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La Lettre des Achats - Mai 2002 N°95
Mai 2002

Pratique de l'achat

Relations fournisseurs
Mon panel fournisseurs est-il performant ?

Les achats de formation professionnelle
Acheteurs, prenez votre place dans les achats de formation

Publié le 15/09/2004 - Par Guy Bourquin

Les achats de formation professionnelle

Acheteurs, prenez votre place dans les achats de formation

Les besoins en formation sont vastes, les budgets gigantesques, les organismes innombrables, les programmes variés, or l'économie française pâtit apparemment du manque de formation de ses jeunes mais aussi de ses quadras ou seniors. Loin de prétendre élucider un phénomène d'une telle complexité en quelques lignes, l'éclairage de l'acheteur n’est peut-être pas superflu.

Les acheteurs sont rarement associés aux négociations avec les organismes de formation et moins encore à l'élaboration des budgets ou au choix des prestataires ; pourtant, à l’évidence, dans ce domaine comme dans bien d'autres, les marges de négociation sont importantes et elles le sont d'autant plus au début du processus, lorsque les dossiers n'ont jamais été objectivement travaillés.
Dans cette situation, deux actions doivent être menées de front : en premier lieu, les responsables de formation doivent cesser d'estimer leur budget uniquement en fonction de la masse salariale et des crédits d'impôt. En effet, le 1 % formation a pour but essentiel d'inciter les acteurs de la vie économique à affecter 1 % de la masse salariale à la formation par le biais d'un crédit d'impôt. Cette forme d'assistanat a été créée pour stimuler la formation professionnelle et non pas pour générer des profits financiers à l'entreprise et encore moins pour brider la formation professionnelle. En second lieu, les responsables de la formation doivent se rapprocher des acheteurs et coopérer avec eux, dans l’optique de remettre les marchés sur les rails et de renégocier les prix et les prestations, démarche de plus en plus fréquente dans bon nombre d'entreprises.

Sélectionner et référencer les organismes de formation

Contrairement aux idées trop souvent répandues, les fournisseurs de prestations intellectuelles, au même titre que les autres prestataires de service, doivent être sélectionnés et référencés. L'objection la plus fréquente est le caractère intuitu personæ de certaines formations. Certes, ce point est important et peut même, pour des formations spécifiques de haut niveau, devenir fondamental. Cependant, sa généralisation est abusive : pour la plupart des formations récurrentes dispensées en inter-entreprises notamment, cet aspect, présenté comme primordial, n'est souvent qu'un argument de vente. En revanche, les qualifications techniques et pédagogiques des intervenants doivent être étudiées de près ; cette mission essentielle incombe naturellement aux responsables de la formation et constitue un des principaux critères de sélection des entreprises de formation.
Ce n'est évidemment pas le seul : l'expérience et la pérennité de l'entreprise, sa surface financière, son actionnariat et son management, sa clientèle, sa dispersion dans le pays, la qualité des documentations fournies, son organisation administrative sont des éléments que l'acheteur devra analyser avec soin et objectivité. Dans cette démarche, le numéro officiel d'organisme de formation n’est d’aucune aide : il prouve simplement que l'organisme a déposé un dossier à la préfecture. L'obtention de ce numéro est quasiment automatique et comporte pour unique engagement de fournir des documents de synthèse sur l'activité réalisée.

Un binôme acheteur-
responsable de formation

La tâche de l'acheteur n'est pas aisée : bien des responsables de la formation le contraignent encore à négocier sans marge de manœuvre, alors que le choix du prestataire a été fait par eux. Parfois aussi, le responsable de formation a déjà signé une lettre de commande rédigée par le formateur ! Pour remédier à un scénario aussi déplorable et préjudiciable aux intérêts de l'entreprise, la solution consiste à se présenter pour la négociation en binôme responsable de la formation et acheteur, après avoir pris soin de mettre au point une stratégie de négociation avec des objectifs clairs et avoir fixé les points de rupture éventuels.
Les organismes de formation ou formateurs indépendants sont perspicaces et cernent avec précision l'organisation de l'entreprise cliente ; aux responsables de la formation, leurs interlocuteurs naturels, ils s’efforcent de démontrer combien ils sont providentiels et incontournables ; ils mettent l'accent sur l'excellence de leur relation professionnelle, en les incitant à conclure les contrats sans faire intervenir les acheteurs. Les formateurs sont, en général, mal à l'aise face aux acheteurs qui s'emploient à démythifier leur aura, à les sortir de leurs schémas pédagogiques pour les attirer sur le terrain de la négociation commerciale et financière. Le rôle des acheteurs est de démonter les justifications bien huilées des honoraires, d'imposer des responsabilités et des obligations, de faire la chasse aux effets de manches et aux concepts sans contenu. Dans toute négociation de prestations intellectuelles, et l’achat de formation en fait partie, il faut impérativement, plus encore que dans d'autres domaines d'achats, dissocier les rôles : au responsable de la formation la définition des contenus, des cadences, des méthodes, des populations concernées ; à l'acheteur la négociation commerciale et financière et la rédaction des contrats.

Ne pas confondre négociation et gestion administrative

Les récupérations fiscales liées aux prestations de formation génèrent de nombreux documents : conventions de formation professionnelle, attestations de présence, factures, etc. Les responsables de formation sont tentés de renvoyer sur les comptables ou les acheteurs la gestion administrative des formations et surtout de cantonner les acheteurs dans ce rôle. La prestation des acheteurs doit être toute autre : ils ne doivent pas s'impliquer dans les achats ponctuels de formation, leur valeur ajoutée sur ce créneau est dérisoire ; en revanche, ils doivent analyser les marchés et les décomposer. Ils pourront alors négocier des contrats globaux applicables à un ou plusieurs sites, voire à plusieurs régions.
La globalisation des accords de formation est une tâche délicate. Pour des raisons de taille mais également des raisons culturelles et linguistiques, peu d'organismes de formation classiques ont la capacité de réaliser leurs prestations sur toute la France, moins encore sur l'Europe et le monde. Les accords seront donc le plus souvent ciblés sur des sites ou des régions.

Différencier les prestations

Il existe quatre grandes familles de prestations. Les prestations « inter-entreprises » sont le plus souvent proposées dans des catalogues, avec des programmes prédéfinis et des tarifs. Le choix des organismes est relativement aisé car, s'agissant des formations génériques au moins, la concurrence entre les organismes crée un climat favorable à la négociation financière.
Avec les prestations « intra entreprise », nous sommes en présence d'une offre sur mesure où l'implication des responsables de la formation est déterminante. C'est dans ce domaine que, très souvent, les relations intuitu personæ invoquées empêchent les acheteurs de négocier pleinement et c'est pourtant là que gisent les économies potentielles.
Le troisième type est l'inter-entreprise déplacé, prestation catalogue mais réalisée uniquement pour les salariés d'une entreprise, avec souvent des adaptations dites « légères » pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise. Les négociations sont toujours délicates, les organismes souhaitant les traiter comme du sur-mesure et les acheteurs comme du catalogue.
L'e-learning rassemble la dernière famille de prestations, avec des formations qui vont bien au-delà d'une simple transcription des formations traditionnelles en face à face sur des supports multimédias. Elles sont aujourd'hui très développées dans les pays anglo-saxons et encore très peu usitées en France, comme dans la plupart des pays latins d'ailleurs.

Formation,conseil et séminaires

Les prestations de formation professionnelle masquent parfois des prestations de conseil à la direction des relations humaines. Ces prestations, souvent nécessaires, sont réalisées par des personnalités reconnues. En les confondant avec des prestations de formation dispensées par ailleurs, on pollue les négociations avec les organismes de formation. En effet, les taux de journée des consultants de haut niveau sont à juste titre élevés ; en conclure que les prestations de formation réalisées par la même personne, devant un auditoire différent et sur des sujets forcément d'un autre niveau, doivent être facturées au taux de consultant est abusif, mais courant.
Les acheteurs auront un œil sur les formateurs dits juniors, catégorie créée en partie pour justifier les taux trop élevés des seniors. Lors du renouvellement des contrats, l'organisme alléguera que le formateur junior dont la compétence est satisfaisante a eu une promotion et qu'il doit de ce fait émarger au taux senior.
La formation prend quelquefois des formes inattendues : ainsi, bon nombre de séminaires sont achetés dans les entreprises, sans que les responsables de la formation en aient connaissance, ni avant l'inscription ni après le séminaire. Ces séminaires sont souvent à des prix totalement prohibitifs et leur qualité est parfois discutable. Leurs coûts sont rarement pris en compte dans le 1 % formation. Il en est de même pour les abonnements aux magazines professionnels qui échappent ainsi au bénéfice du crédit d'impôt. En auditant ce type de dépenses, on est surpris des volumes traités qui sont loin d'être négligeables.

Des honoraires justifiés

Tous les organismes de formation tentent d'accrocher les honoraires pour les formations « intra », aux taux appliqués par les organismes les plus réputés ou encore aux honoraires des formations informatiques – actuellement élevés du fait d’une demande dépassant largement l'offre. S’il paraît pertinent, voire indispensable, d’utiliser des organismes réputés pour des formations de très haut niveau, rien n’empêche d’avoir recours, pour la plupart des formations génériques, à des organismes dépendant d'organisations professionnelles ou à de petits organismes, y compris à des structures unipersonnelles. En adaptant la taille de l’organisme aux besoins réels de l’entreprise, on peut bien souvent générer des économies significatives sur les coûts des prestations.
Dans les négociations avec les organismes de formation, il ne faut pas hésiter à mettre en évidence la concurrence, la valeur financière objective de la prestation, les contradictions des prestataires. Bien sûr, ceci ne favorise pas les relations acheteur-formateur à court terme. Toutefois, si les négociations sont empreintes de franchise et d'objectivité – et elles doivent l'être – le respect et la reconnaissance réciproque du professionnalisme de chacun supplanteront les préjugés et les incompréhensions. Un organisme de formation est un prestataire de service comme tout autre, même s’il prétend faire du conseil à haut niveau pour votre entreprise et ne faire de la formation que pour « rendre service » à votre président.
La plupart des discussions entre les acheteurs et les organismes de formation achoppent généralement sur les taux de rémunération des formateurs. Ce problème n'est pas particulier à la formation professionnelle mais se retrouve dans toutes les prestations intellectuelles. Pour le résoudre, il est impératif que les formateurs consentent à décomposer et à expliquer les taux qu'ils proposent. Mais il faut aussi que les acheteurs prennent conscience que prix de journée et salaire net ne peuvent pas se confondre et que des règles simples permettent d'apprécier les prix. Pour l'acheteur, une approche consiste à évaluer le formateur en fonction de sa formation personnelle, de ses compétences, de son expérience, de sa structure, mais aussi de sa renommée et du marché. L'acheteur pourra ainsi assez objectivement estimer la rémunération annuelle à laquelle le formateur pourrait prétendre dans une entreprise en y ajoutant des estimations pour les charges sociales, l'environnement, les frais, etc. et en divisant le total ainsi obtenu par 110 (correspondant au nombre de journées vendables par an) ; on obtient un prix de journée. Par une analyse de l'offre du formateur, une démarche de benchmarking et une discussion cohérente avec l'organisme de formation, on pourra affiner l'estimation et trouver un accord sur un prix.

Vérifier les conventions de formation professionnelle

S'il est un conseil à donner aux acheteurs, c'est de ne jamais signer les « conventions de formation professionnelle » qui leur sont remises généralement en deux exemplaires et « qu'il n'y a plus qu'à signer » sans en analyser les termes. En effet, il est important pour l'acheteur de disposer d'un texte unique de convention de formation professionnelle, approuvé par ses juristes, spécifiant clairement les conditions de paiement, les conditions d'annulation, le nombre de participants, les frais accessoires, la remise des documentations, les remplacements de formateurs sélectionnés par d'autres, etc. Tous aspects ne figurent généralement pas dans les textes soumis à la signature des acheteurs. Bien entendu, il est très important aussi que les conventions de formation professionnelles soient en parfaite cohérence avec les contrats annuels ou pluriannuels signés entre les organismes et leur client – lorsque ces contrats existent.

Externaliser les tâches administratives

Les prestations de formation professionnelle comprennent trois volets. Le premier couvre la conception, le choix des formations et leur suivi pédagogique qui sont du ressort du responsable de la formation professionnelle, même s’il peut être judicieux d'y associer l'acheteur. Le second volet comprend le référencement des fournisseurs, la mise au point et la négociation des contrats ; cette fonction incombe à l'acheteur, avec l'aide du responsable de la formation. Le troisième volet porte sur les prestations d'inscription, de convocation, de pointage des présences, des formalités administratives et comptables. Celles-ci peuvent être externalisées, surtout dans les grands groupes, et confiées à des entreprises légères et réactives qui sauront, par leur efficacité et leur dynamisme, rattraper une partie des inscriptions tardives ou des lourdeurs administratives, mais aussi réduire les coûts de la gestion administrative. En externalisant également les inscriptions aux congrès, séminaires et conférences, la direction de la formation disposera, grâce aux précieux outils d'information actuellement disponibles, d'un reporting précis, unité par unité, région par région.
Ainsi, le responsable de formation et l’acheteur, libérés de ces formalités chronophages – bien gérées d’ailleurs, par des spécialistes extérieurs – pourront coopérer efficacement et mutualiser leurs compétences pour des négociations globales de contrats de formation professionnelle, permettant ainsi à l'entreprise de préparer ses collaborateurs aux challenges futurs dans les meilleures conditions techniques et économiques.

Publié le 15/09/2004 - Par Guy Bourquin

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