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La Lettre des Achats - Février 2005 N°125
Février 2005

Tendances

Actualités

États-Unis - Kentucky
Une ligue pour les achats

Déchets industriels dangereux
Une nouvelle mission pour l’acheteur

Vensys
Des achats entre France et Bulgarie

SNR Roulements
Des achats localisés en Roumanie

Investissements
Des acheteurs impliqués

ECA
Pays à bas coûts et standardisation

Patrick Rafin - Directeur des achats France, Schneider Electric
« Faire entrer le sous-traitant dès la conception du produit »

États-Unis
US Communities fédère les achats

AMUE
Aider les universités dans leurs achats

Caroline du Nord
Des enchères partagées pour les municipalités

Solihull Council - Royaume-Uni
Les achats prennent la main

Champagne Louis Roederer
Le luxe se penche sur l’e-sourcing

Angela Stieglitz - Directrice des achats techniques, BASF
« Les catalogues électroniques sont des outils standard »

Doug Gabel - Chef de produit senior, Schneider National
« Les enchères ne sont pas adaptées au transport »

Par Philippe Guillaume

États-Unis - Kentucky

Une ligue pour les achats

À l'heure où l'Europe discute de dématérialisation des achats publics, les États-Unis ont déjà plusieurs années d'expérience pour l'utilisation des outils électroniques dans le domaine public. C'est notamment le cas au sein de l'État du Kentucky où les municipalités peuvent recourir gratuitement à des outils d'enchères pour réduire le coût de leurs achats. Avec d'indéniables résultats à la clé.

États-Unis

Louisville est la soixantième ville des États-Unis, avec une population de 700 000 personnes pour l’ensemble de l’agglomération. Craig Bowen, le directeur des achats de cette municipalité du Kentucky, est un homme heureux : en un an, il a fait réaliser des économies de 650 000 dollars aux contribuables de sa ville (près de 500 000 euros). Ces économies ont été obtenues grâce à une  série de neuf enchères inversées sur des achats aussi variés que le sel répandu sur  les routes enneigées, les voitures de la police municipale ou encore les munitions pour ces mêmes policiers. C’est d’ailleurs sur les voitures que Craig Bowen a réalisé les économies les plus importantes : 120 000 dollars.
Les municipalités américaines sont un des trois paliers de gouvernement avec l’État fédéral et les différents États. Il s’agit de l’échelon de gouvernement le plus local pour les contribuables. « Lorsque nous avons décidé d’utiliser les enchères inversées, nous avons eu un soutien complet de la part des 26 représentants du conseil d’agglomération, affirme Craig Bowen. Et le conseil est satisfait du travail de mon équipe quant à l’usage fait de l’argent public ».
La démarche de Louisville s’inscrit dans  un mouvement plus large à l’échelle du  Kentucky. Les municipalités de cet État du centre des États-Unis se sont regroupées depuis 1927 au sein de la Ligue des municipalités du Kentucky (Kentucky League of Cities). Cette entité offre des services aux représentants des villes comme le financement de projets de traitement des eaux ou  de centres communautaires, ainsi que des services de lobbying auprès du gouvernement du Kentucky ou du gouvernement fédéral. Parmi les nombreux programmes offerts par la ligue, on trouve les enchères inversées. Ce service est présenté par Kirby Ramsey, le directeur des affaires municipales, comme un moyen pour les municipalités de maîtriser leurs coûts et ainsi de consacrer l’argent des contribuables à d’autres projets : « Nous avons mené notre première enchère en juillet 2002. Depuis, pas moins de 108 événements ont conduit nos membres à économiser en moyenne 10 % sur leurs contrats avec leurs fournisseurs ».

Les fournisseurs paient

Au total, des achats de près de 17,5 millions de dollars ont été effectués par 47 municipalités à travers le programme d’enchères inversées proposé par la ligue. « Nous avons obtenu nos meilleurs résultats avec l’informatique (ordinateurs, serveurs, périphériques de stockage, etc.), avec une moyenne d’économie de l’ordre de 17 % sur les 3 millions de dollars dépensés pour cette famille d’achats », explique Kirby Ramsey. La part  la plus importante de contrats attribués  par enchères est liée aux dépenses de sécurité publique : en moyenne, 9 % d’économies ont été réalisées sur un budget total de 7 millions de dollars.
Ce service proposé aux municipalités est en fait un partenariat avec Ecuity, une entreprise privée. Basée à Louisville, elle fournit le logiciel d’e-sourcing qui permet aux municipalités d’organiser les enchères inversées. Le « business model » de ce partenariat est relativement original. En effet, les acheteurs des municipalités ne supportent pas le coût de l’organisation de l’enchère. Ils n’ont rien à payer, ni à la ligue ni à Ecuity pour l’utilisation du logiciel : c’est le fournisseur gagnant qui rémunère Ecuity. « Nous avons mis en place ce modèle pour correspondre aux moyens limités des municipalités du Kentucky, poursuit Kirby Ramsey. Le Kentucky compte en effet 3 700 municipalités, dont 23 seulement ont plus de 15 000 habitants. La plupart n’a donc pas les moyens de s’offrir les services d’enchères. D’où notre choix de faire payer le fournisseur déclaré gagnant à l’issue de l’événement ». Concrètement, les frais de transaction sont fonction du montant du contrat. Ils s’élèvent à 3 % du montant acheté pour le premier demi-million et 2 % pour le second demi-million. Ecuity,  le prestataire, rétrocède une partie de la rémunération à la ligue qui a agi en tant qu’apporteur d’affaires.
L’utilisation des enchères ne vient pas bouleverser le processus habituel d’achat. « Ce sont toujours les membres de notre équipe qui se chargent de rassembler les besoins et les spécifications auprès des utilisateurs, détaille Craig Bowen de Louisville. Nous nous chargeons de la construction de l’appel d’offres et de la qualification des fournisseurs. Ecuity n’intervient que pour la partie du processus qui se fait en ligne, la préparation étant assurée par notre équipe. L’enchère terminée, nous analysons le résultat et décidons de l’attribution du contrat ».
Après deux ans d’expérience au sein de la ligue, Kirby Ramsey a vu plusieurs résultats qui n’ont pas satisfait les municipalités :  « Sur les 108 événements réalisés, 96 ont été des réussites, avec à la clé la signature d’un contrat pour le fournisseur qui avait remporté l’enchère. D’autres événements ont été moins fructueux pour nos membres qui ont comparé le résultat de l’enchère avec des benchmarks qu’ils avaient réalisés. Le prix proposé par le gagnant n’était pas suffisamment compétitif. Nous avons par exemple vu des enchères où l’un des participants s’est très tôt montré très agressif sur le prix, ce qui a découragé les autres fournisseurs à continuer à soumettre leurs offres ».

Des conditions de réussite

Les acheteurs doivent bien évaluer les forces en présence lors du recours à une enchère inversée. « Il faut faire bien attention, tout ne se prête pas aux enchères. Nous devons nous assurer qu’une certaine concurrence existe entre les fournisseurs. Dans l’absolu, l’enchère est possible dès que deux fournisseurs se font concurrence mais plus il y a de fournisseurs en compétition, meilleurs sont les résultats », indique Craig Bowen. À noter que ni Ecuity ni la ligue ne proposent un service de regroupement des achats pour plusieurs municipalités. Celles-ci gardent leur autonomie au moment de lancer un appel d’offres. « Les seuls regroupements se font avec des villes au sein de l’agglomération de Louisville. Nous sommes rassemblés avec ces villes au sein du comté de Jefferson et il arrive que mon équipe inclut les villes de notre comté dans les appels d’offres. Cela a été cas pour les munitions pour les forces de police. Plusieurs petites villes se sont jointes à nous et nous avons demandé aux fournisseurs de soumettre des offres sur la base des volumes agrégés. Nous avons par la suite fait profiter ces villes du contrat signé avec le fournisseur gagnant de l’appel d’offres », détaille Craig Bowen.
En ce qui concerne la législation et la possibilité d’avoir recours aux enchères inversées pour attribuer des contrats publics,  les décisions sont prises par les États. Le Kentucky fait partie des États qui autorisent l’utilisation des enchères pour les achats publics, avec notamment l’Oklahoma, l’Indiana, la Caroline du Nord et la Géorgie. Ecuity travaille d’ailleurs avec des municipalités au sein de ces deux derniers États.

Portrait

Kirby Ramsey
(comptabilité) a été pendant 32 ans au service de la municipalité de Bowling Green à différentes postes reliés aux finances, aux achats et aux systèmes d'information. Il a rejoint la Ligue des municipalités du Kentucky en janvier 2002 où il est aujourd'hui directeur des affaires urbaines. Sa mission consiste à développer l'implication des villes dans les différents programmes de la ligue. En raison de son expérience en matière d'achats municipaux et de systèmes d'information, Kirby Ramsey est la  personne ressource pour les différents services électroniques proposés par la ligue.
Les enchères de la Ligue en chiffres
47 municipalités utilisatrices
108 enchères inversées en ligne depuis juillet 2002
96 enchères réussies
17,5 millions de dollars d'achat
10 % d'économie en moyenne
En chiffres
Le Kentucky
Capitale : Frankfort
Plus de 4 millions d'habitants
3 700 municipalités
dont 23 de plus de 15 000 habitants

Par Philippe Guillaume

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