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La Lettre des Achats - Juin 2019 N°283
Juin 2019

Secteur Public

Interview

Katayoune Panahi - Directrice générale des services CG 92 et Hervé Kerleau - DGA commande publique et logistique
« Nous avons procédé au recrutement d’un directeur achats en commun »

Publié le 26/05/2019 - Par Guillaume Trécan

Katayoune Panahi - Directrice générale des services CG 92 et Hervé Kerleau - DGA commande publique et logistique

« Nous avons procédé au recrutement d’un directeur achats en commun »

Le projet de fusion des départements des Hauts-de-Seine et des Yvelines s’est déjà concrétisé dans les Achats avec la nomination d’un directeur achats unique, plusieurs groupements de commandes actifs et un chantier d’unification des process et des outils en cours. La mutualisation de 500 millions d’euros est en jeu.
Pourquoi les Hauts-de-Seine et les Yvelines se rapprochent-ils et quelle place tiennent les synergies achats dans cette démarche ?

Katayoune Panahi : En impulsant ce rapprochement il y a trois ans, les exécutifs respectifs des Hauts-de-Seine et des Yvelines ont voulu traduire leur vision du développement territorial de la Métropole du Grand Paris. Ils ont considéré que la Métropole telle qu’arrêtée par loi MAPTAM, avec un périmètre limité à la Petite couronne, était beaucoup trop restrictive. Le rapprochement du 92 et du 78 consiste à associer l’urbain et le rural, la zone centrale et la périphérie dans l’objectif d’une métropole inclusive. Ce projet a également un objectif de mutualisation et d’économies de moyens qui passe évidemment par les achats mais aussi par des synergies d’organisation et de mise en œuvre de politiques publiques.

Jusqu’où avez-vous poussé cette logique de mutualisation ?

Katayoune Panahi : Nous avons commencé par créer un établissement public interdépartemental (EPI) avec les Yvelines, auquel nous avons transféré trois compétences : la voirie, l’adoption et l’archéologie préventive. Il s’agissait de construire une structure juridique provisoire destinée à démontrer que la fusion pouvait fonctionner. Non seulement nous avons fait des économies en regroupant un certain nombre d’achats sur ces compétences – essentiellement sur l’entretien de la voirie – mais nous avons aussi mis en commun nos savoir-faire et rendu nos équipes plus robustes. La démonstration de cet EPI étant réussie, nos deux collectivités ont délibéré pour demander la fusion en mai 2017. Pour aller plus loin, cette délibération doit être avalisée par un décret en Conseil d’État. La réponse du gouvernement tardant, nous avons décidé de poursuivre ce travail de fusion, non plus au sein de l’EPI pour éviter de créer une troisième administration, mais en mutualisant les fonctions de top management – dont la direction de la commande publique – sous forme de directions unifiées au sein de nos collectivités départementales. Nous avons également passé au peigne fin de l’interdépartementalisation les politiques publiques, les outils, les systèmes d’information, etc. Nous faisons tout converger.

Quels sont les montants d’achats en jeu dans ce projet de rapprochement ?

Hervé Kerleau : Le total des achats des deux départements sur une année représente 530 millions d’euros. Pour l’EPI qui couvre essentiellement des achats de fonctionnement (13 millions d’euros), nous avons passé de nombreux marchés pour l’entretien des routes, pour lesquels nous avons créé des groupements de commandes. Rien que sur une année, nous avons ainsi enregistré plus de quatre millions d’euros d’économies sur les seules dépenses d’entretien et d’exploitation de la voirie. Nos deux départements ont également signé une convention de partenariat avec l’Ugap pour l’acquisition des véhicules de service. Compte tenu des volumes d’achats sur ce segment pour nos deux collectivités nous bénéficions de tarifs très intéressants.

Quels autres marchés avez-vous gérés en commun au-delà de ceux de l’EPI ?

HK : Nous avons continué à développer les groupements de commandes quand nous le pouvions, en fin de marchés, sans remettre en question les marchés en cours. Nous avons à ce jour construit 22 groupements de commandes avec à la clef entre 5 % et 10 % d’économies la première année. L’arrivée du directeur de la direction achats unifiée va nous permettre d’optimiser la mutualisation pour l’ensemble des familles d’achats.

Comment travaille le nouveau directeur achats des deux départements ?

KP : Nous avons procédé au recrutement d’un directeur achats en commun, sachant que nous avons conservé un directeur adjoint dans chacun des deux départements pour gérer la relation de proximité (voir Profils). Le top management étant unifié cela permet de garantir une vision globale des sujets achats. Le nouveau directeur achats arrivé début avril est mis à disposition pour 50 % de son temps auprès de chacune des deux collectivités mais le partage du temps n’est pas rigide.

Comment se traduit votre travail de convergence des processus achats ?

HK : Nous avons dressé l’an dernier un état des lieux des procédures de marchés des deux départements et nous travaillons maintenant avec l’aide d’un cabinet de conseil sur la mise en place de procédures communes. Jusqu’en juillet, nous affinons cet état des lieux à travers sept ateliers de travail : nomenclature ; harmonisation des seuils ; passation d’un marché ; recours aux centrales d’achats ; contrats de service ; indicateurs de performance achats ; et programmation. Ces ateliers associent les acheteurs des deux départements et des représentants des directions opérationnelles. Tout en apportant de la cohésion dans nos équipes, ils nous permettent de nous réinterroger sur nos process et le cas échéant de les simplifier et de gagner du temps. Nous ferons ensuite une restitution, puis nous passerons dans la phase de mise en œuvre. A partir de là nous pourrons déterminer une politique achats commune Hauts-de-Seine Yvelines qui sera présentée aux assemblées délibérantes.

Comment présentez-vous ces changements aux marchés fournisseurs ?

KP : Bien avant d’engager cette réflexion interdépartementale, nous avions perçu la nécessité d’agir pour réduire notre taux de marchés infructueux qui était proche de 18 %. Nous avons donc engagé un certain nombre d’actions dont des réunions avec les fournisseurs pour leur exposer notre programmation achats et évoquer les marchés à venir, de manière à leur permettre de se positionner. Nous avons également signé la charte relations fournisseurs responsables en mai 2016 et l’année suivante nous avons obtenu le label Relations Fournisseur Responsables. Cela s’est aussi traduit dans l’élaboration de nos marchés par une refonte de nos processus pour accroître leur ouverture à de nouveaux acteurs. Cela nous a permis de faire tomber le taux de marchés infructueux en dessous de 6 %. Le code des marchés a évolué depuis et la pratique du sourcing va contribuer à améliorer cet indicateur. Nous poursuivons ce travail dans le cadre de l’interdépartementalisation. Une réunion a été organisée dernièrement à la Seine Musicale avec des fournisseurs du BTP des deux départements et nous comptons reproduire ce type de rencontres régulièrement. Nous avons aussi un travail à faire sur nos bases fournisseurs avec les Yvelines pour les mettre à jour.
Portraits

Katayoune Panahi
Directrice générale des services



Hervé Kerleau
DGA commande publique et logistique

En chiffres
CG 92
Collectivités départementales
Effectif achats : 60 personnes dans le 92 et 35 dans les Yvelines
Montant des achats 92 : 347 M d’€, dont 235 M d’€ d’investissement et 112 M d’€ de fonctionnement
Montant des achats 78 : 171 M d’€, dont 116 M d’€ d’investissement et 55 M d’€ de fonctionnement
Montant des achats EPI : 13 M d’€

Publié le 26/05/2019 - Par Guillaume Trécan

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