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La Lettre des Achats - Avril 2006 N°138
Avril 2006

Interview

Paul Novak - Directeur - Institute for Supply Management
« Favoriser les échanges professionnels »

Laurent Jehanin - Directeur des achats groupe - Safran
« Relier les objectifs achats aux objectifs stratégiques »

Martial Valente - Directeur des achats - DHL France
« L'opportunité de déployer notre vision stratégique »

Par la rédaction

Martial Valente - Directeur des achats - DHL France

« L'opportunité de déployer notre vision stratégique »

Au sein d'un groupe qui a fait le choix d'un ERP unique, la filiale DHL France a tiré profit du module d'e-procurement pour unifier ses processus achats. Entre autres bénéfices, la capture des dépenses jusqu'alors non contrôlées, sur un montant de 160 millions d'euros. Le ROI est attendu dès 2007.

Comment les achats de DHL France ont-ils vécu le choix de la maison-mère, Deutsche Post World Net (DPWN), de déployer SAP EBP dans ses filiales ?

Le programme GeT (Global e-procurement Tool) en 2004 représentait une véritable opportunité de déployer notre vision stratégique. L’e-procurement nous donnait en effet le moyen d’intégrer des organisations achats à maturité diverses ; il nous permettait aussi d’harmoniser des processus particulièrement hétérogènes issus de la fusion des groupes Danzas, DHL International et Ducros Euro Express en 2003. À titre d’exemple, Danzas, qui pesait plus de la moitié de nos dépenses, avait des achats en grande partie décentralisés et des processus achats entièrement manuels. Après les différentes phases de validation interne, nous avons décidé de rejoindre les États-Unis, la Pologne et l’Allemagne parmi les pays pilotes. Précisons que si, en matière d’e-procurement, l’éditeur SAP est imposé par la maison-mère, le calendrier de mise en œuvre reste souple. L’objectif de DPWN est de déployer l’outil dans les vingt pays les plus importants du groupe.


Pouvez-vous décrire dans ses grandes lignes le déploiement de GeT en France ?

Le projet a été lancé en septembre 2004, piloté par une équipe composée de collaborateurs de DHL assistés par le cabinet Bouard et des consultants Capgemini. Le projet était structuré autour de quatre chantiers : process achats, intégration des fournisseurs, conduite du changement et technologie. Capgemini a été sélectionné par DPWN pour définir l’architecture, déployer la solution dans les principales filiales et finalement transférer les compétences. Après une phase initiale d’adaptation de l’outil via des pilotes, le premier déploiement opérationnel a été effectué en juillet 2005. Quatre mois plus tard, la totalité des 250 sites étaient équipés. Au total, environ 1 200 utilisateurs approbateurs et demandeurs d’achats ont été formés à l’outil GeT. Techniquement, les catalogues sont hébergés par la place de marché IBX qui assure ainsi la fonction de « hub » avec nos fournisseurs.


Quel est le périmètre des dépenses traitées par GeT ?

Les catégories d’achats sont structurées autour de cinq « clusters » : informatique et télécoms, flotte, prestations intellectuelles (RH, marketing, etc.), immobilier-FM, matériel industriel et fournitures d’exploitation. Toutes ces segments passent par l’outil, à l’exception notamment des charges « abonnables » (baux immobiliers, utilities), des déplacements professionnels et du carburant. Sur un montant total de dépenses de l’ordre de 210 millions d’euros, le périmètre de GeT représente 160 millions d’euros.


Pour vos appros, quel est le degré d’automatisation ?

À ce jour, 40 % des commandes sont passées via des catalogues électroniques, soit 10 % de nos achats en valeur. 7 % des commandes (8 % en valeur) sont entrées dans des formulaires génériques. Enfin, 53 % sont saisies en texte libre, avec une étape de validation technique (prescription) en complément de l’étape d’approbation budgétaire. Naturellement, notre objectif est d’étendre au maximum la part des achats sur catalogue afin d’accélérer les flux d’approvisionnement. À terme, l’objectif est d’atteindre 60 % en nombre de commandes.

Qu’apporte l’outil du point de vue des achats stratégiques ?

Avant son lancement, le taux de couverture de nos achats était de 70 % du montant total hors sous-traitance de transport. Avec l’outil, nous pourrons accroître cette part et capturer les dépenses qui nous échappent encore, entre autres une partie des honoraires de conseil. Un autre bénéfice essentiel porte sur la meilleure application des conditions négociées par les acheteurs et sur la rationalisation de notre panel fournisseurs. L’optimisation des coûts administratifs directs et indirects est également significative. Les flux d’approvisionnement gagnent en fiabilité et rapidité. La transparence en conséquence est plus grande, autorisant en particulier un reporting très précis des dépenses via le module BW. Enfin, nous canalisons ainsi les « achats sauvages » en impliquant les fournisseurs par la mise en place d’une « No purchase order no pay policy ».


Une solution d’e-procurement est coûteuse. Quel regard les achats ont-ils porté sur les coûts de GeT ?

Un regard très attentif, tant sur les coûts de mise en œuvre et d’exploitation que sur les bénéfices attendus. Le ROI aura lieu en France à partir de 2007. Nous attendons 3 % en moyenne sur le volume d’achat grâce aux gains de processus d’approvisionnement, à la meilleure application des conditions d’achat et à la massification de la demande.


L’usage du module d’e-sourcing proposé par SAP est-il envisagé ?

Non. DPWN utilise déjà une plate-forme d’un autre éditeur pour les appels d’offres.

 

EN CHIFFRES
DHL France
Transport et logistique
Chiffre d’affaires France : 1,5 milliard d'euros
Effectif France : 12 000 personnes
Montant total des achats : 210 millions d’euros (hors sous-traitance de transport)
Montant des achats contrôlés : 180 millions d’euros
Effectif achats : 12 personnes en central

PORTRAIT
Martial Valente (37 ans, DESS commerce international) est directeur des achats du groupe DHL France depuis sa création en 2003 à partir de la fusion de DHL International, de Ducros Euro Express et de Danzas. Entré en 2001 au sein du groupe en tant que responsable des achats de Ducros Euro Express, il a passé sept ans dans la grande distribution spécialisée à des postes liés à la logistique puis aux achats.
 

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