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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Tendances

Actualités

États-Unis - Kentucky
Une ligue pour les achats

Déchets industriels dangereux
Une nouvelle mission pour l’acheteur

Vensys
Des achats entre France et Bulgarie

SNR Roulements
Des achats localisés en Roumanie

Investissements
Des acheteurs impliqués

ECA
Pays à bas coûts et standardisation

Patrick Rafin - Directeur des achats France, Schneider Electric
« Faire entrer le sous-traitant dès la conception du produit »

États-Unis
US Communities fédère les achats

AMUE
Aider les universités dans leurs achats

Caroline du Nord
Des enchères partagées pour les municipalités

Solihull Council - Royaume-Uni
Les achats prennent la main

Champagne Louis Roederer
Le luxe se penche sur l’e-sourcing

Angela Stieglitz - Directrice des achats techniques, BASF
« Les catalogues électroniques sont des outils standard »

Doug Gabel - Chef de produit senior, Schneider National
« Les enchères ne sont pas adaptées au transport »

Par Philippe Guillaume

États-Unis

US Communities fédère les achats

Pour réduire le coût de leurs achats, plusieurs organisations publiques américaines ont décidé de mettre  leurs achats en commun au sein  de US Communities. Forte de ses 7 000 membres et de ses 500 millions  de dollars gérés en 2004, l'organisation propose un nombre croissant  de contrats-cadres aux entités publiques pour optimiser leurs achats. Une démarche originale dont le succès  va grandissant.

États-Unis

Implantée en Californie et dans le Maryland, US Communities est une organisation sans but lucratif qui permet aux acheteurs du service public américain de bénéficier des contrats négociés par leurs confrères. Le fonctionnement est comparable à un regroupement volontaire d’achat. En 2004, le montant total des contrats négociés dans le cadre du programme US Communities était de 500 millions de dollars, soit une augmentation de 30 % par rapport à l’année précédente. Des entités publiques aussi variées que des municipalités, des comtés, des universités, des États ou encore des districts de gestion de l’eau peuvent utiliser les contrats. Au total, près de 7 000 organismes publics américains travaillent avec US Communities et la popularité de ce programme va grandissante  puisque 250 nouveaux membres le rejoignent chaque mois.
De nombreuses organisations publiques n’ont pas toujours les ressources à plein temps pour travailler sur leurs achats ou de volumes d’achats suffisamment intéressants pour obtenir des remises de la part des fournisseurs. US Communities leur propose de recourir aux contrats négociés à l’échelle nationale. Ces contrats sont le résultat d’appels d’offres lancés par les membres du conseil de surveillance de US Communities. Constitué de 22 directeurs des achats de différentes organisations publiques, ce conseil est chargé de la rédaction des appels d’offres, des relations avec les fournisseurs et de  l’attribution des contrats. « Concrètement, l’un des membres du conseil de surveillance va être le leader sur une famille d’achats », explique Kevin Juhring, responsable des  relations avec les fournisseurs au sein de l’organisation.
« Par exemple, pour les fournitures de bureau, le projet a été mené par le comté de Los Angeles. Cela signifie que cette organisation a pris en charge l’envoi des appels d’offres aux fournisseurs, qu’elle a reçu et analysé leurs réponses et ensuite attribué le contrat à l’un d’entre eux, en l’occurrence Office Depot. Ce contrat est ensuite devenu un "Master Intergovernmental Cooperative Agreement", accessible à l’ensemble des entités publiques enregistrées auprès de US Communities ».

Un intérêt double

Pour les participants, l’intérêt d’adhérer est double. Les petites organisations peuvent bénéficier des meilleures pratiques des directions des achats du secteur public, sans avoir à mettre en place une organisation achats spécifique. D’autre part, le programme peut apporter des économies aux organisations publiques de toutes tailles. Le levier principal pour obtenir de bonnes conditions d’achat auprès des fournisseurs est l’agrégation des volumes. Toutefois, il est à noter que les fournisseurs n’ont aucune garantie de volumes d’affaires lorsqu’ils signent un contrat avec un membre du conseil de  surveillance. Tout au plus une estimation des quantités consommées par l’entité leader  et celles qui participent au programme est  précisée dans le document d’appel d’offres. Dans les documents contractuels, ne sont pas mentionnés les volumes supplémen-  taires induits par les éventuels nouveaux  participants au programme.

Pas de frais pour les entités publiques

Les entités publiques qui choisissent de rejoindre US Communities ont la liberté d’opter uniquement pour les contrats qui  les intéressent. « Il est difficile de savoir quelles économies nous leur apportons. Nous ne disposons pas des données achats de  chacune d’entre elles. C’est le nombre de participants qui nous dit si nous avons obtenu de bonnes conditions auprès des fournisseurs. Les économies sont calculées par les municipalités ou les comtés eux-mêmes. Ils comparent nos contrats avec leurs benchmarks internes et décident alors de l’opportunité de s’approvisionner auprès des fournisseurs que nous avons sélectionnés », reprend le responsable des relations avec les fournisseurs.
Une des particularités du système reste que les organisations publiques qui le souhaitent peuvent rejoindre le programme sans aucun frais. Us Communities se finance grâce à des frais de transaction d’un montant de 1 %, calculés sur le chiffre d’affaires réalisé par le fournisseur avec chacune des entités utilisatrices du contrat. Les fournisseurs envoient des rapports de ventes pour calculer le volume d’affaires dû au contrat. « Nous n’avons pas réellement de problèmes avec les fournisseurs qui travaillent avec nous. Nous collaborons avec eux pour qu’ils prennent l’habitude de nous remettre ces rapports, indique Kevin Juhring. Il peut nous arriver d’avoir à croiser les données envoyées par les fournisseurs avec celles dont disposent les organisations publiques qui bénéficient de nos contrats. Mais de manière générale, les fournisseurs comprennent que c’est dans leur intérêt de jouer le jeu ».

Recruter des participants

Le programme est accessible aux organisations publiques de 50 États américains. Le seul État qui n’autorise pas l’utilisation des contrats de US Communities est le New Jersey. La législation y empêche les organisations publiques d’utiliser des contrats négociés par des entités publiques extérieures à l’État. Il existe également des restrictions dans l’État de New York mais elles sont en passe d’être levées par un changement de règlementation. « Nous poussons au changement auprès des organisations chargées de la réglementation pour rendre notre programme accessible à l’ensemble des entités publiques américaines qui le désirent. Nous collaborons d’ailleurs avec certaines d’entre elles au New Jersey et dans l’État de New York. Elles aimeraient utiliser nos contrats et c’est avec elles que nous faisons du lobbying auprès des autorités pour montrer l’intérêt de travailler avec nous », détaille Kevin Juhring.
Autre projet pour US Communities : proposer des contrats sur d’autres familles d’achats. « La décision d’ajouter de nouveaux produits ou services est prise selon trois critères. Nous devons tout d’abord identifier les familles prioritaires, c’est-à-dire celles pour lesquelles l’obtention de meilleures conditions serait la plus bénéfique pour le service public. Il s’agit pour nous de repérer les familles qui représentent des volumes importants. D’autre part, nous devons nous assurer que les contrats peuvent être déployés à l’échelle des États-Unis. Par exemple, nous ne nous lancerons pas dans le carburant ou le sel de déglaçage ; même consommés en grande quantité, ces produits sont fournis localement. Dernier critère de décision, l’intérêt des fournisseurs pour notre démarche. Nous les rencontrons et essayons de savoir s’ils sont intéressés ou pas à faire bénéficier de conditions spéciales l’ensemble des entités publiques enregistrées dans notre programme. L’appui du marché fournisseurs est un critère très important pour nous », rappelle Kevin Juhring. Fort de ses 7 000 organismes affiliés, US Communities va continuer de rassembler de multiples entités soumises à des réglementations diverses et envisage désormais d’étendre le périmètre des achats traités, toujours pour aider les organismes publics à être plus efficaces.

US Communities en chiffres
US Communities a été fondé par cinq associations soucieuses de voir les organismes   publics acheter efficacement auprès de leurs fournisseurs. Ces fondateurs sont : the  Association of School Business Officials International, the National Association of Counties, the National Institute of Governmental Purchasing, the National League of Cities, the United States Conference of Mayors.
500 millions de dollars négociés en 2004
7 000 membres
22 directeurs des achats
Familles d'achats : fournitures et mobilier de bureau, mobilier de salles de classe, matériel informatique, revêtements de sol, photocopieurs, cartes d'achat, équipements électriques, de nettoyage et de parcs pour enfants.

Par Philippe Guillaume

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