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La Lettre des Achats - Avril 2006 N°138
Avril 2006

Management

Dossier

RH achats : Comment développer les compétences des acheteurs ?

Les articles

RH achats : Comment développer les compétences des acheteurs ?

Équipes multiculturelles aux achats
Une internationalisation à petits pas

Lafarge
Du sur mesure international pour les achats

Acheteurs français à l'étranger
Expatriation ou embauche locale ?

ERP et achats : Un outil fonctionnel mais pas encore stratégique

DS Smith Kaysersberg
Achats et éditeur d’ERP main dans la main

Schneider Electric
L'e-sourcing en marge de l'ERP

Témoignages

Daniela Hahn, directrice développement achats pour Lafarge
« Des profils types ont été mis en place »

Philippe Cortale, responsable stratégie management métier achats, PSA
« Définir les perspectives d’évolution de carrière »

Claudine Grimaud, responsable des ressources humaines du département des achats et de la logistique, RATP
« Proposer un programme de formations »

Zita Patonai, responsable des ressources humaines, Schneider Electric
« Évaluer les possibilités de développement »

Daniel Hian-Cheong, directeur de la gouvernance et des programmes réseau achats, Sanofi Aventis
« Gérer la mobilité des acheteurs »

Margot Huurneman, responsable du service achats, Vilmorin
« Le retour d’information est un apport majeur »

Olivier Crespin, chef de projet, Apave Parisienne
« L'e-procurement de notre ERP nous satisfait à 95 % »

Pia Zimmermann, directrice des achats, DaimlerChrysler France
« Avoir une vue d'ensemble sur nos achats »

Jean-Jacques Camps, DSI du pôle grande industrie Europe et de l'activité ingénierie européenne, Air Liquide
« Une règle : pas de facture sans commande »

ERP et achats : Un outil fonctionnel mais pas encore stratégique

Points-clés

Les cinq points-clés

Les dix points-clés

Par la rédaction

DS Smith Kaysersberg

Achats et éditeur d’ERP main dans la main

Les achats du fabricant d’emballages DS Smith Kaysersberg tirent parti de leur ERP depuis plus de dix ans pour la production, avant d’élargir la couverture aux achats indirects via un module d’e-procurement. L’éditeur d’ERP retenu, un « alternatif » face aux poids lourds du secteur, remplit les attentes des achats.

DS Smith Kaysersberg est d’autant plus satisfait de son module d’e-procurement qu’il a pour particularité d’entretenir une relation très proche avec son éditeur d’ERP : « Nous avons été parmi les tous premiers clients de son module e-procurement. Nos observations et requêtes ont même servi à Qualiac pour l’amélioration de son produit », souligne Isabelle Bailly, la directrice des achats de l’entreprise.
Le choix de cet outil d’e-procurement a demandé un important travail de définition du périmètre d’utilisation. Contrairement aux achats de production, les achats non stockés présentent en effet des problématiques très différentes pour chaque catégorie. L’informatique, les ressources humaines, le marketing, etc. demandent ainsi de définir des contrats spécifiques auprès de fournisseurs et de prescripteurs différents, etc. Autonomes sur l’élaboration du cahier des charges, les achats ont désigné une personne à temps plein pour estimer les besoins et les réponses apportées par les solutions du marché. « Nous avons évalué diverses solutions d’e-procurement de type ERP ou place de marché », détaille Isabelle Bailly.
Au final, Qualiac a su convaincre les achats de DS Smith Kaysersberg en 2002. Cet éditeur avait l’avantage d’être déjà fournisseur du fabricant d’emballages. Depuis cette date, son ERP couvre un large spectre de fonctions de l’entreprise : la gestion de la comptabilité et des finances, les stocks et les achats. « L’acquisition du module achats avait été décidée conjointement par la direction financière et la direction des achats », précise la directrice des achats.

À partir d’un noyau central, plusieurs développements spécifiques ont été nécessaires. Les adaptations portaient sur la convivialité de l’outil – les utilisateurs n’étaient pas familiers du progiciel – et sur l’intégration d’une douzaine de catalogues aux normes UNSPSC. Après une formation, l’appropriation de l’e-procurement par une soixantaine d’approvisionneurs de tous profils s’est effectuée sans heurts. La relation entre le service achats et l’éditeur d’ERP s’effectue au travers d’un responsable utilisateurs désigné comme interface entre la finance, les achats et la DSI.

Des commandes hors catalogues

À noter qu’une part des commandes est encore réalisée hors catalogue. Pour les fournitures de bureau en particulier, le nombre d’articles n’a pas permis de tout cataloguer. Toutefois, les commandes sont canalisées sur les seuls fournisseurs référencés par les achats. Des familles n’ont pas été traitées dans l’outil, par exemple les prestations. Il ne s’agit pas d’une lacune de l’outil mais d’une réticence interne des prescripteurs à « faire entrer » leurs achats dans l’interface d’e-procurement. D’autres catégories trop complexes à traiter dans le module d’e-procurement s’appuient sur des solutions en ligne : les voyages passent par American Express, l’intérim est en cours d’étude pour être traité sur une plate-forme spécifique.

Pas d’analyse des dépenses avec l’outil

Un développement de l’application d’e-procurement a été un temps envisagé. Il s’agissait de croiser les données entre l’outil de gestion de catalogues et les outils d’analyse statistiques. En l’absence d’un retour sur investissement intéressant, ce développement n’a pas été entamé.
La solution de Qualiac a été déployée en France et en Pologne, deux des quatre filiales d’Europe continentale du groupe britannique DS Smith. Les autres entités, la maison-mère et ses filiales turques et italiennes, ont fait des choix différents. Leur autonomie dans leur organisation comme dans leurs choix informatiques a conduit à un parc hétérogène de progiciels. C’est là le seul bémol pour le service achats : « Ce qui ne facilite pas le regroupement de nos achats à l’échelle européenne », reconnaît Isabelle Bailly.


 

PORTRAIT
Isabelle Bailly (38 ans, Essec) est directrice des achats de DS Smith Kaysersberg. Entrée dans l'entreprise en 1995 en tant que responsable des achats plastiques, elle a pris ses fonctions actuelles en janvier 1998. Elle a travaillé auparavant chez Unisabi dans différentes fonctions.

 

EN CHIFFRES
DS Smith Kaysersberg
Fabrication d'emballages (carton, carton nodule et transformation de matières plastiques)
Chiffre d’affaires : 300 millions d'euros
Effectif : 1 210 personnes
Montant des achats : 110 millions d'euros (matières premières et services)
Effectif achats : 6 personnes

Par la rédaction

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