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La Lettre des Achats - Mars 2014 N°225
Mars 2014

Secteur Public

Interview

Jamie Rhee - Directrice des achats - Chicago
« Tous les habitants de la ville sont nos clients »

Par Cécile Bontron

Jamie Rhee - Directrice des achats - Chicago

« Tous les habitants de la ville sont nos clients »

Jamie Rhee est la directrice des achats de Chicago. Tout en œuvrant à la professionnalisation des achats, notamment par le biais de la dématérialisation qu’elle s’apprête à implémenter, elle mène une politique d’ouverture vers les PME locales, particulièrement celles dirigées par des femmes ou des personnes issues de minorités ethniques.

Comment fonctionne la direction des achats de la Ville de Chicago ?

Nous achetons tous les biens et services pour la ville, ce qui représente plus de 2 milliards de dollars (1,48 milliard d’euros) par an. L’équipe du département achat de Chicago se compose de 85 personnes. Nous avons deux grandes catégories d’achats, construction et hors construction, et nos acheteurs sont spécialisés par familles. Parallèlement, une division spéciale gère le surplus. Et une autre est dédiée aux achats de l’aviation, elle est entièrement financée par les deux aéroports de la ville.

Quels sont les enjeux pour la Ville ?

Nous nous focalisons sur tout ce qui peut aider à la ville à faire des économies et même générer des revenus, comme la vente des surplus. Nous travaillons avec les services communaux pour identifier tous les objets qui peuvent se trouver, par exemple, dans des entrepôts et qui ne servent plus. Nous vendons les métaux également. L’année dernière nous avons récupéré 3,6 millions de dollars, cela représente un véritable revenu. Nous avons vendu depuis 2011 pour 10 millions de dollars soit plus que les quinze années précédentes réunies. Autre enjeu : la dématérialisation. En 2009, tout était encore fait de manière très archaïque. Tous nos appels d’offres vont donc se faire en ligne. Et c’est un énorme défi. Nous venons juste de notifier l’appel d’offres à l’entreprise qui nous permettra de réaliser tous nos process achat en ligne.

Comment développez-vous une politique achat envers les PME ?

Les petites entreprises sont essentielles pour le développement de l’économie de Chicago. Nous avons donc un programme pour nous assurer que nous offrons des opportunités aux petites entreprises, mais également aux entreprises dirigées par des femmes ou des minorités. Ces entreprises doivent d’abord être certifiées et montrer que ces femmes ou ces hommes issus de minorités détiennent 51 % de la société domiciliée sur les six communautés de communes autour de Chicago, et la dirigent au quotidien. Nous avons lancé tout un programme pour expliquer aux fournisseurs comment se certifier et s’assurer qu’ils suivent réellement la procédure. Aujourd’hui nous avons 2 500 sociétés certifiées sur la ville ! Et nous étudions le potentiel de chaque appel offres afin d’imposer un objectif chiffré pour ces entreprises en fonction du potentiel fournisseur : 40 %, 20 %... sauf sur la construction car le marché ne s’y prête pas. Dans ce dernier cas, nous exigeons en plus du titulaire qu’il sous-traite à des sociétés certifiées. Nous avions pour objectif que 30 % de la valeur totale des achats en 2013 soient alloués à des entreprises tenues par des femmes ou des minorités et nous l’avons largement dépassé : nous sommes à 37 %.

Quels moyens consacrez-vous à cette politique achat ?

Une équipe de 15 personnes est dédiée à la certification et aux contrôles quotidiens, aux visites impromptues dans les établissements pour vérifier que les femmes et les personnes issues de minorités sont bien aux commandes de l’entreprise. La certification est valable cinq ans. Et nous utilisons également la technologie : tous nos paiements sont enregistrés dans un système qui requiert des sous-traitants qu’ils déclarent avoir été payés. Nous voulons nous assurer que lorsque nous payons le titulaire, ce dernier paie les entreprises sous-traitantes certifiées.

Quelle est la base juridique qui vous permet d’axer des programmes sur des entreprises spécifiques ?

Aux Etats-Unis, pour pouvoir mettre légalement en place un programme pour les minorités ou les femmes, vous devez vous appuyer sur une étude appelée Etude de disparité et prouver les discriminations. Nous en avons un sur la construction et une sur les marchés hors construction. Donc nous travaillons sur des groupes qui ont été, historiquement, laissés pour compte dans les marchés publics. Ces programmes doivent remédier à ces discriminations pour donner une chance à tous dans les marchés publics.

N’avez-vous pas peur que vos marchés contreviennent au principe de libre concurrence ?

Je pense que nous devons soutenir le développement des entreprises ou elles ne pourront jamais répondre aux appels d’offres. Et je suis sûre que vous avez la même situation en France. Quand je lance un marché à 150 millions de dollars pour une piste d’atterrissage sur l’aéroport O’Hare, je sais que seules trois sociétés pourront concourir. Sans minorité, ni femme à leur tête. Comment les autres peuvent-ils prétendre à faire des affaires avec la Ville dont l’argent vient des contribuables ? Nous voulons encourager les chefs d’entreprises à faire grandir leurs structures pour qu’elles sortent du programme et aillent concurrencer les grosses entreprises.

Qu’avez-vous mis en place pour assurer la transparence au niveau des achats ?

La transparence est très importante pour le maire, Rahm Emanuel. Il a lancé une série de mesures depuis qu’il a été élu et notamment, dans les achats. Le public devrait pouvoir voir et vérifier ce que la Ville dépense et avec qui elle fait des affaires. Depuis l’été dernier, nous mettons sur le site du département toutes les procédures des petits appels d’offres, ainsi que toutes les réponses des candidats.

L’organisation de conférences et de symposiums en direction des PME fait-elle partie de cette politique ?

Oui, nous développons tout un programme éducatif envers nos fournisseurs. Nous avons déjà treize formations, délivrées gratuitement, qui balayent tout le spectre des marchés publics à Chicago : comment se faire certifier, comment devenir fournisseur de la Ville… nous avons même une formation qui s’appelle « Rencontrer les services des marchés publics » dans laquelle nous venons juste répondre à toutes les questions des fournisseurs. Nous participons à plus d’une centaine d’événements de proximité chaque année. Nous avons également deux grands événements en 2014 pour la construction et le hors construction pour détailler notre plan achat et permettre aux fournisseurs de repérer les opportunités pour leur entreprise. Nous organisons enfin un symposium financier en juillet pour rassembler toutes les opportunités économiques et financières pour les PME pour regrouper tous les acteurs (comme la direction économique de la ville qui offre des prêts aux petites entreprises), toutes les ressources dans la même pièce. Car tous les habitants de la ville sont nos clients. Les fournisseurs sont donc également nos clients.





Portrait
Jamie Rhee (Michigan State University, DePaul University School of Law) travaille pour la Ville de Chicago depuis 1994. Elle a débuté en faisant des traductions en espagnol, japonais et français pour l’aviation. Puis elle a rejoint la division de l’immobilier, ou encore le cabinet de l’ancien maire Richard Daley. Elle a pris ses fonctions de Directrice des Achats en août 2009 et a été reconduite en juillet 2013.

En chiffres
Nombre d'habitants : 2,7 millions de personnes
Budget (2014) : 7 milliards de dollars (5,1 milliards d’euros)
Montant des achats (2013) : 2 milliards de dollars  (1,48 milliard d’euros)

Par Cécile Bontron

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