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La Lettre des Achats - Avril 2009 N°171
Avril 2009

Management

Dossier

Performance achats : la course au cash

Les articles

Directions des achats
Des actions de court terme

Développement durable, innovation
Des indicateurs encore à construire

Autoroutes du Sud de la France
La performance se mesure en gains

Directions financières
Une surveillance renforcée

Supply chain financing
Le temps, c’est de l’argent

Indicateurs et reporting
Place à des mécanismes structurés !

Témoignages

Jérôme Tison - Responsable du contrôle de gestion achats - Bel
« Surveiller les stocks et le poste fournisseurs »

Michel Etling - Directeur administratif et financier - Compagnie parisienne de chauffage urbain
« Améliorer les conditions d’achat et la planification »

Jean-Pierre Joubert - Directeur des achats, Arnaud Vaz - Directeur financier - Hutchinson
« La crise met les achats sur le devant de la scène »

Pierre Muracciole - Directeur général adjoint économie et finances - Servair
« Une performance d’ensemble reste complexe à mesurer »

Laurent Guthmuller - Directeur des achats adjoint - Eiffage Construction
« Seuls les indicateurs financiers sont automatisés »

Par Thierry Parisot

Indicateurs et reporting

Place à des mécanismes structurés !

Si la mesure de la performance économique est aujourd’hui bien outillée, autour de datawarehouses et d’outils d’extraction de données, l’automatisation du calcul des indicateurs qualitatifs reste partielle. Mais le papier et les logiciels bureautiques sont progressivement remplacés par des solutions plus sophistiquées.

L’heure n’est plus au bricolage ! Comme pour la cartographie des dépenses, le recours à des outils informatiques est devenu inévitable pour le calcul des indicateurs clés aux achats et le reporting associé. « Les solutions décisionnelles permettant de collecter et d’exploiter les données pour suivre la performance des achats font aujourd’hui partie du quotidien », souligne d’ailleurs Joaquin Martinez, responsable grands comptes au département des ventes de l’éditeur spécialisé SAS Institute. D’autant que les sources se sont multipliées. Référentiels d’un ERP ou de solutions métiers, « fichiers plats » générés par des logiciels bureautiques ou des services en ligne, bases de données autonomes, etc. : tous recèlent des informations pour mesurer la contribution des achats.
Côté opérationnel, avant leur exploitation par des outils de reporting, toutes ces informations doivent d’abord être agrégées. « Certains outils d’e-achat peuvent gérer directement une base de données servant au calcul des indicateurs de performance », avance Gildas Guyader, responsable du décisionnel chez IBM, en charge de l’offre Cognos. Ce que confirme Thierry Salaün, responsable de l’offre spend analysis chez BravoSolution, expliquant que « les solutions d’e-achat intégrées encapsulent en général une technologie décisionnelle ». Mais le plus souvent, un datawarehouse, c’est-à-dire un entrepôt de données spécifique au décisionnel, est construit pour offrir un référentiel cohérent, garantir une bonne qualité des données et proposer un historique (voir le schéma ci-dessous).

Un outil d’extraction, de transformation et de chargement

Pour alimenter ce datawarehouse, les principaux systèmes de gestion de bases de données (Oracle, SQL Server, Sybase, etc.) disposent d’un outil spécialisé : le « loader ». Mais les entreprises emploient plus fréquemment un outil d’ETL, pour Extract-Transform-Load. Cet outil prend en charge l’ensemble des opérations d’extraction des données depuis les diverses sources, de transformation (nettoyage, dédoublonnage, mise en cohérence, calcul, formatage, etc.) et de chargement des données transformées dans le datawarehouse. « Lors de ces opérations, le datawarehouse est généralement décliné en différents datamarts spécialisés par indicateur, selon les axes de reporting et d’analyse demandés par les utilisateurs », précise Gildas Guyader, d’IBM. En aval, l’aide à la prise de décision repose, soit sur des générateurs de tableaux de bord ou de rapports, soit sur des outils d’exploration et de croisement d’informations (les hypercubes).
Ce schéma de fonctionnement n’est toutefois pas systématique. Il faut en particulier distinguer les indicateurs quantitatifs, basés sur des données économiques et financières, et qualitatifs. À la RATP (1,6 milliard d’euros d’achats, 140 acheteurs), les indicateurs portant sur la performance économique et celle de l’activité sont fournis chaque mois, au travers d’un tableau de bord offrant une décomposition par département et famille d’achats. « Ces indicateurs sont établis à partir d’un datawarehouse rassemblant les données fournies par les acheteurs lors de la contractualisation des principaux marchés et d’autres données issues de différentes sources : ERP, plate-forme e-achat d’Hubwoo, cartes d’achat, factures sans commandes, etc., détaille Claude Bordier, le responsable du développement et des politiques achats de la régie. D’autres indicateurs quantitatifs (cycles d’approvisionnement, délais, etc.) sont élaborés à partir de données consolidées sur des outils bureautiques par les équipes achats ».
Pour les indicateurs purement qualitatifs, l’informatisation atteint davantage ses limites. Certes, les « scorecards », tableaux de bord prospectifs qui ne se limitent pas aux indicateurs financiers, font leur chemin. Ils sont de plus en plus prisés pour engager des actions achats et communiquer sur leurs résultats. Mais majoritairement, comme le note Thierry Salaün pour BravoSolution, « le calcul des indicateurs qualitatifs reposent sur des pratiques encore très empiriques et Excel reste très utilisé ». « Les indicateurs qualitatifs, principalement destinés à évaluer la contribution des fournisseurs au contrat de service avec le Stif (Syndicat des transports d’Île-de-France) et aux grands programmes d’investissement de l’entreprise, se basent sur des données plus empiriques, remontées à l’aide d’outils peu intégrés : fichiers Excel, e-mails, remontées de systèmes de GMAO (gestion de maintenance), etc. », confirme Claude Bordier, pour la RATP.

Une automatisation progressive des indicateurs qualitatifs

Même constat chez Aéroports de Paris (953 millions d’euros d’achats, 73 acheteurs) : les indicateurs, qui concernent essentiellement le taux de couverture achats, d’économies (achats et financières), mais aussi de maturité achats, émanent d’une fiche action, sous Excel, remplie par l’acheteur après la rédaction d’un contrat. « Une personne de mon équipe valide la cohérence du contenu : économies, remise en cause du cahier des charges, etc. expose Christophe Koch, le responsable du service performance et support achats du groupe. Avec le contrôle de gestion, nous revoyons ensuite ces fiches. Nous gérons en moyenne 400 fiches action par an, avec du recul sur ce sujet, ce qui nous aide dans l’harmonisation des données ».
Outre les fiches action, ADP recourt aussi à SAP, l’épine dorsale du système d’information global. En complément, un outil baptisé RMC, pour « Reconduction et mise en concurrence de nos marchés », autour d’une base Access, permet à chaque acheteur d’accéder à son plan de charge en cours. « Avec cet outil, nous avons une vision prospective des marchés récurrents et une vision historique des marchés actifs ou qui l’ont été : montant, timing, etc. des opérations », poursuit Christophe Koch. Ajoutant que tous ces outils, réalisés en interne, sont implantés progressivement : « L’appropriation en est plus efficace, moins rapide peut-être mais pérenne ».
Car l’automatisation du calcul des indicateurs qualitatifs progresse. Lentement et avec prudence, mais elle progresse. « Les entreprises ont compris que la définition d’indicateurs précis et de systèmes de reporting informatisés constitue un levier important de la performances des achats », assure Thierry Salaün, de Bravo Solution. La RATP est ainsi en train de structurer et d’outiller un processus d’évaluation de la performance achats au plus près du terrain. « Cela passe par l’identification et l’animation d’un réseau de gestionnaires de marché, d’une part, par la mise en place d’une base fournisseurs aux achats complémentaires de celle de l’ERP, d’autre part », reprend Claude Bordier.
La montée de l’automatisation demeure, en fait, liée à la maturité de l’organisation achats. Le cas d’Eiffage Construction, où seul le calcul des indicateurs financiers est actuellement automatisé, est un autre exemple. « L’automatisation du dispositif de calcul des indicateurs qualitatifs, autour du respect de la politique achats ou du bon déroulement des processus, s’effectue en même temps que la fonction grandit et se structure », reconnaît Nicolas Rigot, contrôleur de gestion achats du groupe de BTP. Sans chercher la complication, comme le recommande d’ailleurs Thierry Salaün : « En termes d’indicateurs, il faut faire attention à ne pas tomber dans des choses trop compliquées. L’effort à fournir ne doit pas dépasser le résultat économique attendu ». Ce que résume autrement Laurent Guthmuller, directeur des achats adjoint chez Eiffage Construction : « Il ne faut pas que le coût de la mesure dépasse le gain ! » (voir le témoignage).

Les éditeurs décisionnels adaptent leurs outils

Pour accompagner les entreprises dans cette démarche, les éditeurs décisionnels eux-mêmes adaptent leur stratégie. « La principale limite des solutions traditionnelles reste qu’elles se focalisaient uniquement sur des objectifs financiers, analyse Laetitia Bardoul, consultante du cabinet Yphise, auteur d’une récente étude autour du ‘‘Pilotage stratégique de la performance’’. Les entreprises ont tout autant besoin de savoir répondre aux risques et aux opportunités qui dépendent de facteurs non financiers ou immatériels ». Surtout dans le contexte actuel. « De plus en plus, les datawarehouses reçoivent en temps réel des informations émises par des services en ligne ou envoyées par des opérateurs spécialisés : évolution de prix, variation de stocks, résultats financiers, etc. », complète Gérald Guyader, d’IBM. Le marché propose également des entrepôts de données prédéfinis pour certaines fonctions de l’entreprise, parfois déclinés par secteurs d’activité, avec à la clé un gain de temps lors des spécifications et du déploiement. Bien sûr, les achats font partie des tout premiers concernés.




Le panorama du décisionnel inclut aussi quelques grands spécialistes des ETL : Informatica, Information Builders, Microstrategy ou encore Teradata.



Avant d’être exploitées, les données servant au calcul des indicateurs de performance sont généralement agrégées dans un datawarehouse à l’aide d’un outil d’ETL. 

Par Thierry Parisot

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