voyages

Services généraux et services achats
Les fournisseurs optent pour un mariage de raison

Témoignages

Terry Davis, directeur des achats et des moyens généraux, Schindler France
“ J’ai visité toute la France pour sensibiliser les réseaux à la culture achats ”

Philippe Compagnon, directeur des achats, La Française des Jeux
“ Nous devons adapter notre stratégie aux différents types d’achats ”

Nicolas Mathieu, directeur de la stratégie achats, Groupe Bayard Presse
“ Le problème des achats généraux reste l’application des contrats-cadres ”

Interviews

Jean-Pierre Lau, directeur des achats hors production, Alcatel
“ Nous devons sans cesse démontrer notre efficacité ”

Jacques Chambre, directeur des achats hors production, Thales
“ Avec l’externalisation, l’acheteur devient un "supplier relationship manager" ”

Christian Campion - directeur des achats hors production - Général Electric System Europe
“ Développer les groupes de travail pour multiplier les leviers d’achat ”

Ignacio Sanguesa, directeur des achats, Telefónica
“ Suivre un tableau de bord adapté ”

Hans-Hermann Grundmann, directeur des achats, Bayer Polymers
“ Nous avons gagné en termes de mobilisation de ressources et de matériels ”

Points-clés

Les dix points-clés

Par la rédaction

Étude American Express-AT Kearney

Comment réduire les coûts indirects liés aux voyages

American Express et AT Kearney ont réalisé une étude sur les dépenses en matière de traitement des frais professionnels auprès de 75 entreprises dans neuf pays européens. Avec un constat : ces entreprises se priveraient d’économies considérables. Les déplacements professionnels nécessitent et mobilisent en effet des moyens importants. Selon cette étude, une meilleure gestion des coûts liés aux déplacements professionnels permettrait une réduction considérable des dépenses, pouvant aller jusqu’à 64 % des coûts dus à la gestion administrative.
Si les coûts directs semblent maîtrisés (choix des compagnies aériennes, des séjours hôteliers, repas, télécommunications), les coûts indirects ajouteraient en revanche 463 euros de plus par voyageur et par an. La gestion de ces coûts paraît plus complexe, notamment pour le temps consacré à l’organisation et à la réservation. Celui-ci constitue d’ailleurs 52 % des dépenses administratives liées aux déplacements professionnels. Le traitement des notes de frais représente le deuxième processus le plus coûteux, avec 46 % du montant total des coûts indirects. Le poids de ces coûts pourrait être réduit. Il apparaît clairement que le respect d’une politique voyages au sein de l’entreprise conduit à une rationalisation et à une maîtrise des coûts totaux. Son efficacité est déjà visible sur les coûts directs. Et l’on constate que les entreprises qui suivent les politiques voyages établies ont des coûts indirects inférieurs d’un quart aux entreprises moins respectueuses de ces politiques. Pour les entreprises, il s’agit surtout d’adopter une vision globale du traitement des frais professionnels en prenant en compte les coûts directs et indirects.

Les mesures à prendre

La mise en place de pratiques de gestion administratives spéciales pourrait faire baisser les coûts de façon spectaculaire. Les coûts indirects sont principalement constitués par la facturation centralisée, les notes de frais, la préparation des voyages jointe à leur autorisation et aux réservations et les avances en espèces. On constate même que les coûts indirects avant voyage sont les plus importants, soit 52 % des coûts indirects totaux. C’est donc à ce niveau que des économies peuvent être réalisées si les entreprises s’y attellent. Ce sont des coûts qu’elles pourraient limiter et maîtriser par l’utilisation de méthodes spécifiques. L’intégration des données dans des cartes « corporate », l’instauration d’une gestion électronique des tâches, la suppression des validations préalables de voyages, les solutions automatisées de réservation sont autant de solutions permettant un gain de temps et d’argent. Avec la mise en place de meilleures pratiques, des économies significatives seraient obtenues : 45 % pour le traitement des notes de frais, 74 % pour les réservations, 89 % pour les avances en espèces et 95 % pour la facturation centralisée. Pour parvenir à cette diminution spectaculaire des coûts, American Express se propose bien sûr de mettre en place ses solutions. Mais quel peut être le coût de telles mesures ?

Par la rédaction

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