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La Lettre des Achats - Avril 2014 N°226
Avril 2014

Secteur Public

Interview

Alicia Calpe - Directrice de la Centrale commune d’achats - Etat de Genève
« Nous avons une réflexion globale sur le produit et son utilisation »

Par Cécile Bontron

Alicia Calpe - Directrice de la Centrale commune d’achats - Etat de Genève

« Nous avons une réflexion globale sur le produit et son utilisation »

La Centrale commune d’Achat gère une partie des achats de l’Etat de Genève. Mais en août 2013, la Cour des Comptes, soulignant le professionnalisme des acheteurs, a demandé un élargissement de leur périmètre. Alicia Calpe, directrice, mène la transformation de la Centrale tout en continuant une politique développement durable ambitieuse.

Comment fonctionne la Centrale commune d’achat ?

Elle comprend un service achat, un service juridique, et un secteur administratif qui a notamment en charge toute l’informatique de l’ERP. Nous avons, en plus, une particularité mise en place dès le début : le service client. Ce dernier reçoit les demandes d’information et les réclamations dont il traite lui-même une partie et transmet le reste au service approprié. Dans le service achat, nous avons sept secteurs d’achat avec des acheteurs spécialisés et généralistes. La Centrale commune d’achat a été créée en 2004, à la suite d’un audit. Notre but était de professionnaliser chaque acte pour diminuer les risques juridiques ou d’image, maîtriser les coûts et canaliser les volumes : nous avons 30 000 commandes par an.

L’organisation est-elle mature après dix ans d’existence ?

Nous avons aujourd’hui une organisation qui est mature mais nous poursuivons la capitalisation des connaissances de chacun en vue de l’amélioration continue. De plus, depuis trois ans, nous menons une réflexion sur la simplification de notre activité. Nous voulons toujours garantir le service mais en réduisant nos coûts internes. Nous revoyons nos outils notamment informatiques comme la plate-forme de catalogue : nous nous questionnons sur la conservation des catalogues en internes ou pas, et nous nous dirigeons d’ailleurs vers un mixe. L’année dernière, nous avons analysé toutes nos procédures internes pour savoir à quel endroit nous pouvions simplifier en gardant la qualité, quelle était notre valeur ajoutée, où se situait l’intérêt de nos interventions, que doit-on laisser à nos clients internes etc. Le but est de garantir l’atteinte de nos objectifs avec un maximum d’efficience.

Quels sont vos objectifs ?

Nous avons des objectifs d’économies, comme toute organisation achat. Et nous avons également un nouvel objectif : l’élargissement de notre périmètre d’intervention. La Cour des Comptes a rendu un rapport l’année dernière qui nous demande, en tant qu’entité professionnelle reconnue, d’avoir une analyse plus globale et de renforcer notre positionnement en vue d’apporter notre expertise et de mettre en place une organisation plus cohérente et efficace pour l’ensemble de l’administration en termes d’achats.

Quel était votre périmètre jusque là ?

Nous gérions l’ensemble des fournitures, les déménagements, les impressions, ainsi que tous les services qui nous étaient délégués. Au fil du temps, ce volume de services délégués a augmenté, mais nous sommes loin de gérer l’ensemble des services. Nous achetons chaque année pour un montant d’environ 150 millions de francs suisses (123 millions d’euros). Or, l’Etat dépense globalement environ un milliard de francs suisses (900 millions d’euros) pour l’ensemble de ses achats. Cet écart provient du fait que les achats relatifs à la construction, au génie civil et une grande partie des services ne faisaient pas partie de notre périmètre.

Comment envisagez-vous cet élargissement ?

Nous avons lancé une réflexion en concertations avec tous les autres acteurs de l’Etat. Deux axes se dessinent. Le premier porte sur la structure globale : il faut une entité qui chapeaute l’achat pour l’ensemble de l’Etat. Nous préparons un règlement qui définira une politique d’achat avec une stratégie globale pour l’ensemble de l’Etat, tout en laissant la stratégie par marché au niveau de chaque département concerné.
Le deuxième concerne l’aspect opérationnel de l’achat : avons-nous un intérêt à tout centraliser, tout décentraliser, ou définir une approche intermédiaire ? Nous avons établi que les marchés de construction et génie civil ne devaient pas être centralisés au niveau d’une centrale d’achat, car ce sont des achats réalisés en mode projet. Il nous semblait plus efficace de les laisser aux entités spécifiques concernées et ainsi réduire également les coûts de coordination. Pour la partie marché de services, nous nous sommes rendus compte que les volumes transactionnels sont importants. Nous n’avons pas les ressources afin de les gérer. Nous allons plutôt nous diriger vers les marchés les plus significatifs en termes de montants. C’est là que nous pourrons apporter notre professionnalisme. En parallèle, nous souhaitons centraliser tout le processus administratif de l’achat pour réduire les coûts internes du processus d’achat.

Comment appliquez-vous une politique très engagée dans le développement durable tout en maîtrisant les coûts ?

Dans tous nos appels d’offres publics et sur invitation, les produits sont soumis à des critères écologiques obligatoires ainsi que des critères à évaluer. Les entreprises doivent quant à elles répondre à des questionnaires sur leurs engagements environnementaux et sociaux. C’est une démarche que nous avons systématisée.

Comment vous assurez-vous que le coût n’est pas impacté par cette démarche ?

Avant de lancer le marché, nous réalisons une étude. Nous analysons l’impact sur le prix et répertorions les fournisseurs qui peuvent effectivement répondre à nos critères. Car la plus grande difficulté est de s’assurer que le marché fournisseur soit prêt à répondre. Ensuite, nous avons une réflexion globale sur le produit et son utilisation pour réduire les coûts. Par exemple, aujourd’hui, nous n’avons que du mobilier labellisé FSC. Au départ, nous avons évalué le coût supplémentaire, puis nous avons réfléchi à ce que nous pouvions modifier pour annuler ce surcoût, à partir d’une étude sur la rationalisation de l’espace. A la base, nous avions des bureaux avec un retour. Dans un souci de rationalisation, il est apparu plus logique d’aller sur des bureaux simples avec une table rectangulaire, indépendamment des dimensions avec des caissons supplémentaires. Nous nous sommes aperçus qu’un bureau droit pouvait absorber la différence de coût, soit 30 % à qualité équivalente et pour un espace de travail identique. Le marché représente 30 millions de francs (25 millions d’euros).
Nous travaillons de la sorte systématiquement et nous discutons beaucoup avec les partenaires car nous devons respecter les capacités budgétaires des services. Rien n’est unilatéral. Et si le coût est trop élevé, nous demandons un positionnement de l’autorité politique. Nous avons le cas actuellement pour les véhicules. Nous avons demandé au gouvernement cantonal de se prononcer sur le niveau d’exigences écologiques souhaitées en matière de motorisation.



Portrait
Alicia Calpe (47 ans) est directrice de la Centrale commune d’achats de l’Etat de Genève depuis 2006. Elle a débuté dans la grande distribution avec l’achat pour revente de pierres précieuses et l’achat pour une société de vente par correspondance. Après un diplôme fédéral d’acheteuse en 2003, elle intègre la Centrale commune d’achat comme responsable du service commercial entre 2004 et 2006.

En chiffres
Etat de Genève
Canton suisse
Nombre d'habitants : 476 000 personnes
Budget (2014) : 8 milliards de francs suisses (6,5 milliards d’euros)
Périmètre d’achats (2013) : 1,09 milliard de francs suisses (900 millions d’euros) dont 150 millions de francs suisses traités par la Centrale (123 millions d’euros)
Effectif achats : 34 personnes

Par Cécile Bontron

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