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Par la rédaction

Suez

Priorité à la conduite du changement

La réforme des achats de Suez se poursuit avec pour objectif une réduction des coûts de 550 millions d'euros sur deux ans. L'e-sourcing et l'e-procurement, encore peu utilisés, devraient s'avérer de précieux contributeurs dans cette structure fortement décentralisée. Côté groupe, les systèmes d'e-procurement montent en puissance. Autre source d'économie, la facture électronique est en cours d'évaluation.

Trois ans après la création d’une direction des achats au sein du groupe Suez, le chantier de la construction des outils d’achat reste immense. La première grande mission, baptisée Opting pour Optimizing Sourcing, vise à gérer les grandes catégories d’achats génériques ou transverses ainsi qu’à conseiller, accompagner et créer des synergies et des partages de bonnes pratiques d’achat. Second axe de travail, le programme Spot, pour Suez Procurement Operation Tools. Le directeur de ce programme, Jacques Bérard, a en charge la mise en place des outils d’e-achat depuis les enchères inversées jusqu’à la facture électronique. Il reconnaît : « À ce jour, nous pouvons estimer à environ 2 % la part des commandes via des outils d’e-procurement. Côté e-sourcing, le nombre d’événements menés en 2004 ne dépasse pas la centaine ».
Cela peut paraître bien peu pour un groupe de plus de 160 000 personnes, mais la réforme des achats doit surmonter le poids d’une culture d’autonomie dans une structure éclatée en quelque 1 000 sociétés. Une décentralisation telle qu’à ce jour, aucun inventaire complet des outils utilisés par les acheteurs du groupe n’a été mené en totalité. Toutefois, les choses évoluent vite, comme le détaille le directeur de programme qui vient d’initier un nouvel inventaire : « Depuis le lancement de notre plan de réduction des coûts Optimax il y a trois ans, les entités répondent mieux à nos questions et de façon plus transparente. Ce plan crée une dynamique de cohésion, un pré-requis essentiel à la mise en œuvre de la démarche achats ».
Le changement d’attitude des équipes achats du groupe est souhaitable au vu des objectifs assignés par le nouveau plan Optimax : en 2005 et en 2006, les coûts indirects, dont les frais généraux, doivent être réduits annuellement de 5 %. Le gain à obtenir est 2 % par an, tant sur le sourcing des achats hors énergie que les transactions et l’administration de celles-ci. Et à chaque fois, ces gains doivent être mesurables en termes de résultat net. Au total, les réductions des coûts attendues sur ces deux années doivent atteindre 550 millions d’euros. Pour autant, la politique achats de recours aux outils reste seulement incitative : « Nous expliquons aux différentes entités que pour réaliser nos objectifs, elles doivent s’intéresser au coût de leur approvisionnement ou de l’enregistrement de la facture. Avec un message : "Nous avons des solutions à votre disposition. Nous vous aiderons si vous choisissez les outils maison mais vous êtes libre de choisir d’autres prestataires. Dans ce cas, il vous appartient de démontrer l’opportunité économique de votre choix" », développe Jacques Bérard.

Quatre modules d’e-achat

Sous la supervision de Jacques Bérard, quatre grands modules d’e-achat sont disponibles. L’e-sourcing s’appuie sur deux prestataires : Procuri et Eutilia. Les équipes achats utilisent ces plates-formes ASP en tant qu’outil seul ou accompagné de prestations de services. Eutilia en particulier fournit des compétences métiers pour les « utilities ». L’e-procurement s’appuie sur deux modules développés en interne, Pixel et Procope. Pixel est un entrepôt de données créé par Suez Environnement et repris par le groupe, en cours de remplissage avec les données de la comptabilité fournisseurs affinées par typologie d’achat.
Un troisième module, Procope, est l’outil d’e-procurement intégré avec les outils financiers centraux. Un quatrième module, Sh’Opting (Shop on Opting), est chargé de la gestion des e-catalogues liés aux contrats Opting (programme d’achats consolidés pour certaines catégories de matériels et équipements). L’ensemble est chapeauté par un portail à usage interne, Pacha. « Bien qu’indépendants du point de vue de l’architecture informatique, tous ces modules utilisent des référentiels communs, notamment la classification Suez de centaines de milliers d’articles selon la norme UNSPSC, enrichie en interne. Les fournisseurs sont aussi classifiés selon un DUNS adapté à nos besoins », poursuit Jacques Bérard.
La facture électronique représente également une part importante de l’effort de réduction des coûts : « Aujourd’hui, une personne à la comptabilité encode en moyenne 4 200 factures par an. Nous visons une cible de 7 200 factures », souligne le directeur de programme. Un pilote est actuellement mené. En outre, deux pilotes de gestion des approvisionnements par la carte d’achat ont lieu en France et en Belgique, avec intégration électronique de la facture.

Portrait

Jacques Bérard (59 ans, Ingénieur I.G.Lg, PED IMD Lausanne) a une double fonction au sein de Suez : directeur du programme Suez Procurement Operation Tools depuis juillet 1999, il participe aussi à la mise en place d'une politique d'achat dans la filiale Fabricom. Précédemment directeur opérationnel de Suez, Il a notamment occupé les fonctions d'ingénieur de projet, de directeur technique et de directeur général d'entité.



En chiffres

Suez
Eau, énergie et environnement
Chiffre d’affaires : 40,7 milliards d'euros
Effectif : 160 700 personnes
Montant des achats : 15 milliards d'euros
(80 % production, 20 % hors production)
> e-procurement : SAP EBP 3.0, catalogues Requisite
> e-sourcing : Procuri et Eutilia, 24 utilisateurs, 110 d'événements
Effectif achats 2003 : 21 personnes en central

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