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Par François Le Roux

Dans la jungle des standards

Longtemps réservées aux grandes entreprises, les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs se démocratisent, sous l’impulsion des pouvoirs publics mais aussi des technologies Saas et de formats de factures adaptés aux TPE-PME. Mais au-delà de la disparition de la facture papier, l’enjeu est de dématérialiser l’ensemble du P2P pour fluidifier la relation client-fournisseur et optimiser les délais de paiements.

Imposée à tous les fournisseurs de la sphère publique à compter du 1er janvier 2020, y compris les entreprises de moins de dix salariés, la facture dématérialisée ne fait aujourd’hui en France l’objet d’aucune obligation dans le privé. L’article 222 de la Loi Macron de 2015 visait pourtant à imposer aux entreprises la dématérialisation de leurs factures à destination d’une autre entreprise. Mais faute d’ordonnance, sa mise en œuvre n’a pas été actée.
La facture électronique gagne pourtant du terrain en France. 82 % des entreprises prévoyaient de généraliser le format électronique en 2018, selon l’organisme GS1 France, dédié à la promotion d’échanges interentreprises standardisés, quand 75 % déclaraient l’utiliser pour leurs échanges de factures en 2016 (voir l’étude de GS1 sur la facturation électronique). Pour le cabinet d’études Billentis, le développement de la facture électronique ne fait aucun doute. Au niveau mondial, ce marché devrait avoisiner les 18 milliards d’euros en 2025 contre 4,3 milliards en 2019 (voir l’étude The E-Invoicing Journey 2019-2025, Billentis, mai 2019).

Fort impulsion des pouvoirs publics européens


À l’image de ce qui se fait en France, la dématérialisation des factures fournisseurs se déroule en grande partie en Europe sous l’impulsion des pouvoirs publics. Depuis le 1er janvier 2019, la facture électronique a ainsi été rendue obligatoire en Italie par l’État pour tout le secteur B2B dans le cadre du programme SDI. Des initiatives nationales B2G (Business to government) ou B2B ont également fleuri en Espagne avec FACe, les pays nordiques ayant quant à eux été précurseurs avec Peppol…
Mais en France, si l’initiative Chorus Pro dans le public a incontestablement été moteur pour la dématérialisation des factures, l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation, traitement et conservation des factures papiers, en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales, a aussi été un tournant pour le développement de la dématérialisation des factures fournisseurs dans le privé. « Avec la copie fiable, l’archivage électronique a été officialisé. Les solutions de dématérialisation sont apparues comme un moyen d’éradiquer le processus d’archivage et les espaces de stockage papier » souligne Magali Michel, directrice du spécialiste de la dématérialisation Yooz.

Les Français rattrapent les champions scandinaves


Longtemps à la traîne des pays scandinaves, véritables champions de la dématérialisation en Europe, avec une législation sur la facture électronique datant de 2005, les grandes entreprises françaises rattrapent en tout cas leur retard. « En France, il n’est plus rare d’avoir des entreprises dépassant le million de factures dématérialisées », selon Pierre Meraud, directeur commercial Europe du Sud pour Tradeshift. Historiquement, seule la grande distribution et l’automobile atteignaient de tels niveaux. Désormais, l’industrie, la construction, le luxe… les ont rejoints. « Depuis un an, la dématérialisation des factures fournisseurs est en nette accélération en France. Il y a trois ans, un projet réussi comptait quelques dizaines de grands fournisseurs connectés. Aujourd’hui, un groupe comme Eiffage affiche plus de 2 000 fournisseurs dans la boucle (voir témoignage). Air France a pour sa part passé le cap des 1 000 fournisseurs. La France rattrape son retard, avec 60 à 70 % de factures dématérialisées pour les grands comptes » ajoute-t-il.
Au-delà du cadre réglementaire, le défi est toutefois de permettre aux entreprises de toute taille, en particulier les plus petites, d’avoir accès à des solutions de dématérialisation. « Si le gros des prestataires est aujourd’hui en compétition sur le premier tiers des entreprises, c’est-à-dire les grands groupes internationaux et les ETI, une vraie interrogation subsiste sur l’offre de service concernant les PME et TPE. À mon avis, pour ces entreprises, le modèle économique doit se rapprocher de l’exemple des abonnements télécom, avec un prix de la dématérialisation des factures de l’ordre de 30 à 40 euros par mois, incluant la garantie de conformité de la facture et son envoi à leurs clients par un canal sécurisé » estime Thierry Amadieu, Senior Advisor, Pagero.

La multiplication des solutions destinées aux petites entreprises


Avec les avancées technologiques, des offres compétitives à destination des PME et ETI se multiplient. Le coût de la solution Saas Yooz est par exemple comparable à celui des prestataires historiques de la dématérialisation comme Esker, Itesoft, Basware ou Kofax…, moins le coût d’entrée de plusieurs dizaines de milliers d’euros propre aux solutions on-premise. « Nous disposons d’un abonnement de 99 euros par mois pour des entreprises traitant mensuellement une centaine de factures » explique Magali Michel, tout en précisant « nous travaillons au développement d’une offre destinée directement aux très petites entités ». Des solutions payables à la facture ont également émergé. « Epithète est accessible par les entités de toute taille, des associations aux artisans jusqu’aux grands comptes. La formule Liberté est notamment adaptée aux entreprises opérant de faibles volumes, sans abonnement, l’abonné paie à la facture » détaille Jean-Louis Glorian, président d’Euro Information Epithète (filiale du Crédit Mutuel Alliance Fédérale), tout en précisant que le portail collaboratif Epithète de gestion des factures électroniques a été lancé début 2018 et compte d’ores et déjà près de 1 000 abonnés. En rythme annuel, le nombre de factures fournisseurs traitées s’est élevé à 210 000 en 2018.
Pour les très petites entreprises, les éditeurs de solutions de dématérialisation estiment qu’un autre point d’entrée réside dans les logiciels comptables et les cabinets comptables, qui traitent généralement les factures de ces typologies de clients. Dhatim a ainsi signé en août avec Sage, le spécialiste des équipements comptables en France, la fourniture d’un module de dématérialisation des factures à destination des PME et TPE. « Sage a sondé ses clients qui ont indiqué à 65 % leur souhait de disposer d’un système de dématérialisation intégré à leur système comptable » confirme Thomas Bourgeois, PDG et cofondateur de Dhatim.

Pas de format de facture unique en vue


Parallèlement à ces offres d’un nouveau type, de nouveaux formats de facture électronique se développent pour simplifier la mise en place des projets de dématérialisation. Les standards existants, tels que l’EDI, bien que largement éprouvés, se cantonnent généralement à la sphère des grandes entreprises, compte tenu d’une mise en œuvre assez lourde et de leur coût. Parfaitement adapté aux contraintes des petites et moyennes entreprises, « le format de facturation électronique Factur X est disponible depuis deux ans en France, sous le patronage de l’AIFE. Il intègre le format PDF, directement lisible par l’humain et le XML structuré, qui permet l’automatisation du traitement des factures » indique Jean-Louis Glorian.
Mais l’espoir de voir émerger à travers l’Europe un format unique de facture paraît néanmoins illusoire pour nombre de professionnels. « De l’initiative franco-allemande Factur X sont en réalité nés trois standards : Factur X en France et deux sous-standards en Allemagne, XRechnung et ZUGFeRD » souligne Martial Gerardin, directeur Europe, Proactis. Face à la difficulté de s’accorder sur un format de facture unique, le scénario le plus probable est que les éditeurs de solutions de dématérialisation serviront d’interface et devront assimiler tous les formats entrants de la planète et restituer aux services comptables… les données de la facture dans un format de sortie unique compatible avec leurs ERP. « Le marché n’imposera pas de standard unique. Il faut que les systèmes s’adaptent aux besoins des utilisateurs et non l’inverse » résume Thierry Amadieu.

Le PDF séduit par sa simplicité


À ce jour, la transition vers le sans papier en France avance donc à pas comptés, le manque de visibilité sur les normes et standards appelés à s’imposer alimentant un certain attentisme de la part des entreprises, même si comme le souligne Xavier Pierre-Bez, director, Value Engineering et alliances EMEA de Determine a Corcentric company : « depuis mars, les tiers prestataires de BPO sont soumis à la norme Z42-026 vers la NF 544 relative à la certification des factures fournisseurs ayant pour objectif la destruction des documents originaux papiers numérisés, alors que dans le privé en France, les entreprises ont pour seule obligation d’assurer la traçabilité des factures à valeur probante tout au long de leur processus de traitement, de leur réception jusqu’à leur archivage ».
En attendant, « seules 10 % des factures en France sont transmises sous le format Factur X ou EDI. 80 % sont encore sous un format papier et 10 % en numérique PDF » témoigne Thomas Bourgeois. Et les nouveaux standards peinent à ce stade à s’imposer. « Factur X est très médiatisé. Mais chez nos clients, il n’est pas du tout déployé » constate Pierre Meraud.
Simple d’utilisation et peu coûteux, le PDF gagne en revanche du terrain, la directive européenne 2010/45/UE de 2010, visant à démocratiser les formats de facturation électronique, ayant accepté l’utilisation du PDF simple, à condition toutefois de mettre en œuvre une piste d’audit fiable. De plus, « avec la montée en qualité du PDF, les éditeurs de logiciels spécialisés en comptabilité et facturation émettent désormais des factures PDF avec des structures de données réglementaires, offrant un accès à la dématérialisation des petits volumes » souligne Martial Gerardin.
Faisant le bilan des formats utilisés par ses clients, Magali Michel constate ainsi que « le PDF commence à prendre une place prépondérante. Ce format affiche désormais une croissance de 30 % contre seulement 5 % en 2016. Mais le format majoritaire en 2019 reste le papier pour 65 % des flux reçus. Ce taux était toutefois de 95 % en 2016. Quant à l’EDI, il est en repli. Et l’UBL 2.0 décrété à son origine comme le format unique ne s’est pas généralisé ».

Le rapprochement commandes factures multiplie les gains de la dématérialisation


De la simple numérisation aux factures électroniques, l’effet immédiat de la dématérialisation, en s’affranchissant de la manipulation de documents papiers, est de se débarrasser d’un processus chronophage. « Notre solution Conciliator offre avec la puissance de l’IA un gain de productivité de l’ordre de 35 % par rapport à un traitement manuel des factures et de 70 % sur la seule partie relative à la saisie comptable, sachant que 50 % du temps de travail d’un comptable concerne la saisie des pièces comptables. » indique Thomas Bourgeois. Avec la réduction des coûts d’impression et d’envoi postal notamment, la facture dématérialisée entrante coûte en outre jusqu’à dix euros de moins que la même facture papier, selon les experts de GS1. Sans oublier l’amélioration de l’empreinte carbone des entreprises.
La dématérialisation électronique de la facture permet en plus aux entreprises d’intégrer facilement les données de facturation fiscale dans leurs systèmes d’information, avec à la clé une plus grande qualité des données de facturation. La relation clients fournisseurs en sort par ailleurs renforcée, les fournisseurs pouvant suivre à tout moment le statut de leur facture. « À travers les portails Esker, il est possible de discuter par chats avec ses fournisseurs sur le contenu d’une facture ou d’une commande… pour résoudre en direct d’éventuels problèmes et accélérer leur traitement » précise Thomas Honegger, directeur filiale et Country Manager chez Esker.
En interne, les workflows de validation sont également optimisés. « Avec Yooz, les circuits de validation des factures sont administrés et encadrés au sein de l’outil. Le temps des parapheurs naviguant et se perdant au sein des services est fini. Ce qui génère d’importants gains de temps pour les services comptables et plus généralement pour toute l’entreprise » déclare Laëtitia Quet, directrice financière NextRadioTV et SFR Presse, dont l’ensemble des factures fournisseurs sont dématérialisées depuis 2016, ce qui représente un volume d’environ 35 000 factures par an.

La dématérialisation du P2C au cœur de la réduction des délais de paiement


Face à la pression grandissante du gouvernement pour combattre les délais de paiement à rallonge, comme en témoigne l’amende de 1,8 million d’euros infligée avant l’été à EDF, l’enjeu pour les entreprises dépasse en réalité la seule dématérialisation de la facture. L’objectif est d’englober l’ensemble du cycle P2P ou O2C de façon à permettre le rapprochement automatique avec la commande. « Alors que la loi impose pour l’essentiel un délai de paiement de 45 jours en France, l’automatisation du rapprochement de la facture et de la commande permet de vérifier la conformité de la facture en amont. Et le paiement pourrait potentiellement être réalisé en quelques heures à réception de la facture » explique Martial Geradin, les blocages des factures envoyées dans les systèmes d’information étant évités. En outre, afin d’accélérer le délai de règlement des factures, le gouvernement a choisi dans le cadre de l’ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019 portant sur la facturation d’imposer deux mentions supplémentaires et obligatoires sur les factures, à savoir l’adresse de facturation de l’acheteur et du vendeur et le numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur. Il a également été décidé, pour clarifier et d’harmoniser les règles de facturation contenues dans le code de commerce et dans le code général des impôts, que la délivrance d’une facture est désormais prévue dès la réalisation de la livraison et non plus dès la réalisation de la vente.
De tels projets de dématérialisation incluant le P2P… ne sont toutefois pas sans contraintes et parfois délicats à mettre en œuvre. Le défi est notamment de faire évoluer la culture de l’entreprise. « Toutes nos filiales ne sont pas encore prêtes à autoriser le règlement automatique d’une facture, même si le bon de commande est validé et qu’il n’y a pas d’écart avec la facture. Ces évolutions sont inévitables pour gagner en productivité mais prendront du temps compte tenu du coût, notamment en temps homme, de la conduite du changement » témoigne Laëtitia Quet. Pour démocratiser la dématérialisation des factures fournisseurs et en faire des projets gagnants gagnants, Xavier Pierre-Bez estime par ailleurs que « les factures ne devront plus demain être générées exclusivement par les fournisseurs mais aussi par les clients pour le compte de leurs fournisseurs à partir du moment où le fournisseur a réalisé le service ou la prestation. La date de règlement fournisseur sera dès lors automatiquement déclenchée, ce qui permettra de répondre au cadre réglementaire de délais de traitement des factures fournisseurs et aux délais de paiement des fournisseurs… »

L’affacturage inversé atout supplémentaire pour les délais de paiement


Pour réduire les délais de paiement, la volonté est également de coupler à la dématérialisation des factures des solutions d’affacturage inversé. Le fournisseur peut en l’occurrence améliorer sa trésorerie, grâce au paiement de ses factures de façon anticipée dans le meilleur des cas en 48 heures, voire en 24 heures. Mais si « en Asie ou aux États-Unis, les solutions de financement comme le reverse factoring sont déjà répandues, le supply chain financing reste à ce stade embryonnaire en France et en Europe » analyse Thomas Honegger, un faible engouement à ce jour en France confirmé lors de la matinale de la Médiation des entreprises en juillet dernier (voir la Lettre des Achats n°285).
Les acteurs de la dématérialisation préparent toutefois une nouvelle génération de solutions de financement pour aider toutes les entreprises à optimiser leur trésorerie. « Nous allons proposer en 2020 des solutions de supply chain financing mais avec une logique tripartite, Epithète jouant le rôle de tiers de confiance tant vis-à-vis du client et que du factor ou de la banque » explique Jean-Louis Glorian, tandis que Martial Gerardin indique que les premiers pilotes de la solution BePaid sont en cours pour un lancement début 2020 dans un premier temps au Royaume-Uni, l’objectif étant « d’apporter des solutions de financement aux petites entreprises n’ayant pas accès aux services des grands établissements financiers ou des spécialistes de l’affacturage ». Les solutions de paiement se multiplient également en connexion avec les plateformes de dématérialisation. « Tradeshift Pay permet de gérer les factures des achats directs comme indirects de l’ensemble des fournisseurs référencés via un seul et même système » détaille Pierre Meraud, tandis que la solution Tradeshift GO, qui s’apparente à une carte bancaire virtuelle, portée par American Express, Santander et HSBC, « permet de payer directement en ligne ses petits achats, tout en s’appuyant sur un workflow d’approbation allégeant la gestion administrative des petites factures » ajoute le directeur commercial Europe du Sud de Tradeshift.
Malgré les avancées technologiques, l’émergence de nouveaux formats de factures et une réglementation de plus en plus adaptée, même si elle doit encore gagner en visibilité, les projets de dématérialisation de la facture fournisseurs englobant le P2P restent des projets ambitieux. Leur mise en œuvre nécessite du temps, sans négliger en particulier la conduite du changement au niveau des équipes internes et des fournisseurs.
Portraits

Thierry Amadieu
Senior Advisor, Pagero

" Pour les TPE et PME, le modèle économique doit se rapprocher de l’exemple des abonnements télécom "




Magali Michel
Directeur,  Yooz

" Avec la copie fiable, l’archivage électronique a été officialisé "



Martial Gerardin
Directeur Europe, Proactis

" Le scénario le plus probable est que les éditeurs de solutions de dématérialisation serviront d’interface "




Thomas Bourgeois
PDG et cofondateur, Dhatim

" Seules 10 % des factures en France sont transmises sous le format Factur X ou EDI. 80 % sont encore sous un format papier et 10 % en numérique PDF "




Thomas Honegger

Directeur filiale et Country Manager, Esker

" Le supply chain financing reste à ce stade embryonnaire en France et en Europe "

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