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La Lettre des Achats - Janvier 2002 N°91
Janvier 2002

Publié le 17/09/2004 - Par la rédaction

Gestion des notes de frais

Heureux, qui comme Ulysse…

« Les meilleures pratiques d’achat de voyages s’élargissent aux PME-PMI, avec la mise en place de politiques dédiées, de cartes corporate, la suppression des avances aux salariés et la demande de solutions packagées. Vient ensuite la volonté d’interconnecter les outils les uns aux autres, avec une interface unique. Enfin, une meilleure maîtrise du voyage est d’autant plus nécessaire que le nombre et la valeur des notes de frais ont tendance à augmenter ». C’est la première partie du constat fait par Pierre-Emmanuel Tetaz, associé fondateur d’Etap-on-Line, lors d’une présentation de l’outil Ulysse Travel & Expenses (voir LDA n° 89 de novembre 2001). Mais cette recherche de gains, en temps et en argent, n’est pas la seule attente des clients. Les entreprises recherchent aussi des projets modulables, rapidement opérationnels, disponibles en ASP, avec un retour sur investissement rapide. L’amélioration du reporting et des statistiques est également une exigence. De même, un système ouvert est indispensable pour récupérer tous les types d’information, en provenance de cartes de société ou de fichiers divers, pour les retraiter ensuite dans les ERP, les bases de données et les virements de remboursement aux employés.
Ulysse Travel & Expenses se veut une réponse globale, en couvrant toutes les étapes de la gestion des frais liés au voyage : la réservation, les notes de frais, leur intégration comptable et le reporting final. L’objectif est, bien sûr, de réduire des coûts, qui seraient en moyenne de 30 à 60 euros pour la gestion d’une note de frais, avec un temps de traitement compris entre 45 et 90 minutes. Sur un marché français du voyage d’environ 25 milliards d’euros, les coûts administratifs représenteraient environ 2 milliards d’euros, soit 8 % du total, dont 25 % avant et 75 % après le voyage. La centralisation des notes de frais, entre les mains d’un service, est d’ailleurs largement responsable de ces coûts. D’où la volonté de proposer une solution qui fédère l’ensemble de la gestion, en minimisant les dépenses. Ulysse travaille aussi sa connexion avec d’autres prestataires, et notamment Traveldoo, pour Alstom, Rhodia ou encore TFE. Avec de grands comptes, dont TotalFinaElf ou LVMH, et des PME parmi ses clients, Etap-on-Line gérerait au total les notes de frais de plus de 40 000 collaborateurs d’entreprise. « Et le marché du voyage est notoirement sous-optimisé, alors que c’est une des premières sources de réduction des coûts au sein des entreprises », concluait Pierre-Emmanuel Tetaz.

Etap-on-Line en chiffres
Chiffre d’affaires 2000-2001
2,1 millions d’euros
Chiffres d’affaires 2001-2002
4,1 millions d’euros
Effectif 30 personnes dont 9 techniciens

Publié le 17/09/2004 - Par la rédaction

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