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La Lettre des Achats - Avril 2002 N°94
Avril 2002

Management

Dossier

Achats et résultats financiers

Achats en ligne

Interviews

Alain Darney, directeur des achats, Groupe SNPE
“ Donner la responsabilité maximale aux unités opérationnelles ”

Christine Bénard, vice-présidente achats groupe, Valeo
“ D’une logique de négociation par les achats à une logique de management de la relation fournisseurs par l’entreprise ”

Jean-Guy Laujin, responsable du projet e-business,Renault VI, Groupe Volvo
“ Accélérer et optimiser le processus de sourcing stratégique avec les nouvelles technologies ”

Jean-Pascal de Casanove, responsable du projet e-procurement, Pechiney
“ La qualité du business plan et son objectivité conditionnent la réussite d’un projet ”

Jean-Louis Robin,chef de projet e-procurement,Aventis
“ L’outil permettra aux utilisateurs de respecter sans effort les procédures achats ”

Bruno de Larminat,en charge du projet e-procurement, Italcementi-Ciments français
“ Maîtriser en interne le processus électronique,le plus en amont possible de l’enchère ”

Rémi Mialet, directeur des achats groupe, Saint-Gobain
“ L’e-procurement est un outil pour le sourcing stratégique et la globalisation des achats ”

Catherine Cauwet, directrice des achats, Nestlé France
“ La crédibilité auprès des fournisseurs reste un enjeu majeur pour atteindre nos objectifs ”

Patrick Le Laouenan,directeur des achats, Sanofi-Synthélabo
“ Nous n’avons pas attendu les places de marché pour mettre en place des processus achats efficaces ”

Points-clés

Achats et résultats financiers
Les cinq points-clés

Achats en ligne
Les dix points-clés

Témoignages

Marc Petitqueux Directeur des achats, Ratier-Figeac
“ Les outils technologiques nous accompagnent dans notre stratégie ”

Serge Vanborre Chef de projets informatiques achats
“ La capacité du système à évoluer et à s'adapter est une donnée fondamentale dans le choix de la technologie ”

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Bouger les habitudes et manager le changement

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E-procurement
Agilent Technologies passe en ligne

Publié le 16/09/2004 - Par la rédaction

E-procurement

Agilent Technologies passe en ligne

Agilent Technologies, société présente dans les industries des communications, de l'électronique et des sciences de la vie, voulait un système pour couvrir l’ensemble de ses achats hors production, avec un nombre restreint de fournisseurs et des catalogues en ligne. C’est chose faite avec Smart Buy qui rassemble 90 % des commandes effectuées au sein du groupe par 5 000 utilisateurs.

Opérationnel en Allemagne et au Royaume-Uni depuis octobre 2000, en France depuis juin 2001, Smart Buy, le système d’e-procurement mis en place au sein d’Agilent, couvre toutes les commandes du groupe en achats hors production, produits ou services, avec six catalogues électroniques. « Pour construire l’offre de Smart Buy, nous avons réalisé un sourcing à l’échelle européenne, parce que nous voulions un fournisseur européen pour chacune des six familles d’achats concernées. Avec chacun des fournisseurs, un catalogue spécifique a été développé sur une plate-forme Ariba. Pour ce faire, nous avons restreint les catalogues des fournisseurs afin de les adapter à nos besoins », explique Charlotte Laigo, responsable du sourcing Europe pour Agilent. Pour chacune des familles, un acheteur européen a été identifié pour manager le catalogue et le fournisseur. Il sert de relais, de point de consolidation et d’interface entre les trois pays. Il est aussi en charge du suivi de la maintenance des catalogues, en collaboration avec les fournisseurs, notamment pour définir la fréquence des mises à jour. Celles-ci sont décidées par Agilent pour les références et les discounts, et les changements sont intégrés par les fournisseurs.

La commande sans la facture

« Pour verrouiller le système, chaque commande se voit attribuer un numéro que le fournisseur doit mentionner sur sa facture afin d’être payé », explique Charlotte Laigo. Dans tous les cas de figure, les commandes catalogues sont soumises à l’approbation passive ou active d’un manager, selon leur montant, avant de parvenir au fournisseur. Les commandes hors catalogues passent entre les mains des acheteurs puis sont envoyées au fournisseur préférentiel. « En revanche, nous avons pris la décision de ne pas intégrer la réception à notre système. Nous partons du principe que si la comptabilité ne reçoit pas d’avis négatif de la part de l’utilisateur qui a réceptionné la commande, elle peut la régler. Pour leur part, les comptables ressaisissent les factures dans SAP et les valident en vérifiant qu’elles correspondent bien aux commandes. Un reporting mensuel est effectué pour les achats qui ont ainsi une meilleure visibilité des commandes par catalogue, pays et fournisseur », ajoute la responsable du sourcing.
Les gains ont été directement réalisés sur le sourcing et la négociation. De plus, les processus sont simplifiés, avec maintenant un système unique, alors qu’auparavant des systèmes locaux différents cohabitaient au sein du groupe. « Nous avons également constaté des gains de temps pour l’approbation des managers et l’envoi des commandes aux fournisseurs. Smart Buy nous a aussi permis d’optimiser la base fournisseurs. Mais c’est essentiellement le projet de management du changement qui est important dans notre démarche, puisque l’impact dépasse les frontières des achats (employés, fournisseurs, banques, etc.) ». Avec les fournisseurs, la collaboration s’est faite pas à pas, au fur et à mesure du projet. En interne, le sourcing s’est bien passé mais la mise en place de Smart Buy avec les employés a été plus difficile. « En effet, nous sommes une entreprise où il y a déjà de nombreux systèmes en ligne et Smart Buy était un système de plus à assimiler », constate Charlotte Laigo. Un numéro de téléphone ainsi qu’une aide web en ligne ont donc été mis à la disposition des utilisateurs et, dès le début, « des "champions", utilisateurs divers et assistantes notamment, ont été intégrés et formés, avec pour objectif de devenir des relais de Smart Buy dans le groupe », conclut-elle.

Smart Buy en chiffres
Les six catalogues en ligne couvrent les logiciels, les consommables, les accessoires de téléphones portables, les petites et grosses fournitures de bureau, les blocs-notes et en-tête de lettres et enfin les petites fournitures industrielles. Pour ce dernier domaine, le catalogue du fournisseur a été conservé. Les autres catalogues sont réalisés en format CIF (catalog interchange format) et hébergés par un ASP. La plate-forme a été mise en place par Ariba. Le volume européen de ces achats est d’environ 300 millions de dollars. Les voyages, pour lesquels Agilent a déjà un système en ligne, les achats liés aux utilities ainsi que les dépenses liées aux taxes, au Trésor public et aux dépenses légales (avocats, etc.) ne sont pas compris. 5 000 personnes ont recours à Smart Buy au Royaume-Uni, en Allemagne et en France.

Publié le 16/09/2004 - Par la rédaction

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