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La Lettre des Achats - Janvier 2002 N°91
Janvier 2002

Publié le 17/09/2004 - Par Egmont Labadie

Achat d’ordinateurs pour le compte de tiers

Les achats doivent monter en ligne

Que ce soit à destination de salariés ou de clients, les opérations d’achat d’ordinateurs pour le compte de tiers concernent de nombreuses entreprises. Et le volume des commandes, souvent très important avec plusieurs dizaines de milliers d’unités, justifie l’intervention des achats dans ce type de démarche.

Les opérations d’achat d’ordinateurs pour le compte de tiers peuvent s’adresser à des collaborateurs de l’entreprise, par exemple dans le cadre de l’amendement Messier (voir ci-dessous), mais aussi à des clients. C’est le cas du Crédit Agricole, qui a proposé aux agriculteurs des ordinateurs à un prix inférieur de 20 % au prix public. Il semble que toutes les conditions pour l’obtention de réductions importantes de prix soient réunies dans ces opérations. En effet, elles concernent de gros volumes : 80 à 90 % des salariés peuvent avoir recours à ce mode d’acquisition. Julien Cranney, directeur associé du cabinet Dayak, qui a assisté trois groupes dans cette démarche, explique que « le nombre d’ordinateurs commandés peut même dépasser le nombre d’ordinateurs présents dans les entreprises, de nombreux collaborateurs implantés en usine n’en utilisant pas ». De plus, ces volumes importants sont en général commandés dans un délai très court, puisque l’opération doit être menée dans les douze mois suivant le vote des délégués syndicaux ou du comité d’entreprise. Pour le Crédit Agricole, l’opération était certes réalisée sur trois ans, mais concernait 100 000 ordinateurs, soit 33 000 unités par an. Enfin, les fournisseurs sont motivés par l’obtention du marché, considérant qu’ils pourront ainsi rentrer en relation avec de nouveaux clients. Pour preuve, alors que les constructeurs ont des marges moins importantes sur les ordinateurs grand public que sur les ordinateurs professionnels, Julien Cranney rapporte qu’« ils ont proposé des remises très intéressantes, les prix d’acquisition s’établissant 15 à 20 % en dessous des prix publics ».

Baisse des coûts et économies fiscales

Pour l’entreprise, ces remises sont d’autant plus importantes que le coût d’achat des ordinateurs est réintégré dans ses charges, pour compenser l’exonération du salarié. Une baisse du prix d’achat pourra donc entraîner aussi une économie fiscale pour l’entreprise : près de 457 347 euros pour 10 % de réduction du prix d’achat de 10 000 ordinateurs à 1 524,5 euros.
Cependant, le prix n’est pas le seul critère de décision. Dans de nombreux cas, le fournisseur choisi est le fournisseur du matériel de l’entreprise : des constructeurs comme Dell, Hewlett Packard ou Packard Bell proposent les deux gammes. D’autre part, il est nécessaire de considérer les services logistiques proposés par les offreurs. Comme l’expose Roland Tripard, directeur du marketing de Wstore, site d’achat de matériel informatique pour les entreprises, « les projets sont d’une complexité que les entreprises évaluent mal. Il faut organiser l’information du salarié (fonctionnement de l’opération et intérêt), gérer la prise de commandes et la consolidation des demandes, offrir un support téléphonique, gérer des services tels que la livraison, l’installation à domicile dans certains cas, le chargement de logiciels spécifiques ainsi que les demandes de produits complémentaires émises par les employés ». Le marché est à la croisée de deux savoir-faire : la compréhension du besoin du donneur d’ordres et la maîtrise de la logistique à l’unité pour la livraison au domicile de l’employé ou du client, ce qui n’est pas toujours possible pour les constructeurs et leurs distributeurs grossistes. Dans ce contexte, Wstore assure la gestion du projet, l’accompagnement jusqu’à la fin du déploiement, le conseil sur le choix des produits, le travail avec le client et le constructeur. Au sein de Vivendi Universal, l’opération « a été mise en place avec l'objectif d'acheter une prestation de service auprès d'un maître d'œuvre, avec engagement de résultat. Il n'était pas envisagé de monter l'opération en propre », explique Silvio Andréose, responsable achats informatique et télécoms.
Enfin, pour des projets de très grande ampleur et pluriannuels, comme celui mené par le cabinet Central Cost pour le Crédit Agricole, l’expertise achats ne se limitera pas à la sélection du fournisseur et à la négociation initiale des prix. Dans ce cas précis, Central Cost a non seulement procédé à la définition des besoins et à la sélection des fournisseurs, mais a aussi effectué un travail d’actualisation de l’offre : tous les trois mois, une nouvelle configuration du produit est définie, qui prend en compte l’évolution technologique intervenue depuis l’offre initiale. La base de données de coûts de Central Cost, qui regroupe l’expérience du cabinet en achats de produits informatiques, permet alors de définir un tarif cible. Par la suite, une négociation a lieu avec le constructeur, au cours de laquelle sont utilisés différents leviers, comme le poids du constructeur dans ses négociations avec les fournisseurs de processeurs qui dépendra de ses commandes actuelles auprès de chacun d’eux ou le niveau anticipé des prix. Si une baisse de prix des composants est prévue dans les deux mois à venir, elle devra être prise en compte dans le prix proposé. Après ces négociations, Central Cost mène le benchmarking le plus large possible et valide l’offre avec le client.
La mise en œuvre des compétences d’achat dans ce type de projet semble donc nécessaire, et au sein de grandes entreprises comme EDF, la direction des achats a été partie prenante des opérations. Il en est de même pour deux entreprises de l’industrie chimique qui ont été conseillées par le cabinet Dayak : « la fonction achats avait un rôle prépondérant », juge Julien Cranney.

Intervenir pour promouvoir la compétence achats

Cependant, dans d’autres secteurs, comme celui de la banque et de la finance, l’opération n’a parfois pas donné lieu à l’intervention de la fonction achats, celle-ci disposant souvent de peu de moyens. Toutefois, ce type d’opération peut permettre à une fonction achats récente de faire comprendre aux utilisateurs la nécessité de la mise en œuvre de compétences d’acheteurs. Dans le cas d’une société du secteur financier conseillée par Dayak, l’intégration de la fonction achats au processus de décision de l’entreprise n’était pas habituelle. Le projet a été l’occasion de faire mieux connaître la fonction au sein de l’entreprise, d’en prouver l’utilité auprès de la direction des ressources humaines et de la direction de la communication, notamment pour la mise en place de politiques de contrôle des achats de formation, de recrutement, d’intérim ou de communication. Conçues comme des opérations de communication interne pour l’entreprise, les opérations de mise à disposition d’ordinateurs à des tiers peuvent donc aussi se transformer en opérations de communication pour la fonction achats.

Les conditions légales de l’opération
Pour que l’opération de mise à disposition d’ordinateurs aux salariés profite des dispositions de l’amendement Messier, le matériel doit être neuf et proposé à titre gratuit ou à un prix inférieur au coût de revient. De plus, l’opération doit être approuvée par les délégués syndicaux et le comité d’entreprise et mise en place dans les douze mois suivant le vote des délégués syndicaux ou du comité d’entreprise, qui doit intervenir avant le 31 dé-cembre 2002.
L’avantage en nature que représente l’aide de l’entreprise pour le salarié, limitée à 1 524,5 euros, est alors non imposable et exonéré des cotisations sociales. Le calcul de cet avantage prend en compte la valeur réelle des biens et services concernés, appréciée par rapport au prix payé dans le commerce pour des biens et services équivalents. En revanche, pour l’entreprise, le montant des charges induites par l’opération est aussi exonéré de charges sociales, mais il est réintégré dans les résultats imposables. Le montant à réintégrer comprend le coût de revient du matériel et les prestations afférentes. Économiquement, la charge fiscale est donc transférée du salarié à l’employeur. Mais comme l’entreprise est imposée sur le coût de revient du matériel, tandis que le salarié est exonéré d’impôts sur la valeur commerciale de ce même matériel, toute amélioration des conditions d’achat permettra de diminuer l’imposition de l’entreprise, donc le coût total d’acquisition.

Publié le 17/09/2004 - Par Egmont Labadie

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