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La Lettre des Achats - Avril 2002 N°94
Avril 2002

Pratique de l'achat

Portails achats
Vers l’émergence d’un véritable système d’information achats

E-sourcing
Optimiser les appels d’offres et doper les négociations achats

Déménagements de collaborateurs
Les acheteurs ont un rôle à jouer dans la négociation des contrats

Éthique et achats
La déontologie des achats peut-elle devenir un outil de management de l’entreprise ?

Facilities et utilities management
Mettre en place un contrat de facilities management

Publié le 16/09/2004 - Par Alain Alleaume - cabinet Altaris -

Portails achats

Vers l’émergence d’un véritable système d’information achats

Les systèmes d’information ne couvrent que partiellement les attentes des acheteurs.En effet, les ERP ou les solutions d’e-procurement ne gèrent que les flux transactionnels du processus achats aval. A contrario, les flux informationnels, et des étapes aussi essentielles que le sourcing fournisseurs, la consultation, la sélection, la contractualisation ou le processus amont, sont encore à maîtriser. Avec, d’ores et déjà, quelques outils à disposition de l’acheteur pour créer un véritable portail achats.

La difficulté de construire un système d’information achats cohérent et structuré, qui couvre la totalité du processus achats, réside dans la nature et l’hétérogénéité des données échangées. Face aux informations structurées, qui correspondent aux flux transactionnels, on trouve des informations non structurées, issues de sources diverses et de documents de natures différentes, créés et échangés tout au long du processus : dossiers de consultation, grilles d’analyse des offres, dossiers de choix, contrats d’achat, etc.
Dans un premier temps, l’approche suivie par les entreprises a consisté à rendre accessible, depuis l’intranet, un espace d’échange et d’accès aux informations achats qui constitue la base de l’intranet achats. Ultérieurement, pour faciliter les échanges d’informations avec leurs fournisseurs, des entreprises comme Renault ont mis en œuvre des extranets fournisseurs. À partir d’un serveur distant administré par le client, ceux-ci peuvent mettre à jour des informations sur leur activité, avoir accès à des dossiers de consultation et déposer des documents de travail.

Des intranets   aux portails achats

Avec un avantage : ces outils sont simples à déployer et s’appuient sur des solutions applicatives standard du marché (Notes, Domino, Quickplace, etc.) et d’un coût abordable. En contrepartie de leur facilité d’utilisation, ces solutions ne sont pas conçues spécifiquement pour répondre aux besoins métier de l’acheteur. Tout est à construire, brique par brique, avec une complexité grandissante quand il s’agit de travailler à l’échelle d’une organisation achats groupe, et des questions multiples : qui gère le contenu de l’information, qui en effectue la mise à jour ? qui dispose de quelle information ? De plus, la facilité d’accès aux différentes natures d’information devient vite une difficulté majeure dès que le nombre de ces informations augmente sensiblement. Par ailleurs, avec des contenus construits essentiellement à partir de formats d’information libre, le manque de données structurées ne permet pas de développer des fonctions avancées qui constitueraient la véritable panoplie des outils de l’acheteur.
La technologie dite de portail est maintenant largement répandue. Elle se décline sur le poste de travail individuel en permettant à l’utilisateur d’organiser l’accès aux différentes sources d’information dont il a besoin pour effectuer ses tâches quotidiennes : datawarehouse, espace collaboratif, news internes, bases d’information métiers (achats, R & D, marketing, RH), news externes, sites préférés… L’acheteur dispose d’un point d’entrée unique à un espace achats qui regroupe des accès à des applicatifs e-procurement, e-sourcing ou ERP, ainsi qu’à des bases d’information et/ou des outils de travail collaboratif.

Définir les fonctionnalités du système

Cette approche n’est pas neutre car elle conditionne le mode d’appropriation de l’outil par l’utilisateur. Ainsi, pour un utilisateur occasionnel, le point d’entrée principal à l’espace achats sera sans aucun doute l’application e-procurement, ce qui explique notamment la stratégie de certains éditeurs, comme Commerce One, d’enrichir leur offre avec une solution d’e-sourcing dont les fonctionnalités vont couvrir le processus achats amont. Par ailleurs, les populations concernées ne sont pas les mêmes, qu’il s’agisse de donner accès aux outils d’e-procurement ou d’e-sourcing. C’est pour cette raison qu’il convient de bien définir ce que recouvrent les différents vocables utilisés : portail achats, outils d’e-sourcing, outils de SRM (Supplier Relationship Management). Mais c’est seulement à partir d’une analyse des besoins fonctionnels métier que l’on peut décliner l’architecture fonctionnelle du système d’information achats cible. La démarche consiste à répertorier les enjeux achats, puis à identifier, pour chacun, les bonnes pratiques d’achats et les processus induits pour établir in fine une cartographie des différentes briques constitutives du système d’information achats (voir le tableau ci-contre). En tenant compte de l’ensemble des composantes identifiées lors de l’analyse fonctionnelle, il est possible d’avoir une approche d’architecture fonctionnelle. Nous l’avons représentée dans le schéma ci-dessous qui constitue une tentative de modélisation d’une vision globale et unifiée du système d’information achats.

Unifier les référentiels   et les pratiques

Une des clés de voûte de ce système est la mise en œuvre de référentiels communs de données pour partager et structurer l’information dans les domaines de la gestion des fournisseurs, des contrats et éventuellement des produits. Dans les grands groupes, où il faut faire face à l’hétérogénéité des systèmes d’information existants, la mise en œuvre de base de données corporate est un enjeu essentiel pour disposer d’informations consolidées, par exemple sur les fournisseurs les plus importants. Une fois les référentiels établis, l’alimentation des bases de données correspondantes s’appuiera en premier lieu sur les données disponibles dans les outils de gestion de type ERP, via un extracteur de données.
Un autre enjeu est d’industrialiser le processus achats amont avec des outils ad hoc (gestion des projets achats ou des consultations), créant ainsi de nouvelles données structurées disponibles pour enrichir les bases de données créées. En complément de ces outils, la construction d’une base métiers achats a pour but d’industrialiser les méthodes de travail des acheteurs – avec les bonnes pratiques mises en œuvre par famille d’achats et documents types utilisés – et de capitaliser sur le retour d’expérience acquis sur chaque famille d’achats.

Conduire le changement

La démarche de mise en œuvre d’un système d’information achats doit être graduelle et pilotée par l’analyse des enjeux prioritaires identifiés dans le tableau (voir page ci-contre). Une première phase de diagnostic doit permettre de mettre en perspective les enjeux prioritaires et les briques fonctionnelles associées à déployer en priorité pour chaque grand domaine d’achats : production, biens d’équipements, maintenance, achats généraux, etc.
Ensuite, il va falloir arbitrer entre poursuivre les développements internes à partir de l’intranet achats existant, avec les réserves évoquées au début de notre article sur les limites de cette approche, ou bien faire le choix d’une solution de type SRM. Dans ce dernier cas, l’entreprise pourra tirer parti des avantages d’une démarche de type solution applicative en termes de richesse fonctionnelle, d’industrialisation et d’évolutivité du produit. Ces solutions applicatives peuvent aussi apporter du contenu en termes de « templates préformatées », d’accès à une bibliothèque de documents types, qui peuvent être ensuite personnalisés, ainsi qu’au site web de l’éditeur qui va enrichir en permanence les contenus du portail interne achats.
Enfin, il n’est pas inutile de rappeler les principes de base d’une gestion de projet réussie, à savoir intégrer en priorité le facteur humain. Avant tout choix d’outil, il faut être en mesure de reconfigurer les processus achats, avec la contribution de quelques utilisateurs clés, puis savoir identifier les bonnes règles de gestion, d’administration des données et de mise à jour du système qui en assureront la pérennité opérationnelle.



Ce dossier a été réalisé avec l’assistance de Patrice Ferrault du cabinet PEA Consulting – Groupe Euriware.

Publié le 16/09/2004 - Par Alain Alleaume - cabinet Altaris -

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