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La Lettre des Achats - Juin 2002 N°96
Juin 2002

Pratique de l'achat

Relations fournisseurs
Mes prix sont-ils au plus bas ?

Achats de papier
Acheteurs, pliez-vous en quatre

Par Guy Bourquin guybourquin@free.fr

Achats de papier

Acheteurs, pliez-vous en quatre

Nous n’avons pas toujours conscience de la place du papier dans notre vie quotidienne ni de ce qu'auraient été l’économie, la culture et l’histoire sans le papier. Il est fréquent de trouver des réquisitoires véhéments sur l'industrie papetière, il est de bon ton de prôner le « zéro papier ». Le papier est cependant l’un des très rares secteurs industriels dont la progression, depuis des décennies, est quasi constante aux alentours de 3 à 4 % l'an.  Raison de plus pour ne pas oublier la place des acheteurs.

Distinguer les différents papiers est affaire de critères. On peut les définir par destination : on trouvera les papiers de presse et assimilés, les papiers d'impression et d'écriture, les cartons et les emballages, les papiers minces, les papiers et cartons spéciaux. On peut aussi les classer par familles (cartons ondulés, cartons, papiers couchés, papiers non couchés sans bois, papier journal), ou encore procéder à une décomposition technique basée à la fois sur la composition fibreuse (pâtes mécaniques ou chimiques, pâtes de résineux et/ou de feuillus, pâtes naturelles ou blanchies, etc.), sur la présence d'adjuvants ou sur les traitements des surfaces (apprêts, couchages).
Ces exemples montrent bien que les acheteurs doivent parfaitement définir leurs besoins avant toute négociation et surtout ne pas négocier, dans un marché unique sans distinctions claires, des produits très différents tels que du carton ondulé et du papier de reprographie, du papier mince et du papier de presse. De plus, il est aussi prudent de ne pas mélanger, dans un même package, des produits finis et des produits semi-finis ou des matières premières, par exemple, blocs « direction », papier couché en feuilles et bobines de papier de presse.
Les acheteurs devront minutieusement cibler et référencer leurs fournisseurs. Outre les critères de sélection habituels mettant en évidence les garanties techniques et financières des fournisseurs potentiels, les acheteurs veilleront aussi à appréhender les spécialités et les performances desdits fournisseurs, notamment en fonction des volumes à traiter et de la dispersion des livraisons : on ne s'adresse pas à un fabricant où à un distributeur pour acquérir une boîte de ramettes de papier de reprographie par mois, pas plus que l’on ne s’adresse à la Maison de la presse locale pour 20 palettes du même papier.

Distributeurs : agents des fabricants ou grossistes ?

Chaque domaine a ses spécificités, ses règles et ses méthodes et mérite une analyse détaillée. L’acheteur a des fonctions particulières selon la destination du papier : pour une maison d'édition, un journal, un grossiste, un façonnier, un imprimeur, un fournituriste ou plus communément pour une entreprise utilisant le papier pour ses besoins propres. Du ticket de métro au plaquage de certains meubles, de l'affiche aux emballages, du journal à la photo, du mouchoir au papier peint, nous trouvons du papier dans une très grande variété de produits à usage domestique, administratif, industriel, commercial. Imaginer des techniques d'achat identiques pour des produits aussi divers serait irréaliste.
Il est rare que les fabricants commercialisent eux-mêmes leurs produits : le plus souvent, et même pour des volumes considérables, ils traitent au travers de distributeurs. Dans certains cas, ces derniers sont des filiales des fabricants : ils ne sont pas pour autant exclusifs ; bien au contraire, il est fréquent qu'un distributeur indépendant ou lié à un fabricant vende des produits d'origines diverses. Ne nous y trompons pas : ces distributeurs ne sont pas des grossistes au sens strict du terme ; ils n'ont que peu ou pas de stock et servent de courroies de transmission pour les fabricants dont ils répercutent les hausses de prix, parfois les baisses, et surtout les argumentaires sans véritable valeur ajoutée. Pour les marchés les plus importants, les acheteurs ont grand intérêt à impliquer les fabricants dans des accords tripartites : fabricants, distributeur, client. Cette démarche permettra des négociations véritables et évitera, en cas de surchauffe sur les prix en cours de contrat, des ruptures d'approvisionnement ou des livraisons de produits non conformes aux spécifications.
En premier lieu, l'acheteur devra dresser une cartographie détaillée des besoins en distinguant avec précision, site par site, le cas échéant filiale par filiale, les catégories de produits consommés, leurs usages, les quantités commandées, les fréquences de livraison et les montants achetés. Cette tâche, souvent ardue, parfois même fastidieuse quand l'entreprise est très décentralisée, est bien plus simple sur un site unique ou dans une petite entreprise. Cependant, quelle que soit la taille de l'entreprise, l'analyse se révélera productive. Ainsi, on isolera le papier journal, les cartons, les emballages ordinaires et manufacturés, les fournitures de bureau, les papiers reprographie, les imprimés et formulaires divers, les éditions confectionnées par des tiers : plaquette, flyers, rapports, etc. Si nous prenons pour exemple le papier vendu en rames de 500 feuilles et destiné à la photocopie, nous voyons que pour ce seul produit, l'acheteur devra analyser les utilisations réelles qui en sont faites selon les sites et les quantités correspondantes. Chaque entreprise a certes ses spécificités ; toutefois, à la fin de cette analyse, vous serez surpris – voire effaré – par l'importance du montant dépensé annuellement au titre des achats de papier et de dérivés et vous constaterez qu'une part non négligeable et significative en valeur de ces achats échappe aux acheteurs.

Inventorier les besoins   et les fournisseurs

En fonction des résultats de cette cartographie, l'acheteur affichera l'inventaire des fournisseurs, par catégorie de produits et une fois encore site par site. Le constat sera là aussi particulièrement édifiant : la boutique du coin de la rue pourra se trouver au même rang que le fournituriste disposant d'un réseau international, le distributeur d'un grand groupe papetier, les sociétés de VPC, les imprimeurs, etc. L'objectif visé est exclusivement la recherche d'économies par une rationalisation des produits, une réduction du nombre de fournisseurs, une meilleure négociation des achats. Une telle démarche doit aussi prendre en considération les quantités parfois considérables de papier achetées au prix fort au travers des commandes passées aux imprimeurs et les volumes de papier à en-tête d'une qualité supérieure utilisés pour des usages triviaux.
À ce stade, le travail de l'acheteur consiste à sélectionner et à référencer les fournisseurs, avec des spécialisations appropriées et des structures proportionnées aux besoins de chaque site. Il est improductif d'obliger à livrer, sur un site totalement isolé, des colis sans grande valeur, au seul motif de normaliser son panel. Les fournisseurs référencés seront les moins nombreux possible, sans pour autant vouloir absolument tout globaliser, inclure les achats ponctuels de petites valeurs ou à l'inverse refuser d'introduire des fournisseurs nouveaux dans le panel.

Autant de papiers que d’usages différents

Avec un marché turbulent et une marge de manœuvre restreinte, les revendeurs ou distributeurs sont souvent intransigeants lors des négociations avec les acheteurs. Qu'il s'agisse d'un appel d'offres ou d'une négociation de gré à gré, seuls les acheteurs qui auront bien préparé leur sélection de fournisseurs et la définition de leurs besoins et qui auront acquis une bonne connaissance technique des produits et des marchés du papier, seront en mesure de résister aux assauts de leurs fournisseurs et de conclure des accords raisonnables.
Les canaux de distribution, les volumes traités et les marchés ayant selon le cas des incidences spécifiques, la technique, souvent utilisée, qui consiste à justifier les variations de prix affichés, pour toutes les qualités de papier et tous les articles dérivés du papier, par le seul cours de la pâte, est une erreur. D'autant qu'il y a plusieurs cours de « la pâte à papier » qui évoluent différemment selon les spécifications des pâtes produites.
Les fabricants sont internationaux, voire mondiaux. Pour autant, on ne peut prétendre acheter le papier par un contrat unique et global, à la fois du fait de l'organisation commerciale des fabricants ou distributeurs, mais aussi pour des raisons techniques et culturelles. S'agissant plus spécialement du papier non couché sans bois en rames, les habitudes sont différentes : en France, la blancheur est un critère essentiel dans le choix du papier ; en Allemagne, c'est au contraire un critère négatif : cette blancheur manifeste le traitement chimique des pâtes, par opposition à des pâtes prétendument plus écologiques, faites avec des papiers et chiffons recyclés sans blanchiment total.
Papier pour l'imprimante, pour le fax, le courrier, papier à chiffrer, papier destiné aux usages internes ou externes, les utilisations sont multiples. Les qualités peuvent être adaptées aux besoins et certains acheteurs pourraient en conclure qu'ils doivent diversifier leurs achats pour répondre à ces différents usages. En la matière, il faut se garder de faire un choix trop rapidement : autant il est possible de livrer des qualités différentes sur plusieurs sites, autant, sur un même site, il faut analyser les coûts de manutention et de stockage de plusieurs qualités. Il faut aussi être conscient qu'en présence de différentes qualités de papier, les salariés ont toujours tendance à choisir la meilleure pour tous les usages et donc à gaspiller le bon papier et à ne pas consommer le moins bon.

Maîtriser les techniques   des fournisseurs

Lors d'une négociation entre distributeurs et acheteurs, les spécifications techniques des papiers et les codes de qualité sont définis et analysés avec soin. En revanche, il faut admettre que pour la plupart des consommateurs, les seuls critères retenus sont la blancheur, la transparence et les bourrages… Ce qui rend le dialogue souvent difficile, pour ne pas dire impossible. De plus, la qualité spécifiée à la commande n'est pas toujours constante en cours de contrat. Les catégories commerciales A+, A-, B+, etc. ne signifient pas grand-chose et ce ne sont pas les noms ronflants portés sur les macules (emballages des ramettes) qui permettent d’y voir clair : ils peuvent changer à la demande et sont totalement indépendants des qualités, même si une étiquette codée porte la référence du produit.
Les acheteurs devront aussi considérer les techniques commerciales des fournisseurs. En effet, les prix du papier sont présentés comme suivant rigoureusement le cours de « la pâte à papier », cette pâte – prétendue seule –, étant toujours celle qui fluctue le plus dans le bon sens. Pour éviter des déconvenues, les acheteurs auront tout intérêt à opposer à leurs fournisseurs les indices de l'Insee et les informations de la Copacel. De plus, les variations des prix « proposées » sont anticipées par rapport aux cours de la pâte ou du dollar et sont basées sur des tendances parfois très contestables.
Les acheteurs, qui doivent faire face à des augmentations de prix parfois très importantes, ont une propension bien compréhensible à se rabattre sur des qualités légèrement inférieures. Pour parer à cette perte de revenus, les fournisseurs augmentent généralement davantage ces qualités inférieures.
Les cycles d'augmentations et de baisses des prix sont souvent si désordonnés qu'il devient difficile de conclure des contrats à prix fermes sur des périodes annuelles, voire même semestrielles. Les acheteurs doivent cependant veiller à maintenir des durées de contrats habituelles, soit un an, de préférence deux, et prévoir, durant le contrat, des renégociations régulières de prix. Ils éviteront ainsi des achats ponctuels pouvant s'avérer désastreux en période de flambée des prix – le risque n'étant plus alors seulement de payer trop cher mais de ne plus être livré et de tomber en rupture de stock.
Le papier est un produit attachant, un marché difficile mais surtout, pour les entreprises, des enjeux considérables qui ne sont pas que financiers. Les acheteurs peuvent générer des économies substantielles par une meilleure compréhension des marchés et des produits, une analyse précise des besoins, des négociations bien menées mais aussi par une globalisation et une structuration de leurs besoins en quantités et en qualités.

Marché du papier
Un secteur économique en constante ébullition
La production mondiale de papier et carton se décompose comme suit : 65 % de pâtes chimiques et mécaniques, 35 % de pâtes préparées avec des papiers recyclés. Les États-Unis produisent 30 % des pâtes, le Japon 11 %, le Canada et la Chine 7 % – cette dernière prenant une part constamment grandissante. La France ne produit que 3 % des pâtes mondiales.
La consommation, per capita, toutes qualités de papier et carton confondues, s’élève à 310 kg/an aux États-Unis ; en revanche, elle n'est encore que de 20 kg en Chine ; l'Union européenne consomme 160 kg, tandis que la France atteint 170 kg. Dans ces chiffres, le carton ondulé représente environ 30 %, le papier couché 20 %, le papier non couché sans bois 15 %, le carton 12 %, le papier presse 8 % et les autres produits environ 15 %. Notons enfin que, depuis 40 ans, la consommation per capita moyenne, toutes qualités confondues, a augmenté régulièrement d'environ 4 % par an. On estime que la moitié des productions papetières est destinée aux domaines graphiques (presse, édition, reprographie, etc.), 40 % à l'emballage et 10 % aux domaines sanitaires et domestiques.
Les industries de la pâte et de la fabrication du papier sont bien entendu des secteurs connexes. Toutefois, l'intégration des deux activités est bien loin d'être la règle. Soit parce qu'ils ne produisent pas de pâte, soit qu'ils en produisent en quantités insuffisantes et/ou en qualités inadaptées à leur fabrication, les papetiers ont toujours recours au marché de la pâte pour acheter celle qu’ils ne produisent pas.
En gros, l'industrie papetière subit, en temps légèrement différé, les aléas de la conjoncture économique. Les variations de la demande en emballages en carton permettent d'élaborer un indice pertinent de l'activité économique. Certains pays émergents – la Chine notamment, dont l'activité économique se développe à un rythme bien plus soutenu que sa production papetière pourtant en nette et régulière croissance – génèrent, pour les producteurs de pâtes, des marchés considérables en butte cependant à des récessions cycliques. Ces éléments, de même que les fluctuations du dollar américain, monnaie de compte de la pâte mondiale, les concentrations d'entreprises, le parc mondial des machines installées, l'évolution de la technologie et les capacités de production, débouchent aujourd'hui sur la suprématie de quelques gigantesques groupes mondiaux. Bien entendu, une multitude d'autres facteurs affectent le marché du papier de manière parfois irrationnelle, souvent incontrôlée et toujours très pénalisante pour les consommateurs.

Par Guy Bourquin guybourquin@free.fr

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