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La Lettre des Achats - Septembre 2019 N°285
Septembre 2019

Secteur Public

Interview

Raphaël Ruano et Marc Bouche - Programme PHARE
« Les acheteurs n’ont jamais été autant sollicités depuis deux ans et demi »

Par Guillaume Trécan

Raphaël Ruano et Marc Bouche - Programme PHARE

« Les acheteurs n’ont jamais été autant sollicités depuis deux ans et demi »

La Direction générale de l’offre de soin (DGOS) a clôturé fin juin le premier groupe de travail national d’acheteurs publics hospitaliers depuis la naissance des GHT. Après cinq précédentes éditions centrées sur des stratégies par catégorie, cette nouvelle vague Armen promeut une action plus en profondeur, via des leviers d’organisation et de processus.

En quoi consistent les vagues ARMEN organisées par la DGOS et quel est le résultat de cette 6e édition ?

Raphaël Ruano : Les cinq premières vagues d’Armen ont été organisées entre 2012 et 2016 pour échanger des bonnes pratiques et faire des recommandations aux acheteurs hospitaliers. Nous avons attendu trois ans pour organiser cette sixième vague parce qu’il fallait laisser le temps aux GHT de se structurer. À l’occasion de la vague 6 d’Armen, dix groupes de travail ont planché sur différentes thématiques, du 13 mars au 24 juin. Alors que les acheteurs n’ont jamais été autant sollicités depuis deux ans et demi, nous avons battu le record de participation avec 125 participants, ainsi que le record de bonnes pratiques recensées (229) et de recommandations (165). Il ne s’agit pas seulement de théoriser mais de contextualiser, de problématiser chaque thématique, de faire un état des lieux auprès des acheteurs hospitaliers en interrogeant les GHT et de réfléchir à ce que l’on peut transposer au niveau national pour apporter rapidement de la valeur aux établissements.

L’émergence des GHT a-t-elle donné une orientation particulière aux travaux de cette vague 6 ?

Marc Bouche : Contrairement aux vagues précédentes, qui portaient sur des segments d’achat, avec des bonnes pratiques quantifiées en gains achats, la structuration de la fonction achats en GHT nous a permis d’aborder des questions d’organisation et de processus qui correspondent aux attentes des acheteurs aujourd’hui. D’autant plus qu’un effet de taille critique joue auprès des fournisseurs d’une part, et que d’autre part les plus petits établissements bénéficient de l’effet d’expérience et des ressources des établissements du GHT dont la fonction achat est plus structurée, leur permettant de consacrer moins de temps à la production opérationnelle des marchés.
Cinq thématiques traitaient d’orientations territoriales – organisation de la fonction achat de GHT, coopérations hospitalières de territoire, convergence de marchés, marchés efficients de GHT et Plans d’Action Achat de Territoire – et cinq autres étaient transverses sur des techniques d’achats nouvelles ou à déployer : achats en coût complet ; technique métier de l’acheteur amont ; actualisation des bonnes pratiques de médicaments et de DM ; recentrage des achats sur leur cœur de métier (make or buy) et actions achats ciblées sur la maîtrise des consommations.

L’arrivée des GHT remet-elle au goût du jour le levier massification sur lequel les acteurs nationaux semblaient arrivés à l’asymptote ?

RR :Les établissements matures et les opérateurs d’achats nationaux sont en effet au bout du levier massification (sur certains segments très matures comme les médicaments) et nous promouvons d’ailleurs des leviers plus complexes. En revanche, dans le même temps, un des résultats attendus des GHT c’est que les établissements parties au GHT aient à terme la même performance achats que celle des établissements support (le plus gros établissement portant la fonction d’achat mutualisée), Concernant ces établissements parties traitant en général un moindre volume d’achat, le levier de la massification reste d’actualité sur de nombreuses familles d’achat.

Certaines thématiques abordées, comme le make or buy ou la maîtrise des consommations, impliquent des prises de décision qui dépassent le niveau de la fonction achats…

MB : Les groupes de travail ont réfléchi à la manière dont l’acheteur peut se positionner sur ces sujets et aux facteurs clés qui permettent d’aborder une réflexion de type « make or buy ». Comment acheter des prestations d’externalisation, comment préparer cette démarche en amont par des études d’impact, analyser le savoir-faire des fournisseurs, suivre l’exécution des marchés… Certes, c’est une décision de chef d’établissement qui dépasse l’acheteur pur, mais dans la bonne réalisation de ce genre d’actions, l’acheteur a un rôle primordial à jouer grâce à sa connaissance du marché fournisseur et de la modélisation des coûts. Il peut être proactif dans ces décisions d’externalisation et, dès lors qu’il a repéré que cela peut avoir du sens économiquement et d’un point de vue opérationnel, rassembler les différents acteurs en internes et être à la manœuvre pour convaincre les dirigeants du GHT de déclencher le projet.

Comment avez-vous vu évoluer la qualité de la relation acheteur prescripteur depuis 2012 ?

RR :Dans les établissements les plus matures, la direction des achats a une voix reconnue au niveau de la gouvernance et qui porte auprès des directions prescriptrices. Cela reste à consolider dans les petits établissements, en particulier pour les achats bio-médicaux ou encore les achats d’infrastructure. La vertu des GHT c’est que là où, hier, ces petits établissements étaient isolés et subissaient la prescription, ils sont désormais intégrés à l’organisation globale des GHT, où les acheteurs de l’établissement support ont la compétence et la reconnaissance.
Ce qui ne veut pas dire que, à l’heure actuelle la situation achat-prescription est totalement réglée. Dans un GHT, ce n’est pas l’établissement support qui va pouvoir dialoguer avec tous les prescripteurs de ses établissements parties. Le juste besoin ne se définit pas à 300 kilomètres de distance. Le rôle des acheteurs en proximité dans les établissements est très important pour la qualité du dialogue acheteur prescripteur et la confiance induite. La nouvelle donne des GHT fait qu’il faut être très vigilant pour garder ce lien fort dans toutes les prises de décision.

La question d’un SI achats adapté au secteur hospitalier a-t-elle été évoquée par les groupes de travail ?

RR : Dans la dernière vague Armen, il n’y avait pas de groupe consacré aux SI achats, parce qu’il n’y a pas encore assez de recul et de bonnes pratiques sur ce sujet. Mais lors de nos déplacements en région, nous avons constaté qu’il y a une très forte attente sur cette question, à laquelle se consacre une personne de notre équipe qui intervient à marche forcée sur ce sujet majeur avec le support d’un assistant à maîtrise d’ouvrage. Nous sommes en train de travailler avec les éditeurs pour faire en sorte qu’ils mettent à disposition des produits optimisés par rapport aux contraintes réglementaires propres au secteur hospitalier public et en termes de coûts. Ce chantier, qui devrait aboutir à la fin de l’année prochaine, porte sur trois outils prioritaires : un outil de reporting, un outil de planification à des fins de convergence marchés et un outil de traitement de gestion du plan d’actions achat (qui contribuera également à la consolidation des gains d’achat du GHT puis au niveau régional des ARS). L’idée étant que chaque région ait des outils harmonisés, les établissements qui le souhaitent pouvant ensuite accéder à ce marché via les centrales d’achats.
Portraits

Raphaël Ruano, responsable du programme PHARE, DGOS


Marc Bouche, adjoint au responsable du programme PHARE

En chiffres
Montant des achats hospitaliers publics en France 2019 (estimation) : 26 Mds d’€
Economies 2018 : 550 M d’€
Objectifs d’économies 2019-2022 : 2,6 Mds d’€
Pourcentage de GHT ayant une organisation cible définie et opérationnelle : 67 %

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