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La Lettre des Achats - Mars 2014 N°225
Mars 2014

Support

Enquête

Gestion des données

Le casse-tête du référentiel fournisseurs

Témoignages

Shirley Ligneul - Responsable achats antenne-information-metronews et développements achats - TF1
« C’est souvent par les données que les SI achats pèchent »

Christophe Dumond - Responsable SI achats groupe - Geodis
« La qualité est gérée en interne, à l’aide d’outils spécialisés »

Joël Aznar - Responsable gouvernance des référentiels achats et qualité des données - Schneider Electric
« Très mouvant, le référentiel fournisseurs est compliqué à maintenir »

Par la rédaction

Joël Aznar - Responsable gouvernance des référentiels achats et qualité des données - Schneider Electric

« Très mouvant, le référentiel fournisseurs est compliqué à maintenir »

Depuis quand la qualité des données achats est-elle un enjeu majeur ?

La prise de conscience de l’importance du sujet est déjà ancienne dans le groupe. Mais elle s’est accélérée avec les projets visant la rationalisation des ERP et l’évolution vers des référentiels centralisés. L’approche, initialement poussée par les décideurs dans une logique de visibilité, a aussi été renforcée à la demande des opérationnels qui faisaient face à des difficultés pour retrouver et mettre en cohérence les données achats issues des différents systèmes, alors que le groupe multipliait les acquisitions. Cela s’est traduit, au niveau de la fonction achats, par la création de mon poste, au début de 2013, et d’une équipe dédiée aux données achats

Comment fonctionne ce dispositif ?

L’équipe se compose de cinq data owners respectivement en charge des données sur les fournisseurs, les matériels, les contrats, les acteurs de la fonction (positionnement, rôle, droits d’accès, etc.), les sujets communs aux achats et à la finance (données bancaires, taxes, conditions de paiement, table de devises, etc.). Ils opèrent au plan mondial, en lien avec deux CSP, au Mexique et en Chine, contrôlant le bon déroulement des actions entreprises. Au-delà du travail d’alignement et de nettoyage, se pose la question de la maintenance. La qualité des données doit en effet se gérer dans la durée. Les données liées aux achats hors production, principalement autour des catalogues, restent pour l’instant traitées à part.

Quelles difficultés rencontrez-vous ?

Avant, les utilisateurs étaient laissés libres de leurs données. Mais nous nous sommes rendu compte que la qualité n’était pas leur souci majeur, pour des questions de temps, de compétences, de priorités. Sur le sujet spécifique aux fournisseurs, nous avons donc envisagé de centraliser la création des données, et lancé plusieurs pilotes. La création de l’équipe dédiée aux données achats s’inscrit dans ce cadre, pour disposer d’une cellule d’expertise et automatiser les opérations. Par ailleurs, avec Altares, nous avons déployé un code et un identifiant unique pour chaque fournisseur au niveau mondial. Mais ce référentiel est très mouvant et sa maintenance dans le temps s’avère compliquée. En complément, nous envisageons d’optimiser la gestion des relations entre nos référentiels locaux plutôt que de nous en affranchir, via un système de codification croisée.

Depuis quand la qualité des données achats est-elle un enjeu majeur ?

La prise de conscience de l’importance du sujet est déjà ancienne dans le groupe. Mais elle s’est accélérée avec les projets visant la rationalisation des ERP et l’évolution vers des référentiels centralisés. L’approche, initialement poussée par les décideurs dans une logique de visibilité, a aussi été renforcée à la demande des opérationnels qui faisaient face à des difficultés pour retrouver et mettre en cohérence les données achats issues des différents systèmes, alors que le groupe multipliait les acquisitions. Cela s’est traduit, au niveau de la fonction achats, par la création de mon poste, au début de 2013, et d’une équipe dédiée aux données achats

Comment fonctionne ce dispositif ?

L’équipe se compose de cinq data owners respectivement en charge des données sur les fournisseurs, les matériels, les contrats, les acteurs de la fonction (positionnement, rôle, droits d’accès, etc.), les sujets communs aux achats et à la finance (données bancaires, taxes, conditions de paiement, table de devises, etc.). Ils opèrent au plan mondial, en lien avec deux CSP, au Mexique et en Chine, contrôlant le bon déroulement des actions entreprises. Au-delà du travail d’alignement et de nettoyage, se pose la question de la maintenance. La qualité des données doit en effet se gérer dans la durée. Les données liées aux achats hors production, principalement autour des catalogues, restent pour l’instant traitées à part.

Quelles difficultés rencontrez-vous ?

Avant, les utilisateurs étaient laissés libres de leurs données. Mais nous nous sommes rendu compte que la qualité n’était pas leur souci majeur, pour des questions de temps, de compétences, de priorités. Sur le sujet spécifique aux fournisseurs, nous avons donc envisagé de centraliser la création des données, et lancé plusieurs pilotes. La création de l’équipe dédiée aux données achats s’inscrit dans ce cadre, pour disposer d’une cellule d’expertise et automatiser les opérations. Par ailleurs, avec Altares, nous avons déployé un code et un identifiant unique pour chaque fournisseur au niveau mondial. Mais ce référentiel est très mouvant et sa maintenance dans le temps s’avère compliquée. En complément, nous envisageons d’optimiser la gestion des relations entre nos référentiels locaux plutôt que de nous en affranchir, via un système de codification croisée.


En chiffres
Schneider Electric
Equipements électriques
Chiffre d’affaires (2012) : 23,9 milliards d’euros
Effectif : plus de 140 000 personnes
Montant des achats : 11,6 milliards d’euros
Effectif achats : 1 700 personnes

Par la rédaction

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