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La Lettre des Achats - Septembre 2019 N°285
Septembre 2019

Management

Entretien

Martine Sivrière Lhommé - Directrice des achats - Groupe VYV
« Nous estimons à 600 millions d’euros d’achats notre champ d’action »

Par Guillaume Trécan

Martine Sivrière Lhommé - Directrice des achats - Groupe VYV

« Nous estimons à 600 millions d’euros d’achats notre champ d’action »

Le rapprochement de la MGEN et d’Harmonie Mutuelle a constitué un groupe à géométrie variable avec un noyau dur de huit mutuelles qui ont uni la gestion de leurs achats. Leur principal défi consiste à accroître la couverture achats qui doit passer de 45 % à 70 %.

Quelle place les Achats occupent-ils dans la naissance du groupe VYV ?

Le Groupe VYV est né du rapprochement de plusieurs mutuelles relevant du code de la mutualité, associées dans une volonté de développer une offre de services plus large à nos adhérents. Une première strate faîtière est constituée de six mutuelles – MGEN, MNT, Mgefi, Harmonie Mutuelle, MMG, Harmonie Mutuelle fonction publique – rejointes, depuis la création du groupe par Chorum et Smacl. Dans le giron du groupe VYV, se trouve également VYV Coopération, avec VYV Care notre offre santé qui gère environ 1 000 établissements (Ehpad, cliniques, SSR, crèches, centres de santé, centres optiques…), Arcade VYV, sur l’habitat, qui gère 170 000 logements et plusieurs autres mutuelles proches du groupe. Le périmètre de la direction des achats porte de facto sur l’UMG (Union mutualiste de groupe, entité tête de Groupe), les huit mutuelles qui la constituent, la faîtière VYV Care et nos GIE informatiques (SIHM, le GIE informatique d’Harmonie mutuelle ; MGEN Technologie, le GIE informatique de MGEN et VYV Care IT, le GIE informatique de VYV Care). Potentiellement nous pouvons aussi intervenir pour les sociétés qui composent VYV Coopération et VYV Care, mais aujourd’hui, nous intervenons surtout sur la première sphère et notre action sur ce deuxième périmètre consiste surtout à mettre à leur disposition des conditions négociées sur des achats transverses.

Quels sont les objectifs achats fixés par la direction du groupe ?

Dans le cadre du plan stratégique du groupe, un certain nombre de projets ont été déterminés comme prioritaires et les Achats peuvent inscrire leur action dans au moins deux de ces projets. L’un visant la maîtrise de nos dépenses. Dans ce cadre un objectif de performance achat vient d’être fixé dans une trajectoire sur cinq ans. Nous avons en même temps un objectif de progression de la couverture achats.

Sur quel montant achats travaillez-vous ?

Nous estimons à 600 millions d’euros d’achats notre champ d’action potentiel. Avant notre regroupement, fin 2017, la gestion des achats était très hétérogène. Des structures achats existaient dans les mutuelles les plus importantes : Harmonie Mutuelle, la MGEN et la MNT. Dans les autres, les achats étaient gérés soit par des services environnement de travail et moyens généraux, soit directement dans les métiers. Nous nous sommes donné l’objectif de passer de 45 % à 70 % de couverture achats, ce qui est légèrement supérieur au taux de couverture moyen dans le secteur de l’assurance.

Comment vos achats sont-ils structurés ?

Nous avons défini quatre grands domaines : un pôle IT (matériels, logiciels, maintenance associée, télécom, P2I), un pôle achats immobiliers (fluides et énergie, maintenance, travaux…), un pôle services aux sites et occupants (frais généraux, prestations de services FM, courrier…), et un pôle prestations intellectuelles (tous métiers hors informatique et immobilier), sous-traitance de gestion, marketing et communication digital. Pour compléter l’organisation nous souhaitons aussi développer un pôle qualité et administration achats en appui de nos projets SI achats, de l’animation qualité des achats et de notre approche achats responsables.

Combien de personnes composent la direction des achats ?

Nous sommes aujourd’hui quatorze et nous avons estimé notre dimensionnement cible à 19 personnes. Pour démultiplier notre action, nous avons construit des groupes de référents achats structurés par domaines d’achats. Nous avons commencé à construire un pôle de référents achats informatiques qui va regrouper des responsables informatiques et des personnes amenées à acheter de l’informatique dans leur structure sans être acheteurs professionnels. Nous faisons de même pour le pôle services aux sites et occupants et le pôle achats immobiliers, où l’on retrouve en partie les mêmes personnes. Nous y invitons également les référents Achats VYV Care en région. Nous fonctionnons un peu différemment pour le dernier pôle qui a des activités diverses. Nous ne pouvons pas nommer des collaborateurs de chaque direction. Nous allons plutôt nous insérer dans les communautés métiers qui sont en train de se créer au niveau du groupe.

Avez-vous fixé des priorités pour atteindre vos objectifs de couverture achats ?

À quatorze et même avec l’aide des référents achats nous n’allons pas pouvoir couvrir 100 % des achats. Tout en allant rechercher toutes les opportunités de mutualisation sur les deux autres pôles, nous priorisons donc les achats informatiques qui représentent une grande part de nos achats métier et les achats de prestations intellectuelles, dans lesquelles tous les métiers qui concourent à développer l’offre de service auprès de nos adhérents ont de fortes dépenses. C’est via cette typologie de dépenses que nous pouvons accompagner la stratégie du groupe. Nous voulons également être présents sur les achats à enjeu : enjeux financiers, enjeux stratégiques pour le groupe, enjeux d’innovation. Nous sommes en train de définir des seuils financiers mais nous indiquons en même temps à ces référents de ne pas se limiter à ces seuils et de nous solliciter lorsqu’il s’agit d’un sujet à enjeu. En fonction des cas, nous pouvons les accompagner de bout en bout, sur les étapes clefs ou par un encadrement méthodologique.

Y a-t-il également une dimension outil dans le projet Achats de groupe VYV ?

Nous sommes en phase de développement d’un SI achats approvisionnement groupe. Depuis mars, nous avons lancé sur l’UMG VYV la brique approvisionnement d’Ivalua Buyer qui était déployée chez Harmonie Mutuelle depuis 2017. MGEN et MGEN Technologie, avaient pour leur part un module achats de l’ERP Qualiac, (e-procurement et achats stockés pour les établissements de santé). Nous avons l’ambition de développer progressivement les modules achats de la suite Ivalua et d’accompagner les entités qui le souhaiteraient à aller sur cet outil.
Pour partager nos informations avec les référents achats, nous sommes aussi en train de mettre en place des sharepoint d’équipes par comité de référents achats et un espace digital achats partageable avec nos prescripteurs avec les informations génériques essentielles : présentation de la direction, périmètre de la responsabilité, contacts, feuille de route, contrats cadres en place et processus.
Portrait
Martine Sivrière Lhommé (HEC) est directrice des achats du groupe VYV. Elle était précédemment directrice des achats de la MGEN. Dans les achats depuis plusieurs années, elle a successivement travaillé chez Yves Saint-Laurent, les laboratoires Roche, chez LED et Nexans.

En chiffres
Groupe VYV
Assurances mutualistes
Chiffre d’affaires : 9 Mds d’€
Effectif total : 35 000 personnes
Montant des achats : 600 M d’€
Effectif achats : 14 personnes, plus 25 à 30 personnes par comité de référents et 25 à 30 personnes  pour VYV Care

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