Publicité
La Lettre des Achats - Mars 2014 N°225
Mars 2014

Support

Enquête

Gestion des données

Le casse-tête du référentiel fournisseurs

Témoignages

Shirley Ligneul - Responsable achats antenne-information-metronews et développements achats - TF1
« C’est souvent par les données que les SI achats pèchent »

Christophe Dumond - Responsable SI achats groupe - Geodis
« La qualité est gérée en interne, à l’aide d’outils spécialisés »

Joël Aznar - Responsable gouvernance des référentiels achats et qualité des données - Schneider Electric
« Très mouvant, le référentiel fournisseurs est compliqué à maintenir »

Par la rédaction

Shirley Ligneul - Responsable achats antenne-information-metronews et développements achats - TF1

« C’est souvent par les données que les SI achats pèchent »

A la création de la direction des achats du groupe, début 2008, quel était l’état des données ?

Alors que le processus achats s’appuyait sur une application maison, mise en place en central et dans la quarantaine de filiales, les données étaient éparpillées et très hétérogènes. Le déploiement de SAP comme ERP pour l’ensemble du groupe, puis le démarrage des fonctionnalités transactionnelles et des workflows achats, s’est donc accompagné d’un long travail autour des référentiels articles et fournisseurs. Nous savions que c’est souvent par les données que les SI achats pèchent. Pour le référentiel articles, nous sommes partis d’une page blanche, en raisonnant par postes de dépenses, avec des difficultés principalement d’ordre technique. En revanche, concernant le référentiel fournisseurs, le problème était avant tout lié à la non qualité des données.

Comment avez-vous consolidé la base fournisseurs centrale et celles des filiales ?

Nous avons procédé par vagues, en commençant par un pilote avec trois filiales, selon une démarche en trois étapes : agrégation à partir du numéro Siret, suppression des fournisseurs les moins actifs, injection dans SAP. Parallèlement, un workflow de création de fournisseurs dans le référentiel a été mis en place, à partir de formulaires disponibles sur l’intranet achats. Un contrôle et une validation par une cellule dédiée aux achats permet d’éviter les dérives. En fin de workflow, l’alimentation du référentiel est assurée par une cellule rattachée à la direction financière, qui se charge de vérifier les données comptables. En plus des mises à jour au fil de l’eau, une purge est réalisée deux fois par an pour extraire les fournisseurs sans activité depuis plus de dix-huit mois, ou ne répondant plus aux critères de la stratégie achats : familles, montant d’achats, etc.

Pourquoi cette purge et pas un nettoyage plus modéré ?

Notre organisation et nos processus achats nous obligent à procéder ainsi. Alors que l’équipe se compose de 15 personnes, les acheteurs traitent 5 % des 50 000 commandes passées chaque année, ce qui représente 70 à 75 % du montant global. Les 95 % restants sont délégués aux opérationnels, avec une grande liberté d’action, mais aussi un risque assumé de pollution de la base du fait de l’enregistrement de nombreux fournisseurs. Avec notre dispositif de workflow et les purges régulières, notre référentiel se concentre sur 5 000 à 6 000 fournisseurs actifs. Sachant que 75 % du volume d’affaires est réalisé avec environ 200 d’entre eux, cette volumétrie est tout à fait gérable.


En chiffres
TF1
Audiovisuel
Chiffre d’affaires (2012) : 2,6 milliards d’euros
Effectif : environ 3 700 personnes
Montant des achats : 1,6 milliard d’euros
Effectif achats (hors programmes) : 15 personnes

Par la rédaction

Le dernier numéro

Dernier numéro

N°297 - Octobre 2020

Le catalogue

Le catalogue Silex

Retrouvez la revue en format tablette

Apple store Google Play