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La Lettre des Achats - Mars 2009 N°170
Mars 2009

Management

Dossier

Crise économique : les achats en première ligne

Les articles

Crise économique
Les achats en première ligne

Outils
Priorité à l’efficacité

Enquête Accenture EBG Emptoris
Redéfinir les besoins, renégocier

Achats publics
La globalisation est en route

Témoignages

Tamás Tymcsuk - Directeur de la supply chain - Groupe Le Bélier
« Le contexte accentue la gestion des risques »

Lionel Willaert - Directeur des achats - Imerys
« La priorité des acheteurs est de renégocier »

Terry Davis - Directeur des achats Europe - Schindler
« Renforcer les liens avec nos principaux fournisseurs »

Achats publics : la globalisation est en route

Par Thierry Parisot

Outils

Priorité à l’efficacité

Si les systèmes d’information n’échappent pas à la politique d’économie actuelle, certaines solutions d’e-achat font partie des leviers pour faire face à la crise. Les outils d’analyse des dépenses, de gestion de la trésorerie et de travail collaboratif, notamment, permettent d’agir efficacement et à court terme.

L’e-achat profite-t-il de la crise ? À question simple, réponse complexe. Ou plutôt réponses variées, selon que l’on interroge les éditeurs de logiciels spécialisés ou les directions des achats elles-mêmes. Les premiers, faisant fi des prévisions alarmistes sur l’investissement IT aux achats en 2009 (voir les schémas ci-dessous), affichent une totale confiance quant à leurs revenus. « Malgré l’environnement économique actuel, nos produits et services continuent de susciter une forte demande dans la mesure où ils génèrent des économies conséquentes pour leurs utilisateurs », peut-on lire dans le communiqué diffusé par Basware à l’occasion de la publication de ses résultats pour 2008.
Comme l’ensemble des fournisseurs informatiques, les éditeurs spécialisés font surtout de la crise un argument commercial, expliquant que leurs solutions sont indispensables en pareille période. Et que les entreprises auraient tort de freiner leur équipement en informatique, comme elles ont pu le faire par le passé. « Il y a une différence entre cette crise et celle qui a suivi l’explosion de la bulle internet, justifie Dave Aron, vice-président de Gartner, auteur d’une enquête sur les priorités des DSI pour 2009. À l’époque, les technologies étaient perçues comme le problème alors qu’aujourd’hui, elles font partie de la solution ».

Identifier et saisir les opportunités d’amélioration

Dans l’arsenal applicatif anti-crise pour les achats, l’éditeur spécialisé Oalia place, par exemple, les outils de gestion des fournisseurs et des contrats. « Ils offrent à l’entreprise de connaître précisément la situation financière de ses fournisseurs, de mesurer son degré de dépendance ou encore de suivre les échéances des contrats », affirme Éric Descarpentries, son P-DG. L’éditeur, comme la plupart de ses concurrents, mentionne également les outils de simulation budgétaire et d’analyse des dépenses. Autrement dit, les outils décisionnels. Ils doivent même être la priorité estime Laurent Giordani, directeur associé du cabinet de conseil Kyu : « À un moment où l’on demande aux directions des achats de trouver de nouvelles économies, les organisations qui n’en sont pas encore dotées auraient tout intérêt à investir dans des solutions décisionnelles légères avec un ROI rapide ».
Un bon outil de consolidation des dépenses procure une visibilité nouvelle sur des portefeuilles jusque-là non traités, amène à identifier de nouvelles synergies ou à sécuriser l’utilisation des contrats-cadres. « En cette période d’incertitude, les outils décisionnels doivent être employés comme un levier afin de mieux contrôler les dépenses et de lancer des plans d’actions pour gagner en efficacité, confirme Jean-Michel Jurbert, responsable du développement produit BI chez SAP Business Objects. Avec une visibilité en temps réel renforcée, les entreprises peuvent plus efficacement identifier et saisir les opportunités d’amélioration des engagements contractuels de leurs fournisseurs ».
Du côté des directions des achats, on se veut plus mesuré. Plus pragmatique surtout, en distinguant les différentes couches du système d’information achats et leurs apports. « Comparés aux outils purement achats, les modules transactionnels sont des investissements de plus long terme et, en temps de crise, leur déploiement est reporté ou, pour le moins, fortement challengé », note Jean de Mesmay, en charge des projets, des systèmes, des processus et de l’animation au sein de la direction des achats d’Essilor (1,3 milliard d’euros d’achats, environ 200 acheteurs ; voir aussi le témoignage page 43).

Contrôle des dépenses et gestion des risques

Tout le monde s’accorde, en revanche, sur l’importance des outils purement métier. Mais, là aussi, avec discernement et pragmatisme. « En période de crise, nous nous recentrons sur les outils simples à déployer, peu onéreux et rapidement efficaces, avance Alain Chambon, directeur adjoint des achats de Bouygues Telecom (environ 2 milliards d’euros d’achats, une soixantaine d’acheteurs), chargé des outils, notamment des systèmes d’information. Ce n’est pas le moment de mener des expérimentations ». S’exprimant lors de l’assemblée générale achats de l’EBG, fin janvier, il n’a cependant pas précisé ce qu’il entendait par « outils simples ».
Comme pour les éditeurs, les directions des achats positionnent l’analyse des dépenses et l’e-sourcing en tête des priorités. « Les outils d’e-achat sont synonymes d’efficacité, pointe Édouard Dupont-Madinier, directeur des achats groupe de Veolia Environnement (14 milliards d’euros d’achats, environ 200 acheteurs). Il est donc normal d’en faire un levier face à la crise, surtout sous l’angle du contrôle des dépenses et de la gestion des risques ». « Avec la GPA (gestion partagée des approvisionnements), le décisionnel fait partie des leviers de progrès à activer en période difficile. Plusieurs projets dans ces domaines sont sur les rails », détaille Marc Bonnetain, directeur des achats de Yoplait (400 millions d’euros d’achats, 8 acheteurs), où les outils purement achats restent très limités comparés aux systèmes pour l’approvisionnement ou la planification, très sophistiqués. « Mais la mise en place de ces outils doit se faire dans le cadre de vrais programmes », prévient Jean de Mesmay pour Essilor, qui a couplé le déploiement de l’outil de « spend analysis » à une démarche de diagnostic systématique dans chaque site et d’identification d’actions de gains. Pris ainsi, complète-t-il, « ces outils peuvent accompagner mais aussi et surtout pérenniser des actions ponctuelles de réduction des coûts par un pilotage des dépenses ».

Des processus financiers plus fluides et transparents

Outre l’analyse des dépenses, les entreprises insistent aussi sur l’importance des outils de « cash management ». « Mais avec des solutions simples, pas des outils liés à des ERP ou à des solutions complètes de SRM », pour Jean-Baptiste Becquard, responsable des outils et des données à la direction des achats de Rhodia (3,8 milliards d’euros d’achats, 350 acheteurs), également présent lors de la réunion de l’EBG. Il s’agit généralement d’une plate-forme pour accélérer le processus de validation et rendre les processus financiers plus transparents, à l’image du système SCF (Supply Chain Financing) que déploie Thomson. « Si nous sommes innovants en la matière, nous observons que beaucoup d’entreprises envisagent d’adopter un fonctionnement semblable », constatait récemment David Chambeaud, vice-président achats du groupe (voir La Lettre des Achats n° 165 d’octobre 2008).
Enfin, troisième et dernier axe prioritaire : le collaboratif. « En temps de crise, l’enjeu est de faire mieux avec moins de moyens, souligne Alain Chambon, de Bouygues Telecom. Cela passe par davantage de dialogue avec les entités internes mais aussi, surtout, avec les fournisseurs, dans une stratégie gagnant-gagnant. Et donc par la mise en place d’outils collaboratifs en s’appuyant sur les technologies du web 2.0 : blogs, forums, etc. ». Sur un mode interactif, les fournisseurs peuvent ainsi soumettre leurs idées pour améliorer les processus et les systèmes de leurs clients. Même stratégie chez Rhodia. « Alors que nous disposons d’outils d’analyse des dépenses et de suivi de la performance des achats, sur la base d’un système SAP mondial, nous aimerions développer un espace collaboratif avec les fournisseurs, confirme Jean-Baptiste Becquard. Nous avons d’autres projets dans les cartons, mais la crise nous freine. Ce n’est, en effet, pas le moment d’imposer aux acheteurs une réingénierie des processus. J’ai toutefois déjà prévu de faire le tour des éditeurs une fois la crise passée ».

Convaincre la direction générale et la DSI

Car le dilemme est là. Jusqu’où investir dans des outils censés apporter une réponse en temps de crise ? « Beaucoup de directions des achats raisonnent actuellement à court terme et ont tendance à reporter leurs investissements d’e-achat », remarque Stéphane Canonne, directeur du pôle achats de la Cegos, expliquant que l’implantation de ces outils, lorsqu’elle était planifiée, est souvent décalée dans le temps. « Ces outils nécessitent bien entendu un investissement initial, admet Édouard Dupont-Madinier, de Veolia Environnement, mais les résultats produits peuvent être rapides et le délai de retour sur investissement relativement court ». D’ailleurs, illustre Marc Bonnetain, de Yoplait, « les investissements informatiques étant planifiés sur deux ans, la crise n’a encore eu aucun impact sur nos projets de déploiement de solutions d’e-achat : ni ralentissement, ni accélération ». Cela prend simplement du temps. « En attendant, nous compensons dans la relation avec les fournisseurs les outils que nous n’avons pas », poursuit le directeur des achats de Yoplait, admettant que ce serait peut-être le bon moment de mettre la pression pour se doter en urgence de certains outils. Car, au final, les turbulences économiques et financières pourraient être un accélérateur de prise conscience des directions des achats. À charge ensuite, pour elles, de trouver les bons arguments pour convaincre leur DG.



Financement
Les offres anti-crise des éditeurs

A contexte difficile, conditions avantageuses. Emboîtant le pas aux HP, Microsoft et autres IBM, qui ont récemment lancé des offres de financement à taux zéro, certains éditeurs de logiciels spécialisés viennent de prendre des mesures pour empêcher la crise de freiner les investissements IT aux achats.
Oalia a ainsi annoncé le lancement, avec Arius, filiale de BNP Paribas spécialisée dans la gestion des actifs informatiques, de « solutions innovantes de financement de projets d’e-achat ». Plus précisément, l’éditeur propose aux entreprises de s’équiper de ses outils les plus utiles en période de ralentissement économique (analyse des dépenses et simulation budgétaire, gestion des fournisseurs et des contrats, etc.), dans le cadre d’un contrat de financement en leasing à taux réduit. « Au lieu de régler la quasi-totalité des coûts de licences et de déploiement au terme du projet, les entreprise peuvent étaler le paiement sur 36 ou 48 mois en versant des loyers mensuels ou trimestriels », explique Éric Descarpentries, P-DG d’Oalia.
Le dispositif est d’autant plus intéressant que le taux de crédit appliqué par Arius, variable en fonction du contexte (solidité financière de l’entreprise, durée et type de projet, etc.), peut être fondu dans le prix global proposé par l’éditeur, en remplacement du rabais habituellement consenti.


 
Sans surprise, les achats d’IT devraient drastiquement baisser cette année en Europe.


Aux achats, les investissements IT sont clairement orientés à la baisse, au mieux à la stabilisation.

Par Thierry Parisot

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