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La Lettre des Achats - Janvier 2002 N°91
Janvier 2002

Interview

Jacques Fimbel, directeur des achats et de la logistique (DAL), France Télécom
“ Nous avons maintenant la double mission de construire des accords-cadres et d’animer la fonction achats ”

Pierre Henri Odin, directeur des achats de Gemplus
“ Il faut que les acheteurs aillent au-delà du simple achat,qu’ils scrutent le marché et proposent une véritable stratégie ”

Publié le 17/09/2004 - Par Guillaume Pommereau

Jacques Fimbel, directeur des achats et de la logistique (DAL), France Télécom

“ Nous avons maintenant la double mission de construire des accords-cadres et d’animer la fonction achats ”

Comment gérer les achats d’une société qui, en dix-huit mois, a changé d’échelle et accru considérablement le périmètre ses activités ? Comment tirer parti de cette nouvelle puissance d’achat, alors que les acheteurs ont aussi à gérer l’envolée de la téléphonie mobile, d’internet et de la transmission de données haut débit ? Jacques Fimbel, directeur des achats depuis janvier 2001, explique l’émergence de la fonction achats groupe de France Télécom dans un contexte résolument international.

Quelle est la situation des achats au sein d’un groupe France Télécom considérablement élargi ?
Outre la structure achats propre à France Télécom maison-mère, avec la direction des achats et de la logistique, les services achats des autres branches d’activité et les pôles interrégionaux, nous intégrons progressivement l’organisation de nos filiales. Beaucoup d’entre elles n’ont rejoint France Télécom que récemment, comme Orange, Equant ou encore l’opérateur polonais TPSA. À des stades différents, chacune a ses dispositifs, ses méthodes, ses références et ses fournisseurs. Nous devons aussi tenir compte d’une autre particularité : pour moitié, les achats de France Télécom sont liés aux équipements des réseaux, qui sont stratégiques et structurants, aux terminaux et à l’informatique. À l’échelle mondiale, ces achats se concentrent sur quelques très grands fournisseurs internationaux.
En tenant compte de ces deux spécificités, quels objectifs avez-vous définis pour les achats ?
Depuis un an maintenant, nous travaillons à l’émergence d’une fonction achats au sein du groupe. Nous avons identifié des services achats dans toutes les grandes entités de France Télécom aussi bien que dans les filiales à l’étranger. Notre dimension actuelle et notre volonté d’acheter ensemble nous permettent de bénéficier de l’effet de volume du groupe. Compte tenu du changement de périmètre de France Télécom, nos volumes ont beaucoup augmenté et vont continuer à se développer dans certains domaines, notamment sous l’impulsion des achats de mobiles, mais aussi des équipements des réseaux fixes en Pologne pour TPSA, ou en France, pour le réseau d’accès à l’internet haut débit.
Quel le rôle de la DAL dans cette évolution de la structure des achats du groupe ?
Il y a encore trois ans, la DAL était le service achats de la maison-mère. Nous effectuons encore des achats opérationnels pour celle-ci, mais les filiales sont maintenant associées à la plupart de nos négociations, ce qui a donc une portée pour le groupe. Cette mutation se traduit d’ailleurs dans le changement de dénomination de la DAL, devenue en anglais la « Corporate Procurement Division ». Ce n’est pas une révolution de notre organigramme mais bien un changement de la nature même de notre activité. L’extension du groupe a repositionné la DAL : elle a maintenant la double mission de construire et d’impulser des accords-cadres groupe, en partenariat avec nos filiales, ce qui est notre premier axe de travail, et d’animer la fonction achats.
Comment se déroule cette mise en place de contrats-cadres au sein du groupe ?
Elle passe principalement par les achats stratégiques. Nous avons commencé à proposer des synergies à tous les acheteurs du groupe et nous procédons à des négociations collectives des accords-cadres avec les filiales. Ces accords permettent aux acheteurs de bénéficier des prix du groupe, de mécanismes de discount mais aussi, et c’est très important dans notre activité, du soutien technique associé à l’achat. La DAL ne se positionne pas comme une centrale d’achats, puisque chaque entité garde son propre service achats, mais cherche à mettre en place une démarche transverse dans le groupe. Cette démarche de négociation, qui associe maison-mère et filiales, est nouvelle pour nous comme pour nos fournisseurs. Parmi les achats coordonnés au niveau groupe, nous avons notamment les PC et le domaine informatique en général, les prestations de SSII, les matériels dédiés à l’internet haut débit (ADSL), les équipements de commutation ou encore des réseaux UMTS.
La maison-mère va-t-elle mener l’ensemble des négociations ?
Non, le leadership ne sera pas nécessairement assuré par la maison-mère sur tous les segments d’achats, mais plutôt laissé au principal acheteur lors de la négociation commune. Pour certains do-maines et familles spécifiques, ce sont les filiales qui prennent en charge les achats. Les acheteurs d’Orange ont la responsabilité des terminaux mobiles parce que c’est leur domaine d’activité et que la maison-mère n’y intervient pas directement. Ce qui est spécifique à l’activité mobiles dépend donc du service achats d’Orange, qui a créé des synergie entre acheteurs au sein de cette filiale. Plus généralement, les prix et les offres des contrats-cadres sont utilisés par les filiales qui négocient ensuite leurs conditions spécifiques de maintenance ou de service après-vente. De plus, certains achats doivent être négociés localement, comme c’est le cas des logiciels parfois utilisés dans les équipements de réseau des filiales.
Avez-vous rencontré des résistances aux changements ?
Le processus que nous mettons en place est long et peut entraîner, plutôt que des résistances, des craintes face à l’inconnu. Certaines de nos filiales, comme Equant et Orange, n’appartenaient pas auparavant à un grand groupe, comme l’est aujourd’hui France Télécom. Il y a donc pour elles, comme pour nous, une véritable évolution culturelle à accomplir. Il faut maintenant apprendre à travailler ensemble, en synergie, et pas seulement pour les achats, mais aussi pour le réseau, la marque et le client qui est unique. Les choses se construisent peu à peu et de façon assez intuitive pour les achats.
Avez-vous quantifié vos objectifs ?
Nous en sommes avant tout à l’appréhension de la méthode et à la mise en place des contrats-cadres. Des objectifs d’économie dans les différentes entités, pour chacun des services achats, sont clairement chiffrés. En revanche, la démarche est beaucoup plus complexe à l’échelle du groupe. Nous avons d’ores et déjà défini des objectifs qualitatifs. Mais cette année, nous allons pouvoir chiffrer plus précisément des objectifs de réduction de coûts et de couverture des accords que nous négocions.
Où en sont les systèmes d’information nécessaires pour procéder aux mesures et aux évaluations ?
Au sein de France Télécom maison-mère, nos systèmes sont effectivement opérationnels. Certaines de nos filiales ont déjà un système d’information alors que d’autres n’en ont pas. Pour répondre à la diversité des situations, nous réfléchissons à un projet commun pour interconnecter les différents systèmes. Notre objectif est de parvenir à une vision groupe de nos achats. En revanche, notre portail métier sur l’intranet et notre système d’e-procurement sont d’ores et déjà opérationnels.
Quels objectifs visez-vous avec l’intranet planet@chat ?
Dans le cadre de notre mission d’animation de la fonction achats au sein du groupe, planet@chat est une des réponses proposées. Il a pour but d’informer et d’aider au dialogue entre les services achats, toujours selon le même principe de transversalité. Nous voulons aussi faire mieux connaître les achats et leur contribution aux résultats de France télécom. planet@chat s’adresse aux acheteurs mais également à l’ensemble des personnes directement ou indirectement concernées par le processus achat comme les décideurs, les prescripteurs techniques ou encore les responsables financiers.
Le système d’e-procurement e-deal a-t-il les mêmes objectifs ?
Absolument, puisqu’il répond à notre volonté de développement des synergies internes. En 2002, e-deal devrait être implanté dans l’ensemble des entités françaises. Il est aussi demandé par nos filiales qui n’ont pas toujours d’outil comparable. Nous faisons des propositions de « package », autour du concept e-deal pour que ces filiales, notamment les plus petites, puissent l’implémenter. Nous en sommes maintenant à une étape d’internationalisation du produit. Mais là encore, chacune de nos filiales garde sa liberté, plus particulièrement pour les plus importantes qui peuvent déjà avoir fait leur choix. À deux ou trois ans, nous visons une autre étape d’interconnexion de l’ensemble de systèmes. L’essentiel est que nous soyons tous connectés à la même base de données achats pour avoir une vision globale du groupe.
Nous avons largement évoqué les outils. Mais comment vont évoluer les acheteurs ?
Au sein de la DAL, les acheteurs travaillent sur quasiment toutes les catégories d’achats, avec des spécialisations très pointues et une très bonne expérience pour la grande majorité d’entre eux. Nous leur avons proposé une évolution vers des fonctions plus transversales de coordinateurs à l’échelle du groupe. Ils ont donc une double mission d’achats opérationnels en France mais aussi de coordination d’achats pour le groupe, les deux étant maintenant indissociables. Parallèlement, nous créons aussi des clubs d’acheteurs selon les métiers, informatique ou commutation par exemple, ce qui permet à des acheteurs de provenances différentes de parler de leurs méthodes ou de leurs fournisseurs. En plus des outils informatiques, je crois qu’il faut aussi privilégier les rencontres physiques. En septembre dernier, nous avons organisé une grande réunion avec l’ensemble des responsables achats afin de lancer notre dynamique achats groupe. Cette réunion a été suivie en novembre de séminaires d’acheteurs par domaines (informatique, achats généraux, commutation, etc.). La DAL pilote aussi la mise en place et l’animation de la filière professionnelle achats, en termes de formation par exemple, ainsi que la communication sur le métier de l’achat.
La nouvelle taille du groupe va-t-elle favoriser la mobilité des acheteurs ?
C’est clairement l’un de nos objectifs. Sur planet@chat, nous proposons d’ailleurs une liste régulièrement mise à jour des postes disponibles. Nous voulons susciter les mobilités dans l’ensemble du groupe et impulser un brassage des acheteurs entre les filiales et la maison-mère, à la fois pour les carrières des acheteurs mais aussi pour construire le groupe, mêler les cultures et avoir une meilleure compréhension des modes de travail des autres filiales. 

Chiffres-clés
Chiffre d’affaires (2001)
40 milliards d’euros
Croissance (sur les neuf premiers mois 2000/2001) : 7,3 %
Montant de l’endettement (30-06-2001) 64,9 milliards d’euros
Montant des achats
50 % du chiffre d’affaires environ
Répartition des achats
• équipements et terminaux : 50 % dont un tiers pour les équipements techniques et deux tiers pour les terminaux et équipements informatiques
• frais généraux, immobilier, communication, sous-traitance, R & D, intérim, etc. : 50 %
Effectif de la DAL
150 personnes aux achats

L’organisation des achats en France
Une dizaine de pôles achats interrégionaux implantés en France négocie les achats des unités opérationnelles du groupe. Ils ont en charge des achats très locaux, comme la sous-traitance de lignes ou l’aménagement de bâtiments. En revanche, pour l’implantation d’un réseau ou d’un serveur informatique, ils font appel aux accords-cadres négociés au sein de la DAL.
Volume des achats réalisés en régions 2 milliards d’euros. 1 milliard d’euros est réalisé spécifiquement en régions ; 1 milliard d’euros est réalisé partir des accords-cadres de la DAL.
Effectif des services régionaux : entre 150 et 200 personnes aux achats

e-deal
Vers une dématérialisation totale

Le projet global de système d’information des achats de la DAL comprend la totalité des fonctionnalités d’un système d’e-procurement en front office et un ERP en back office. La partie e-procurement, e-deal, devrait être complètement déployée en France mi-2002, avec pour objectif de couvrir tous les achats de France Télécom, en premier lieu en France. Par la suite, e-deal sera diffusé dans les filiales qui le souhaitent. Le système est basé sur Websphere d’IBM, une base de données Oracle en front office et SAP pour l’ERP en back office.
Selon les différents types d’achats, des catalogues électroniques adaptés sont mis en place. Ils sont réalisés en interne au sein de France Télécom afin de couvrir très rapidement l’ensemble du spectre des achats et de gérer leur mise à jour. À terme cependant, ils pourront provenir de fournisseurs. Parmi les fonctionnalités, le système offre la possibilité de gérer un portefeuille de demandes d’achat et de suivre l’évolution de la commande. L’outil permet aussi de créer des demandes d’achat électroniques multicontrats et multifournisseurs. « Notre objectif est d’offrir un outil complet au demandeur. Quand ce dernier ne trouvera pas satisfaction dans les catalogues électroniques, il pourra exprimer son besoin d’achat dans le front office, pour transmission à l’acheteur ad hoc » explique Jacques Fimbel. Il existe aussi un workflow de validation à deux niveaux.
Un lien EDI avec les fournisseurs
L’objectif est de rapprocher automatiquement commandes, réceptions et factures. Les demandes d’achat sont transformées en commandes dans le back office du système et les réceptions sont saisies dans le front office. Les échanges avec les fournisseurs sont prévus en mode EDI. « À l’autre bout de la chaîne, nous développons la réception de factures électroniques. Les échanges de données électroniques (commandes, factures, etc.) avec les fournisseurs constituent une dimension importante du projet », constate Jacques Fimbel. L’EDI commandes est en place avec plus de cent fournisseurs. L’EDI factures a commencé avec une douzaine de fournisseurs à mi-2001. L’objectif est qu’un tiers des factures soit traité sous forme électronique fin 2002 et la dématérialisation totale du processus sera engagée.
Les économies attendues du système sont importantes, mais leur estimation reste difficile. L’économie est de l’ordre de 0,5 % du montant total des achats. L’e-procurement permet surtout d’automatiser les processus, ce qui peut faire gagner au moins 50 % du coût de la gestion de la commande unitaire. En moyenne, la construction et la gestion d’une commande sont estimées à 76,22 euros, soit au final une économie de 38,11 euros par commande sur environ 400 000 commandes par an. Parallèlement, la démar-che initiée aux achats est liée à un programme mené par la comptabilité qui refond son propre système auxiliaire. 


Portrait

Jacques Fimbel (53 ans, Polytechnique, ingénieur télécoms) a ef-fectué l’ensemble de sa carrière au sein de France Télécom. Il a été pendant quatre ans, en région Île de France, directeur pour les Yvelines et responsable financier pour l’Île de France. Il a également appartenu à l’équipe en charge des régions de l’Ouest. Il a ensuite intégré, durant quatre ans et demi, le poste de directeur de la région Nord. Depuis janvier 2001, il est directeur des achats et de la logistique de France Télécom.

planet@chat
Le portail des achats de France Télécom

Conçu avec l’objectif de contribuer au développement des synergies d’achat et de susciter les échanges de bonnes pratiques d’achat au sein du groupe, planet@chat, le portail des achats de France Télécom, aujourd’hui en français, devrait être rapidement accessible en anglais sur internet à partir de son futur site corporate. Le but est de toucher, au-delà des personnels de France Télécom maison-mère et des filiales françaises, l’ensemble des filiales du groupe à l’étranger. Cette évolution de planet@chat permettra de mieux faire connaître l’achat à France Télécom, son organisation, son actualité, ainsi que les grandes orientations de la politique achats du groupe.
L’ensemble des accords-cadres accessibles aux filiales sera disponible en ligne, tout comme le suivi des consultations en cours ou à venir et l’accès aux catalogues. Parmi les outils proposés aux acheteurs, un service d’évaluation des fournisseurs permettra d’obtenir des informations générales (raison sociale, activités, etc.) ou financières. Il sera aussi possible d’accéder au descriptif de l’état des relations entre les fournisseurs et France Télécom (chiffre d’affaires, négociations passées et en cours) ainsi qu’à des évaluations de qualité. Une base documentaire juridique sera de même disponible (modèles de contrats, documents juridiques), avec la possibilité d’interroger un juriste en ligne. Enfin, les postes disponibles et les formations seront également accessibles. 

Publié le 17/09/2004 - Par Guillaume Pommereau

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