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La Lettre des Achats - Avril 2002 N°94
Avril 2002

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Publié le 16/09/2004 - Par Agnès Bédrossian

Factures dématérialisées

Avisium et Post@xess : de l’e-procurement à la dématérialisation fiscale

Après avoir réduit les coûts par l’optimisation des achats via les outils d’e-procurement, optimisé la chaîne d’approvisionnement par les application de supply chain management, où peut-on faire encore des économies ? La réponse se trouve dans la dématérialisation des factures, en bout de chaîne dans le processus achats. « De l’e-procurement à la gestion de la facture électronique : maximiser les gains potentiels », tel a été le thème présenté de concert par Post@xess et Avisium, lors du deuxième petit déjeuner organisé dans les locaux de SAP en mars dernier.

Une étude du cabinet Arthur D. Little, publiée en mars 2001, apporte les détails suivants : chaque année, 1,5 milliard de factures B to B seraient émises. Le coût moyen d’une facture serait de 25 euros, hors litige, ce qui correspondrait à montant total de 40 milliards d’euros. À l’échelle du fournisseur, le coût standard d’une facture serait de 8 euros en moyenne. Première étape, la constitution de la facture coûterait en moyenne 0,3 euro avec une grande variation de ce coût. En effet, cette dépense peut aller jusqu’à 50 euros, par exemple lors de rajouts de prestations. Pour l’acheteur, le coût serait en moyenne de 13,8 euros. La plus grande partie, 5,3 euros en moyenne, serait allouée aux circuits d’approbation des demandes d’achats. Les variations de coûts constatées sont dues à des contrôles doublonnés, à des intermédiaires excessifs, etc. Pour les entreprises, tant du côté des acheteurs que des fournisseurs, la multiplicité des niveaux de traitement, couplés au volume des commandes et de factures traitées, représente un vivier d’économies potentielles.
Mais quelle est la démarche à suivre pour optimiser la chaîne de traitement de la demande d’achats ? Cyrille Sautereau, directeur général de Post@xess, expose les points clés d’une opération réussie : « collaboration, transparence, synchronisation dans l’échange d’informations, automatisation des processus et optimisation de l’organisation ». En effet, pour éviter les pertes de temps ou d’informations et accélérer les processus, il faut rendre les informations accessibles en temps réel par les utilisateurs concernés. Terminé le temps passé à téléphoner aux fournisseurs pour savoir où en est la commande, le délai de livraison, alors que la demande d’achats est encore en cours de validation dans l’entreprise. Quant au fournisseur, fini le harcèlement des clients au téléphone pour réclamer le paiement des traites, alors que la facture n’a pas encore été examinée. C’est cela que propose Pasrel, la solution de Post@xess.

L’intégration des systèmes

Mais quel est le degré d’intégration de l’e-procurement et de la facture dématérialisée ? Entre le système d’information du client et celui du fournisseur, il y a plusieurs interfaces : l’outil d’e-procurement de SAP, Entreprise Buyer Professional, le hub XML/xCBL d’Avisium basé sur la technologie SAP Marketset, et la plate-forme Pasrel de Post@xess, pouvant être reliée à une banque. Depuis la création de la demande d’achats jusqu'au paiement, les étapes successives sont réparties entre les trois systèmes : via l’outil d’e-procurement de SAP, le client génère sa commande. Les commandes, les confirmations de commandes et le bordereau de livraison transitent et sont mis aux formats des entités réceptrices sur le hub d’Avisium. Le fournisseur émet sa facture sur Pasrel, un dossier facture est créé, un archivage fiscal fournisseur est effectué, la facture est envoyée au client et transite sur le hub d’Avisium. Arrivée dans le système e-procurement de SAP, elle subit un contrôle par rapprochement avec la commande du client. Si le contrôle est positif, le client envoie sa facture à Pasrel via le hub d’Avisium et un dossier d’archives fiscales est créé pour le client. Ensuite, le client envoie directement le bon à payer (BAP) puis la date de mise en paiement (MEP) sur la plate-forme de Post@xess. Cette information est transmise à la banque du client soit par Pasrel, soit par le système d’information du client. La banque procède alors aux recouvrements des créances. Avec ce procédé, les factures litigieuses sont accompagnées d’un commentaire précisant la nature du problème. Le fournisseur émet un avoir ou remplace les produits manquants. L’ensemble des processus demande toutefois une discipline de la part des utilisateurs clients afin d’éviter des factures orphelines qui représentent environ 20 % du nombre total de factures reçues.

Quelles économies ?

Le but de la facture dématérialisée est de générer des gains substantiels sur les processus de traitement. L’étape ultime consiste en la dématérialisation fiscale avec l’objectif du zéro papier. Pour cela, il faut que le client et le fournisseur soient tous deux inscrits à la DGI (direction générale des impôts), que les factures répondent à certaines contraintes juridiques et fiscales, que les fichiers puissent être archivés pendant sept ans et consultables durant cette période. Ainsi, Post@xess se positionne comme un tiers de confiance et propose un archivage indépendant des factures du fournisseur et du client, qui peuvent être restituées à tout moment.
Le calcul des gains sur le coût complet d’une commande a été effectué : sur un modèle de fonctionnement traditionnel, le coût total d’une commande pour des achats hors production serait de 70 euros, dont 40 sont à la charge de client et 30 du fournisseur. Sur un modèle alliant l’e-procurement et dématérialisation des factures, le coût total serait de 30 euros dont 20 pour le client. Ceci représenterait une économie de l’ordre de 50 % pour le client. À vos calculatrices…

Publié le 16/09/2004 - Par Agnès Bédrossian

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