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La Lettre des Achats - Octobre 2019 N°286
Octobre 2019

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Enquête

Démat des factures : dans la jungle des standards

Dans la jungle des standards

La dématérialisation des factures devient intelligente

Témoignages

Jean-Philippe Faure - Directeur général - Eiffage Global Services
« Vers la dématérialisation de la totalité de nos 2,5 millions de factures fournisseurs »

Vincent Castella - Directeur de Projet - AIFE
« À compter du 1er janvier 2020, nous devrions atteindre les 70 millions de factures par an »

Par la rédaction

Jean-Philippe Faure - Directeur général - Eiffage Global Services

« Vers la dématérialisation de la totalité de nos 2,5 millions de factures fournisseurs »

Le CSP comptable du groupe Eiffage utilise Jouve pour scanner et vidéocoder les factures papiers, plus Tradeshift pour proposer de l’EDI à ses fournisseurs. L’objectif à 18 mois est de voir un million de factures fournisseurs transiter par cette plateforme.

Comment comptez-vous parvenir à dématérialiser l’ensemble de vos factures fournisseurs ?

Dans le cadre de la mise en œuvre de notre CSP comptable Eiffage Global Services, en 2015, notre volonté a été d’aller vers la dématérialisation de la totalité de nos 2,5 millions de factures fournisseurs. Dès 2016, la solution Jouve nous a permis de nous affranchir des factures papiers, celles-ci étant scannées et vidéocodées pour être intégrées à notre ERP PeopleSoft. Mise en production à compter du premier semestre 2016, la solution Tradeshift nous a parallèlement permis de proposer de l’EDI à nos grands facturiers comme Rexel et Sonepar… et un portail pour déposer leurs factures sous un format électronique à nos fournisseurs affichant des volumes de facturation moindres. Désormais entre 500 000 et 600 000 factures transitent chaque année par Tradeshift pour un nombre de 1 600 fournisseurs actifs. Notre objectif est de parvenir à un million de factures d’ici 18 mois.

Allez-vous renforcer votre dispositif ?

Avec Tradeshift, nous développons un EDI « allégé » destiné aux volumes de facturation intermédiaires de 500 à 3 000 factures par an. L’objectif est d’avoir un temps de déploiement de l’ordre de un à trois mois contre approximativement un an pour les solutions destinées aux grands fournisseurs proposées par les grands éditeurs historiques. Dans les prochains mois, 90 fournisseurs, représentant environ 300 000 factures vont être déployés.

Est-ce un atout en matière de réduction des délais de paiement ?

La facture et plus particulièrement ses délais de comptabilisation sont au cœur de l’optimisation des délais de paiement. Avec le déploiement de Jouve et Tradeshift, 11 % de nos factures sont désormais comptabilisées automatiquement. Notre objectif est de parvenir à un taux de 25 %, sachant que les achats de téléphonie mobile, de location longue durée de véhicules ou d’électricité, réalisés sur la base de contrats, sans être attachés à une commande, ne sont pas éligibles. Pour les factures déposées sur le portail Tradeshift, avec présence d’un numéro de commande, leur comptabilisation est ainsi réalisée dans la journée.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées lors d’un projet de dématérialisation ?

Les projets de dématérialisation demandent du temps. C’est notamment le cas pour la mise en œuvre de l’EDI dans le cas de fournisseurs travaillant avec d’autres prestataires que Tradeshift. Assurer l’interopérabilité de ces systèmes est souvent complexe. Pour le portail Tradeshift, nous avons par ailleurs mis en place une cellule d’onboarding (ou embarquement), avec quatre ETP, pour favoriser son adoption par nos fournisseurs et les guider lors de leurs premiers pas. La dématérialisation des factures n’est, de fait, pas encore dans la culture des entreprises françaises. Elles ont notamment besoin d’être rassurées sur la sécurité relative au dépôt de leur RIB sur ce type de portail…


Par la rédaction

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