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La Lettre des Achats - Avril 2014 N°226
Avril 2014

Support

Enquête

Travailler mieux, pour gagner plus

Dématérialisation

La montée en puissance du SaaS

Témoignages

Dominique Etourneau - Directeur des achats - Aéroports de Paris
« Nous visons le 100 % dématérialisé »

Solange Ligeret - Secrétaire générale - Apeca
« La carte d’achats est source d’économies substantielles »

Par la rédaction

Dominique Etourneau - Directeur des achats - Aéroports de Paris

« Nous visons le 100 % dématérialisé »

En dématérialisant l’ensemble de son processus achats Aéroports de Paris a très fortement accru la productivité de ses acheteurs. Une démarche dans laquelle il est parvenu à embarquer les fournisseurs dont 95 % ont adopté la signature électronique.

Pourquoi s’être tourné vers la dématérialisation de vos processus achats ?

Notre mutation a débuté en 2010 par nécessité. Nous avions un problème de répartition de nos ressources humaines. Sur 70 personnes au sein du département achat, 60 % du personnel étaient cantonnés à des tâches purement administratives. Seulement 40 % avaient une véritable fonction d’acheteur. Au final, notre structure n’était pas efficace. Depuis, nous avons inversé la vapeur, avec 80 % d’acheteurs et 20 % en support. Avec la dématérialisation, nous avons pu concentrer nos forces sur les tâches à haute valeur ajoutée. Dans le privé, l’administratif tend même vers les 10 %. Mais, notre statut d’établissement semi-public du secteur du transport nous oblige à nous conformer à la directive européenne 2004-17, avec à la clé quelques obligations générant de nombreux actes administratifs.

Avez-vous dématérialisé l’ensemble de vos process achats ?

Oui, à ce jour, nous utilisons sept outils pour couvrir l’intégralité du processus. Au cœur de ce dispositif se trouve la place de marché TenderSmart (basé sur la plate-forme Ariba). Elle nous permet de gérer nos appels à candidature et les appels d’offres. Nos acheteurs peuvent par ailleurs s’appuyer sur Sardane (outil développé en interne) pour rédiger automatiquement leurs contrats, à partir d’une centaine de trames standards validées par les services juridiques. Provigis nous permet de collecter les documents légaux chez nos fournisseurs (extrait de Kbis, déclaration Ursaf, Assurances…). De son côté, Spartacus (plate-forme Ivalua) gère les multiples échéances propres à chaque contrat et, avec Siel (Sunnystamp), 95 % de nos fournisseurs ont adopté la signature électronique. Nous avons enfin un outil d’évaluation de nos fournisseurs par le biais d’enquêtes et un portail Achats associé à notre ERP nous permettant l’envoi de nos commandes sous format électronique. Sont ainsi traitées 65 % de nos commandes (en nombre). Sinon, l’envoi est réalisé par mail.

Cette expérience est-elle concluante ?

Par rapport aux bénéfices retirés, le coût du passage à un système dématérialisé est vraiment minime. Notre investissement de départ s’est élevé à 800 000 euros, auquel il faut ajouter un coût récurrent de 100 000 euros par an pour les licences. Or, la dématérialisation de nos achats nous a permis de passer d’un taux de couverture de 40 % en nombre et 80 % en valeur, à 100 % de nos contrats, sachant que nous renégocions chaque année 800 de nos 3 000 marchés. Les gains générés par un acheteur se situant entre 7 et 20 fois son salaire, notre ROI est plus que positif. Les économies générées sont de l’ordre de 12 % par an.

Y-a-t-il tout de même  des zones d’ombre ?

Les freins à la dématérialisation se sont surtout fait sentir au moment de l’adoption des nouveaux systèmes. Une importante phase de paramétrage est en effet nécessaire. Elle a consommé 25 % du temps de nos acheteurs. Cette charge de travail s’étant ajoutée à la masse de travail demandée en temps normal à nos acheteurs, il a logiquement fallu gérer quelques grincements de dents. Mais aujourd’hui que le système est en place, les bénéfices sont reconnus de tous. Cela tient également au fait que la dématérialisation n’a pas été dans notre cas synonyme de compression des effectifs mais de réorientation professionnelle.

De nouveaux chantiers sont-ils à l’étude ?

Nous visons le 100 % dématérialisé. A partir de 2015, nos factures auront également franchi le cap. A ce titre, nous allons créer un nouveau portail. Nos fournisseurs pourront déposer leurs factures sur un serveur, puis les consulter, connaître leur état d’avancement et notamment leur date de règlement... Cela va désengorger notre service comptabilité mais également nos acheteurs souvent sollicités pour apporter aux fournisseurs la visibilité qui leur manque sur les échéances de paiement. Leur travail sera sensiblement allégé, avec à la clé une efficacité croissante.



En chiffres
Aéroports de Paris
Gestion d’aéroports
CA (2013) : 2,75 milliards d’euros
Effectif total : 9 000 personnes
Montant des achats : 1,5 milliard d’euros
Effectif achats : 70 personnes
Fournisseurs : 3 000 entreprises

Par la rédaction

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