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Par Guillaume Pommereau gpommereau@lettredesachats.fr

Achats d'information

Une nouvelle terre de conquête pour les acheteurs

Omniprésente dans les entreprises, l'information n'est que depuis peu l'objet de l'attention des acheteurs. Avec une démarche de rationalisation qui demeure complexe : l'achat d'information se veut spécifique et suppose de composer avec des clients internes très professionnels, les documentalistes. Pourtant, l'apport des acheteurs se traduit par une mise en concurrence accrue des fournisseurs et une meilleure maîtrise des sources d'information.

Encore méconnue parce qu’elle regroupe une large palettes de produits, l’information devrait bientôt constituer l’une des dernières conquêtes des services achats. Et ce dans tous les secteurs d’activités : grandes entreprises industrielles, groupes pharmaceutiques, banques, centres de recherches ou universités. Pour Merck Pharma, qui a récemment travaillé sur le sujet, les achats d’information couvrent un montant de 4 millions d’euros en France, avec un portefeuille qui va des abonnements pour les revues scientifiques à la traduction (voir page 26). Du côté de l’Institut français du pétrole, ce montant est de 2 millions d’euros, pour des dépenses liées aux abonnements, aux études clients ou aux bases de données (voir page 27). À noter que dans les deux cas, les achats d’information ne représentent que 1 % à 2 % du montant total des achats. Et ces montants n’ont pu être estimés qu’une fois les achats d’information passés dans l’ERP.
Autre illustration, à Sciences Po Paris, les besoins d’information pour l’enseignement et la recherche ont généré une dépense de 1 million d’euros en 2004 : sciences économiques et politiques, droit, histoire et sociologie. « Sur ce total, les dépenses pour les ressources électroniques s’élèvent à 124 000 euros : bases de données en ligne, périodiques électroniques, CD-roms. Un chiffre qui devrait s’élever à 150 000 euros en 2005 », détaille Marie Ferrazzini, chargée de mission pour le développement des ressources électroniques. Dans la majorité des entreprises, la part de l’information en ligne va croissante, surtout lorsqu’il va s’agir d’accéder à des bases de données.
Dans ce domaine tout neuf, l’arrivée des acheteurs est manifeste : « C’est un mouvement perçu depuis trois ans environ. Nos contacts, les professionnels de l’information, se sont trouvés un peu démunis face à des acheteurs qui parlaient une autre langue. Mais la professionnalisation de l’acte d’achat est incontestable », commente Ruth Martinez, déléguée générale du Groupement français de l’industrie de l’information (GFII) qui a notamment mis en place un groupe de travail avec la CDAF en 2004 (voir La Lettre des Achats n° 121 d’octobre 2004).

Les acheteurs s’installent

Une arrivée parfois vécue comme une intrusion, tout du moins au départ. Ce que résume François Libmann, directeur de FLA Consultants, spécialiste de la recherche d’information à la demande : « Ils nous est arrivé une ou deux fois d’être en contact avec des acheteurs. Et le constat est loin d’être positif : ils ne connaissent pas le monde de l’information, alors que ce marché très spécifique demande une véritable expertise. Leur rôle s’est limité à nous demander de baisser les coûts, sans prendre en considération le fait que nous travaillons sur mesure ». Mais gérer un achat spécifique en commodité est un reproche que les acheteurs ont déjà entendu lorsqu’ils ont pris la main dans d’autres secteurs.
Une remarque que nuance cependant Luc Prudhon, directeur général de l’agence d’abonnements Ebsco : « Le temps où les grandes entreprises possédaient des services de documentation intégrés n’existe plus. Selon la taille de la société, nous sommes désormais confrontés à des acheteurs hors production ou bien à des responsables des frais généraux. Ce changement impose un mode de fonctionnement différent et ne va pas sans quelques problèmes de compréhension au départ ». Un propos confirmé par Rémi Bilbault, directeur général de Swets Information Services, agence de gestion d’abonnements, et également secrétaire général du GFII : « Les acheteurs se sont d’abord attaqués à la production et au hors production, dans une logique de volumes budgétaires. Leur arrivée dans l’information est plus récente. Auparavant, nous étions en contact avec des professionnels du secteur. Maintenant, ils travaillent en binôme avec des acheteurs ».

Un travail en binôme

La répartition des tâches, qui n’est pas exclusive de l’achat d’information, sera la suivante : aux documentalistes la connaissance approfondie de leur domaine ; aux acheteurs la mise en compétition des fournisseurs et la vérification des fondamentaux tel le cadre contractuel. « Dans certains grands groupes, les acheteurs sont très professionnels : ils procèdent à des analyses qualité, comparent les offres et introduisent de vraies démarches de progrès, en œuvrant en amont avec les professionnels de l’information. Mais il n’y a pas de modèle unique », reprend Rémi Bilbault. « Les acheteurs mettent en avant une volonté de simplification de la gestion au quotidien : ils veulent un fournisseur et une seule facture au lieu de plusieurs dizaines d’éditeurs », poursuit Luc Prudhon. Il défend par la même occasion son métier d’agence d’abonnements, parfois remis en cause par des acheteurs qui cherchent à traiter sans intermédiaire : « Dès le départ, nous devons expliquer notre approche métier à l’acheteur : nous ne vivons pas des remises éditeurs mais bien des différents services que nous apportons à nos clients, particulièrement en termes de rationalisation administrative ».

Segmenter les tâches

Une rationalisation entreprise au sein de l’IFP par Anne-Laure Jehl, la directrice des achats : « Nous nous attachons à créer un petit nombre de fournisseurs et à ne recourir qu’à un seul intermédiaire pour la totalité des abonnements de nos trois sites, soit 700 000 euros par an. À l’heure actuelle, les abonnements sont gérés par plusieurs intermédiaires ou parfois sans intermédiaire ». À l’acheteur donc de faire son métier et de se pencher sur son portefeuille en analysant les besoins. Il faudra distinguer les demandes régulières, les abonnements par exemple, des acquisitions ponctuelles telles les bases de données techniques, souvent liées à des fournisseurs monopolistiques.
Un objectif déjà en place pour Merck Pharma : « Notre fonctionnement tient compte de la nature même des dépenses. Pour des achats récurrents, les traductions ou la librairie, nous avons référencé des fournisseurs avec des contrats-cadres à la clé. Pour des achats ponctuels, telles les données médicales et épidémiologiques, nous avons procédé au cas par cas, avec un binôme acheteur-demandeur. Ces données, tout comme les études marketing, sont disponibles auprès de prestataires internationaux très spécialisés », explique Michel Alquier, le directeur des achats France. Et en allant encore plus loin, à l’image du reste des achats hors production, les acheteurs chercheront aussi à établir des outils d’e-procurement avec des catalogues électroniques. Preuve ultime que l’information reste, au moins en partie, un achat.

 

Information électronique professionnelle

Ces schémas sont issus d'une enquête sur le marché de l'information électronique professionnelle en France. Réalisée par le magazine Archimag pour le GFII, cette étude est construite sur les réponses de quinze acteurs du secteur, représentant 300 millions d'euros de chiffre d'affaires. Sur la période concernée, la part de l'édition numérique est passée de 30 % à 40 % du chiffre d'affaires total de ces prestataires.


 

I-EXPO

Quelle organisation pour optimiser l'achat d'information ?

Le 2 juin dernier, une conférence co-organisée et animée par La Lettre des Achats a rassemblé documentalistes et acheteurs dans le cadre du salon i-expo. Répartis dans deux ateliers, les participants ont travaillé sur deux problématiques : les spécificités de l'achat d'information et la mise en place d'une organisation achats dédiée. Voici une synthèse leurs conclusions.
Les spécificités de l'achat d'information
1. Un achat moins contrôlable que d'autres familles de produits et services
2. Un choix difficile, avec peu de critères de comparaison
3. Un contexte international, des sources et des pratiques diverses, un marché multilingue
4. Des différences entre sphère privée et marchés publics
5. Des documentalistes professionnels maîtrisant leur secteur
6. Le monopole de certains éditeurs, surtout techniques et scientifiques
7. Des éditeurs en contact direct avec les utilisateurs finals
8. Un marché des fournisseurs encore instable, aux bases de négociation fluctuantes
9. Une complexité croissante des contrats due au numérique, notamment pour le droit d'auteur
10. Un surcoût dû au numérique
Construire une structure achats dédiée
1. Tenir compte des spécificités de l'achat d'information
2. Sérier les besoins et définir un mode d'achat approprié : standard, récurrent, spécifique, ad hoc
3. Participer à la définition du produit pour établir des standards
4. Faire la preuve de la pertinence de l'achat
5. Travailler en binôme donneur d'ordres-prescripteur, en trinôme avec les juristes et la DSI
6. Utiliser l'expérience des professionnels de l'information
7. Justifier les besoins et l'absence de mise en concurrence
8. Faire le choix de l'électronique pour atteindre le plus grand nombre
9. Utiliser l'e-procurement pour des achats standard décentralisés
10. Privilégier une approche groupée de type consortium ou association



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Merck Pharma
Des achats d'information mieux maîtrisés

 

Anne-Laure Jehl, Directrice des achats, IFP
" Regrouper les achats d'information pour mieux les gérer "



 

Par Guillaume Pommereau gpommereau@lettredesachats.fr

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