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La Lettre des Achats - Juillet - Août 2019 N°284
Juillet - Août 2019

Secteur Public

Interview

Huub van Putte - Chef des achats sociaux de la ville de Rotterdam
« Nous avons dû absorber la décentralisation du domaine social »

Par Bontron Cécile

Huub van Putte - Chef des achats sociaux de la ville de Rotterdam

« Nous avons dû absorber la décentralisation du domaine social »

Comme toutes les municipalités hollandaises, la Ville de Rotterdam a dû faire face à la décentralisation de la politique sociale. Huub van Putte, chef des achats sociaux et porte-parole anglophone de la direction achat, explique comment la fonction s’est adaptée et a même créé sa propre formation.

Quel est l’axe stratégique principal à Rotterdam ?

L’enjeu sur lequel la Ville de Rotterdam se focalise le plus est le développement durable. Il mobilise beaucoup d’argent sous différentes formes. Chacune des grandes directions de la Ville a sa propre équipe spécialisée en développement durable. Nous aussi : nous avons deux acheteurs spécialisés. La fonction a donc une obligation de prendre le développement durable en compte mais nous adaptons le levier utilisé à l’achat. Nous utilisons toujours le coût total de possession et nous développons avec nos clients internes l’ingénierie de la valeur. Et la performance économique est majorée par le retour social.

Comment choisissez-vous les leviers ?

Nous travaillons avec les clients internes et leurs équipes développement durable. Nous devons comprendre le besoin et savoir si le marché fournisseur permet d’introduire des exigences particulières sur la performance énergétique ou l’économie circulaire.

Qu’est-ce que le retour social ?

Il s’agit d’une composante de politique publique : les achats doivent participer à aider des chômeurs à retrouver du travail, à intégrer des personnes handicapées… Le fournisseur doit s’engager à apporter au moins 5 % de la valeur de l’achat en retour social pour des achats supérieurs à 30 000 euros. Mais si nous pensons que nous pouvons avoir plus, nous pouvons demander plus. Par exemple sur les services de nettoyage, nous exigeons 50 % de retour social. Et pour le dernier contrat de restauration d’entreprise, nous avons 100 % de retour social pour un marché de sept millions d’euros par an sur sept ans.

Comment calculez-vous ce retour ?

Le fournisseur peut choisir quel retour social il apporte dans une liste de quinze critères. S’il choisit, par exemple, de donner un cours ou une conférence. Une heure de cours ou de conférence vaut 100 euros. S’il doit 2 000 euros en retour social, il devra assurer 20 heures, ce que nous allons contrôler. Nous avons un outil informatique spécifique pour gérer le retour social.

Comment avez-vous remporté le prix de l’achat d’innovant 2018 de l’association Procura+ ?

Nous avons été primés pour un achat de transport permettant d’amener des personnes en situation de handicap à l’école, à la piscine, à toutes sortes d’activités. Nous avons commencé par mandater une entreprise externe pour interroger 20 000 personnes qui ont exprimé des besoins de flexibilité, d’attention personnelle, notamment. Pour pouvoir répondre à ces besoins, nous avons lancé un marché en dialogue compétitif. Cela a pris un an et demi. Mais nous avons pu trouver une solution à un problème auquel nous n’avions pas de solution. Et nous avons obtenu 10 % de gains sur un marché de 30 millions d’euros par an pendant sept ans. Et nous avons obtenu 2,1 millions d’euros de retour social, soit 7 %.

Comment votre fonction a-t-elle affronté les dernières grandes évolutions entre centralisation de la fonction et décentralisation de domaines gouvernementaux ?

La direction venait d’entamer sa centralisation quand Marieke Booster a pris sa tête, en 2012. Elle a regroupé tous les achats des différentes unités de la ville, mis en place les process communs, et établi une règle : pas de paiement sans ordre d’achat. Elle a créé une équipe de managers de contrats et une équipe juridique. Cette centralisation a pris cinq à six ans pour être totalement achevée. Aujourd’hui tout est en place, mais nous sommes encore en train de nous adapter aux nouvelles situations. Nous avons dû absorber la décentralisation du domaine social (chômage et santé) qui a été transféré du gouvernement aux collectivités locales en 2015. C’est un vaste segment d’achats ! Il représente environ 800 millions d’euros de dépense chaque année.

Comment vous êtes-vous adaptés ?

Nous nous sommes un peu réorganisés. En plus de deux départements achats (travaux, développement de la ville) et d’un département juridique et administratif, nous avons créé un département social chargé d’acheter tout ce qui se rapporte à la santé, au handicap, aux personnes âgées, tout ce qui permet de rester chez soi quand on est malade mais aussi l’aide psychologique pour les adolescents etc. Aujourd’hui, l’équipe de dix acheteurs est opérationnelle, mais il a été et il est toujours difficile de trouver des acheteurs pour ce domaine.

Le recrutement est-il un enjeu important ?

Il est très difficile de recruter des acheteurs en Hollande, particulièrement dans le domaine social qui est tout nouveau et qui représente de gros volumes. L’année dernière, nous avons créé notre propre académie achat, De Inkoop Academie.

En quoi consiste cette académie ?

Nous recrutons des jeunes ayant obtenu une licence. Nous n’avons pas d’exigence sur le type de licence, mais il est préférable que les candidats soient diplômés en facility management ou en économie plutôt qu’en sociologie. Ils n’ont pas besoin d’avoir une expérience achat. Nous les formons. Nous les recrutons sur leurs qualités personnelles, leur savoir-être : la communication, la prise de décision, savoir dire non d’une manière agréable etc. Pendant deux ans, ils suivent leurs collègues expérimentés des différentes équipes achats. Nous leur proposons un contrat d’un an. Au bout de cette première année, nous faisons un point et décidons s’ils restent ou pas. Nous avons cinq personnes actuellement dans le programme. C’est un bon concept car les acheteurs plus âgés ont envie de partager leur expérience. Et cela crée une nouvelle énergie dans la direction.

À quelle fréquence allez-vous reconduire le programme ?

Nous avons constamment un à deux postes que nous n’arrivons pas à pourvoir dans la direction achat. Je veux que l’Académie ait un flux continu. Nous avons recruté un candidat cette année et je veux en intégrer un nouveau en septembre, pour en avoir deux nouveaux par an. Nous allons dans les grandes écoles, les universités pour expliquer notre démarche.

Quels sont vos défis à venir ?

Nous devons continuer à former nos acheteurs surtout pour muscler le domaine social. Nous voulons aussi amener le management de contrat à un niveau supérieur. Nous avons des personnes qui contrôlent les gros contrats mais pas les contrats plus moyens. Nous devons tout contrôler pour ne pas perdre d’argent. Et de même pour l’élargissement des process pour les petits achats et faciliter les achats de cinq euros à 25 000 euros. Enfin, nous devons continuer à travailler étroitement avec les grandes directions de la Ville pour améliorer, affiner les informations qu’elles nous transmettent sur leurs besoins.
En chiffres
Rotterdam
Ville
Nombre d’habitants : 623 000 personnes
Budget de la ville : 3,3 Mds d’€
Montant achat : 1,5 Md d’€
Effectifs achat : 100 personnes dont 45 acheteurs
Nombre de fournisseurs : 11 000
Nombre de factures annuel : 250 000
Demandes d’achats : 60 000 par an

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