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La Lettre des Achats - Janvier 2002 N°91
Janvier 2002

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Les acheteurs seront-ils du voyage ?

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Canaliser les réservations hôtelières

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Heureux, qui comme Ulysse…

Achats de voyages
Acheteurs : profitez de la conjoncture pour vous imposer

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Le CPFR pour renforcer le lien entre industriels et distributeurs

Achat d’ordinateurs pour le compte de tiers
Les achats doivent monter en ligne

Silvio Andréose, responsable achats informatique et télécoms, direction des achats groupe, Vivendi Universal
“ Acheter une prestation de service auprès d'un maître d'œuvre,avec engagement de résultat ”

Commerce électronique
L’e-procurement au cœur des stratégies achats britanniques

Peter Reed, e-Procurement Director, Internetix
“ L’e-procurement entraîne des changements majeurs dans les stratégies comme dans les emplois de la fonction achats ”

Hervé Thermique
Un objectif de réduction des coûts administratifs de 20 %

Commerce One
Catalogues : faites-les vous-même !

Cap Gemini Ernst & Young
Pas d’e-procurement sans stratégie achats

Publié le 17/09/2004 - Par Sophie Jouffroy

Commerce électronique

L’e-procurement au cœur des stratégies achats britanniques

À Londres, les 8 et 9 novembre derniers, se sont déroulées deux journées de conférences consacrées aux nouvelles stratégies achats. Et surprise : il n’a été question que de transactions électroniques pour les achats ! Après les ERP, la mode est donc bien à la commande électronique. Mais les questions restent les mêmes : Quelle solution ? Comment l’implanter ? À quand le retour sur investissement ? Enthousiastes, dubitatifs ou franchement sceptiques, tous les avis se sont exprimés.

Le thème du salon organisé par Access Conferences International*, à Londres, était prometteur : « Advanced Procurement Strategies ». Mais l'intérêt très réel pour les solutions d'e-procurement au sens large a quelque peu oblitéré les autres sujets liés aux straté-gies achats. Dommage ! Néanmoins, il est intéressant de voir comment nos voisins britanniques voient le développement de l'e-procurement, d'autant qu'ils mettent rarement leur langue dans leur poche.
Maintes expériences de solutions e-procurement ont donc été évoquées. Dans la plupart des cas, elles ont eu pour but de réduire les coûts des achats récurrents et à forts volumes de commandes, au sein de sociétés nationales ayant plusieurs sites ou d'entreprises internationales. Ainsi, Guinness a présenté sa solution Ariba, Bupa sa solution PeopleSoft et Ariba. Des points communs réunissent ces expériences : tous conviennent que ces solutions demandent beaucoup plus de temps qu’annoncé pour leur intégration dans les systèmes existants, avec une formation des utilisateurs plus ardue que prévu. De plus, la mise en place engendre un grand changement dans l’entreprise et nécessite une communication forte, pour véritablement canaliser le flux des commandes vers le nouvel outil. Parmi les autres questions évoquées, il y a eu celle du retour sur investissement. Quelles économies sont véritablement réalisées ? On a peu parlé des gains effectués sur l’achat par effet de volume avec une base de fournisseurs plus réduite, car ils compensent peu le coût des investissements. En revanche, les orateurs se sont focalisés sur le coût administratif des commandes divisé par dix. Mais encore faut-il que les commandes visées passent bien toutes par le système. Et le coût administratif étant du salaire, il faut concrétiser ces économies par une réallocation des ressources ou… des licenciements.

Les enthousiastes

Martin Collisson, European Procurement Development Manager chez 3M, a implanté un système d’e-procurement dans cinq pays européens, avec pour objectif la réduction des coûts et l’uniformisation des systèmes et des procédures. À travers l’Europe, 4 000 utilisateurs sont concernés pour l’achat par e-procurement. Les problèmes les plus sensibles sont liés à la diversité des trente systèmes achats dans les différents pays et des organisations locales, chaque pays ayant ses lois, ses systèmes comptables et financiers propres. Gérer des projets multinationaux n'est assurément pas simple et implique tout un travail de prise en compte des différences culturelles. « Prenez, ne serait-ce que la gestion des réunions : dans certains pays comme l'Allemagne, tout est très formel, l’ordre du jour est défini et les décisions ont quasiment été déjà prises lors de la préparation de la réunion. En revanche, en Italie, les réunions sont moins structurées, l’ordre du jour peu défini et les décisions d’autant plus difficiles qu’elles se prennent à l’unanimité ! », nous explique Martin Collisson. La communication avec les équipes des différents pays est capitale et implique de respecter un certain nombre de règles : « comprendre les différences culturelles, s’exprimer simplement et clairement, utiliser un anglais international accessible à tous et enfin vérifier régulièrement que tous ont bien compris ».
Ce projet, mené sur trois ans, a permis à 3M de passer de trente systèmes achats différents à une plate-forme e-procurement unique et d'homogénéiser les systèmes d'information, avec le même ERP dans chaque pays et le même système de gestion budgétaire. Il a aussi conduit à l’élargissement du domaine d’action des achats dans le groupe, l'augmentation des économies grâce à une information améliorée par les données du système et un meilleur recours aux contrats mis en place, avec un taux de respect passé de 60 % à 90 % des transactions. Martin Collisson ajoute : « la base fournisseurs a été réduite de 35 % et le process achats a été fortement accéléré, avec une réduction du nombre de factures grâce à la carte d’achats. Enfin, les achats peuvent maintenant se concentrer sur les activités à plus haute valeur ajoutée ».

Trois ans de projet, 18 mois de pay back

Werner Lang, Head of Global E-procurement pour Novartis, a mené le même type de projet au sein de son entreprise. Il a mis en place l’e-procurement pour les achats de fournitures de bureau, de marketing, de travail temporaire et de voyages dans les pays où le grou-pe est implanté : États-Unis, Japon, Suisse, Italie, Allemagne et Autriche. Le projet a été mené sur trois ans et a produit un pay back estimé à un an et demi. Les économies réalisées portent encore essentiellement sur le coût administratif de la commande évalué à 20 francs suisses. Le projet s'est déroulé en trois étapes. La première a été la mise en place du système Ariba, avec l’homogénéisation des procédures et les premiers catalogues de fournitures. La deuxième a concerné la réduction des coûts par renégociation et la rationalisation des catalogues ainsi que l’utilisation des enchères en ligne et des places de marché. La troisième étape a été l’optimisation des achats, des systèmes et des process.
« L’un des gains de l’e-procurement est le temps nécessaire au sourcing, qui passe d’un à deux mois en moyenne à quelques jours seulement », souligne Werner Lang. « Ainsi, les acheteurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Aujourd’hui, le système est utilisé par 5 100 personnes et supporte 536 millions de francs suisses de transactions. L’un de nos sites pilotes a pu mesurer une baisse de 15 % des achats hors contrats et des économies de plus de 14 millions de francs suisses. En Italie, par exemple, les fournisseurs nous ont proposé une baisse de 5 à 15 % de leurs tarifs pour être fournisseurs préférentiels », constate-t-il.

Les sceptiques

Mark Ralf, Group E-Commerce Director à la Bupa, société d'assurance médicale et propriétaire d’hôpitaux privés, n'est pas tendre à l'égard de l'offre à laquelle il a été confronté : « Nous essayons de notre mieux de mettre en place un e-purchasing avec des outils informatiques inconsistants, des consultants incapables et une technologie immature… en nous efforçant de garder l’air serein, alors que chacun promet deux fois plus qu’il ne livre », fulmine-t-il. « Néanmoins, les résultats _ obtenus à quel prix ! _ permettent déjà d'homogénéiser les procédures d'achat et de raccourcir le cycle d’achat des produits sur les différents sites. Cela a engendré une économie de 1 million de livres sterling sur les stocks, une baisse de prix de 5 à 10 % et une diminution du nombre de factures, qui devrait se situer entre 60 % et 70 % sur les 600 000 factures payées par an ». Pour sa part, Bupa a choisi les systèmes d'e-procurement de PeopleSoft et d'Ariba. Les 57 principaux fournisseurs ont été réunis lors d’une conférence de présentation du projet et Bupa leur a demandé la signature d’une lettre d’engagement pour s’assurer de leur participation. Puis le projet a suivi les phases de déroulement habituelles.
Cependant, Mark Ralf met en garde : « Ne croyez pas tout ce qu’on vous dit sur l’e-purchasing. Ne sous-estimez pas les ressources nécessaires et les besoins en formation pour le déploiement du système. Tous ces systèmes nécessitent des modifications majeures avant de s’adapter à vos besoins, et vous avez intérêt à soigner et multiplier les tests si vous voulez que ça marche ! ».

Ne pas sous-estimer le changement

Nashir Jiwani, Deployment Manager Global E-Procurement Programme pour Guinness UDV, a installé Ariba en deux ans dans trois pays, les États-Unis, le Royaume-Uni et l’Irlande, soit 36 sites et 1 200 utilisateurs. Il tire les leçons de son expérience : « Comme pour la mise en place de SAP il y a quelques années, nous apprenons tous, en ce moment, l'e-commerce. Un tel projet nécessite la sélection des bons partenaires, et ils sont nombreux, mais peu ont une réelle expérience à offrir. Il ne faut pas sous-estimer le temps d’adaptation et d’apprentissage de vos fournisseurs, et n’oubliez pas de demander leur ferme engagement à participer ». « L’e-procurement est aussi très nouveau dans le sens qu’il permet, sans doute pour la première fois, l’implantation d’un seul système à une échelle globale, et il ne faut pas négliger les changements d'organisation qu'il nécessite », reprend Nashir Jiwani. « Comme tout nouveau développement, partagez vos problématiques avec des confrères d’autres sociétés et benchmarkez. Respectez vos premiers objectifs, il est facile de se laisser distraire par d’autres e-opportunités qui se présentent en cours de route. Et enfin, surtout, restez proches de vos sponsors et choisissez-les particulièrement énergiques ! », conclut-il
Pour sa part, Guinness avait déjà dépensé 5 millions de livres sterling avant de réaliser que l’implantation d’un système d’e-procurement était plus qu’un nouveau système d’achat se surajoutant aux autres. Le retour sur investissement est très difficile à évaluer, c’est pourquoi l’achat par voie électronique est maintenant considéré comme une partie essentielle de l’infrastructure de l’entreprise dont on ne cherche plus à mesurer le ROI. Guinness considère ce projet comme une amélioration générale de l'activité, comme le passage du papier à l’informatique, un investissement nécessaire pour rester compétitif.

Où en est l’e-paiement ?

Les projets e-procurement ne poussent pas forcément l’optimisation des flux jusqu'à l’étape de la facturation et des paiements. En la matière, on distingue deux cas : ou les entreprises sont déjà détentrices de la carte d’achats, et celle-ci est parfaitement intégrée à la nouvelle organisation e-procurement, ou elles ne le sont pas encore, et il y a un vide qu’elles décideront ou non de combler. La plupart des industriels pensent que la carte d’achats a sa place dans la chaîne e-commerce, puisque c’est aujourd’hui la seule solution qui offre une transaction électronique de bout en bout, avec une gestion de la TVA agréée par les administrations fiscales.
Mais certains estiment que la carte fait doublon avec les plates-formes e-procurement tandis que d’autres envisagent de nouvelles solutions, comme celle proposée par Tranmit PLC. Cette société offre de doubler la productivité du personnel responsable du traitement de la facturation en scannant des factures dans un système relié au système de gestion de la société. Ensuite, le rapprochement avec les commandes est fait automatiquement et permet le déclenchement du paiement. Cette solution, choisie par de grands groupes comme DHL ou Sony, arrive en France via leurs filiales. C’est aussi une solution optimisée avec la carte d’achats.
En clair, l’Angleterre n’est pas tombée complètement sous le charme de l’e-procurement. Les acheteurs sont toujours sur leurs gardes quand il s’agit de savoir quelles économies vont être dégagées par ces projets aux investissements colossaux et ce, d'autant que des études plutôt pessimistes ont été publiées à ce sujet. Elles feraient état de gains inférieurs à 5 % pour les trois quart des projets et les économies de 15 % seraient plutôt rares.
Les entreprises britanniques utilisant le web ne le font que pour un dixième de leurs achats. Dans ce domaine, les pionniers recommandent que les projets e-procurement fassent partie d’une remise en cause plus générale des achats comme de l’entreprise, afin d’en tirer les meilleurs bénéfices. Mais la réingénierie de l’organisation de l’entreprise reste l’étape la plus difficile pour la mise en place d’un système d’e-procurement. Deux notions sont à souligner au sujet de l’e-procurement. Il revient toujours à un immense chantier d’harmonisation des organisations et des systèmes, des sites ou des filiales d’une même société, à l’échelle nationale ou transnationale. Et plus qu’un simple investissement dont on souhaite mesurer le retour, ce peut être un changement stratégique dans la façon de mener les achats d’une entreprise, qui peut impliquer la remise à plat de son activité.
Selon une étude du Département du commerce britannique, seulement 37 % des fournisseurs ont une stratégie e-commerce aujourd’hui, et 80 % l’ont prévue dans les deux ans à venir. Mais 20 % des sociétés connectées au web se contentent d’un site internet non interactif, 37 % utilisent des catalogues en ligne, et 31 % ont recours au web de façon plus avancée encore, pour le co-développement de produits par exemple.
Vous disiez e-procurement ? Oui, ce sera un jour ou l’autre un passage obligé, mais pas de si tôt.

*www.accessconferences.com

Ils étaient présents
3M
Fabricant de fournitures de bureau, 3M est aussi un laboratoire pharmaceutique présent dans 60 pays. 3M réalise ses ventes dans plus de 200 pays.
Effectif : 17 400 personnes
Chiffre d’affaires 2000
16,7 milliards de dollars
Novartis
Laboratoire pharmaceutique présent dans la santé humaine, animale et les produits pour la vue avec Ciba Vision.
Effectif : 67 600 personnes
Chiffre d’affaires 2000
29,1 milliards de francs suisses
Bupa
Premier assureur médical et propriétaire privé d’hôpitaux et d’hospices au Royaume-Uni, Bupa opère aussi en Irlande, en Espagne, en Thaïlande et à Hong Kong
Effectif : 40 000 personnes.
Montant des achats
1,2 milliard de livres sterling
Chiffre d’affaires 2000
1,9 milliard de livres sterling
Guinness UDV
Leader mondial du marché de la boisson avec entre autres les marques Guinness, Baileys, Smirnoff, Malibu, le groupe réalise ses ventes dans 200 pays
Effectif : 30 000 personnes
Chiffre d’affaires 2001
7,6 milliards de livres sterling

Publié le 17/09/2004 - Par Sophie Jouffroy

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