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La Lettre des Achats - Septembre 2020 N°296
Septembre 2020

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Enquête

Facturation électronique : le mouvement s’accélère

Facturation électronique : le mouvement s’accélère

Témoignage

Xavier Jegard - Directeur comptable consolidation fiscalité - Eramet
« La crise a joué un rôle d’accélérateur dans le basculement vers la facture électronique »

Par la rédaction

Xavier Jegard - Directeur comptable consolidation fiscalité - Eramet

« La crise a joué un rôle d’accélérateur dans le basculement vers la facture électronique »

Vous êtes en train de mettre en place une solution de facturation électronique, pourquoi ?

Nous avions trois objectifs dont le premier était de parvenir à une harmonisation de nos processus qui a commencé sur la France et certains pays où nous sommes bien implantés et où nous avons déjà des outils de dématérialisation. Notre second objectif est de viser le stade zéro papier et enfin, nous ambitionnons d’améliorer la productivité avec des commandes plus rapides pour les achats, une facturation automatisée et moins de personnel. Le volume d’achat pour le groupe Eramet étant en effet supérieur au milliard tous les ans.
Demain, vous visez ainsi, la suppression des coûts de la facture…
Oui mais cet aspect économique n’arrive qu’en troisième position. Toutefois lorsque j’ai présenté mon projet, j’ai démontré que le ROI à deux ou trois ans sur l’ensemble du processus pouvait représenter entre 20 % et 30 % de gains. Je reste prudent car l’investissement de départ est toujours moins élevé qu’à l’arrivée en raison des coûts cachés. Lorsqu’une facture papier arrive aujourd’hui, elle est prise en charge par un coursier et par le service administratif pour être ensuite renvoyée aux services partagés. Ce coût n’existera plus lors de la dématérialisation.

De quelle manière est mené le projet ?

À la fois par la direction achats et la comptabilité. Ce binôme a travaillé sur les processus en mode projet sur un périmètre déterminé et une mise en place programmée site par site où le relais se fait surtout par les Achats. Une des clés de la réussite du projet est d’optimiser la base fournisseurs en la nettoyant afin que tous les sites aient la même base. Réduire le nombre de fournisseurs est une question d’efficacité et de rapidité. Nous avons aujourd’hui, 19 312 fournisseurs actifs du groupe Eramet, dont 8 572 sont enregistrés pour le Hub France, qui regroupe les différents sites français. Une fois ce travail d’harmonisation effectué, on peut enrôler nos fournisseurs. Chez nous, deux ou trois personnes accomplissent cette mission à plein temps.

La crise sanitaire a-t-elle créé des retards dans votre projet ?

Oui comme dans la majorité des entreprises ! Nous avons commencé à mettre en place ce projet il y a un an avec une projection d’enrôlement des premiers fournisseurs en juin. Mais, à cause de la crise, nous commencerons en septembre avec un déploiement en octobre. Je pense aussi qu’il y a eu une opportunité liée à la crise qui a changé la donne chez les fournisseurs. Ils se sont rendu compte que pour être payés, ils devaient passer par la dématérialisation. La crise a joué un rôle d’accélérateur dans le basculement vers la facture électronique.

Vous parliez de coûts cachés pour un tel projet, quels sont-ils ?

Ils peuvent concerner deux aspects du projet. Il faut déjà que les systèmes se parlent entre eux et pour cela, il faut développer des interfaces que l’on ne prend pas assez en considération au départ. Ensuite, le coût des systèmes d’information est toujours plus cher que prévu. Par exemple, il faut qu’il y ait un juste équilibre entre les coûts et la ressource. Sur un an de projet, nous ne sommes pas loin du million d’euros…

Par la rédaction

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