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La Lettre des Achats - Avril 2002 N°94
Avril 2002

Pratique de l'achat

Portails achats
Vers l’émergence d’un véritable système d’information achats

E-sourcing
Optimiser les appels d’offres et doper les négociations achats

Déménagements de collaborateurs
Les acheteurs ont un rôle à jouer dans la négociation des contrats

Éthique et achats
La déontologie des achats peut-elle devenir un outil de management de l’entreprise ?

Facilities et utilities management
Mettre en place un contrat de facilities management

Publié le 16/09/2004 - Par Patrick de Coucy

E-sourcing

Optimiser les appels d’offres et doper les négociations achats

À l’heure où les acheteurs développent leurs territoires d’influence et intègrent des démarches innovantes, des questions se révèlent prioritaires : Comment mieux maîtriser les marchés fournisseurs ? Comment ouvrir le panel à des fournisseurs encore plus performants ? Comment augmenter les gains en négociation ? Comment gérer l’intégralité des appels d’offres, du cahier des charges au dépouillement ? Pour Cap Gemini Ernst & Young, l’e-sourcing est une réponse pour accroître la valeur ajoutée de la fonction achats.

Il y a quelques semaines à Lyon, Cap Gemini Ernst & Young, en partenariat avec la CDAF, a convié les représentants du monde des achats à un séminaire autour de l’e-sourcing, enjeu significatif aujourd’hui pour les entreprises. Ce sont quelques-unes des conclusions que nous reprenons ici. Mais tout d’abord, quelques précisions sémantiques sur les trois volets « e » concernant les achats : l’e-sourcing touche la partie amont des achats (recherche de fournisseurs, appels d’offres – e-RFX et négociation –, enchères inversées) alors que l’e-procurement couvre des approvisionnements sur contrats-cadres. Pour sa part, le SRM (Supplier Relationship Management) relève du socle des relations avec les fournisseurs (partage de données et de processus). Comme les autres volets, l’e-sourcing prend ses racines dans la stratégie achats et constitue une source de gains et d’efficacité significatifs. Nous aborderons plus spécifiquement la partie enchères inversées.
En effet, parmi les « e-outils » mis à disposition des acheteurs, l’e-sourcing présente un retour sur investissement et un niveau de gains quelquefois spectaculaire. On distinguera :
• les gains tangibles liés à la baisse des coûts d’achats et à la réduction des temps de cycle d’achat,
• les gains intangibles liés à une meilleure préparation du cahier des charges, une plus grande transparence, un accès simplifié à des marchés plus larges et enfin une structuration renforcée de l’appel d’offres.
Suite à la réalisation d’opérations pilotes souvent convaincantes par leurs résultats, l’enjeu pour les grands groupes s’avère d’ancrer l’e-sourcing dans les leviers achats courants. La réussite d’un programme d’enchères tient à la mise en œuvre de quatre facteurs clés de succès :

1 Décliner la politique achats sur un programme d’enchères

C’est d’abord identifier le vivier d’affaires potentiel. Déjà primordiale dans une logique achats traditionnelle, la conjugaison optimale de critères de compétitivité du marché, de comparabilité des fournisseurs sélectionnés et des offres, de rapport de pouvoir vis-à-vis du marché, sera vitale pour la réussite ou non des enchères. Les retours d’expériences, liés à l’étude ou la réalisation des affaires, permet aussi d’identifier de nouvelles opportunités sur les politiques d’achat.

2 Adapter ou optimiser les processus d’achat

L’enchère, bien qu’étant la phase finale de l’appel d’offres, a un double impact sur le processus : elle sépare les négociations technico-économiques des négociations commerciales, traitées en enchères sans intervention de l’acheteur, et elle apporte de la transparence sur les méthodes et les résul-tats des négociations. Ceci impose une très grande rigueur de préparation de l’opération, notamment lors de la rédaction du cahier des charges. Celui-ci devra permettre une comparaison aussi parfaite que possible des offres fournisseurs, à partir de critères de choix et éventuellement de pondération explicites. Or, sa rédaction s’avère bien souvent un chemin de croix, tant pour l’acheteur que pour ses clients internes. L’e-sourcing peut également avoir un impact sur le processus de qualification et de sélection des fournisseurs. Pour l’entreprise, il sera donc essentiel de saisir l’opportunité de la mise en œuvre d’enchères afin d’analyser et de revisiter ses processus.

3 Appliquer une véritable dé-marche d’achats pour le choix du prestataire d’enchères

Dans ce domaine, les acteurs sont nouveaux, nombreux, et le marché fournisseurs propose une palette de prestations et d’outils très variés qui peut laisser perplexe. Il faut retenir deux typologies de prestations :
• les prestations à base technologique : bases de données de fournisseurs qualifiés, outils d’enchères multi-lots/multi-variables, support d’égalisation des offres, etc.
• les prestations pures : formation et coaching des bidders, définition des supports RFI/RFQ, recherche et pré-qualification des nouveaux fournisseurs, etc.

4 Gérer le changement auprès de tous les acteurs de l’entreprise

Les nouvelles manières de travailler perturbent toujours les habitudes et les résistances au changement se font jour naturellement. L’e-sourcing n’échappe pas à la règle et des comportements différents apparaissent. Parmi eux, certains acheteurs se sentent menacés et remis en question par ce nouvel outil. D’autres, au contraire, vont y voir une formidable opportunité pour renforcer leur légitimité et structurer toujours plus leur cœur de métier. La gestion du changement s’appréhende par la structure projet définie (accompagnement, gestion des compétences, suivi des opérations et des gains, etc.) et en positionnant l’e-sourcing comme un outil complémentaire, au bénéfice de l’acheteur et à usage sélectif.
Recourir à l’e-sourcing, c’est non seulement doter la fonction achats d’un outil qui l’aidera à apporter toute sa valeur ajoutée, mais c’est aussi, et surtout, un véritable projet d’entreprise porté par la direction générale, fédérant acheteurs et clients internes autour d’un objectif commun.

Publié le 16/09/2004 - Par Patrick de Coucy

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