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La Lettre des Achats - Juin 2019 N°283
Juin 2019

Marchés

Enquête

Coworking : un bureau, service compris

Un bureau, service compris

Les nouveaux acteurs de l’espace de travail

Témoignages

Marie-Carole Ciuntu - Vice-présidente - Conseil régional Île-de-France
L’Île-de-France finance la création de tiers-lieux

Ingrid Delobelle - Responsable des achats immobiliers - Capgemini France
« Nous ne négocions plus un bail mais un contrat de service »

Publié le 26/05/2019 - Par la rédaction

Ingrid Delobelle - Responsable des achats immobiliers - Capgemini France

« Nous ne négocions plus un bail mais un contrat de service »

Ingrid Delobelle est responsable des achats immobiliers de Capgemini France. Depuis 2017, son service couvre les achats de coworking et de salles de réunions pour les 1 200 collaborateurs de Capgemini Invent, filiale du groupe spécialisé dans le conseil en management, stratégie et transformation d’entreprise. Elle évoque sa méthode pour couvrir ce segment.
Comment le coworking est-il arrivé chez Capgemini ?

Le sujet est apparu en février 2017. La direction des ressources humaines du groupe voulait lancer une nouvelle promesse employeur pour notre branche conseil, Capgemini Invent (ex CG Consulting), qui abrite 1 200 collaborateurs. L’un des axes était de donner plus de flexibilité aux consultants en leur offrant des solutions alternatives au travail à domicile, sur site Capgemini ou chez le client. Le besoin était double : trouver des postes en coworking et des salles de réunion pour proposer aux collaborateurs un nouvel espace de travail et aux clients des séances de brainstorming hors de leurs murs. Capgemini Invent avait commencé un sourcing que nous avons complété.

Et que vous a révélé ce sourcing ?

Que sourcer tous les espaces de coworking et les salles de réunion n’était pas possible ! Nous avons donc cherché des agrégateurs qui recensaient les espaces. Nous en avons identifié six, short-listé deux et sélectionné un : Neo-nomade.

Quels étaient vos critères de choix ?

Nous en avons observé plusieurs : les volumes d’espaces et les extensions possibles ; la mise à disposition d’une plateforme pour réserver et reporter ; de la flexibilité et de l’adaptabilité, c’est-à-dire des conditions d’annulation, des facilités pour réserver, mais aussi la capacité à faire évoluer l’offre ; la renommée et le positionnement du fournisseur ; le modèle économique "à l’usage" qui matche avec notre organisation : chaque entité ayant son budget, il ne fallait pas avoir de coût fixe trop important. Nous voulions pouvoir faire évoluer le modèle à mesure que les entités se rattachent au contrat.

Dans ce contrat, quels sont les KPI’s ?

C’est un contrat sur deux ans dans lequel nous regardons le taux d’adoption ; le nombre d’utilisateurs uniques actifs sur la plateforme ; la répartition entre salles de réunion et espaces partagés ; les durées de réservation (à l’heure, à la journée, etc.) ; le nombre de réservations mensuelles ; le budget et le coût mensuel par utilisateur.

Êtes-vous attentifs au coût au poste ?

Pas tant que ça. Nous maîtrisons notre dépense en mettant en place des seuils sur la plateforme de réservation que les collaborateurs ne peuvent pas dépasser. Par exemple, une salle de réunion ne peut pas nous coûter plus de 320 euros HT par jour.

Comment va évoluer ce contrat à l’avenir ?

Nous voulons revoir certaines conditions contractuelles pour intégrer la location moyenne durée et négocier d’autres avenants pour intégrer d’autres entités du groupe.

Le marché du coworking est-il si nouveau pour un acheteur ?

Le modèle de contractualisation est classique : les agrégateurs sont des apporteurs d’affaires, tout simplement et cela existe depuis longtemps. Ce qui est nouveau en revanche, c’est le modèle économique : nous ne négocions plus un bail mais un contrat de service, ce qui apporte une flexibilité inédite sur le marché traditionnel. Les baux 3-6-9 sont un peu rigides. La nouvelle offre est plus souple mais il faut garder en tête qu’elle ne remplace rien : elle est seulement complémentaire. Je ne perds pas de vue que les espaces de coworking ne représentent que 5 % du parc immobilier tertiaire francilien.

L’offre fournisseurs est-elle claire ?

Oui, avec des conditions d’annulation affichées dès la recherche d’espace. Il faut malgré tout faire attention à deux points. Premier point de vigilance beaucoup d’agrégateurs proposent des espaces de coworking qui sont en fait d’anciens centres d’affaires. Et par ailleurs, la couverture géographique de l’agrégateur n’est pas forcément adaptée au besoin, il faut vérifier.

Le sujet du coworking est peu couvert par les Achats. Comment l’expliquez-vous ?

C’est le sujet de l’immobilier en général qui est peu couvert par les Achats. Chez Capgemini, c’est un souhait de ma direction depuis 2015 de confier ce segment, dont le coworking, aux Achats. Aujourd’hui, je manage une équipe pour couvrir les projets immobiliers en Europe. Et lorsque le premier devis de Neo-nomade est passé, j’ai demandé à l’acheteuse projet France, Rokhaya Beye, de s’y intéresser parce que je savais que c’était un vrai sujet qui allait grandir.

Publié le 26/05/2019 - Par la rédaction

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